Архивное дело в Российской Федерации

1.     разработка  основных направлений развития  информационно-поисковых систем;

2.     использование  автоматизированных архивных технологий;

3.     создание  баз и банков данных, выполнение  оформительских и печатных работ.

Важным этапом работы отдела явилось внедрение в эксплуатацию программного комплекса «Архивный  фонд - 3» в 2003 году, рекомендованного Росархивом для информационного обеспечения функций государственного учета и контроля за хранением документов, их сохранностью.

Специалистами отдела разработано  и внедрено программное обеспечение:

1.     базы данных  «Учет фондов», с основными  сведениями о количестве и  составе фондов, движении документов, научно-справочном аппарате;

2.     базы данных  «Учет физического состояния  дел», содержащей основные сведения  о физическом состоянии дел;

3.     базы данных  «Персоналии», включающей в себя  биографические сведения о номенклатурных  работниках региона.

В стадии внедрения находится  база данных «Перечни основных вопросов, рассмотренных на заседаниях коллегиальных  органов по фондам КПСС, ВЛКСМ, профсоюзных  и других общественных организаций 1917-1991 гг.».

Программа «Архивный фонд - 3» представляет собой автоматизированный информационный массив о составе  и содержании документов, состоянии  их сохранности и научно-справочного  аппарата на уровне фонда и описи. Программное обеспечение позволяет  автоматически формировать паспорт  архива, составлять тексты путеводителей  по фондам архива, статистические отчеты, осуществлять контроль за хранением документов, развитием и совершенствованием научно-справочного аппарата.

Структура разделов базы данных организована в соответствии со структурой и группировкой основных показателей, описывающих объект. К ним отнесены характеристики научно-справочного  аппарата к документам фонда; классификация  документов по различным параметрам; физическое состояние документов фонда, а также показатели, характеризующие  виды архивных документов, их носители, язык, условия хранения, использования, форму организации материала; показатели, характеризующие объем документов фонда.

В комплексе с программой «Архивный фонд - 3» работает программа  «Фондовый каталог», предназначенная  для автоматизации централизованного  государственного учета архивных документов и контроля над сохранностью документов. Программа реализована в виде автоматизированного каталога архивных фондов. Это дает возможность передавать сведения в Центральный фондовый каталог Росархива в электронном формате. Система автоматически формирует сводные паспорта, сводные статистические отчеты, перечни архивных фондов, статьи для подготовки структурных и тематических межархивных путеводителей.[9]

 

Заключение

 

Архивные документы являются важнейшим источником достоверной  информации практически обо всех возможных аспектах развития общества. К архивным источникам постоянно  обращаются как отечественные, так  и зарубежные исследователи.

Вопросами комплектования архивов, а также хранения и использования  архивных документов занимается наука  архивоведение. Основное отличие архивоведения  от документоведения состоит в том, что архивоведение занимается информацией, не актуальной в настоящий момент времени.

Весь комплекс архивных документов именуется архивным фондом. Архивный фонд Российской Федерации представляет собой совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, социальное, экономическое, политическое или культурное значение и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации.

Современными признаками организации документов Архивного фонда Российской Федерации являются: организация архивных фондов и архивных документов по формам собственности; организация архивных фондов и архивных документов по видам носителей, способам и технике закрепления информации; организация архивных фондов и архивных документов по срокам хранения.

Архивный фонд Российской Федерации делится на две большие  части - государственную и негосударственную. Хранение государственной части  архивного фонда РФ осуществляется государственными и ведомственными архивами. Негосударственную часть  Архивного фонда РФ составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся  в собственности негосударственных  объединений и физических лиц.

в 2004 году был принят Федеральный  закон «Об архивном деле в Российской Федерации». В законе детально проработаны  вопросы организации архивной работы по всем направлениям. О хранении, комплектовании, учете и использовании архивных документов в Закон входят три  самостоятельных раздела: «Хранение  и учет архивных документов», «Комплектование  архивов архивными документами», «Доступ к архивным документам и их использование». Новый закон более чем в два раза расширяет содержание, определения, термины и характеристики различных вопросов работы с архивными документами по сравнению с Основами законодательства.

Одним из факторов, определяющих способность архивов полно и  точно удовлетворять все возрастающую потребность в ретроспективной  информации, является степень автоматизации  архивных технологий, охватывающих процессы комплектования архивных фондов, учета  и обеспечения их сохранности, работы с научно-справочным аппаратом, выполнения информационных запросов и учета  использования фондов.

Разработкой и внедрением автоматизированных архивных технологий и информационно-поисковых систем занимаются специалисты отдела автоматизированных архивных технологий и информационно-поисковых  систем, которой входит в структуру  Росархива.

 

Список литературы

 

1.Федеральный закон Российской Федерации от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

2. Алексеева Е.В. и др. Архивоведение – М.: ПрофОбрИздат, 2004. - 272с.

3.Алексеева Е. В. Организация документов и дел в пределах архивного фонда (фондирование) // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2004. - № 9.

4Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М., Осичкина Г.А. Архивоведнические аспекты в делопроизводстве: организация документов и дел архивного фонда Российской федерации // Секретарское дело. – 2000. - №3.

5.   Автократов В.Н. Теоретические проблемы отечественного архивоведения / Сост., вступ. ст. Хорхордина Т.И. - М.: РГГУ, 2001. - 395с.

6.   Басакина Н.В. Организация подготовки и передачи на архивное хранение документов учреждений различных форм собственности // Секретарское дело. – 2000. - №3.

7. Грум-Гржимайло Ю.В., Сергеева А.Г. Разработка автоматизированных архивных технологий // Информационное общество. – 2003. - № 4.

8. Козлов В.П. Российское архивное дело. Архивно-источниковедческие исследования – М.: ТЕРМИКА, 2004.

 

[1] Алексеева Е.В. и др. Архивоведение – М.: ПрофОбрИздат, 2004. - 272с.

[2] Алексеева Е.В., Афанасьева  Л.П., Бурова Е.М., Осичкина Г.А. Архивоведнические аспекты в делопроизводстве: организация документов и дел архивного фонда Российской федерации // Секретарское дело. – 2000. - №3.

[3] Козлов В.П. Российское  архивное дело. Архивно-источниковедческие  исследования – М.: ТЕРМИКА, 2004.

[4] Алексеева Е. В. Организация  документов и дел в пределах  архивного фонда (фондирование) // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2004. - № 9.

[5] Алексеева Е.В., Афанасьева  Л.П., Бурова Е.М., Осичкина Г.А. Архивоведнические аспекты в делопроизводстве: организация документов и дел архивного фонда Российской федерации // Секретарское дело. – 2000. - №3.

[6] Алексеева Е.В. и др. Архивоведение – М.: ПрофОбрИздат, 2004 - 272с.

[7] Федеральный закон Российской  Федерации от 22 октября 2004 г. №  125-ФЗ «Об архивном деле в  Российской Федерации».

[8] Алексеева Е.В. и др. Архивоведение – М.: ПрофОбрИздат, 2004 - 272с.

[9] Грум-Гржимайло Ю.В., Сергеева А.Г. Разработка автоматизированных архивных технологий // Информационное общество. – 2003. - № 4.