Учётные регистры

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организации и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций;

Все хозяйственные  операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные документы фиксируют факт совершения хозяйственной операции. Они должны содержать достоверные данные и создаваться своевременно, как правило, в момент совершения операции. Содержащаяся в принятых к учету первичных документах информация, необходимая для отражения в бухгалтерском учете, регистрируется и отражается в определенной последовательности, в зависимости от экономического содержания хозяйственной операции. Такая регистрация осуществляется в специальных учетных таблицах, называемых учетными регистрами или регистрами бухгалтерского учета.

          Учетные регистры представляют собой совокупность специально разграфленных таблиц, приспособленных для регистрации и группировки хозяйственных операций по счетам бухгалтерского учета. Учетные регистры являются одним из важнейших средств построения и ведения бухгалтерского учета. В них содержание документов группируются по однородным признакам в разрезе установленных показателей учета. Запись хозяйственных операций в четных регистрах называется учетной регистрацией.

          Таким образом, регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных учетных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.

         

          Виды и формы  учетных регистров.

          Регистры бухгалтерского учета различаются между собой по строению, назначению, по другим признакам. Поэтому их классифицируют по следующим группам: по внешнему виду, по характеру записей, объему содержания операций и по строению.

 

 

 

 

Рис. 1.2. Классификация регистров  бух. Учета.

         1. По внешнему виду (внешней форме) регистры подразделяются на бухгалтерские книги, карточки и свободные листы.

                 1.1. Свободные листы представляют собой учетные регистры, изготовляемые типографическим способом на отдельных листах бумаги, при этом формат и графление свободных листов может быть различным. Содержат большое количество реквизитов. Они хранятся в специальных папках (регистрах). Записи операций на них могут вести несколько бухгалтеров, так как их можно в любой момент извлечь из папок для записей, подсчета, выборок. Свободные листы могут заполняться при помощи средств вычислительной техники. Отдельные листы применяются в виде журналов-ордеров, ведомостей и машинограмм. В зависимости от их назначения они могут быть односторонними, двусторонними, табличными и шахматными.

                 1.2.   Карточки представляют собой учетные регистры, изготовляемые типографическим способом небольшого формата. Они отпечатываются на плотной бумаге или картоне стандартного размера. Для регистрации карточек заводится специальный реестр, где каждой карточке присваивается свой порядковый номер. Это дает возможность проверки наличия всех карточек. Карточки можно разбивать на необходимые разделы, например в алфавитном порядке, по шрифтам или названиям счетов в результате этого обеспечивает быстроту их нахождения. Карточки, используемые на практике бухгалтерского учета бывают: контокоррентные (имеют колонки дебет и кредит); материальные (имеют графы прихода, расхода и остатка с выделением количества и суммы); многографные (содержат несколько колонок).

                 1.3.   Бухгалтерские книги представляют собой сброшюрованные учетные таблицы, предназначенные для записей операций. Из книг невозможно изъять листы и заменить их. Поэтому они не приспособлены для механизации и автоматизации записей, усложняют разделение труда работников бухгалтерской службы. Они применяются для учета материально-производственных запасов и других ценностей по местам их хранения. Все страницы в бухгалтерской книге номеруются, а в конце книги ставится подпись главного бухгалтера и указывается количество страниц. В бухгалтерских книгах невозможно группировать открытые в них счета в другой последовательности. При большом количестве операций книга становится громоздкой, что доставляет неудобство.

          В этом отношении более удобны  карточки и свободные листы.

         2. По характеру записей в них учетные регистры подразделяются на хронологические, систематические и комбинированные.

                 2.1.   Хронологические регистры предназначены для учета всех хозяйственных операций в хронологическом порядке, то есть в календарном порядке их совершения и оформления, но без их группировки. Примером хронологических регистров являются регистрационные журналы хозяйственных операций, журналы или реестры регистрации различных документов. Эти регистры обеспечивают контроль за сохранностью документов, поступивших в бухгалтерию, а также они используются для наведения справок, составления предварительных проводок и их проверки до разноски  операций по счетам бухгалтерского учета.

                 2.2.    Систематические регистры  предназначены для записей данных однородных хозяйственных операций, сгруппированных по своему экономическому содержанию по счетам бухгалтерского учета, то есть по видам имущества и источникам хозяйственных средств. Примером синтетического регистра является Главная книга, которая ведется в бухгалтерии для группировки операций и обобщения их по синтетическим счетам.

                 2.3.      Комбинированные регистры представляют собой регистры, в которых операции записываются одновременно в хронологическом и систематическом порядке. Применяются они при упрощенных формах бухгалтерского учета  и при журнально-ордерной форме учета. К ним относят Журнал-Главная, накопительные ведомости, журналы-ордера.

          3. По объему содержания операций  или учетных записей различают регистры синтетического, аналитического и комбинированного учета.

