Учетные регистры в бюджетной организации

Листы, так же, как и карточки, представляют собой бланки с отпечатанными таблицами, но большие по размеру и объему отражаемой в них информации. На листах, например, производят расчет амортизации по видам (категориям) основных средств, расчет себестоимости готовой продукции и пр.

Машинограммы - бумажные регистры, изготовленные с применением средств вычислительной техники (таблично-текстовых машин или ЭВМ) и распечатанные на устройствах вывода информации. Компьютеры, используемые для решения учетных задач (малой и средней мощности, персональные ЭВМ), позволяют разрабатывать и выводить на печать наборы счетных записей хронологической, систематической и синхронистической систематизации, любой степени обобщения (синтетические и аналитические) и не имеют ограничений по способу графления регистров и изображения записей. Таблицы учетных регистров распечатываются на рулонной, фальцованной бумаге или стандартных листах, не требуя предварительного типографского графления. Логико-арифметические методы автоматизированного контроля и корректировки входящих данных позволяют обеспечить достоверность результатов расчетов, а современные печатающие устройства (в том числе лазерного типа) способствуют достижению высокой наглядности и качества таблиц, что направлено на повышение культуры труда бухгалтерского аппарата.

К регистрам на безбумажной  основе относятся учетные таблицы, сформированные или непосредственно в оперативной памяти компьютеров, или на магнитных носителях (магнитных лентах бобинного типа или кассетных, гибких и жестких дисках) или оптических (лазерных компакт-дисках) и магнитооптических носителях данных. Современная видеотехника позволяет проектировать учетные регистры (видеограммы) на экраны дисплеев компьютеров или телевизоров, а при необходимости и непосредственно с ЭВМ на экраны просмотровых залов.

 

2.2. Классификация учетных регистров по строению

 

Графление бухгалтерских  регистров может быть параллельным, последовательным и смешанным.

При параллельном графлении относящиеся к дебету и кредиту записи располагаются на одной строке. Различают три варианта расположения информации при параллельном графлении' одностороннее, двустороннее и многоколончатое.

В одностороннем регистре записи располагаются на одном развороте информационного носителя, где колонки для дебета и кредита счета помещаются либо справа от текста (неразделенный регистр, пример приведен в виде Журнала регистрации хозяйственных операций), либо для дебета - слева, для кредита - справа (разделенный регистр). Заметим, что разделенные регистры на практике встречаются редко.

Односторонние регистры параллельного  графления могут применяться  не только для отражения информации по отдельным счетам, но и распространяться на их совокупность, представленную бухгалтерским  балансом российского учета .

Двусторонний регистр имеет две страницы с идентичным текстом: одна - для дебетовых записей, другая - для кредитовых.

В многоколончатом регистре информация отражается на одной странице, но в отличие от одностороннего регистра в графе текст располагается в нескольких колонках для различных признаков.

При последовательном графлении в регистре сначала отражаются записи, относящиеся к дебету, а ниже - к кредиту. При ручном способе ведения записей такой вид регистров неудобен, так как заранее неизвестно, сколько строк займут дебетовые записи.

Регистры последовательного  графления также используются для  построения бухгалтерских балансов. Например, в британо-американском учете (в отличие от российского баланса, предполагающего горизонтальное расположение статей актива и пассива) статьи активов, капитала и пассивов записываются вертикально  “в столбик”.

При смешанном графлении в колонках располагают формулы проводок с указанием наименований (кодов) счетов. Наличие записи в колонке указывает на принадлежность информации к дебету или кредиту определенного счета.

 

2.3. Классификация по объему информации

 

По объему информации регистры делятся на:

     - синтетические;

     - аналитические;

     - комплексные.

     В синтетических  регистрах все записи записываются  кратко, без пояснений, указывается  дата и номер бухгалтерской  записи. В этих регистрах, проставляется  только сумма (Главная книга,  в которой отражены итоги по  всем синтетическим счетам, ведущимися в организации).

