Эффективное использования рабочего времени

ВСЕРОССИЙСКАЯ АКАДЕМИЯ ВНЕШНЕЙ ТОРГОВЛИ 
Факультет внешнеторгового менеджмента 
Кафедра менеджмента и маркетинга

 

 

 

 

Студент 4 группы ФВМ-1

Тищенко В.Ю. 

 

 

РЕФЕРАТ 
По дисциплине « Введение в специальность» 
на тему: «Эффективное использования рабочего времени»

 

 

 

 

Принял проф.  кафедры

_______________ О.В.Знаменский

«       » _________2012г.

 

 

Москва 2012 

Введение

 

Актуальность темы. Сколько  способных, а нередко и талантливых  людей мало чего добивались в жизни  по одной причине – они не смогли достаточно разумно использовать свое время. А оно – бесплатное добро, и каждый имеет его в равном количестве. При этом время – один из самых дорогих ресурсов.

Успех каждого руководителя зависит не только от материально-экономических  величин, но и от того, как он распоряжается  самым ценным достоянием – временем.

Есть ли (реально) деловые  люди, которые успевали сделать все (и сделать хорошо) в основное рабочее время?

Такие люди (причем, преуспевающие) есть. Техника их личной работы, организация  ими своего времени вызывает, естественно, большой интерес, тщательно изучается  и анализируется специалистами  в силу того, что высокая личная организованность есть один из важнейших  факторов преуспевания, а также большей отдачи обществу.

Руководитель должен уметь  ценить фактор времени. К сожалению, в любой сфере труда можно  увидеть, что немало рабочего и нерабочего времени расходуется непродуктивно. Можно сказать, что нередко еще  мы попросту растрачиваем время.

Работа в учреждениях  часто начинается лишь после 30-минутной раскачки, много времени уходит на перекуры, личные телефонные разговоры. Заседания и совещания нередко  начинаются и заканчиваются с  опозданием.

Постоянный недостаток времени  при напряженном трудовом ритме  — явление, наблюдаемое у большинства  людей во всем мире. Поэтому перед  каждой страной стоит сегодня  вопрос: как научиться экономить  время деловых людей, и, прежде всего руководителей?

 

 

 

 

 

1

1. Теоретико-методологические  основы изучения рабочего времени

1.1 Рабочее время:  понятие, структура и значение

Определить термин "рабочее  время" и рассмотреть его структуру  дает возможность нормативно-правовой подход. В связи с чем, рабочее  время – время, в течение которого работник в соответствии с правилами  внутреннего трудового распорядка организации и условиями трудового  договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды  времени, которые в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами относятся к рабочему времени.

Рабочее время еще называют временем труда. Измеряется оно также  как и обычное время: часами, днями, неделями, месяцами, годами. Но в трудовом праве принято использовать в  качестве измерителя рабочий день и  рабочую неделю, а также рабочую  смену. Рабочий день – это продолжительность  рабочего времени в часах и  возможно в минутах в течение  суток в соответствии с законодательством, трудовым договором. Рабочая неделя – это установленная законом  продолжительность рабочего времени  в течение календарной недели, охватывающее число рабочих дней в неделю. Рабочая смена – продолжительность  рабочего времени в сутки, установленная  правилами трудового распорядка. Режим рабочего времени – это  распределение времени работы в  пределах суток или другого календарного периода .

Согласно статье 91 Трудового  кодекса РФ, в нашей стране установлено, что продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов  в неделю*. По мере создания необходимых экономических условий возможен переход к сокращению этой продолжительности.

Нормой рабочего времени  является установленная законом  для данного работника продолжительность  его рабочего времени за определенный календарный период – день, неделю, месяц.

Если работником затрачено  время сверх нормы, то оно считается  сверхурочным и должно оплачиваться по повышенным расценкам.

В зависимости от характера  производственного процесса рабочее  время может быть неполным, гибким или скользящим и определяется методами организации рабочего дня или  недели.

____________________________ 
*-Трудовой кодекс РФ (статья 91)

2

Непосредственно к самому рабочему времени относится основное, вспомогательное, подготовительно-заключительное время и время обслуживания рабочего места. Кроме того, в структуре  рабочего времени выделяется время  технологических и организационных  перерывов.

