Учет расчетов с работниками и подотчетными лицами

 

 Предприятия в процессе финансово-хозяйственной деятельности могут своим работникам выдавать некоторые суммы в подотчет.

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые предприятием из кассы на расходы административно- хозяйственные, на расходы по закупке запасных частей, на расходы по командировкам, на проезд оплачиваемого льготного отпуска, а также различных работ, услуг для осуществления оперативной деятельности предприятия. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под его ответственность (под отчёт) для выполнения определённых действий по поручению организации.

Денежные средства выдаются под отчёт на административно-хозяйственные расходы.

Административно-хозяйственные  расходы – это непроизводственные накладные расходы, связанные с  содержанием административных служб  и управлением предприятием в  целом.

К административно-хозяйственным  расходам относятся канцелярские, почтово-телеграфные расходы, приобретение материалов по мелкому опту в розничной торговле, закупки сельхозпродукции и расходы на прочие операционные нужды.

Выдача наличных денежных средств сотрудникам из кассы  организации может производиться:

1) либо под отчёт  на хозяйственные и операционные  расходы; 

2) либо в порядке  возмещения произведённых сотрудником  из личных средств расходов  на нужды организации (по решению  руководителя организации).

К расходам на хозяйственные нужды  относят затраты по приобретению в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, оплате мелкого ремонта и т.п.

Первичными оправдательными документами, подтверждающими расходование подотчетных  средств, являются: товарный чек магазина; накладные; кассовые чеки; квитанции к приходным кассовым ордерам; акты выполненных работ, оказанных услуг; счета-фактуры; проездные документы; акты закупки материальных ценностей у физических лиц.

При выдаче денег под отчет для  приобретения ТМЦ у юридического лица нужно выдать доверенность и зарегистрировать ее в журнале выданных доверенностей. Выдача доверенностей лицам, не работающим в организации, не допускается.

 

Глава 2. Учет расчетов на предприятии  ООО «Дачный мир»

 

2.1. Учет расчетов с работниками на предприятии

ООО «Дачный  мир»

 

Учет личного состава  на предприятии ООО «Дачный мир »  осуществляет сотрудник бухгалтерии.

Каждому принимаемому на работу, сотрудник  бухгалтерии присваивает табельный  номер, о зачислении на работу делается отметка в трудовой книжке. Также на сотрудника заводится личная карточка, в которой указываются все необходимые анкетные данные, и изменения, происходящие по службе.

Основным источником сведений об использовании  рабочего времени в организации  ООО «Дачный мир»  является табельный учет в унифицированной форме № Т-13. В его задачу входит контроль за своевременной явкой на работу и уходом с рабочего места, выявление причин опозданий и неявок, получение данных о фактически отработанном времени. Табельный учет ООО «Дачный мир» ведется как в целом по предприятию, так и по его обособленным подразделениям. В конце каждого месяца в табеле по каждому работнику подсчитывают общий календарный фонд рабочего времени, количество явок и неявок. Оформленный табель сдается на проверку главному бухгалтеру, который производит расчет заработной платы сотрудников, находящихся на повременной форме оплаты труда.

На предприятии ООО «Дачный мир» применяются две формы оплаты труда:

повременно-премиальная форма оплаты труда – к сумме заработка по тарифу прибавляют премию в определенном проценте к тарифной ставке        [9, с.525].

повременная форма оплаты труда - размер заработной платы исчисляется в  соответствии с установленным окладом  сотрудника и фактически отработанным временем.

Работа в выходные и праздничные дни компенсируется работнику предоставлением другого дня отдыха (в выходные дни), или по соглашению сторон, в денежной форме (в праздничные дни). Работа в выходные и праздничные дни оплачивается в двойном размере.

При простой повременной системе оплаты труда оплачивается фактически отработанное время на основе тарифной ставки (оклада). Сумма начисленной заработной платы определяется путем деления тарифной ставки (оклада) на календарное количество рабочих дней и умножения полученного показателя на количество фактически отработанных дней.

При повременно - премиальной системе  оплаты труда к сумме заработка  по тарифу добавляется премия согласно положению о премировании. Размер премии устанавливается в процентах  к тарифной ставке, либо к сумме заработной платы, начисленной в соответствии с простой повременной формой оплаты труда.

