Учет операций по поступлению товаров

О необходимости вести  учет товаров по материально ответственным  лицам спорить не приходится. Разумеется, для налогового учета и бухгалтерской  отчетности такие данные значения не имеют, однако внутри предприятия аналитический  учет по материально ответственным  лицам на практике не ведется только в том случае, если условия трудового  договора предусматривают коллективную материальную ответственность. Но, как  правило, такие условия договора встречаются редко, поскольку вряд ли какому-либо сотруднику, не имеющему прямого отношения к приему, хранению и отпуску товара, понравится идея нести ответственность за чужие  недостачи. По этим же соображениям рекомендуется  вести аналитический учет по материально  ответственным лицам в разрезе  ассортимента товаров.

Что касается пункта об «удобном для предприятия разрезе», рассмотрим для наглядности несколько ситуаций. Допустим, торговая организация, являясь  юридическим лицом, осуществляет и  оптовую, и розничную торговлю, т. е. в ее деятельности имеет место  общая форма налогообложения, причем одновременно организация является плательщиком единого налога на вмененный  доход. Естественно, что для правильного  исчисления налогов будет уместно  вести учет поступления и выбытия  товаров раздельно по операциям  оптовой и розничной торговли. Если организация находится на общей  системе налогообложения и при  этом товары, с которыми она работает, облагаются НДС по разной ставке, удобно вести аналитический учет товаров  отдельно по товарам с НДС 18 %, НДС 10 % и необлагаемым НДС. Такая аналитика, в отличие, например, от учета по материально ответственным лицам, уже напрямую связана с правильным исполнением предприятием обязанностей по исчислению и уплате налогов.

На практике аналитический  учет товаров в торговых организациях ведется и по ассортименту товара, чаще всего по каждому его наименованию.

При учете дебиторских  и кредиторских задолженностей полезным является аналитический учет поступления  и выбытия товаров по каждому  поставщику и покупателю (при оптовой  торговле), причем даже в разрезе  отдельных договоров по каждому  контрагенту. В целом можно сказать, что поначалу кажется, что чем  больше субсчетов, чем больше разрезов ведения аналитики, тем более  трудоемким является ведение бухгалтерского учета. Однако практика показывает, что  чем более подробным и разноплановым  является аналитический учет поступления, хранения и выбытия товаров, тем  более легкими и наглядными окажутся в дальнейшем составление бухгалтерской  отчетности, исчисление налогов, практически  все аспекты ведения бухгалтерского учета. Следует также добавить, что  подробный аналитический учет способствует и оперативному выявлению допущенных в бухгалтерском учете ошибок, от которых не застрахован даже самый  опытный и аккуратный бухгалтер. Поэтому, разрабатывая учетную политику предприятия, постарайтесь по возможности  точно представить себе, какие  именно разрезы аналитического учета  будут вам необходимы в работе, какие аналитические субсчета будут  задействованы. Разумеется, в процессе хозяйственной деятельности предприятия  возникнет необходимость в корректировке  аналитических субсчетов: одни из них  окажутся ненужными для деятельности именно данного предприятия, в других же, наоборот, возникнет явная необходимость. Вполне возможно определить общие направления  аналитического учета заранее.

Учет товаров ведется  на основании первичных приходно-расходных  документов материально ответственными лицами в стоимостном или натуральном  и стоимостном выражении. Для  подробного аналитического учета движения товаров второй вариант является предпочтительным.

В начале хозяйственной деятельности торговая организация определяет, какой  именно способ хранения товаров –  партионный или сортовой – она  будет применять. От выбора способа  хранения будет зависеть и способ учета товаров.

При партионном способе, как  видно из его названия, учет ведется  по партиям товара. Этот способ особенно удобен для предприятий, осуществляющих торговлю продуктами питания, медикаментами, косметикой и другими группами товаров, имеющими относительно небольшие сроки  годности. В этом случае, особенно на предприятиях оптовой торговли, сводится к минимуму риск «зависания» товаров  с меньшим сроком годности, когда  более поздняя партия товаров  реализуется покупателю, а более  ранняя остается на складе организации-поставщика. Компетентный кладовщик, конечно, постарается  такой ситуации не допустить и  при сортовом способе учета, но от человеческого фактора в данном случае зависит слишком много. Ведь в конечном итоге товар из более  ранней партии реализовать становится все труднее, и он может пролежать  на складе до истечения срока годности, а это уже прямой и серьезный  убыток фирме.