     В аналитических  регистрах записи записываются  по отдельным аналитическим счетам, с детальной информацией содержания  записи того или иного синтетического  счета. Здесь  приводят пояснительный  текст, иногда указывают натуральные  или трудовые измерители. Данные  регистры контролируют наличие  и движение различных видов  материальных ценностей, состояния  расчетов  с поставщиками, другими  дебиторами и кредиторами.

     Регистры, которые  объединяют синтетические и аналитические  регистры, называются комплексными. Использование данных регистров  позволяет сократить объем учетной  работы, отражает отдельные объекты  в аналитическом разрезе и  можно одновременно получать  обобщенные показатели синтетического  учета (журналы- ордера по счетам 60 « Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и 71 « Расчеты с подотчетными лицами», в данных счетах содержаться не только обобщенные данные, но и детальные сведения о расчетах с каждым поставщиком).

 

2.4. Классификация по характеру регистрации

 

Бухгалтерские регистры делят  на хронологические, систематические, комбинированные.

В хронологических регистрах результаты фактов хозяйственной жизни фиксируются по мере их возникновения (журнал хронологической регистрации операций). Примером хронологических регистров являются книга продаж и книга покупок. В них ведется учет счетов-фактур поставщиком на отгруженную продукцию. Хронологическая запись производится в специальных регистрационных журналах или реестрах. Ее цель – обеспечить контроль за сохранностью документов, поступивших в бухгалтерию, и правильностью записи в них.

В систематических регистрах факты хозяйственной жизни группируются по определенным объектам учета. Группировка осуществляется по счетам синтетического и аналитического учета. Примерами таких регистров являются кассовая книга, оборотно-сальдовая ведомость.

В комбинированных регистрах налицо признаки хронологической и систематической записи, т.е. они одновременно содержат и журнал хронологической записи и счета Главной книги, на которых ведутся систематические записи. Примером такого регистра может служить следующая ведомость (табл. 5.)

Таблица 5. Ведомость №1 – по дебету счета «Касса» с кредита счетов за январь 2008 г.

№	Дата	90 «Продажи»	91 «Прочие доходы и  расходы	51 «Расчетные счета	57 Переводы в пути	71 «Расчеты с подотчетными  лицами»	И т.д.	Итого
1
2

 

Совокупность, логические связи, способы построения учетных регистров  определяют форму бухгалтерского учета, применяемую экономическим субъектом.

Содержание учетных регистров, как и данные внутренней бухгалтерской  отчетности, признаны коммерческой тайной предприятия, за разглашение которой  соответствующие лица несут ответственность.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Хранение учетных  регистров

 

Бухгалтеру важно не только грамотно вести бухгалтерский и  налоговый учет, но и обеспечить правильное оперативное хранение и  своевременную сдачу в архив  документации. Следует помнить, что  за ненадлежащее оформление, а также  за нарушение порядка составления  и утрату или незаконное уничтожение  документов установлена административная ответственность как юридических, так и должностных лиц. При  хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений.

Сохранность первичных бухгалтерских  документов (накладных, счетов, счетов-фактур, приходно-кассовых ордеров и т.д.), бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив  обеспечивает главный бухгалтер  предприятия. Ответственность за организацию  хранения учетных документов, регистров  бухгалтерского учета и бухгалтерской  отчетности несет руководитель организации.

 Документы до передачи  их в архив организации должны  храниться в бухгалтерии в  специальных помещениях или закрывающихся  шкафах под ответственность лиц,  уполномоченных главным бухгалтером.  Обработанные вручную первичные  документы текущего месяца, относящиеся  к определенному учетному регистру, выписки банка с относящимися  к ним документами, кассовые  ордера, авансовые отчеты для  сдачи в архив подбираются  в хронологическом порядке, комплектуются,  подшиваются в папки и переплетаются.  Сдача документов в архив сопровождается  справкой (описью).

Особое значение имеет  хранение документов, связанных с  начислением заработной платы работникам предприятия. Расчетные (расчетно-платежные) ведомости на выдачу заработной платы  должны храниться в течение 5 лет. Лицевые счета получателей пенсий и государственных пособий хранятся в течение 5 лет после прекращения  выплаты пособий и пенсий, для  единовременных пособий - 1 год.

