Алгоритм заполнения первичных документов в 1С: Бухгалтерия

    2. Переход к единому операционному дню — следующий этап по формированию единой банковской бухгалтерии, ориентированной на отчетность. Основным содержанием этапа явилось формирование консолидированной отчетности в рамках многовалютной системы учета.

    3. Потребности расширения возможностей анализа деятельности банка привели к созданию интегрированных систем банковского учета. Основные признаки этапа: расширение аналитических возможностей в многофилиальном банке, включая анализ клиентской базы.

    4. Интеграция в части возможностей анализа отчетности реализуется многофункциональными системами управления банковской деятельностью.

    5. Дальнейшее развитие интегрированных АИС происходит в направлении распределенных комплексных адаптативных систем управления банковской деятельностью. Характерными чертами таких систем является формирование единого информационного пространства, адаптируемость в зависимости от изменяющихся требований и внешних условий (включая изменения законодательства и нормативов, расширение номенклатуры услуг), комплексность решений, основанных на методах проектирования информационных систем.

Этапы развития банковских АИС:

 

2. Модели документооборота в информационных системах бухгалтерского учета

    В автоматизированной информационной системе  бухгалтерского учета важно не только иметь комплект компьютерных форм документов и обеспечить максимальную работу при  вводе данных, но и организовать оптимальную схему движения документов – документооборот, который поддерживал  бы естественную технологию работы с  документами. Электронный документооборот  рассматривается здесь только применительно  к процедурам обработки операционных документов при осуществлении бухгалтерского и оперативного учета.

    Документооборот – движение документов на предприятии с момента их получения или создания до трансформации их в систему записей на бухгалтерских счетах или до завершения исполнения и сдачи в архив.

В настоящее  время в зависимости от того, является ли АИС-БУ локальной или входит в  состав комплексной информационной системы предприятия как ее компонент, сформировались два основных подхода  к работе с операционными учетными документами.

    Первый  подход заключается в том, что  каждый возникший документ сразу  же должен найти отражение на счетах бухгалтерского учета. В основе этого  подхода лежит принцип взаимосвязи  документов и записей массива  информации о хозяйственных операциях, что и реализуется во всех моделях, присущих данному подходу. Второй подход ориентирован на документооборот всего  предприятия и базируется на системе  взаимосвязей между документами  разных видов.

    При первом подходе в компьютерных системах бухгалтерского учета применяется  одна из следующих трех моделей документооборота, в которых документ рассматривается  как:

• дополнение к хозяйственной операции (1-я модель);
• средство формирования записи массива информации о хозяйственных операциях (2-я модель)
• вспомогательный информационный объект (3-я модель)

    Модель  документооборота – это порядок формирования, регистрации, хранения, обработки и трансформации документов в систему записей на бухгалтерских счетах.

    Первая  модель рассматривает документ как  дополнение к хозяйственной операции, отраженной в информационной базе –  массиве информации о хозяйственных  операциях. Эта модель реализует  технологию работы с первичными документами  и отражения их данных в учетных  информационных базах по схеме:

    возникновение хозяйственной операции > запись в массиве информации о хозяйственных операциях > первичный документ.

    О системах, использующих данную технологию, говорят, что они работают «от  проводки». Центральным понятием в  таких системах является понятие  «хозяйственная операция», «проводка», а первичный документ трактуется лишь как выходная форма, которая  является дополнением к хозяйственной  операции.

    При такой модели бухгалтер, обрабатывая  входящие документы, преобразует их вручную или с помощью программы (например, аппарата типовых операций) в записи массива информации о  хозяйственных операциях, которые  отражаются в журнале хозяйственных  операций. 

Схема формирования записей массива информации о  хозяйственных операциях  и документа  при первой модели документооборота 

 
 

    Только  после ввода хозяйственной операции документ формируется автоматически, либо по запросу бухгалтера. Часть  реквизитов в поля шаблона документа  подставляются программой из введенной  записи, а некоторые вводятся дополнительно. Сформированный документ можно отпечатать.

