Отчет по преддипломной практике в Медведковском отделе ЗАГС Управления ЗАГС Москвы

 

     - отдел планирования, финансирования и бухгалтерского  учета;

 

     - отдел материально-технического  обеспечения;

 

     - сектор по  вопросам государственной службы  и кадров;

 

     - отделы ЗАГС;

 

     - Дворцы бракосочетания;

 

     - отдел накопления  и выдачи документов по регистрации           актов гражданского состояния  (объединенный архив ЗАГС Москвы).

 

    Хочу сразу заметить, что все структурные подразделения  тесно взаимодействуют друг с  другом и их взаимоотношения  четко определены в разработанных  Управлением ЗАГС положениях  об отделах. Их место в системе  определяют те функции и задачи которые они выполняют.

 

    Деятельность отделов  ЗАГС, Дворцов бракосочетаний и  архивно-информационного отдела, как  структурных подразделений Управления  ЗАГС, будет рассмотрена в отдельной  части отчета. Работу и создание  первых трех отделов, я бы  определила, как созданные для  того, чтобы обеспечить нормальное  функционирование основного структурного  звена Управления ЗАГС (отделов  ЗАГС, Дворцов бракосочетаний, архивно-иформационного отдела).

 

    Отдел планирования, финансирования и бухгалтерского  учета

 

    Задачи отдела: организация финансовой деятельности, ее учет и комплексный экономический  анализ, организация работы по  экономическому планированию, разработка  мероприятий по эффективному  использованию материальных и  трудовых ресурсов. В его функции входят: организация бухгалтерского учета, контроль за поступлением денежных средств и правильное их расходование по утвержденным сметам расходов по бюджету, своевременное проведение расчетов с предприятиями и учреждениями, проведение инвентаризации материальных ценностей,  организация расчетов по заработной плате, ведение всех видов отчетов и бухгалтерских операций в автоматизированном режиме и т.д.

 

    Отдел материально-технического  обеспечения

 

    Задачи отдела: организация обеспечения, учета  и эффективного использования  материалов и хозяйственных ресурсов, контроль за выполнением договоров, обеспечение хозяйственного обслуживания зданий и помещений отделов ЗАГС, Дворцов бракосочетаний, объединенного архива. В его функции входят: обеспечение хозяйственного обслуживания и надлежащего состояния зданий и помещений, организация и проведение ремонтных работ, обеспечение необходимым инвентарем и канцелярскими принадлежностями, обеспечение своевременного заключения договоров на коммунальные услуги, охрану, обслуживание зданий, выполнение противопожарных мероприятий.

 

    Руководители отделов  ежегодно подают заявки на  приобретение необходимого инвентаря  и оборудования, на ремонт помещений,  которые удовлетворяются по мере  поступления денежных средств.  Считаю, что одним,  из достижений  создания единой системы управления  явилось такое централизованное  решение материально технических  и финансовых проблем органов  ЗАГС. Ведь до создания Управления  ЗАГС  многие из этих вопросов  приходилось решать руководителям  отделов ЗАГС самостоятельно.

 

    Сектор по вопросам  государственной службы и кадров

 

    Все работники  органов ЗАГС являются государственными  служащими г.Москвы. В связи с этим задача сектора: проведение единой государственной кадровой политики и выполнение функций в соответствии со ст. 33 Закона г.Москвы “О государственной службе”. Сектор кадров организовывает работу по повышению квалификации сотрудников, проводит конкурсы на замещение вакантных должностей, работу с резервом кадров, работу по охране труда и гражданской обороне.

 

    1.2. Взаимодействие  Управления ЗАГС Москвы с организациями  не входящими в систему.

 

    Система Управления  ЗАГС Москвы не является закрытой. Для достижения поставленных  задач Управление ЗАГС и его  структурные подразделения контактируют  с множеством других организаций.

 

    - Министерство  юстиции РФ - руководство Управления  ЗАГС обращается по вопросам  разъяснения некоторых норм, вносит  предложения по вопросам практики  применения законодательства, внесения  изменений.

 

    - Паспортное Управление  Москвы - вопросы передачи паспортов  умерших граждан в УВД. Проводятся  встречи с его представителями  для  разъяснений вопросов  паспортной системы.

