Архивные справочники

Справочные данные о фонде сообщают поисковые сведения в виде номера фонда; объем фонда позволяет судить в определенной мере о сохранности документов, составе фонда.

Хронологические рамки документов дают информацию об их принадлежности к определенной исторической эпохе и их сохранности за весь или частичный период деятельности фондообразователя, что вместе с характеристикой объема фонда дает представление о возможном содержании фонда. Сведения о наличии научно-справочного аппарата к документам фонда указывают дальнейшие пункты поиска информации.

Важной частью фонда является историческая справка, которая помогает вскрыть сущность исторических и логических связей документов описываемого комплекса, уяснить характер и правильно оценить содержание документов, включенных в аннотацию. Историческая справка является своего рода введением к аннотации, давая общее представление о месте данной организации в системе государственного аппарата, периода ее деятельности, масштабе и функциях (если название фонда не сообщает эти данные).

Аннотация состава и содержания документов фонда представляет собой краткое обобщенное описание состава документов и их содержания.

В аннотации может быть указана хронология темы, вопросов и отдельных групп документов и обозначены их графические границы.

В характеристику фонда может включаться библиографический список литературы о фонде. В соответствии с действующими государственными стандартами в нем дается описание изданий по истории фондообразователя, справочников и исследований о документах и публикациях документов фонда.

Основную часть путеводителя дополняет характеристика печатных изданий, в которой приводятся сведения о количестве печатных изданий, их хронологических рамках, аннотируется их состав и содержание, отмечается наличие редких изданий, изданий на языках народов РФ и иностранных языках, журнального фонда, персональных и коллекционных собраний, системы каталогов.

Характеристика небольшого по объему фонда печатных изданий может быть дана в предисловии к путеводителю.

 

4.2. Справочный аппарат к путеводителю

 

Основными элементами справочного аппарата в путеводителе являются:  титульный лист, оглавление, предисловие, список сокращений, указатели.

Следует знать, что титульный лист не только завершает оформление справочника, но и содержит основные сведения справочно-ориентирующего характера. Это – информация общего характера о подведомственности данного архива, названии архива и названии справочника, о месте и времени издания.

Для повышения информативности оглавления целесообразно включать в него постраничный перечень не только разделов, подразделов, но и рубрик. Оглавление несет определенную информационную нагрузку, показывая основные ступени систематизации, давая конкретную и наглядную информацию о структуре описания комплекса документов в целом.

Предисловие включает общие сведения по истории архива, на документы которого составлен данный справочник, по составу и содержанию документов и построению справочника. История архива дается очень кратко, освещаются такие вопросы, как история комплектования архива, его объем и профиль.

Основное внимание в предисловии уделяется характеристике материалов и принципам построения справочника. Как правило, дается общая оценка хранящихся документов. Основной акцент делается на те аспекты их содержания, которые составляют специфику данного архива.

Кроме того, указывается объем, степень сохранности документов, приводятся сведения об опубликованных документах архива. В предисловие следует включать сведения о материалах, относящихся к профилю архива, но хранящихся в других архивах, библиотеках, музеях. При отсутствии в путеводителе списка непрофильных фондов, хранящихся в архиве, в предисловии целесообразно оговорить их наличие в составе архива.

В последний части предисловия даются сведения о принципах построения справочника; составе характеристик, справочного аппарата и приложений.

Выбор остальных элементов справочного аппарата зависит от назначения и формы издания. Для многотомных изданий составляет справочный аппарат как для всего издания в целом, так и для отдельных томов.

Методика составления списка сокращений, указателей и оглавления к путеводителям аналогична методике подготовки этих элементов справочного аппарата к описи.

Таким образом, путеводитель может создаваться по фондам всех государственных архивов СССР в целом, по фондам всех или нескольких архивов республики, края, области, по фондам отдельного государственного архива, по отдельному комплексу фондов государственного архива (ов).

 

Глава 5. Обзоры документов и другие архивные справочники

 

Обзор архивных документов – тип архивного справочника, включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов архивных документов, дополненные в необходимых случаях источниковедческим анализом этих документов.

Комплексы документов, сведения о которых включаются в обзор, могут быть связаны между собой единством происхождения или единством содержания. В зависимости от этого различают два вида обзоров: обзоры архивных фондов и тематические обзоры документов.

Обзор архивного фонда – вид обзора документов, включающий систематизированные сведения о составе и содержании документов архивного фонда с их источниковедческим анализом.

Тематический обзор документов – вид обзора документов, включающий систематизированные сведения о составе и содержании документов одного или нескольких архивных фондов по определенной теме с источниковедческим анализом этих документов.

 

5.1. Характеристика документов в обзоре

 

В характеристике документов излагаются сведения о документах.

Схемами построения обзоров архивного фонда являются:

1. структурная;
2. отраслевая;
3. тематическая;
4. хронологическая;
5. номинальная.

Для тематического обзора документов используются следующие схемы:

1. отраслевая;
2. тематическая;
3. хронологическая.

Как видам, структурная и номинальная схемы применяются только при составлении обзоров фондов. Применение остальных схем возможно как при составлении обзоров фондов, так и при составлении обзоров фондов, так и при составлении тематических обзоров.

