Цели бухгалтерского учета, основные задачи бухгалтерского учета

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, - непосредственно после ее окончания. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

Все первичные документы унифицированные, т.е. имеют типовые формы. К основным первичным документам относятся: документы, оформляющие прием и выдачу денежных средств (приходные и расходные кассовые ордера), перечисление денежных средств с расчетного счета (платежные поручения), поступление и отпуск материалов (доверенности, требования, акты о приемке) и т.д. Документы подразделяются также на внутренние, которые используются непосредственно на предприятии, и внешние, поступающие от других физических и юридических лиц.

На основе первичных документов составляются бухгалтерские проводки и формируется исходная информация, которая используется для дальнейшей обработки в целях получения различных экономических показателей, характеризующих деятельность предприятия. Бухгалтерские проводки, составленные в соответствии с первичными документами, затем переносятся и группируются в учетных регистрах. Таким образом, регистры несут вторичную информацию, источником которой были документы. Под учетными регистрами подразумеваются носители упорядоченной информации, в которых систематизируются признаки и показатели хозяйственных операций.

Учетные регистры различаются по внешнему виду, способу ведения учета и содержанию. По внешнему виду учетные регистры подразделяются на книги, карточки и свободные листы. Первыми учетными регистрами можно назвать амбарные книги, которые вели купцы для учета своих товаров. С увеличением числа хозяйственных операций стали применять книги других форм: по учету прихода и расхода материалов, денежных средств и т.п. Позднее, для того, чтобы разделить труд между работниками, которые ведут учет, вместо книг стали применять карточки и свободные листы. Карточки предназначены, как правило, для организации учета различных объектов аналитического учета, например, инвентарные карточки для учета основных средств, карточки учета материалов на складе. Свободные листы представляют собой учетные регистры большого формата, они содержат большее количество сведений по сравнению с карточками. К свободным листам относятся ведомости, журналы-ордера и т.д.

По способу ведения учета регистры подразделяются на хронологические, систематические и комбинированные. В хронологических регистрах операции записываются в последовательности их совершения, к таким регистрам относятся регистрационные журналы. В систематических регистрах операции дополнительно группируются по экономическому содержанию, например, кассовая книга, карточки учета материалов и т.д.

По содержанию регистры подразделяются на регистры синтетические, аналитического учета и комбинированные, в которых ведется одновременно синтетический и аналитический учет. К синтетическим регистрам относятся, например, журналы-ордера, к регистрам аналитического учета - платежные ведомости, лицевые счета работников и т.д.

Отчетные документы составляются в конце каждого квартала по данным учетных регистров. Отчетность - это набор форм и показателей, а также пояснительных материалов к ним, отражающих результаты финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

В соответствии с ФЗ «О бухгалтерском учете» предприятие предоставляет ежеквартальную и годовую бухгалтерскую отчетность в определенном объеме типовых форм. Промежуточная квартальная бухгалтерская отчетность содержит бухгалтерский баланс (форма №1) и отчет о прибылях и убытках (форма №2). Годовая отчетность, кроме того, должна включать в себя: отчет об изменении капитала (форма №3); отчет о движении денежных средств (форма №4); приложение к бухгалтерскому балансу (форма №5); пояснительную записку к отчету.

Итак, документы выступают как инструмент управления, обеспечивают взаимодействие между подразделениями и отдельными сотрудниками. Работа с документами требует специального обеспечения, представляющую собой систему документооборота.

Под управлением бухгалтерской документацией предприятия понимается комплекс мероприятий, охватывающих:

- организацию перемещения (движения) бухгалтерских документов  в соответствии с графиком;

контроль исполнения бухгалтерских документов;

оперативное хранение бухгалтерских документов, включая их надлежащую подготовку к передаче на архивное хранение архив, а также последующее хранение бухгалтерских документов в архиве.

Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними, регламентируются инструкцией по делопроизводству, табелем унифицированных форм документов, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями их работникам.

2.Порядок приема, проверки и обработки документов.

