Формирование информационных потоков в системе управленческого учета

6) Основные объекты учета. В финансовом и налоговом учетах суммируются данные по предприятию (хозяйственной единице) в целом. Управленческий учет обычно включает в себя информацию о деятельности отдельных подразделений предприятия, отделов, цехов, рабочих мест. Объектом учета может также выступать отдельная управленческая задача.

7) Частота составления отчетности. Финансовые отчеты составляют регулярно, периодичность отчетности - основной принцип финансового и налогового учетов. В управленческом учете отчеты могут составляться ежемесячно, ежеквартально и так далее, но строгой периодичности нет.

8) Степень надежности. Информация в финансовом и налоговом учетах отражает операции, которые уже завершены, и носит объективный характер. Управленческий учет в большей мере имеет дело с операциями, относящимися к будущему времени, поэтому и информация носит вероятностный, субъективный характер.

9) Обязательность ведения учета. Финансовый и налоговый учеты обязаны вести все предприятия независимо от формы собственности и формы организации бизнеса. Управленческий учет - внутреннее дело самого предприятия.

   Указанные отличия финансового, налогового и управленческого учета не означают, что эти подсистемы существуют независимо друг от друга.

   Для ведения управленческого учета большинство компаний используют данные, представленные в финансовой отчетности. Но следует учитывать плюсы и минусы такого подхода.

   Основные недостатки:

- несвоевременное отражение в бухгалтерском учете необходимой информации (документы приходят с опозданием);

- жесткая регламентация российского бухгалтерского учета не позволяет сформировать информацию во всех необходимых разрезах (подробности сделки, размер скидки определенному покупателю, процент коммерческого кредитования по каждому контрагенту);

- невозможность создания дополнительной аналитики к счету бухгалтерского учета из-за несовершенства программного обеспечения.

   Основные достоинства:

• не требуется создание дополнительной структуры на предприятии для ввода и обработки первичных документов для управленческих целей;
• использование единой информационной базы сводит к минимуму расхождения между системами финансового и управленческого учета;
• не требуются значительные инвестиции в комплексные информационные системы [6].

 

               1.2 Роль информации в принятии управленческих решений

   Каждый день руководители сталкиваются с необходимостью принимать ряд решений, каждое из которых может непосредственно влиять на результаты деятельности их компании. Эффективные решения - залог существования коммерческого предприятия.

   Решение - это акт выработки окончательного суждения. Применительно к управленческим решениям это означает выбор определенного курса действий из возможных альтернатив.

    Процесс принятия решения начинается с определения цели и задач, стоящих перед предприятием. От этого, в конечном счете, зависит отбор исходной управленческой информации и избранный алгоритм решения. Управленческий учет обладает целым арсеналом приемов и методов, позволяющих обрабатывать и обобщать исходную информацию.

   На практике принятие решения предполагает сравнительную оценку ряда альтернативных вариантов и выбор из них оптимального, в наибольшей степени отвечающего целям предприятия. Для этого прежде всего необходимо иметь информацию об издержках по всем альтернативным вариантам, причем речь идет о затратах будущего периода. В ряде случаев в расчетах приходится учитывать и упущенную выгоду предприятия.

   На базе информации управленческого учета решаются:

оперативные задачи:

определение точки безубыточности;

планирование ассортимента продукции (товаров), подлежащей реализации;

определение структуры выпуска продукции с учетом лимитирующего фактора;

отказ или привлечение дополнительных заказов;

принятие решений по ценообразованию (имеет для предприятий особое значение в условиях конкурентной борьбы);

задачи перспективного характера, то есть имеющие долгосрочное стратегическое значение:

о капиталовложениях;

о реструктуризации бизнеса;

о целесообразности освоения новых видов продукции [3].

   Управленческий учет призван облегчить процесс принятия решения, обеспечивая его информацией, относящейся к каждому решению (количественной и качественной), в той форме, в какой она может быть легко использована руководителями. Важно запомнить, что управленческий учет может только помочь руководителям в принятии ими решения. Он не заменяет и не может заменить суждения и опыта, применяемого ими в этих случаях.

   Информация управленческого учета может быть:

«количественной» (связанной с цифрами, как, например, документация по товарным запасам, управленческие отчеты и так далее);

«качественной» (информация нефинансового характера, которая дополняет картину, привлекая внимание руководства к соответствующим проблемам, не имеющим денежного выражения).

   Нередко качественные факторы игнорируются руководителями. Это происходит, когда данные, подготовленные в качестве вспомогательного материала для принятия решения, указывают непосредственно на одно решение. Подобная практика не эффективна, так как качественные аспекты решений являются такими же важными, как и количественные, и самые квалифицированные решения могут быть приняты только при учете всей имеющейся в распоряжении информации.

   Для того чтобы управленческую информацию можно было эффективно использовать, она должна отвечать некоторым определенным критериям:

• Краткость - информация должна быть четкой, не содержать ничего лишнего.
• Точность - пользователь должен быть уверен, что информация не содержит ошибок или пропусков. Информация должна быть свободна от любых подтасовок.
• Оперативность - информация должна быть готова к тому времени, когда она необходима.
• Сопоставимость - информация должна быть сопоставимой по времени и по отделам, подразделениям.
• Целесообразность - информация должна подходить для той цели, для которой она приготовлена.
• Рентабельность - подготовка информации не должна стоить больше, чем выгоды от ее использования.
• Нетенденциозность - информация должна быть приготовлена и представлена таким образом, чтобы она была непредвзятой.
• Адресность - информация должна быть доведена до ответственного исполнителя; при этом следует соблюдать конфиденциальность.

