Архивоведение в России

Выдача дел во временное пользование другим организациям по их письменному запросу оформляется актом. Акт составляется в двух экземплярах, один из которых передается получателю, а другой остается в архиве. Акт подписывается руководителями организации, передающей документы, и организации-получателя; подписки скрепляются гербовыми печатями организаций. Дела выдаются на срок не более трех месяцев.

При выдаче дел во временное пользование каждое дело заносится в книгу выдачи дел из хранилища, а на место выдаваемого дела помещается отдельная для каждого дела карта-заместитель. Карты-заместители хранятся в архиве до минования надобности. Состояние возвращаемых в архив дел должно быть проверено в присутствии лица, возвращающего дело.

Каждое выдаваемое из хранилища для временного использования дело должно иметь лист использования дела.

Заключение

Использование документов – одна из важнейших функций архивов всех уровней.

Все формы использования документов в совокупности позволяют обеспечить права граждан на владение, распоряжение архивными документами государственной и негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации; реализовать комплекс мер, исключающих несанкционированный доступ и использование носителей сведений, содержащих государственную тайну, тайну личной жизни, коммерческую и иную охраняемую законом тайну. Необходимо дальнейшее расширение доступа к архивным фондам, развитие системы научно-справочного аппарата архивов; организация публикаций документальных источников по актуальным проблемам отечественной истории, использование архивных документов в культурно-просветительских целях; создание системы непрерывного повышения квалификации работников архивных учреждений, расширение практики стажировок и обмена опытом между отечественными и зарубежными архивами, учреждениями науки и культуры.

ВНИИДАД в настоящее время завершает разработку нормативного акта "Порядок доступа пользователей к документам, хранящимся в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации, и организация пользования ими".

В подготовленном проекте сделана попытка урегулировать следующие вопросы:

1.  Обязанности государственных и муниципальных архивов при организации доступа пользователей к архивным документам и пользования ими;

2. Ответственность государственных архивов при организации доступа к архивным документам;

3.  Права государственных архивов при организации доступа пользователей к архивным документам;

4.  Порядок доступа к документам, хранящимся в государственных архивах, и организация пользования ими по категориям доступа - открытые документы, документы, содержащие государственную тайну или конфиденциальную информацию, а также документы, хранящиеся в архивах на особых условиях - имеются ввиду документы, собственники которых, передавая их на хранение в государственные архивы, оговорили условия доступа к ним в договорах с архивами; подлинники или копии документов, поступившие в госархивы из-за рубежа на особых условиях их использования; документы, подпадающие под действие законодательства об авторских и смежных правах);

5.  Права и ответственность пользователя при работе архивными документами;

6. Организацию копирования архивных документов и поисковых архивных средств.

В целях оптимизации использования архивных документов ВНИИДАД с участием Рекомендаций Министров стран – членов Совета Европы по европейской политике в области доступа к архивам (одобрены Комитетом Министров 13.07.2000 г.) разработал проект нормативного документа, а также вариант методических рекомендаций по их внедрению. После принятия этих документов должен появиться инструментарий, который поможет как архивисту, так и пользователю найти правовые пути решения возникающих вопросов, прежде всего в части доступа к документам, содержащим персонифицированную информацию.

Список использованных источников и литературы:

Опубликованные источники:

1. Федеральный закон «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ;

2. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ;

3. Постановление Правительства РФ «О Федеральной целевой программе «Культура России (2001-2005 годы)» от 14.12.2000 г. № 955;

4. Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1986.

5. Основные правила работы государственных архивов РФ. М., 2002.

6. Основные правила работы архивов организаций. М., 2002.              

7. Правила публикации исторических документов в СССР. М., 1990;

8. Правила работы исследователей в читальных залах государственных архивов РФ. М., 1998.

Литература:

1. Архивоведение: Учебник для нач. проф. образования: Учеб. пособие для  сред. проф. образования/Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова; Под ред. В.П. Козлова. – 3-е изд., доп. – М.: Издательский        центр «Академия», 2005;

2. Головкина Т.А., Шапошникова А.С. Применение автоматизированных архивных технологий при исполнении тематических запросов в РГАНТД//Отечественные архивы.2003.№ 6;

3. Елисеева Н.В., Нагаев И.М. Как использовались документы ЦГАСА в 1981-1990 гг.//Отечественные архивы.1992.№ 1;

4. Капустина Н.И.Бобровский архив Воронежской области: использование  документов//Отечественные архивы.1999.№ 2;

5. Наумов О.В. Вопросы доступа, пользования и использования документов  РЦХИДНИ//Отечественные архивы. 1996. № 2;

6. Организация использования документов ГАФ СССР. Пособие для архивистов. М., 1990;