К основному времени относится  такой вид работ, как непосредственная обработка деталей или изготовление продукта и т.д. Вспомогательное  рабочее время связано с обеспечением возможности осуществления основной работы. Вместе с основным оно составляет оперативное время. В течение  вспомогательного времени может  происходить работа по сбору необходимой  информации, например, для отчета, доклада, составления документа, выполнения производственной операции и т.д.

Время обслуживания рабочего места тратится на организационные  и технологические процессы. В  это время проводятся работы по уборке рабочего места, наведению порядка, сортировке материалов и подготовке оборудования к работе.

В производственных условиях некоторые операции требуют подготовительно-заключительного  времени. Это относится и к  медицине, где врачу перед осмотром больного и после этого необходимо мыть руки.

Время перерывов также  неоднородно. Прежде всего, это время  на отдых и естественные надобности. Технологические перерывы связаны  с особенностями технологического процесса. Например, для высушивания  покрашенных деталей. Организационные  перерывы могут быть вызваны сбоями, неполадками, происходящими как  по вине работников, так и независимо от них.

Далее рассмотрим значение фактора времени. Трудно воспитать  делового человека, если он не научится ценить время. Человек, остро чувствующий  ценность даже самого крошечного промежутка времени, успевает многое, и кажется, что он не суетится и не спешит. Замечено, что людям, умеющим работать, времени  хватает, его у них больше, чем  у других.

Вместе с тем каждый человек постоянно своей жизнью подтверждает величайший парадокс времени: сколько бы его ни было отпущено, почти всем его не хватает. Парадокс времени гласит: "Мало кто имеет  достаточно времени, и все же каждый располагает всем временем, которое  у него есть".

Именно в деловом мире наиболее часто употребляют поговорку "Время — деньги",

 

3

Удачливые руководители обладают различными чертами характера и  качествами, но одно качество объединяет их всех: они сознательно и системно используют свое время и высвобождают себя для выполнения истинно управленческих функций и для досуга.

Из выше указанного можно  сделать вывод, что в XXI веке исключительную важность приобретает управление таким  неосязаемым и при этом невосполнимым  ресурсом, как время. Старинная поговорка "Время – деньги" уже потеряла свою актуальность – время давно уже стало дороже денег.

 

1.2 Принципы эффективного  использования рабочего времени

 

Опыт показывает, что каждый, кто пожелает организовать и использовать свое время более эффективно, может осуществить свое желание.

Для правильного и эффективного использования времени необходимо основное внимание уделять перспективным и самым важным для вас делам.

Вывод во всех случаях напрашивается  один: вначале думать, принимать  взвешенное, осмысленное решение, а  уже потом браться за дело. Срочные  дела следует либо делать, либо передоверять их исполнение другим, но тоже немедленно, не затягивая с их решением. Те дела, которые могут подождать, должны быть не просто отложены в сторону, но следует установить время, конкретное и точное, когда они будут сделаны, и соответствующий пункт об этом должен быть записан в плане личной деятельности.

Таким образом, резервы времени  абсолютно ограничены, поэтому встает вопрос о его рациональном использовании, экономии. От способности это делать во многом зависит успех любого работника. Чтобы справиться с такой задачей, необходимо точно знать, на что время  тратится, тратить на то, что нужно, и делать все как можно быстрее. Первым шагом на этом пути является "инвентаризация" времени, осуществляемая несколькими методами, изложенные в  следующем подразделе. 
 
 
____________________________ 
Инвентаризация — это проверка наличия имущества организации и состояния её финансовых обязательств на определённую дату путём сличения фактических данных с данными бухгалтерского учёта. Это основной способ фактического контроля за сохранностью имущественных ценностей и средств

4

2. Технологии повышения эффективного использования рабочего времени

 

2.1 Мероприятия по эффективному использованию рабочего времени, применяемые отечественными организациями

 

Методы борьбы с потерянным временем разные компании предлагают свои: в одних введены жесткие  ограничения на использование Интернета  и ICQ, другие работодатели объявляют  войну бесцельным блужданиям по офису, или заставляют отрабатывать часы, проведенные в курилке. Впрочем, больше в этом смысле повезло представителям творческих профессий, в этом случае, по мнению работодателей, гораздо проще  и эффективнее контролировать не сам процесс, а результат.