                 3.1.       Регистры синтетического учета открываются для ведения синтетических счетов, то есть записи в синтетических регистрах производятся  в обобщенном виде и в стоимостных единицах измерения. В основу построения таких учетных регистров заложена шахматная форма графления учетных таблиц. Сущность шахматной формы заключается в том, что дебетуемые счета располагаются в горизонтальной колонке, а кредитуемые счета в вертикальной, а каждая клетка на пересечении предназначается для отражения корреспонденции между двумя определенными счетами, то есть сумма каждой хозяйственной операции по двум счетам технически записывается один раз.

                 3.2.      В аналитических  регистрах данные записываются по аналитическим счетам. В аналитических регистрах указывается краткое содержание операции, даются ссылки на первичные и сводные документы, на основании которых сделаны записи. Учет в аналитических регистрах ведут как в стоимостных, так и в натуральных и трудовых единицах измерения. Это позволяет широко использовать данные аналитического учета в информационной системе для контрольных, аналитических и управленческих целей.

                 3.3.   В комбинированных регистрах  совмещается синтетический учет с аналитическим.

          4. По строению и форме графления  регистры бухгалтерского учета  подразделяются на односторонние,  двусторонние, многографные, количественно-суммовые, количественные, контокорентные, шахматные.

                 4.1.   Односторонние регистры – это различные карточки для учета расчетов, материальных ценностей, в которых показатели расположены в одной стороне и объединены отдельные графы дебетовых и кредитовых записей.

                 4.2.   Двусторонние регистры – это в основном регистры в виде книг, где счет открывается на двух развернутых страницах – на левой стороне дебет, на правой – кредит. Они используются в синтетическом и аналитическом учете при мемориально-ордерной форме бухгалтерского учета.

                 4.3.   Многографные регистры предназначены для учета операций, суммы которых необходимо учитывать по отдельным элементам, подразделениям, участкам, складам и т.п. К многографным регистрам относятся регистры аналитического учета затрат на производство материальных ценностей. По материально-производственным запасам учет ведется одновременно в натуральном и денежном выражении. Для этого используют регистры количественной и количественно-суммовой формы.

                 4.4. К регистрам количественного  учета относятся карточки складского  учета, книга складского учета. 

                 4.5. К регистрам количественно-суммового  учета относятся книга учета  реализации продукции, книга учета затрат и выхода (выпуска) продукции и другие.

                 4.6.   Контокорентная форма представляет  собой таблицу, в левой стороне  которой имеются графы для даты, номера и текста записи (содержание хозяйственной операции), а правой – графы для сумм по дебету и кредиту счетов. Регистры контокоррентной формы используются для учета расчетов с дебиторами и кредиторами, с подотчетными лицами, для учета денежных средств. В регистре контокоррентной формы операции учитываются только в денежном измерении.

                 4.7.    Шахматные регистры  применяются для отражения сумм  по дебету одного счета и  кредиту другого счета. Каждая  сумма в них записывается в  шахматном порядке, то есть  на пересечении строки и колонки.  Примером форм шахматных регистров является журналы-ордера, ведомости к ним Главная книга при журнально-ордерной форме учета.

   

            

 

 

Значение учетных регистров в бухгалтерском учете.

Отражение хозяйственных  операций путем их регистрации в учетные регистры имеет важное значение. Учетные регистры дают возможность осуществлять контроль за сохранностью принятых к учету документов. Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.  Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной, а в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, - государственной тайной.

Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую и государственную тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

Регистры бухгалтерского учета, кроме всего прочего, имеют важное значение в деле создания информационной базы управления деятельностью организации. Правильное использование регистров бухгалтерского учета позволяют обеспечить систему управления организацией аналитической и синтетической информацией на определенный период времени. Это дает возможность своевременно принимать соответствующие управленческие решения для регистрации отдельных процессов с целью повышения эффективности производства продукции (работ, услуг).

По данным учетных  регистров в организациях составляют бухгалтерскую (финансовую) отчетность для представления внешним пользователям информации, а также для внутреннего управления.

В регистрах  бухгалтерского учета накапливается  информация о хозяйственных операциях в динамическом и статистическом порядке, что дает возможность для контроля и проведения анализа хозяйственно-финансовой деятельности, процессов, циклов затрат и получение доходов, реализации и  финансовых результатов и др.

Регистры бухгалтерского учета могут вестись в специальных  книгах (журналах), на отдельных листах и карточках, в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники, а также на машинных носителях информации. При ведении регистров бухгалтерского учета на машинных носителях информации, должна быть предусмотрена возможность их вывода на бумажные носители информации.

Формы регистров  бухгалтерского учета разрабатываются  и рекомендуются Министерством финансов Российской Федерации.

 

 

 

 

 

Исправление ошибок в регистрах бухгалтерского учета и их хранение.