Архивный фонд Российской Федерации

      Непременным условием его цивилизованного функционирования должна явиться правовая и нормативная база, начиная от закрепления в законодательной форме понятий «безопасность государства», «тайна личности» в преломлении к архивным документам, и кончая порядком выдачи лицензий на использование архивных документов, защитой прав государства на свою архивную интеллектуальную собственность.

      В новое архивно-информационное пространство должны быть вовлечены новые документальные комплексы как высшего, так и низшего уровней, причем не, только российских, но и зарубежных архивов. Только это даст возможность создать предпосылки для всесторонних ответов на вопросы о прошлом.

      Очевидно, что освоение нового архивно-информационного пространства России - дело не одного поколения исследователей. Однако уже сейчас важно, чтобы оно стало достоянием не только российского, но и международного сообщества ученых - в этом залог постижения прошлого, основа международного сотрудничества в гуманитарной сфере.

      Такое освоение уже сегодня немыслимо  без программного подхода, ясного представления этапов разработки, форм взаимодействия, обмена информацией, использования современных технологий. В частности сегодня представляется наиболее оптимальным распространение описей, создание на их основе баз данных, маркетинговые операции по определению спроса на тот или иной тематический, видовой, хронологический комплексы архивных материалов, их тиражирование различными способами.

      Установление  исторической истины сегодня - это не просто праздная забава. Важно сказать, что процесс использования имеет и сугубо практический и нравственный аспекты, когда речь идет о запросах социально-правового характера, связанных с политической реабилитацией граждан и т.д.

      В условиях развития современных архивных технологий важно переломить стереотипы типа, вида, форм публикаций. Классические издания, безусловно, сохраняют свою значимость, но придется использовать и другое - микрофильмирование, создание баз и банков данных, их подключение к информационным системам других стран.

      Основными формами использования документов в архиве являются:

      - информационное обеспечение пользователей (органов государственной власти, местного самоуправления, государственных, негосударственных и общественных организаций, объединений и граждан) в соответствии с их запросами, а также в инициативном порядке;

      - представление документов пользователям для исследований в читальном зале;

      - экспонирование документов на выставках;

      - использование документов в средствах массовой информации;

      - проведение информационных мероприятий (встреч с общественностью, экскурсий в архивы, презентаций, «дней открытых дверей», лекций, докладов, устных журналов, читательских конференций, уроков для студентов и школьников и др.) с использованием документов;

      - выдача документов во временное пользование;

      - публикация документов в различных формах.

      Формы использования архивных документов - это определенные информационные услуги, выполняемые архивами по каждому  направлению использования.

      В соответствии с Основными правилами  работы архивов организаций использование  архивных документов - применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических  целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан. Основные правила работы архивов организаций, одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.

      2.1. Информирование руководства и структурных подразделений

      организации, а также других организаций о  наличии в архивах  тех

      или иных документов и их содержании

      Эта форма использования осуществляется либо по инициативе пользователя (исполнение запросов), либо по инициативе архива (инициативное информирование).

      Инициативное  информирование как форма информационной деятельности Федеральной архивной службы является одним из самых эффективных средств раскрытия информационного потенциала Архивного Фонда РФ.

      Особенность инициативной информационной работы архивов  заключается также в опережающем  удовлетворении спроса больших общественных групп потребителей: учреждений, организаций, граждан. Формы и тематика инициативных документов должны быть ориентированы на обслуживание приоритетных и наиболее трудоемких направлений.

      Инициативное  информирование может носить рекламный  и справочный характер, пропагандировать информацию архивных документов Архивного фонда страны. Соответственно с этим строятся методы работы архивов с информацией и формы ее предоставления обществу. Этой цели в наибольшей мере соответствуют следующие формы: реклама, буклеты, выставки, различные информационные документы для средств массовой информации, обзоры фондов и документов, различные справочники о государственных архивах и их документах, другие формы вторичной информации архивов³.

      Формы инициативной информации имеют тенденцию  к дальнейшему развитию, на что влияет целый ряд факторов. Одним из них является актуализация новых категорий архивных документов; специальных документов с небумажными носителями, документной информации автоматизированных систем и др.

      Информирование  и исполнение запросов руководителей организации и структурных подразделений, а также других организаций осуществляется архивом по определенной тематике по запросу или в инициативном порядке в форме информационного письма или справки о наличии в архиве соответствующих документов.

      Информирование  руководителей организации может  производиться в форме перечня  заголовков дел или документов по определенной тематике или по видам  с указанием дат документов и  поисковых данных. В необходимых  случаях даются аннотации.

      Заголовки документов или дел располагаются в перечне независимо от их фондовой принадлежности: по хронологии событий, по вопросам, по видам или значимости документов в зависимости от запроса.

      Информирование  руководителей может производиться  также в форме тематической подборки копий документов. Копии располагаются в логической последовательности; к подборке копий прилагается титульный лист, а также при необходимости историческая справка, перечень и другие материалы.