 

    - Агентство “ЗАГС-инфо” -  выпускает рекламные буклеты, которые бесплатно выдаются в день подачи заявления на регистрацию брака и родителям в день регистрации рождения ребенка. Они содержат информацию о фирмах, предоставляющих услуги новобрачным и о детских товарах.

 

    - Мосгорсуд - по  вопросам взаимодействия в вынесении  судами Москвы решений, требующих  исполнения в органах ЗАГС.

 

    Как видно из анализа структуры и функций Управления ЗАГС Москвы, правильная постановка цели, задач и функций организации   управления   помогает руководителям отделов ЗАГС решать не вопросы технического оснащения, ремонта помещений или где взять деньги на все эти нужды, а распределять свое рабочее время на решение вопросов правового обслуживания населения, правильной организации работы внутри отдела ЗАГС.

 

    Благодаря системному  подходу к управлению, достигается  взаимодействие всех структурных  подразделений. Совместные совещания  руководителей Управления и руководителей  отделов, проводимые регулярно,  помогают выработать общую политику  действия органов ЗАГС Москвы. На такие совещания приглашаются  представители организаций с которыми контактируют органы ЗАГС.

 

    Эффективность  нашей работы, согласованность действий  в обмене информации с организациями  не входящими в систему, влияет  на работу различных учреждений  города.

 

    Считаю, что эти  результаты, стали возможны благодаря  современной системе управления  органами ЗАГС Москвы, которая  постоянно развивается.  Раздел 2. Характеристика основных структурных  подразделений Управления ЗАГС  Москвы.

 

    Основным функциональным  звеном системы органов ЗАГС  являются отделы ЗАГС, Дворцы  бракосочетания и Отдел накопления  и выдачи документов по регистрации  актов гражданского состояния  (Архивно-информационный отдел). Они  являются структурными подразделениями  Управления ЗАГС г.Москвы, представляет интересы Управления, имеют печать с изображением герба и своим наименованием, но юридическими лицами не являются.

 

2. 1.  Функции Отделов  ЗАГС г.Москвы

 

    После реорганизации  в 1991 году системы органов ЗАГС, сейчас в Москве действуют  27 отделов ЗАГС (до 1991 г. было 33 районных  отдела ЗАГС).

 

    Главная функция  отдела ЗАГС - регистрация актов  гражданского состояния в точном  соответствии с действующим законодательством  о браке и семье, как в  интересах государственных, так  и с целью охраны личных  и имущественных прав граждан.  На схеме 1 представлены статистические  данные о зарегистрированных  актах гражданского состояния  за 2009 год.

 

    В связи с  возложенными на него задачами, Отдел ЗАГС производит:

 

    - регистрацию актов  гражданского состояния: рождения, заключения брака, расторжения  брака, усыновления, установления  отцовства, перемены имени;

 

    - торжественную  регистрацию браков, рождений, чествование  золотых, серебряных и бриллиантовых  юбиляров;

 

    - вносит изменения  в записи актов гражданского  состояния;

 

    - формирует архивный  фонд, выдает повторные свидетельства  и справки о регистрации актов  гражданского состояния;

 

    - истребует от  граждан и других организаций  сведения и документы, необходимые  для регистрации актов гражданского  состояния.

 

        В  то же время обязанностью сотрудников  органов ЗАГС является неразглашение  сведений, ставших известными в  связи с регистрацией актов  гражданского состояния.

 

        Штатное  расписание предусматривает следующую  структуру: начальник, заместитель  начальника, главный специалист, ведущие  специалисты, специалисты 1 категории.  Число сотрудников в зависимости  от количества регистрируемых  актов колеблется от 7 до 16 человек.  Отдел ЗАГС возглавляет начальник.  Начальник и его заместитель,  назначаются и освобождаются  от должности начальником Управления  ЗАГС г.Москвы. Сотрудники отдела назначаются и освобождаются от должности Управлением ЗАГС г.Москвы по представлению начальника отдела. Начальник руководит всей деятельностью отдела ЗАГС, осуществляет все права и обязанности, вытекающие из возложенных на отдел ЗАГС функций и несет персональную ответственность за результаты работы отдела.