Если же предприятие использует в своей деятельности компьютерный учет, то программу можно настроить  таким образом, что товар из поздней  партии просто нельзя будет реализовать, пока в базе данных числится остаток  товара, поступившего раньше. При ручном ведении документации партионный учет осуществляется следующим образом. На каждую партию товара заводится  партионная карта, в которой указываются  наименование товара, сорт, артикул, количество (масса, объем) и цена товара.

Что касается сортового способа  хранения товаров, то в этом случае учет движения товара ведется в товарной книге или на карточках учета  товаров. При этом каждому конкретному  наименованию и сорту товара отводится  отдельная карточка учета или  страница товарной книги. Если количество операций по приходу и расходу  данного товара достаточно велико, в товарной книге для него может  быть отведено и несколько страниц. Заголовок карточки товара или страницы товарной книги должен содержать  наименование, цену, сорт (кондицию) и  другие отличительные признаки данного  товара. На основании первичных приходно-расходных  документов в карточке товара или на соответствующей странице товарной книги делаются записи о поступлении товара, его выбытии и остатке. Если ассортимент товара на складе ограничен либо количество товара на складе и его оборот не слишком велики, то при сортовом способе хранения и учета товаров материально ответственное лицо может вести учет движения товара непосредственно в товарном отчете, не используя товарную книгу или карточки учета.

Параметры, применяемые при  решении вопроса об учете товара по товарной книге (карточкам учета) или по товарному отчету, предприятие  устанавливает для себя самостоятельно, законодательно этот вопрос не регламентирован. В бухгалтерии учет ведется следующим  образом. На первое число каждого  месяца обобщаются данные о приходе, расходе и остатке товара. По всем аналитическим субсчетам, заведенным к счету 41 «Товары», составляется оборотная  ведомость, в которой указываются  остатки товара на начало отчетного (истекшего) месяца, его приход и  расход в течение отражаемого  периода и остаток на конец  месяца (на первое число месяца, следующего за отчетным). Данные должны быть указаны  по всем наименованиям товара (а  также по всем сортам) в денежном и натуральном выражении. Натуральные  показатели по ведомости сверяются  с данными складского учета. Суммовые же показатели должны совпадать соответственно с начальным и конечным сальдо, а также с оборотами по синтетическому счету 41 «Товары».

Бухгалтерский учет может  и не дублировать регистры складского учета. При оперативно-бухгалтерском (сальдовом) методе бухгалтер, отвечающий за учет товара периодически (периодичность  устанавливается предприятием самостоятельно), проверяет правильность записей, производимых в складском учете. Выявленные ошибки исправляются сразу же, как только будут обнаружены. На первое число  каждого месяца на основании данных складского учета составляется сальдовая  ведомость с указанием остатков товаров по их наименованиям, сортам, количеству и цене. Итоговая стоимость всех остатков товаров по этой ведомости должна равняться конечному сальдо синтетического счета 41 «Товары» на первое число месяца, следующего за отчетным. Бухгалтерия предприятия может для собственного удобства составлять эти ведомости по укрупненным группам товаров, а также по материально ответственным лицам.

Для обобщения информации о наличии и движении товаров  служит, как уже упоминалось, счет 41 «Товары». Торговые организации на этом счете учитывают также покупную тару и тару собственного производства, не предназначенную для собственных  нужд.

Для учета и обобщения  информации о наличии и движении товаров, принятых организацией-комитентом на комиссию, применяется забалансовый счет 004 «Товары, принятые на комиссию». Учет товаров на этом счете ведется  в ценах, указанных в приемосдаточных  актах.

Договор поставки

Договор поставки является важным и неотъемлемым документом в  деятельности любой организации (или  индивидуального предпринимателя), занимающейся торговой деятельностью. Если организация специализируется на оптовой торговле, она одновременно будет выступать и как покупатель, и как продавец (поставщик) товара. Если же организация занимается только розничной торговлей, в заключаемых  ей договорах она будет выступать  только как покупатель, так как  в розничной торговле договора купли-продажи  с каждым потребителем в отдельности  не заключаются, за исключением, пожалуй, случаев, когда торговая организация  реализует товары в кредит без  привлечения банков и других кредитных  организаций. Но в любом случае договоры поставки заключаются непременно, поэтому  мы постараемся дать нашим читателям  основные понятия и сведения об этом документе.