Сведения о составе и содержании документов в обзорах принято называть аннотацией. Аннотация может составлять как на группу однородных по содержанию дел и документов, так и на отдельные дела и документы. В зависимости от этого аннотации называются или групповыми, или индивидуальными.

Источниковедческая характеристика документов помогает лучше показать их значение и ценность, дает возможность детально составить более объективное представление о характере и содержании документов, степени их важности, а, следовательно, их последующего использования.

В обзорах сведения об аннотациях документов сопровождаются точными поисковыми данными, которые должны обеспечить быстрое разыскание обозреваемых материалов.

Состав поисковых данных в обзорах архивных фондов складывается из номеров описей и единиц хранения. Необходимо обозначение номеров листов, если аннотируются отдельные документы.

Поисковые данные указываются рядом с аннотацией документов, и заключается в круглые скобки. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5.2. Справочный аппарат к обзору

 

Рассмотрим вторую часть обзоров документов – справочный аппарат.

На титульном листе обзора архивного фонда после названия архива указывается тип справочника – обзор фонда, номер фонда, крайние даты документов, год издания или год составления обзора.

На титульном листе тематического обзора после указания типа справочника следует название темы обзора, крайние даты документов по теме, год издания обзора.

Предисловие к обзору архивного фонда составляется по аналогии к описи.

В предисловии к тематическому обзору в исторической части характеризуется тема, обосновывается ее актуальность, а история фондообразователя дается лишь под углом зрения этой темы.

Характеристика основных групп фондообразователя показывает взаимосвязи в содержании документов и, таким образом, значение и место соответствующих категорий материалов при разработке темы. Если тематический обзор составляется на один фонд, то историческая часть подготавливается по образцу предисловия к обзору фонда.

Таким образом, информация о документах в обзоре должна быть четкой, точной, конкретной, компактной, что достигается путем дифференцированного подхода к использованию групповых и индивидуальных аннотаций.

 

Глава 6. Архивный указатель

Архивный указатель – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень наименований предметов или объектов, о которых содержаться сведения в архивных документах, с указанием их поисковых данных.

Указатели могут быть:

• межархивными;
• межфондовыми;
• внутрифондовыми;
• на документы одной описи;
• нескольких описей фонда;
• целого фонда;
• несколько фондов одного архива;
• несколько архивов.

Указатели могут составляться:

• к заголовкам единиц хранения без их просмотра;
• к отдельным документам с их просмотрам.

По структуре своих рубрик указатели являются:

• глухими;
• раскрытыми.

По рубрикам указатели делятся:

• на алфавитные;
• систематические;
• хронологические.

Основные виды указателей:

• тематический;
• именной;
• географический;
• хронологический;
• алфавитный;

• систематический.

Таким образом, основные  требования, предъявляемые при составлении указателей – полнота, то есть отражение всех наиболее существенных понятий, содержащихся в тексте, и точность, то есть правильность указания на местонахождение информации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

Итак, целью данной курсовой работы являлось исследование архивных справочников.

В данной курсовой работе исследователь сделал попутку решить следующие задачи.

 В первой главе были раскрыты понятия «архивный справочник», кратко рассмотрены типы архивных справочников. Таким образом, каждый архивный справочник – звено сложной информационной системы, выполняющий строго определенные функции и ни в коем случае не дублируя, а дополняя информацию других типов справочников.

  Во второй главе был раскрыт вопрос об архивной описи, понятие «архивная опись», рассмотрели состав справочного аппарата к описи. Таким образом, архивная опись предназначена для учета единиц хранения и раскрытия их содержания. Опись является основным, базовым архивным справочником, к ним в первую очередь обращаются исследователи, придя в архив.

    В третей главе говорилось об архивном каталоге и его видах. Таким образом, в каталог включаются сведения, которые содержат информацию о сущности событий, факторов, явлений, отраженных в документах, раскрывающих закономерности их развития, показывающих характерные  особенности их проявления, о деятельности фондообразователя или учреждения его системы.

 В четвертой главе было сказано об архивном путеводителе. Рассмотрели его виды, характеристику фондов в путеводителе досоветского, советского и современного периода, основное требование, предъявляемое к характеристике фонда, а также состав справочного аппарата к путеводителю. Таким образом, путеводитель может создаваться по фондам всех государственных архивов СССР в целом, по фондам всех или нескольких архивов республики, края, области, по фондам отдельного государственного архива, по отдельному комплексу фондов государственного архива (ов).

 В пятой главе был рассмотрен обзор архивных документов, его характеристика, справочный аппарат к обзору. Таким образом, информация о документах в обзоре должна быть четкой, точной, конкретной, компактной, что достигается путем дифференцированного подхода к использованию групповых и индивидуальных аннотаций.

    В  шестой главе говорилось об  архивном указателе, его видах, рубриках. Таким образом, основные  требования, предъявляемые при составлении указателей – полнота, то есть отражение всех наиболее существенных понятий, содержащихся в тексте, и точность, то есть правильность указания на местонахождение информации.