Первичная документация составляется в основном оперативными работниками, а не работниками бухгалтерского учета. За достоверность содержащихся в документах данных, а также за добросовестное его составление несут ответственность должностные лица, подписавшие этот документ. Приемка документов от оперативных работников осуществляется бухгалтерией. Главным бухгалтером предприятия устанавливается документооборот, точно определяющий порядок, место и время происхождения каждого документа с момента его составления до сдачи в архив и график движения документов от каждого из цехов, участков, отделов, и каждого работника с указанием работ, которые каждый из них должен выполнить в строго установленные сроки. Обработка документов в бухгалтерии включает следующие этапы учетных работ: приемку, проверку, группировку и бухгалтерское оформление. При приемке документов бухгалтерия устанавливает соответствие сводного документа (отчета, реестра) с прилагаемыми первичными документами. Представленные документы подвергаются проверки как с точки законности операции (по существу), так и по форме – правильности оформления документа, а также правильности арифметических вычислений и подсчетов, после чего принимаются к учету.

Проверка по существу состоит в том, что по документам контролируется правовая сторона совершенных хозяйственных операций, не нарушают ли они действующее законодательство РК, договоры, инструкции, приказы и т. д. Документы по хозяйственным операциям, которые нарушают действующее законодательство и установленный порядок приема, оприходывания, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных запасов и др. активов, бухгалтерия не принимает к исполнению и оформлению. Проверка правильности оформления документов состоит в том, что проверяется полнота заполнения реквизитов, наличие соответствующих подписей, правильность технического оформления, соблюдены ли правила исполнения ошибок и т. д.

Проверка арифметической правильности документов заключается в том, что путем тщательного пересчета проверяют правильность таксировки, подсчета итогов и т. д.

Документы, в которых операции учтены только в натуральных измерителях, исчисляют в денежном измерителе. По операциям внутреннего перемещения товарно - материальных запасов производится встречная проверка документов по материально ответственным лицам, представляемых параллельно в бухгалтерию (у одних приходные, а у других расходные). Встречная проверка осуществляется и в ряде других случаев, когда представлены в бухгалтерию параллельные документы. После проверки и утверждения некоторых документов (отчетов материально-ответственных лиц) производится их бухгалтерская обработка. Целью обработки является подготовка документов к дальнейшим записям.

 

Проверенные документы группируются по однородным признакам совершенных операций. Документы, отражающие движение денежной наличности в кассе, группируются в одну группу; движение материальных запасов в другую по материально ответственным лицам; по расчетам с рабочими и служащими по заработной плате – в третью; с выписками банков – в четвертую и т. д. В этих целях обычно составляют так называемые группировочные листы (накопительные ведомости), применение которых позволяет сократить число бухгалтерских записей, сократить затраты на ведение бухгалтерского учета. Группировочные листы, накопительные ведомости и машинограммы (при компьютеризации) с приложенными к ним оправдательными документами служат основанием для бухгалтерских записей по счетам синтетического и аналитического учета. В обработке документов одним из наиболее сложных видов работ является корреспонденция счетов. Неточности приводят к неправильному отражению хозяйственных операций в бухгалтерском учете. Указание корреспондирующих счетов (или котировка) проводится непосредственно на документах. Для этой цели в документах отведено специальное место. Котировка документов находит свое внешнее отражение в виде счетных формул, которые были указаны в главе 3 (счета бухгалтерского учета и двойная запись). Обработка первичных документов завершается составлением бухгалтерских статей, или, как их нередко называют проводок. Бухгалтерские статьи по корреспондирующим счетам называют котировкой документа. Они бывают простые и сложные. Простыми называются такие статьи, в которых корреспондируют только два счета – один по дебету, другой по кредиту. Сложной считается такая статья, к которой одновременно корреспондируют более двух счетов, причем один дебетуется и несколько счетов кредитуются или наоборот. Обработка документов заканчивается указанием корреспонденции счетов. В документах бухгалтерского оформления обычно не пишут полное наименование счетов, а указывают только их цифровые шифры. Это сокращенный объем работ и делает дальнейшие записи на счетах более удобными. Все документы после обработки и использования для бухгалтерских записей хранятся в порядке, установленном нормативным актом о документах и записях в бухгалтерском учете предприятий и хозяйствующих субъектов (организаций). Документы хранятся в специальных архивах – текущих и постоянных. В текущем активе, находящемся в помещении бухгалтерии, хранятся документы за текущий год, которыми часто пользуются работники бухгалтерии. В постоянном архиве, находящемся в специально оборудованном помещении, хранятся в хронологическом порядке и по видам документы, отчеты прошлых лет под ответственностью главного бухгалтера или лица, им на то уполномоченного.

