Автоматизация регистрации документов

Защита информации. Каждое рабочее место может быть защищено паролем от попытки несанкционированного доступа к информации и выполнения действий от лица пользователя. При этом система должна соответствовать существующей делопроизводственной практике, поддерживать полный жизненный цикл документа в организации: от его первичной регистрации до списания в дело. Система должна пройти государственную сертификацию на соответствие ГОСТов по делопроизводству.

Создание систем делопроизводства для организаций, имеющих особые требования по защите информации, проводятся с учетом того, что необходимо обеспечить совместимость системы с любыми специальными средствами защиты информации, в том числе сертифицированными, что позволит согласовать ее использование  с уже действующими стандартами  безопасности.

4. Вопросы практического  применения систем автоматизации  делопроизводства и документооборота  на современном этапе.

Внедрение АС ДОУ имеет следующие  ярко выраженные положительные стороны:

1. Во всех подразделениях и  в организации в целом вводится  унифицированная, формализованная  и строго регламентированная  технология делопроизводства.

2. Организация становится полностью  управляемой. Появляется возможность  ответить на любой вопрос по  документам и исполнителям, осуществлять  анализ и управление документационной  деятельностью.

3. Поскольку компьютерная сеть  может охватывать не только  центральный офис организации,  но и ее территориально-удаленные  подразделения, то управляемость  может распространяться на всю  территориально-распределенную структуру  организации.

4. Система автоматизации делопроизводства, по сути, является носителем строго  формализованной и строго документированной  технологической информации о  правилах и порядке работы  с документами. В результате  уменьшается зависимость организации  от персонала как физического  носителя технологических знаний  и правил работы с документами.

4. Ускоряется прохождение документов  по организации, особенно при  организации электронного документооборота.

5. Снижается трудоемкость делопроизводственных  операций. При этом, однако, нужно  иметь в виду, что необходимость  ввода полной и точной информации  о документе, скажем, при его  первичной регистрации может  потребовать дополнительных усилий  на некоторых рабочих местах, тогда как трудоемкость работы  на других рабочих местах, использующих  эту информацию, может сократиться  в несколько раз.

6. Качественный выигрыш достигается  при организации взаимоувязанного  электронного документооборота  между организациями, поскольку  полностью отпадают проблемы, связанные  с изготовлением и пересылкой  бумажных документов, а затем  - в повторном вводе реквизитов  и текстов полученных документов.

При этом основным фактором, сдерживающим повсеместное внедрение таких систем, по-прежнему остается российская действительность. Это в первую очередь общий  ограниченный уровень компьютеризации, ограниченное количество компьютеров  и компьютерных сетей в организациях.

Кроме того, внедрению новых технологий мешает низкий уровень делопроизводственной грамотности и культуры в организациях (как исполнителей, так и руководителей  и - особенно - специалистов, отвечающих за информационные технологии), непонимание  содержания, роли и места АС ДОУ  в деятельности организаций. В результате, зачастую, дорогостоящие компьютерные сети используются с далеко не полной загрузкой, не затрагивая задач управления организацией, к которым, в первую очередь, относится управление документационной деятельностью.

В связи с недостаточным уровнем  государственного регулирования имеют  место большие индивидуальные различия в организации делопроизводства в различных компаниях, в частности, даже при выполнении технологических  операций с документами (от регистрации  до распечатки). В результате приходится реализовывать всякий раз дорогостоящие  индивидуальные проекты для каждой организации. Еще больше проблем  с «заказными» системами возникает  на этапах эксплуатации и развития этих систем, взаимодействия между  различными организациями. За рубежом  проекты типа «электронного правительства» как раз связаны с экономией  затрат на разработку, ввод в действие, сопровождение и взаимообмен  за счет максимально унифицированных  решений.

И тем не менее, применение новых  информационных технологий в области  ДОУ позволяет относиться к делопроизводству не как к жесткому и консервативному  механизму, а как к эффективному и гибкому инструменту реализации различного рода инноваций в этой области.

Автоматизированные системы ДОУ  позволяют решить ключевой вопрос делопроизводства. Они позволяют реализовать любую  степень децентрализации делопроизводства при одновременном обеспечении  централизованного учета и контроля. Вплоть до того, что каждый специалист может самостоятельно в пределах своей компетенции регистрировать документы и направлять их для  дальнейшей работы, находясь при этом под полным контролем своих руководителей. Таким образом, организация может  динамично перестраивать свою структуру  без потери управляемости.