    Здесь входящие документы отдельно в базе данных не регистрируются. Те документы, которые формируются программой, либо хранятся в привязке к тем  записям, на основе которых были сформированы, но часто после печати вообще не сохраняются. Некоторые программы  позволяют  хранить документы  в компьютерном архиве, но без связи  с породившими их записями массива  хозяйственной операцией.

    Недостаток  рассмотренной технологии заключается  в том, что введенная запись о  хозяйственной операции сразу же становится актуальной. Определяемые ею проводки участвуют в расчетах оборотов и сальдо, что не всегда является правильным. В реальных условиях часто имеет место временной  разрыв (лаг) между созданием первичного документа, совершением по нему операции, вводом  соответствующих записей  в массив хозяйственных операций и актуализацией проводок, определяемых этими записями. Поэтому бухгалтер  должен отслеживать записи, по которым  был выписан документ, но не была совершена сама хозяйственная операция.

    Изложенная  модель интерпретации первичных  документов нарушает привычную технологию введения бухгалтерского учета, при  которой хозяйственная операция отражается в учете только после ее совершения и подтверждения этого факта соответствующим документом. Здесь же именно запись об операции становится основой для формирования документа.

    Вторая  модель рассматривает документ как  средство формирования записей массива  информации о хозяйственных операциях. Эта модель реализует технологию работы с первичными документами  по следующей схеме:

    возникновение хозяйственной операции > первичный документ > запись в массиве информации о хозяйственных операциях.

    При данной модели бухгалтер сначала  заполняет экранную форму первичного документа определенного вида, а  программа формирует документ и  дает возможность его распечатать. По данным, введенным на основе макета документа, программа формирует  соответствующие ему записи массива  информации о хозяйственных операциях. После этого связь документа  со сформированными записями теряется.

Схема формирования записей массива информации о  хозяйственных операциях  и документа  при второй модели документооборота

 
 

    Как и в первой модели, сформированные по данным документа проводки считаются  «подтвержденными», актуальными и  всегда участвуют в расчете оборотов и остатков счетов. Здесь также  не соблюдается временной лаг  между выпиской документа, совершением  операции и отражением их в учете, т.е. система работает по неутвержденным документам. Сам документ рассматривается  только как средство, позволяющее  сформировать записи на счетах. Следовательно, здесь сохраняются все недостатки первой модели, а разница состоит  лишь в том, что записи о хозяйственных операциях формируются по данным документов, а не документы по данным записей о хозяйственных операциях, как в первой модели. В силу сказанного эту модель также нельзя признать полноценной.

    Использование первых двух моделей возможно лишь тогда, когда сформированные на основе неутвержденного документа проводки являются «прогнозными», хранящимися  в базе данных. Но не изменяющими  сальдо и обороты затрагиваемых  ими счетов. После реального совершения операции бухгалтер должен пометить их как «проведенными», и с этого  моменте они должны учитываться  программой при выполнении расчетов. 

    Таким образом, основной недостаток первых двух моделей – несоблюдение временного лага между созданием документа  и формированием соответствующих  ему записей на счетах.

    Третья  модель рассматривает документ как  вспомогательный информационный объект. Основной целью реализации этой модели является отделение действий по регистрации  документов в базе данных от их преобразования в записи массива информации о  хозяйственных операциях. Эта модель реализует технологию работы с первичными документами по схеме:

    возникновение хозяйственной операции > первичный документ > совершение хозяйственной операции > запись в массив информации о хозяйственных операциях.

    Так же, как и во второй модели, здесь  сначала вводятся данные документа, но при этом соблюдается временной  лаг между его формирование и  отражением содержания хозяйственной  операции на счетах бухгалтерского учета.

Схема формирования записей массива информации о  хозяйственных операциях  и документа  при третьей модели документооборота

 

 

 
 

    Технология  работы такова. Сначала программа  предлагает бухгалтеру заполнить экранную форму первичного документа. На основе введенных данных документ формируется, печатается, регистрируется в реестре  документов и сохраняется в электронном  архиве. Часто однотипные документы  регистрируются в отдельных реестрах и архивах. Возможен вариант, когда  документ сначала регистрируется в  реестре, а затем предлагается бухгалтеру для заполнения. К зарегистрированному в реестре и сохраненному в архиве документу бухгалтер может неоднократно возвращаться, корректировать его и заново печатать.