      Перечень, письмо, справка, направляемые внутри организации, подписываются заведующим архивом; при выполнении запроса другой организации письмо, справка, перечень, тематическая подборка копий документов подписываются заведующим архивом и направляются с сопроводительным письмом за подписью руководителя организации. Основные правила работы архивов организаций, одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002. 

      2.2.Исполнение запросов социально-правового характера.

      Запрос - это письмо организации или заявление  гражданина, в котором сформулирована тема, географические и хронологические рамки необходимой заявителю информации.

      Исполнение  запроса - поиск и предоставление потребителю информации, содержащейся в архивной информации.

      Существуют  следующие виды запросов:

      - тематические (выявление информации по конкретной теме или документальное подтверждение какого-либо факта);

      - персональные, в том числе биографические и генеалогические;

      - социально-правовые.

      Наиболее  часто запрашиваются сведения о  трудовом стаже и заработной плате, об образовании, о службе в Советской  Армии, о пребывании в плену, фашистских концлагерях, исправительно-трудовых учреждениях, о ранениях в годы ВОВ и других войн, об участии в партизанских движениях, о награждении медалями, орденами и другими знаками отличия, о гражданском состоянии, об имущественных правах, о государственной и общественной деятельности.

      - консульские (направлены на защиту законных прав и интересов граждан, постоянно проживающих за рубежом, в том числе российских граждан, граждан СНГ, иностранных граждан и лиц без гражданства). Эти запросы являются разновидностью социально-правовых запросов, но отличаются от них тем, что поступают через Министерство иностранных дел РФ, посольства зарубежных стран в РФ, зарубежные организации, Центр розыска и информации ЦК общества Красного Креста РФ и др⁴.

      Исполнение  запросов осуществляется в три этапа:

      1. Прием запроса и работа с  заявителем.

      2. Поиск запрашиваемой информации.

      3. Составление и выдача заявителю  ответов на запросы.

      При приеме запроса необходимо уделить  внимание составлению запроса. Надо проследить, чтобы заявитель изложил  в нем все сведения, которые удалось почерпнуть из семейного архива, рассказов родственников, из других архивов.

      Если  запрос относится к категории  платных, следует известить об этом заявителя.

      Государственный архив не может взимать плату  за исполнение социально-правовых и  консульских запросов, запросов органов государственной власти и органов местного самоуправления для использования в служебных целях, а также за научно-техническое информирование организаций системы Росархива и др.

      Архив организации обязан предоставить информацию бесплатно по требованию тех организаций  и лиц, которых она касается. Ограничения  возможны лишь в случаях, предусмотренных  законодательством Российской Федерации. Архив может исполнять тематические запросы юридических лиц, а также запросы физических лиц имущественного и финансового характера на платной основе. Перечень таких услуг и размер оплаты утверждаются руководителем организации.

      При поиске запрашиваемой информации следует  помнить о сроках исполнения.

      Срок  пересылки непрофильного запроса  в другие архивные учреждения с информированием  об этом заявителя или предоставление ему письменных рекомендаций о месте  хранения документов составляет 5 дней со дня регистрации запроса.

      Срок  исполнения запросов на основании научно-справочного аппарата архива составляет 15 дней со дня регистрации. Такие запросы исполняются на основании просмотра описей, каталогов.

      Срок  исполнения запросов, требующих обращения  к документам архива, не должен превышать 30 дней. Однако в случае особой сложности запроса руководитель архива может продлить этот срок, но не более чем на 30 дней.

      При составлении и выдаче заявителям ответов на запросы архив предоставляет  ответы в виде следующих информационных документов;

      - архивная справка;

      - архивная копия;

      - архивная выписка.

      Архивная  справка - документ, содержащий архивную информацию о предмете запроса, с  указанием поисковых данных документов, на основании которых она составлена. Это документ, подготовленный и заверенный архивом, имеющий юридическую силу.

      Архивные  справки составляются на основании  документов (подлинников и заверенных копий), хранящихся в архиве; использование  незаверенных документов, относящихся  к вопросу обращения, оговаривается  в тексте справки («незаверенная копия»). При отсутствии в архиве документов, содержащих сведения по запрашиваемому вопросу, архивная справка может быть выдана по хранящимся в архиве печатным материалам, относящимся к предмету обращения, с точным и полным указанием источника. В справке приводятся названия, даты и номера документов и излагаются сведения, имеющиеся в названных документах и относящиеся к вопросу обращения. Изложение дается в хронологической последовательности событий, а не документов, в которых они освещаются. Допускается приводить в справке выдержки из документов, заключая их в кавычки. Названия организаций в тексте справки при первом употреблении приводятся полностью, а в скобках - их официально принятые сокращения; при повторных упоминаниях - только сокращенные.

      В справку включаются только сведения, упоминаемые в документах.