 

    Начальник отдела  ЗАГС имеет право:

 

    - издавать приказы  в пределах компетенции отдела  ЗАГС;

 

    -  вносить предложения  по совершенствованию организации  работы в отделе;

 

    - представлять  интересы Управления ЗАГС в  органах самоуправления г.Москвы;

 

    - вносить предложения  о поощрении и наложении взыскания  на сотрудников отдела.

 

    В каждом отделе  ЗАГС издан приказ о распределении  обязанностей между начальником,  заместителем начальника и главным  специалистом в соответствии  с их должностными инструкциями.

 

    Что касается  меня, то я нахожусь в должности  специалиста  1 категории Медведковского отдела ЗАГС Управления ЗАГС Москвы.

 

2.2.  Функции Дворцов  бракосочетаний г.Москвы

 

    Дворцы бракосочетания, как органы ЗАГС,  были созданы  в 1960 году решением исполкома  Моссовета. Сейчас в Москве  четыре Дворца бракосочетания. Основная  функция Дворца бракосочетания - организация торжественной регистрации  брака, чествование золотых и  серебряных юбиляров, регистрация  акта заключения брака в точном  соответствии с действующим законодательством,  выдача повторных свидетельств  и справок о наличии записи  акта о заключении брака.

 

    Статья 32  ФЗ  “Об актах гражданского состояния”  предусматривает, что расторжение  брака может быть произведено  органом ЗАГС по месту  регистрации  брака, что и происходит во  многих Дворцах бракосочетания  России. В Москве, на мой взгляд, правильно отказались от этого,  так как не совсем этично  расторгать браки в учреждении, которое специально создано для  их регистрации.

 

    Закон РФ «Об  актах гражданского состояния»  обязывает органы ЗАГС обеспечить  торжественную обстановку при  регистрации брака по желанию  лиц, вступающих в брак.  Хочу  отметить, что за годы существования  Управления ЗАГС в этом направлении  сделано немало. Создание атмосферы  незабываемого праздника в день  регистрации брака требует от  сотрудника перевоплощения профессии  юриста в сценариста и актера  Разработано около 500 сценариев,  в которых учтены характерные  особенности пары, их возраст,  социальный статус. Каждый текст сценария готовят сами работники отделов ЗАГС и Дворцов бракосочетания. Большую практическую помощь в этом оказывают сотрудникам, организованные Управлением ЗАГС постоянно-действующие семинары, ежегодно проводимые конкурсы ведущих церемонию бракосочетания.

 

    Торжественное  чествование юбиляров  супружеской  жизни – стало традицией в  городе. Только в 2009 году в Москве  отметили семейный юбилей 5.929 «Золотых»  и 968 «Бриллиантовых» супружеских  пар (схема 2). В соответствии с распоряжением Мэра Москвы от 23 ноября 1999 г. “О чествовании “Золотых” и “Бриллиантовых” юбиляров супружеской жизни”, с 2000 года в функции отделов ЗАГС и Дворцов бракосочетаний входит сбор информации о юбилярах супружеской жизни и передачи её в автоматизированном режиме в органы социальной защиты населения, для начисления ими единовременной денежной выплаты. По желанию юбиляров они могут отметить это событие в отделах ЗАГС или Дворце бракосочетания. Подготовка и проведение церемонии требует от организаторов неформального подхода, больших душевных затрат и творчества.

 

    Приказом начальника  Управления ЗАГС от 13.01.2001, был  утвержден Методический совет  по организации торжественной  церемонии бракосочетания и чествования  юбиляров супружеской жизни. В  его функции входит проведение  проверок отделов ЗАГС, с целью  изучения, обобщения и распространения  практики работы по организации  торжественной церемонии.

 

2.3.  Архивно-информационный  отдел

 

    Является одним  из структурных подразделений  Управления ЗАГС г.Москвы. В задачи отдела входит обеспечение надлежащих условий хранения и использования книг государственной регистрации актов гражданского состояния и другой документации. В архивно-информационном отделе находятся на хранении вторые экземпляры актовых записей, составленных органами ЗАГС г.Москвы. Это 20 млн. актовых записей, представляющих более 100 архивных фондов с 1918 года. С 1979 г. в архив на хранение поступают первые экземпляры актовых записей, составленных консульскими учреждениями за границей и бюро ЗАГС  Западной группы войск на территории Германии, Польши, Чехословакии в 1979-1992 гг.