В ООО «Дачный мир»  для расчета заработной платы сотрудникам офиса применяется и повременная форма оплаты труда, основанием для начисления заработной платы является табель учета рабочего времени.

После того, как в бухгалтерию  ООО «Дачный мир» поступили все табеля учета рабочего времени, бухгалтер производит расчет заработной платы. Начисленная заработная плата переносится в бухгалтерскую программу 1С: Предприятие, в которой формируется расчетная ведомость по заработной плате. В расчетной ведомости отражаются суммы начисленной заработной платы, удержанного налога на доходы физических лиц, суммы к выплате, а также суммы отчислений во внебюджетные фонды по ставке 34,6%. Затем, на основании проведенной расчетной ведомости бухгалтер формирует платежную ведомость по форме №Т-53. В платежной ведомости указываются данные, связанные с выдачей заработной платы на руки: Ф.И.О сотрудника, его табельный номер, сумма к выдаче и расписка в получении. На выданную сумму заработной платы составляется Расходный кассовый ордер (форма КО-2), номер и дата которого проставляются на последней странице ведомости. В расходном кассовом ордере указываются данные, связанные с выдачей заработной платы на руки: наименование предприятия и структурного подразделения, а также коды предприятия по ОКПО и структурного подразделения, регистрационный номер и дата выписки расходного ордера, номер корреспондирующего счета, субсчета, Ф.И.О сотрудника, сумма к выдаче и роспись в получении. Расходный кассовый ордер должен быть подписан главным бухгалтером, он также должен содержать распорядительную подпись руководителя организации [4, с. 324].

Работники получают заработную плату  только в кассе предприятия. Для выплаты заработной платы из кассы в ООО «Дачный мир»  установлены сроки - три дня с момента получения наличных денежных средств в банке. Вся, оставшаяся заработная плата (если она превышает установленный лимит кассы) подлежит сдаче на расчетный счет предприятия ООО «Дачный мир».

По письменному заявлению работника, предприятие ООО «Дачный мир» предоставляет ежегодные основные оплачиваемые отпуска, продолжительностью 28 календарных дней. На основании заявления, поданного в бухгалтерию организации, составляется приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма №Т-6), и производится расчет отпускного пособия в унифицированной форме №Т-60 "Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику".

Расчет отпускных производится на основании среднедневного заработка сотрудника за 12 месяцев, предшествующих наступившему отпуску.

При подсчете среднего заработка  для оплаты отпуска или выплаты  компенсации за неиспользованный отпуск учитываются все виды оплаты труда, на которые начисляются страховые  взносы независимо от систематичности их выплаты. Средний дневной заработок для оплаты отпускных (компенсаций за неиспользованный отпуск) подсчитывается путем деления фактического заработка за расчетный период на 12 месяцев и на коэффициенты 29,4 - среднемесячное число рабочих дней при оплате отпуска установленного в календарных днях.

Выплата пособий по временной  нетрудоспособности и по беременности и родам на предприятии ООО  «Дачный мир»  производится на основании листа временной нетрудоспособности, выданного медицинским учреждением. Первые два дня больничного листа оплачивает предприятие, а последующие - ФСС РФ. При расчете пособий по временной нетрудоспособности бухгалтер учитывает страховой стаж работника: до 5 лет - 60% от СДЗ; от 5-8 - 80% от СДЗ и более 8 лет - 100% от СДЗ. Из начисленного пособия обязательно удерживается налог на доходы физических лиц по ставке 13% [11, с.601].

Начисление пособия  за счет средств предприятия отражается бухгалтерской записью:

Д 08, 10, 15, 20,23, 25, 26, 29, 44 К 70 - начислено пособие по временной нетрудоспособности за счет средств организации;

Начисление пособия  за счет средств Фонда социального  страхования отражается проводкой:

Д 69 К 70 - начислены пособия  работникам организации по временной  нетрудоспособности за счет средств  ФСС.

Выплата отпускных пособий  и пособий по временной нетрудоспособности на предприятии ООО  «Дачный мир» производится по расходному кассовому ордеру.

Синтетический учет расчетов с персоналом организации ООО  «Дачный мир»  ведется на пассивном счете 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда". По кредиту счета отражают начисление заработной платы (по всем видам выплат: пособиям, отпускным), а по дебету - удержания из начисленной суммы оплаты труда и выдачу причитающихся сумм.

