Архивные описи и другие информационно–справочные документы архива. цели создания, виды, использование

10) материалы о фондообразователе;

11) изобразительные материалы;

12) материалы членов семьи фондообразователя;

13) материалы разных лиц, отложившиеся  в фонде;

14) коллекции.

       Для представителей науки, управления, производства и других возможна аналогичная классификация дел в пределах личного фонда. В схеме классификации для других фондов могут отсутствовать какие-либо из перечисленных разделов, но возможно наличием других, непредусмотренных этой примерной схемой разделов, отражающих специфику документов и деятельность самого фондообразователя. Сложность классификации в пределах самой мелкой группы дел заключается в том, что приходится одновременно учитывать все признаки и располагать дела в систематическом порядке с учетом значимости авторов, корреспондентов, содержания, делопроизводственных форм и т.д. Для дальнейшей классификации используются графическая или текстовые классификационные схемы. В графической схеме изображаются графически (кружочками, ромбиками, квадратами и др.) и текстуально поясняются все признаки группировки документов, начиная от высших групп, созданных на основании ведущих классификационных признаков, и кончая самыми низшими группами, созданными с учетом всех, в том числе и второстепенных признаков классификации. Здесь же в схеме указывается и порядок расположения дел в пределах самых мелких групп. Графические схемы классификации документов встречаются крайне редко. Наибольшее распространение в отечественных архивах получили текстовые классификационные схемы. В текстовой схеме классификации документов архивного фонда последовательно перечисляются все разделы, подразделы и более мелкие деления, в которые должны быть сгруппированы дела фонда. Порядок расположения дел в пределах самых низших делений означается перечислением заголовков дел. 

Распределение дел в соответствии со схемой классификации  может проводиться двумя способами: непосредственной группировки и расположения дел в соответствии со схемой классификации или карточным способом. При непосредственной группировке дела физически группируются по разделам и другим более мелким делениям в схеме и последовательно располагаются с учетом указанного в схеме порядка. При карточном способе группируются не сами дела, а карточки с описанными на них делами. Карточки для описания располагаются в предусмотренной схемой классификации последовательности и нумеруются в порядке валовой нумерации. После этого проводится уже окончательная группировка дел фонда. Карточный способ классификации документов наиболее удобен в тех случаях, когда архивный фонд велик по объему и сложен по составу. Кроме того, этот способ обеспечивает большую сохранность документов, так как не требует многократного перемещения единиц хранения по группам, подгруппам, а также экономит рабочее время.

1.3 Составление собственно архивной описи дел

 

После проведения классификации дел (или карточек) фонда в  соответствии с разработанной для конкретного фонда классификационной схемой составляется архивная опись. В зависимости от схемы классификации, объема и завершенности комплектования

фонда (или любого другого комплекса  документов) могут быть составлены одна или несколько описей. Отдельная самостоятельная опись может быть составлена: на все дела фонда, если учреждение прекратило свое существование; дела всех лет одной структурной части, если она прекратила свое существование; дела за один год или несколько лет деятельности учреждения- фондообразователя, а также одной или нескольких функциональных, предметно-тематических (материалы по личному составу, научно-техническая документация, фотоальбомы, творческие документы и т.д.) и других частей;

все дела объединенного фонда или  каждого, входящего в объединенный фонд учреждения. Следует помнить, что количество дел, внесенных в одну опись, не должно превышать самого большого четырехзначного числа (т.е. 9999).Как уже отмечалось, опись отражает систему организации документов фонда и закрепляет классификацию дел внутри фонда путем присвоения делу порядкового номера. В описи выделяются разделы, подразделы и более мелкие деления в соответствии со схемой классификации дел фонда.

Опись документов (основная информационная часть) состоит из описательных статей. Описательная статья описи представляет собой совокупность сведений о единице хранения и состоит из следующих элементов:

-порядкового номера;

-делопроизводственного индекса (номера дела по номенклатуре или старого инвентарного номера);

-заголовка дела и в ряде случаев аннотации документа;

-крайних дат документов в деле (число, месяц, год);

-количества листов в деле;

-примечаний.

Каждому из элементов статьи, выполняющему определенную функцию, соответствует своя графа в листе описи. «Порядковый номер» — отражает учетную функцию

описи, закрепляет последовательность расположения дел в фонде. Присвоенный в порядке валовой нумерации номер последней статьи указывает на количество единиц хранения, включенных в опись. При изменении количественного состава дел описи делается соответствующая запись в конце описи «Итоговые записи».¹

При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования: 

- заголовки дел вносятся в  опись в соответствии с принятой  схемой систематизации на основе  номенклатуры дел; 

- каждое дело вносится в опись  под самостоятельным порядковым  номером (если дело состоит  из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером); 

- порядок нумерации дел в  описи - валовый за несколько  лет; порядок присвоения номеров  описям структурных подразделений  устанавливается по согласованию  с архивом; 

- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; 

- при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); 

- графа описи "Примечания" используется для отметок о  приеме дел, особенностях их  физического состояния, о передаче  дел другим структурным подразделениям  со ссылкой на необходимый  акт, о наличии копий и т.п. 

       В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров). 

      Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем структурного подразделения. 

      По требованию архива организации к описи могут составляться оглавление, список сокращений, указатели. 