   На практике получаемая информация не всегда соответствует вышеизложенным требованиям. В результате возникает множество противоречий и ошибок при принятии управленческих решений. Одну из основных проблем можно описать следующим образом: как учитывать факторы, информация по которым поступила с опозданием? Решение этой проблемы может быть следующим:

   информация, пришедшая с опозданием, фиксируется в бухгалтерском учете по дате ее возникновения (по дате документа);

   в управленческом учете информация фиксируется на дату ее поступления (когда информация была получена).

   Нередко руководители получают информацию, которая требует дополнительной обработки. Как следствие, решения, принимаемые на основе данной информации, оказываются неточными либо принимаются с опозданием и теряют свою актуальность. Информация может быть обработана до попадания к руководителю, при этом используются определенные формы предоставления информации. Точность и краткость получаемой информации позволяет принимать решения оперативно и, как следствие, увеличивает скорость рабочих процессов. При этом важным моментом является квалификация руководителя. Поскольку система не может заменить личного опыта и суждения.

   Спрос на информацию управленческого учета различен на каждом иерархическом уровне организации. На операционном уровне, где сырье или купленные детали преобразовываются в готовую продукцию и где обслуживаются клиенты, информация нужна преимущественно для контроля за операциями и для их совершенствования. Эта информация подробная и часто повторяющаяся; измеряется чаще всего натуральными, а не финансовыми показателями, и по природе своей скорее производственно-техническая, чем экономическая.

   По мере движения к более высоким уровням организации видно, что менеджеры среднего звена осуществляют мониторинг работ и принимают решения, касающиеся финансовых и материальных ресурсов, продукции, услуг и клиентов. Они могут получать информацию управленческого учета значительно реже, а сама информация будет более агрегирована и представлена в финансовых показателях. Менеджеры используют эту информацию как инструмент оперативной диагностики; она может предупредить их о существовании таких аспектов повседневной деятельности, которые отличаются от ожидаемых. Информация может использоваться также для совершенствования планирования и принятия более удачных решений.

   Руководители, принадлежащие к высшим эшелонам организационного управления, получают итоговую информацию управленческого учета о хозяйственных операциях и событиях, происходивших на уровне отдельного сотрудника, клиента и подразделения. Они используют эту информацию для обоснования решений, имеющих долгосрочные последствия для организации (принятие стратегических решений) [6].

 

 

 

     2. ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ В ЭКОНОМИЧЕСКОМ ПРОСТРАНСТВЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА

    2.1 Формирование учетной информации в экономическом пространстве

                                            управленческого учета

   Традиционно информация управленческого учета носила финансовый характер, то есть она представлялась в долларах, рублях, йенах или других денежных единицах. Однако в последнее время область управленческого учета была существенно расширена дополнением операционной и физической (нефинансовой) информацией, такой как качество продукции, показатели продолжительности процесса, и субъективными оценками, как, например, удовлетворенность клиентов, творческий потенциал сотрудников и эксплуатационные качества нового продукта.

   Информация управленческого учета - финансовые и операционные данные о видах деятельности и процессах, осуществляемых в организации; функционировании ее структурных подразделений; выпускаемых ею продуктах и услугах; клиентах организации [6].

   Информацию для управленческого учета предприятие может получать как из внутренних, так и из внешних источников.

   Внутренние источники информации:

система внутрифирменного документооборота.

   Внешние источники информации:

материалы и данные, полученные от клиентов и поставщиков;

материалы и данные информационных агентств, связанные с анализом общей экономической ситуации на рынке и в определенной области;

законодательные и нормативные материалы регулирующих органов.

   Источники информации можно также подразделить на учетные и внеучетные.

   К учетным источникам относятся:

   Бухгалтерский финансовый учет - упорядоченная система сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе организации, источниках его формирования и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций. Грамотно поставленный финансовый учет (а данный вид учета обязателен для всех предприятий и организаций на территории России) может обеспечить управленческий учет полной информацией обо всех хозяйственных операциях, при этом не требуя дополнительных затрат на ее получение, и в этом заключается его преимущество как источника информации.

   Однако при этом необходимо помнить, что между этими видами учета есть и существенные различия. Прежде всего, это разные цели - финансовый учет направлен в первую очередь на обеспечение информацией внешних пользователей (в России это в основном налоговые органы) и только потом - внутренних, в то время как цель управленческого учета - обеспечение информацией внутренних пользователей для планирования и принятия решений. Поэтому процедура ведения бухгалтерского финансового учета достаточно жестко регламентирована государством, что сужает гибкость системы получения информации и возможность ее адаптации к требованиям постоянно меняющейся ситуации на рынке. Финансовый учет показывает положение дел за определенный период прошлого, в то время как управленческому учету необходима информация не только о прошлом, но и о текущем положении дел на предприятии, а также прогноз на будущее. Данные недостатки системы бухгалтерского финансового учета для принятия управленческих решений не делают ее исчерпывающим "поставщиком" информации, необходимы также и другие источники.

   Оперативный учет используется для наблюдения, регистрации, обработки и контроля отдельных явлений финансово-хозяйственной деятельности и помогает в выработке и принятии оперативных управленческих решений.