Выдача дел из бухгалтерского (текущего) архива другим структурным частям данного предприятия производится только по разрешению главного бухгалтера. Срок хранения документов в бухгалтерском архиве, а также порядок передачи их по истечении этих сроков в общий ( постоянный) архив предприятия (субъекта) осуществляется действующими нормативными актами утвержденными в установленном порядке.

Заключение

Движение документа от момента составления или получения от других предприятий до передачи в архив называется документооборотом. Понятие документооборота включает в себя составление графика прохождения документов, контроль за правильностью оформления документов и соответствующим отражением операции по счетам бухгалтерского учета.

Организация документооборота имеет большое значение, поскольку усиливает контрольные функции учета, ускоряет сроки составления бухгалтерской отчетности, повышает оперативность бухгалтерского учета.

Процесс документооборота состоит из следующих стадий: поступления документов со стороны и выписки их в организации; исправления и определенной доработки первичных документов; поступление первичных документов в бухгалтерию; обработка документов в бухгалтерии; передачи документов на хранение в архив организации, а затем в государственные органы; обеспечения текущего хранения документов.

Обработка документов в бухгалтерии, а свою очередь состоит из следующих этапов: проверки документов по форме, арифметически, по существу; оценки в денежной форме каждой операции, отраженной в документах (таксировка или калькуляция); записи на документах бухгалтерских проводок (монтировка); включения документов в учетные регистры.

Движение документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота, который позволяет улучшить контроль со стороны бухгалтерии за всей работой организации, повышает эффективность всей учетной работы. При его составлении учитывают требования, предъявляемые к рациональной организации документооборота: кратчайший путь движения документов, указание конкретных исполнителей, минимальные сроки прохождения по инстанциям. После составления графика каждому лицу, участвующему в документообороте, вручается соответствующая выписка и определяется ответственность за невыполнение требований документооборота. Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя организации.

График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением организации, а также всеми исполнителями с указание их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

При составлении графика должны быть соблюдены следующие требования: первичные учетные документы, принимаемые бухгалтерией должны иметь все обязательные реквизиты; при приеме документов должна проверяться правильное арифметических вычислений; документы должны оформляться в соответствии с требованиями законодательных и нормативных актов; все исправления в документах должны быть заверены подписями лиц, ответственных за их составление, с указанием дат исправления; по любой сделке должны быть представлены все необходимые документы (договор и дополнения к нему, накладная акт о выполнении, счет-фактура, платежное поручение).

Документооборот, организованный по графику, позволяет ускорить прохождение каждым документом весь путь от оформления и проверки до обработки, равномерно распределить учетную работу в течение всего рабочего времени; повысить производительность труда счетных работников, усилить контрольные функции бухгалтерского учета; повысить уровень механизации и автоматизации учетных работ.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы

1.Федеральный Закон от 21.11.96 №129-ФЗ «О бухгалтерском  учете» (ред. от 28.11.2011).

2.Положение о документах  и документообороте в бухгалтерском  учете от 29.07.1983. №105.

3.Квеско С.Б Документоведение и делопроизводство, учебное пособие / С.Б. Квеско, В.Е. Кириенко. - Томск: ТГПУ, 2005. - С. 79-97.

4.Маренков Н.Л. Бухгалтерское дело / Н.Л. Маренков, Т.Н. Веселова. - Ростов-на-Дону: Феникс, 2005. - 544 с. С. 81-108.

5.Пошерстник Н.В. Бухгалтерский учет на современном предприятии: учеб-практ. пособие / Н.В. Пошерстник. - М.: ТК Велби, 2007. - 552 с. С. 85-100.

6.Рогожин М.Ю. Делопроизводство и документооборот в бухгалтерии / М.Ю. Рогожин. - М.: ГроссМедиа, 2009. - 173 с. С. 24-36.

7.Швецкая В.М. Бухгалтерское дело: Учебник / В.М. Швецкая, Н.А. Головко. - М.: «Дашков и Ко», 2010. - 304 с. С. 86-95.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Вопрос №72: Организация архива и сроки хранения бухгалтерской документации.

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

1 Правила хранения документов

2 Обеспечение  и сроки сохранности документов

Список литературы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

В процессе деятельности коммерческого предприятия создается большое количество документов, различных по ценности и значимости. Виды документов, подлежащих хранению, порядок и сроки их хранения закреплены в различных нормативных актах, часть которых относится к корпоративному законодательству, часть - к законодательству об архивном деле, а часть - к законодательству о бухгалтерском учете.