В случае прекращения деятельности организации документы, связанные  с начислением и выплатой заработной платы работникам, подлежат сдаче  в государственные архивы.

На крупных предприятиях целесообразна разработка и утверждение  специального внутреннего (локального) акта - Положения о порядке хранения документации. В Положении о порядке  хранения документации определяются с  учетом конкретных условий деятельности организации: виды документов, подлежащих обязательному хранению; структурные  подразделения, обеспечивающие хранение документов; порядок поступления  документов на, хранение; сроки хранения документов (если они не определены в нормативных актах); порядок  учета и регистрации поступающих  на хранение документов; меры, обеспечивающие сохранность документов и конфиденциальность содержащихся в них сведений (кроме  тех сведений, что являются открытыми); порядок выдачи хранящихся документов для работы с ними и другие.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Сущность и  способы записей в учетные  регистры

 

Запись в учетные регистры - отражение хозяйственных операций в учетных регистрах. Порядок  ведения учетных регистров работниками  бухгалтерии и вычислительных установок  определяет главный бухгалтер. Он устанавливает  служебные обязанности каждого  работника и ответственность  за их выполнение.

Выбор того или иного способа  записей заполнения учетных регистров  зависит от целого ряда условий: вида и формы, отраслевой принадлежности предприятия и так далее. Однако любая техника ведения учетных  регистров основывается на принципе двойной записи хозяйственной операции на счетах по дебету одного и по кредиту  другого счета. Исключением являются записи на забалансовых счетах (бухгалтерская проводка для них делается только по дебету или кредиту забалансового счета).

Записи в учетные регистры могут быть простые и копировальные. Простыми называют записи, которые  осуществляются только в одном экземпляре (регистре). Копировальные записи применяют  в том случае, когда нужно иметь  копию записи. Такие записи делают с помощью копировальной бумаги. Да, при ведении Кассовой книги  второй экземпляр используется в  качестве отчет кассира. Применение копировальных записей исключает  возможность ошибок, которые могли  бы быть допущены при повторном переписывании, кроме того способствует экономии времени  на ведение учета. Копировальные  записи могут вестись и на вычислительных установках.

Порядок отображения хозяйственных  операций в учетных регистрах  зависит от формы бухгалтерского учета, который применяется на предприятии. При определенных формах бухгалтерского учета (например, мемориально-ордерной) операции сначала отображают в регистрах  синтетического учета, а затем - аналитического. Однако в современных условиях распространен  другой порядок: текущий учет операций осуществляют преимущественно в комбинированных регистрах хронологического и систематического учета, а на отдельных участках - также синтетического и аналитического учета (например, журналы-ордера по расчетам с поставщиками и подрядчиками, с подотчетными лицами и тому подобное). Об отображении хозяйственных операций в учетные регистры на документах делают соответствующую отметку, которая имеет большое значение для следующей проверки правильности записей.

В конце каждого месяца в учетных регистрах по каждому  счету подсчитывают обороты по дебету и кредиту и определяют остатки  на 1-ое число следующего за отчетным месяца. Этот завершающий цикл учетных работ нужен для проверки правильности учетных записей, а также для получения информации, необходимой для составления отчетности.

По технике выполнения записи бывают линейные (линейно-позитивные) и шахматные.

Запись осуществляется ручным или машинным способом. В первом случае операции регистрируют вручную  чернилами или шариковой ручкой (в тех случаях, когда необходимо иметь несколько экземпляров, путем  копирования). Машинную запись производят при использовании вычислительной техники. Записи в учетных регистрах  должны быть краткими, аккуратными, четкими, ясными, разборчивыми. После регистрации  хозяйственной операции в учетном  регистре, на бухгалтерской проводке или на самом первичном документе  делают соответствующую отметку  для облегчения последующей проверки правильности разноски. По окончании  месяца по каждой странице учетных  регистров подводятся итоги. Итоговые записи синтетических и аналитических  регистров обязательно сверяются  путем составления оборотных  ведомостей или другим способом. Содержание регистров бухгалтерского учета  и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной. После  утверждения годового отчета учетные  регистры группируют, переплетают и  сдают на хранение в текущий архив  организации.