Существует множество  причин, препятствующих повышению эффективности  организации сотрудников. Основными  являются нехватка времени, отсутствие навыков работы в команде, неэффективное планирование и, как следствие, использование рабочего дня. Более того, с каждым годом развитие высоких технологий требует от человека ускорения темпов работы. Большинство руководителей по-прежнему не придают особого значения тренингам по тайм-менеджменту. Основная причина – дороговизна подобных мероприятий.

Тайм-менеджмент, т.е. управление временем – технология, позволяющая  невосполнимое время жизни тратить  в соответствии с личными целями и ценностями. В последние годы ситуация значительно изменилась к  лучшему благодаря распространению  и востребованности семинаров и тренингов по тайм-менеджменту в корпоративной среде. Применение инструментария тайм-менеджмента согласно исследованиям компании помогает сэкономить время на одном рабочем месте 2 часа в день, создается особый климат эффективности в компании.

Пожалуй, самой главной  проблемой нехватки времени является отсутствие самоорганизации и неумение расставлять приоритеты в работе. В течение дня человек вынужден решать множество задач. Неорганизованный работник, как правило, начинает хвататься  одновременно за сто дел, а в итоге  ни одного не доводит до конца. Причем львиную долю рабочего времени съедают  текущие дела: разборка бумаг на столе, звонки, подшивка документов и  пр. В конце дня на важные и требующие больших затрат  

5

времени дела не остается времени. Как следствие – выговор от начальника, стресс, недовольство собой, упущенные возможности. Владение искусством управления временем позволяет избежать такого рода неприятностей.

 

3.2 Меры по оптимизации  использования рабочего времени

 

Для того чтобы правильно  организовать свое время, нужно уметь  его учитывать и анализировать. Упорядоченная, хорошо спланированная деятельность ведет к сокращению времени, а неупорядоченная - к его  расточительности. Как же научиться  управлять временем?

Чтобы успевать делать больше в меньшее время, требуется всего два качества: организованность и самодисциплина. Для того чтобы их выработать у себя, необходимо следовать ряду правил:

1) точно определить свою  цель;

2) составить план ее  достижения;

3) сосредоточиться на  главном;

4) придумывать себе стимулы;

5) установить твердые  сроки;

6) научиться быть решительным;

7) научиться говорить "нет";

8) не увязать в телефонных  разговорах;

9) приобрести привычку  записывать все самое важное;

10) ликвидировать досадные  помехи;

11) научиться слушать,  отказаться от шаблонных подходов;

12) не упускать из виду  мелочи;

13) приступать к делу  сразу же;

 

6

14) полнее использовать  время;

15) следить за использованием  свободного времени;

16) ежедневно контролировать  выполнение намеченного;

17) менять занятия;

18) уважать свое время. 
 
и т.д.

Таким образом, соблюдая эти  правила, можно оказаться в том  мире, где время перестанет быть нашим противником. Но нельзя забывать, что наилучший эффект будет достигнут  в том случае, когда сотрудники работают с удовольствием, чувствуют  полезность своей работы и получают за это соответствующее вознаграждение. Существуют объективные законы и  принципы. Нужно научиться их использовать, постараться проанализировать свои действия, расходы времени, технику  работы. Чтобы стать организованным человеком, нужно преодолеть себя, нужно  иметь волю и упорство.

 

Заключение

 

Таким образом, рабочее время  – время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего  трудового распорядка организации  и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с законами и иными нормативными правовыми  актами относятся к рабочему времени.

Время - одна из форм богатства  человека, социальной группы и общества. Оно распределяется и используется в соответствии с достигнутым  уровнем развития экономики и  характером социальных отношений. Временное  пространство - необходимое условие  осуществления всей совокупности деятельности людей, удовлетворения их общественных и личных потребностей.