Бухгалтерские проводки, формируемые программой 1С: Предприятие при оформлении расчетов с персоналом по оплате труда:

Д 20,26 К 70 - начислена заработная плата, отпускное пособие сотрудникам  офиса и рабочим основного  производства;

Д 70 К 68 - удержан НДФЛ из начисленной заработной платы  сотрудников ООО;

Д 69 К 70 - начислена оплата по листу временной нетрудоспособности;

Д 70 К 71 - удержана сумма  задолженности по полученным подотчетным  суммам;

Д 50 К 51 - получены в кассу  предприятия денежные средства с  расчетного счета для выплаты  заработной платы;

Д 70 К 50 - выдана заработная плата, отпускное пособие, пособие  по временной нетрудоспособности из кассы предприятия.

Д 68 К 51 - перечислен с  расчетного счета предприятия налог  на доходы физических лиц

При начислении взносов  во внебюджетные фонды составляются следующие проводки:

Д 20, 26 К 69/1-1 - начислены  взносы в ФСС;

Д 20,26 К 69/1-2 - начислены  взносы в ФСС от несчастных случаев  и профессиональных заболеваний;

Д 20, 26 К 69/2 - начислены  взносы в Пенсионный фонд РФ;

Д 20,26 К 69/3-1 - начислены взносы в территориальный фонд обязательного медицинского страхования;

Д 20,26 К 69/3-2 - начислены  взносы в федеральный фонд обязательного  медицинского страхования;

Д 69 (по субсчетам) К 51 - перечислены  взносы в ФСС, Пенсионный фонд РФ и  Фонд обязательного медицинского страхования.

Обобщая данные об организации  бухгалтерского учета в ООО «Дачный мир»  можно отметить, что применяемая в организации система учета труда соответствует современным требованиям законодательства по бухгалтерскому учету.

Учет труда и заработной платы должен обеспечить оперативный контроль за количеством и качеством труда, за использованием средств, включаемых в фонд заработной платы и выплаты социального характера.

 

 

2.2. Учет расчетов с подотчетными лицами в ООО «Дачный мир»

 

Организации выдают наличные денежные средства под отчет на хозяйственно-операционные расходы (приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярский товаров, оплата почтово-телеграфных расходов), на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели,

Лица, получившие наличные денежные средства под отчет, обязаны  не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они  выданы, или со дня их возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Все эти хозяйственные  операции связаны с выдачей денежных средств из кассы предприятия  или непосредственно из банка  под отчет.

Расчеты с подотчетными лицами в ООО «Дачный мир» используются при направлении своих сотрудников в командировки по России.

На работника составляется приказ, который является основанием для направления работника в  командировку по форме № Т-9. В  приказе указывается фамилия, имя и отчество командируемого, город командирования, планируемый срок командировки, цель командировки. Для получения аванса, работник, направляемый в командировку, должен получить копию приказа о направлении в командировку у секретаря и сделать на нем отметку за подписью заместителя главного бухгалтера о том, что за ним не числится долг по ранее выданным под отчет авансам. На основании приказа руководителя определяется служебное задание и отчет о его выполнении по форме № Т-10а и выписывается командировочное удостоверение по форме № Т-10.

В заявлении на выдачу аванса производится расчет авансовой  суммы, который подписывается и утверждается директором предприятия.

Работнику, командированному для выполнения служебного задания, в соответствии с произведенным предварительным расчетом суммы командировочных расходов выдаются из кассы по расходному кассовому ордеру (№ КО-2) денежные средства на оплату проездных документов туда и обратно, на проживание и питание.

Расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или отпечатаны на машине (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются.

В расходных кассовых ордерах указывается основание их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы.

Прием и выдача денежных средств по кассовым ордерам могут  производиться только в день их составления.

Кроме того, при выдаче денежных средств под отчет для  приобретения товарно-материальных ценностей у юридического лица, осуществляющего оптовую или мелкооптовую торговлю, необходимо выдать подотчетному лицу доверенность.

Доверенность (форма №  М-2) применяется для оформления права  лица выступать в качестве доверенного  лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по счету. Корешок доверенности подотчетным лицом сдается в бухгалтерию, а сама доверенность остается у поставщика.