Прежде всего хотелось бы обратить внимание на одну, казалось бы, азбучную истину. Подходить к  заключению договоров следует очень  и очень серьезно! Довольно часто торговые организации (особенно это касается небольших фирм и индивидуальных предпринимателей) довольствуются устоявшейся формой договора, либо своей, либо той, которую предлагает поставщик. В итоге лица, ответственные за заключение договоров, подписывают их, что называется, «на автомате», даже не вчитываясь в текст, полностью доверяя формулировке «Всегда по ним работаем». До определенного момента этот подход может работать, особенно если поставки идут от небольшого круга проверенных поставщиков. Но, заключая договор, следует иметь в виду, что это юридический документ и в случае возникновения споров решаться они будут на основании положений этого документа, а не на основании «честных слов» и «джентльменских соглашений».

Условия любого договора не должны противоречить требованиям  действующего законодательства, которое  дает большую свободу при заключении договоров. Так, многие пункты закона, предписывающие те или иные условия  поставки, содержат формулировку «если  иное не предусмотрено договором», т. е. если в договоре оговорены другие условия, то при возникновении споров по данному вопросу, действовать  будут именно эти условия.

Если же договор не затрагивает  какие-либо условия, по которым возникли разногласия, по умолчанию вступают в силу положения законодательства.

Согласно ст. 506 ГК РФ «…по договору поставки поставщик-продавец, осуществляющий предпринимательскую  деятельность, обязуется передать в  обусловленный срок или сроки  производимые или закупаемые им товары покупателю для использования в  предпринимательской деятельности или в иных целях, не связанных  с личным, семейным, домашним и иным подобным использованием».

Таким образом, договор поставки – это разновидность договора купли-продажи, заключаемый только при оптовой продаже (поставке) товаров. ГК РФ предписывает также сроки и способы урегулирования споров, возникающих при заключении договора поставки (ст. 507):

в случае, когда при заключении договора поставки между сторонами  возникли разногласия по отдельным  условиям договора, сторона, предложившая заключить договор и получившая от другой стороны предложение о  согласовании этих условий, должна в  течение 30 дней со дня получения  этого предложения, если иной срок не установлен законом или не согласован сторонами, принять меры по согласованию соответствующих условий договора либо письменно уведомить другую сторону об отказе от его заключения;

сторона, получившая предложение  по соответствующим условиям договора, но не принявшая мер по согласованию условий договора поставки и не уведомившая  другую сторону об отказе от заключения договора в срок, обязана возместить убытки, вызванные уклонением от согласования условий договора.

Договор поставки является двусторонне обязывающим, т. е. каждая из сторон при заключении договора приобретает по нему одновременно и  права и обязанности. Он является также консесуальным, т. е. его условия  согласовываются между обеими заинтересованными  сторонами, и возмездным. К основным особенностям договора поставки согласно ст. 506 ГК РФ следует отнести следующие:

в качестве продавца в договоре поставки выступает только предприниматель (юридическое лицо, индивидуальный предприниматель), реализующий товары как производимые им, так и закупленные  для последующей продажи;

цель приобретения товара не должна быть связана с его использованием для личных, домашних или семейных нужд. Если мы сопоставим требование к  цели приобретения товара с определением оптовой торговли, станет ясно, что  второй стороной – покупателем –  в договоре поставки также выступает  предприниматель (индивидуальный предприниматель или юридическое лицо);

в отличие от договора купли-продажи  в договоре поставки момент заключения договора и момент его исполнения, как правило, не совпадают, что подтверждается формулировкой о передаче товара покупателю «…в обусловленный срок или сроки».

Чаще всего договор  поставки заключается на год с  возможностью последующей пролонгации, т. е. его заключение ведет к возникновению  долгосрочных отношений.

Обязательными атрибутами заключаемого договора являются:

место и дата его заключения;

наименование сторон, заключающих  договор;

фамилия, имя, отчество и  должность лица, заключающего договор  от имени каждой из сторон, а также  наименование документа, на основании  которого это лицо имеет право  на заключение договора от имени предприятия (Устав организации, доверенность);

собственно предмет договора;

порядок, способы и сроки  расчетов по договору;

сроки действия договора.

Договор должен быть скреплен собственноручными подписями лиц, заключивших договор от лица своих  организаций, и заверен печатями обеих сторон.

Договор может (и должен) содержать также особые условия, как, например, возможность пролонгации  договора, признание форс-мажорных обстоятельств, освобождающих стороны  от ответственности за неисполнение условий договора.