Создаются предпосылки к реализации более эффективных схем управления. В традиционной практике документы  в подразделения организации, будь то локальные или удаленные, направляются от руководителя организации к руководителю подразделения до конкретных исполнителей. Это позволяет руководителю каждого  уровня эффективно контролировать деятельность своих сотрудников, однако длинные  и зачастую формальные цепочки резко  снижают эффективность управления. Правильно построенная АС ДОУ  позволяет направлять документы  непосредственно лицам, которые  будут исполнять поручения, при  этом руководители сохраняют полный контроль как за прохождением самого поручения, так и за его исполнением.

Появляются предпосылки для  организации электронного документооборота в том объеме, к которому готова сама организация. Правильно построенная  система будет работать как с  данными о прохождении и исполнении документов (независимо от того, бумажные они или электронные), так и  с самими электронными документами, к которым эти данные относятся. Включение электронных документов в делопроизводственный цикл позволяет  перейти на качественно новый  уровень работы с документами.

Снимается часть проблем, связанных  с территориальной удаленностью подразделений организации или  индивидуальных рабочих мест ее сотрудников. АС ДОУ позволяет организовать нормальную работу с документами всех сотрудников  независимо от местонахождения их рабочих  мест (конечно, при наличии линий  связи).

АС ДОУ позволяет обеспечить внедрение современных систем управления ресурсами предприятия. Системы  управления ресурсами обычно содержат лишь данные о бизнес-процессах и  не хранят документов как таковых, в  то время как АС ДОУ может взять  на себя функции документационного  контура управления, в том числе  связанного с бизнес-процессами.

АС ДОУ создает основу для  интеграции всех документационных технологий в единый комплекс, включая средства сканирования документов и распознавания  текстов, средства обработки и пересылки  электронных документов, приема и  передачи факсимильной информации, печати и тиражирования документов и  т.д.

Заключение

Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления  документа путем проставления на нем индекса с последующей  записью необходимых сведений о  документе в регистрационных  формах.

Как видно из вышеизложенного, автоматизация  процесса регистрации документов идет по пути включения данной функции  в единые интегрированные программные  комплексы автоматизации делопроизводства и документооборота. Помимо собственно регистрационно – учетных функций, они обслуживают весь процесс  прохождения документа в организации, плюс обеспечивают архивное ранение  документов, аналитическую обработку  содержащихся в документах сведений, информационно – справочное обеспечение  деятельности организации, предоставляют  возможность поиска любого документа  о элемента содержания или по любым  реквизитам  максимально короткие сроки.

И между тем основы информационного  обеспечения закладываются именно на стадии регистрации документов средствами автоматической системы. Поскольку  любой программный комплекс способен производить лишь обработку веденной в него вручную информации, при  неполном или недостоверном введении в АС ДОУ реквизитов документов, при использовании в тексте документа  вычурных, малоупотребляемых слов и  выражений, наконец в случае банальных  опечаток или грамматических ошибок, система не может самостоятельно исправить недоработку оператора. В ответ на невнимательность при  вводе информации даже самая совершенная  система автоматизации делопроизводства начнет выдавать неверные сведения, и  очень быстро вместо организующего  эффекта даст абсолютно противоположный  – разрушающий, и, корме того, дискредитирует себя и своих создателей в глазах сотрудников организации.

Все это требует неуклонного  повышения ответственности и  уровня подготовки сотрудников, осуществляющих регистрацию документов средствами АС ДОУ.

Зато использование средств  автоматизации делопроизводства способно обеспечить экономию трудовых и материальных затрат на работу с документами; эффект за счет унификации документационной деятельности организации и уменьшение зависимости от индивидуального  технологического опыта персонала; сокращение временных циклов работы с документами и создание единого  документального пространства, и  полный контроль за регистрацией и  движением документов и исполнительской  дисциплиной.

Список использованной литературы

1.     Автоматизация регистрации документов: новые возмжности программных средств. // Бухгалтер. – 2003 г. – №1.

2.     Алексенцев А.И. Автоматизация делопроизводства. - М.: ЗАО Бизнес-школа «Интел-синтез», 2004 г.

3.     Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие / Издание 6-е, переработанное и дополненное - М.: ЗАО Бизнес-школа «Интел-синтез», 2005 г.

4.     Баласанян В. Концепция автоматизации отечественного документооборота // Открытые системы – 2001. - №1.

5.     Барановский В.П. Автоматизация ДОУ. Учебное пособие. – М.: Изд.-во Экмос, 2004 г.

6.      Григорьев С.В. Автоматизация документооборота. / Под ред. В.А. Федоовой и др. - М.: Технология, 2004 г.

7.     Кирсанова М.В. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления. Учебное пособие.-2-е изд. - М.: ИНФРА-М, 2005 г.

8.     Электронный документооборот. – М.: Новый век, 2001 г.