На основе описей дел структурных  подразделений составляется годовой  раздел сводной описи дел организации, подготовка которого возлагается на архив организации под непосредственным методическим руководством соответствующего архивного учреждения. В годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются заголовки дел постоянного хранения, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений, и заголовки дел, сформированных из документов, выделенных из дел с временными сроками хранения, имевших отметку "ЭПК", причем только после сверки их со сводной номенклатурой за тот же год и проверки правильности формирования и оформления дел. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, дела подвергаются расшивке и переформированию при обнаружении, что дело сформировано неправильно. 

         Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения составляется по установленной форме. Первому годовому разделу сводной описи дел фонда присваивается номер по листу фонда, все последующие годовые разделы числятся за этим номером до образования законченной описи. (Приложение 2)

Заголовки дел, включенные в годовой  раздел сводной описи дел постоянного  хранения, нумеруются в валовом порядке. 

        Заголовки  дополнительно обнаруженных дел  в зависимости от их количества могут быть внесены в годовой раздел под литерными номерами в соответствии с принятой систематизацией или в конец годового раздела. После внесения в опись записей о поступлении или выбытии дел составляется окончательная итоговая запись, в которой указываются также основания внесенных изменений. 

       Внесение  в годовой раздел сводной описи  дел изменений после утверждения  его ЭПК архивного учреждения  допускается только после принятия  ЭПК, утвердившей этот раздел, соответствующего решения.  

  К первому годовому разделу сводной описи дел постоянного хранения составляется предисловие и при необходимости - указатели, оглавление, список сокращенных слов, которые составляют справочный аппарат годового раздела описи.  
В предисловие включаются сведения об основных направлениях деятельности и структуре организации за период, который охватывают дела описи; дается краткая характеристика содержания и полноты документов фонда, включенных в раздел; указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда; отмечаются наиболее типичные группы дел как по разновидностям документов, так и по содержанию; дается краткая характеристика содержащейся в описи информации о подведомственных или вышестоящих организациях; освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел, наличие справочного аппарата к разделу, основные принципы его составления и порядок пользования им. 

          Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления предисловия и заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив).  
        Оглавление составляется, если в годовом разделе сводной описи дел имеются подразделы, другие более мелкие группы дел, справочный аппарат к разделу. В оглавлении перечисляются: предисловие, список сокращений (составляемый в необходимых случаях), названия всех подразделов и более мелких групп дел, включенных в раздел, указатели (если они имеются). 

      Годовой раздел сводной описи дел составляется в 4-х экземплярах.  
Годовые разделы, если они не являются законченной описью, не подшиваются и не переплетаются; они должны храниться в папках с клапанами и завязками.  
 Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения подлежит рассмотрению ЦЭК (ЭК) организации, после чего в случае согласования в конце раздела ставится гриф "Согласовано" с указанием номера протокола ЦЭК (ЭК) и даты заседания, на котором он был рассмотрен. Одобренные годовые разделы направляются на рассмотрение архивного учреждения в соответствии со сроками, установленными графикомпредставления описей дел на рассмотрение ЭПК архивного учреждения, но не позднее чем через 2 года, а центральным архивом министерства, ведомства Российской Федерации (центральным отраслевым архивом при министерстве, ведомстве Российской Федерации) - через 4 года после завершения делопроизводством дел, включенных в раздел. Представляются 4 его экземпляра.  
       После утверждения годового раздела ЭПК архивного учреждения раздел утверждается руководителем организации, затем первый экземпляр годового раздела сводной описи в качестве контрольного передается в государственный архив, остальные остаются в организации. 

Несколько годовых разделов сводных  описей дел постоянного хранения или один годовой раздел, число заголовков дел в которых достигло четырехзначной цифры, считаются законченной архивной описью. 

      В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся дел постоянного хранения (до 200 дел) опись считается законченной, если в нее включены годовые разделы сводных описей дел постоянного хранения за 5 лет.

       Каждой законченной описи присваивается номер. Законченная опись имеет самостоятельную нумерацию заголовков дел, к ней составляются итоговая запись и заверительная надпись. Итоговая запись и заверительная надпись к законченной описи составляются так же, как к годовому разделу сводной описи дел. При этом заверительные надписи, составленные к годовым разделам сводных описей дел, изымаются.  
Обязательным элементом оформления законченной описи является титульный лист.  
На титульном листе законченной описи дел постоянного хранения указываются:  
-название фонда;

-номер фонда; 

-номер описи; 

-название описи, которое включает указание категории документов (постоянного, временного хранения, по личному составу и т.д.), содержащихся в делах, заголовки которых включены в опись;  

-крайние даты дел, включенных  в опись. 

       Перед названием фонда на титульном листе оставляется место для написания полного названия государственного архива, в котором будут постоянно храниться дела данной организации.  
       К законченной описи обязательно составляются оглавление и предисловие, а также указатели и список сокращенных слов при наличии последних в годовых разделах.  
Законченная опись вместе с титульным листом и справочным аппаратом к ней заключается в твердую обложку и переплетается. 

       В годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения включаются заголовки дел, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений. 

Годовой раздел сводной описи дел  временного (свыше 10 лет) хранения составляется по установленной форме 

      Систематизация заголовков дел в годовом разделе сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения соответствует систематизации заголовков дел в сводной номенклатуре дел за этот же год.

      Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения печатается в двух экземплярах и одобряется вначале ЦЭК (ЭК) организации, а затем утверждается ее руководителем.  
      Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку с учетом следующей последовательности: