Ведение и хранение конфиденциальных документов в организации

Вход в помещения с конфиденциальными  документами должен быть строго регламентированным. Кроме руководителя предприятия и сотрудников, имеющих прямое отношение к обработке и хранению конфиденциальных документов, в помещения могут допускаться лица, обслуживающие их. Уборка помещений, ремонт находящегося в них оборудования и технических средств, выполнение других работ, связанных с привлечением лиц, не имеющих доступа к хранящимся в помещениях документам, должны производиться только в присутствии сотрудников подразделения конфиденциального делопроизводства.

Окна помещений должны иметь надежные средства защиты, исключающие возможность проникновения посторонних лиц. Кроме того, на них должна быть защитная сетка или жалюзи, предотвращающие выпадение документов, а также просмотр документов и экранов видеомониторов с улицы. Если помещения расположены на первом или последнем этаже или рядом с ними находятся пожарные лестницы, балконы, водосточные трубы, другие пристройки, с помощью которых можно проникнуть в помещения, то окна дополнительно защищаются распашной металлической решеткой с замком.

Входные двери помещений должны иметь металлическую обивку и надежные замки. По окончании рабочего дня двери нужно не только запирать, но и опечатывать печатью подразделения (или сотрудника подразделения) конфиденциального делопроизводства.

Конфиденциальные документы должны храниться в сейфах, металлических  шкафах или металлических стеллажах, которые по окончании рабочего дня  запираются и опечатываются сотрудниками, ответственными за учет и хранение документов. Хранение открытых документов вместе с конфиденциальными допускается только в тех случаях, когда они являются приложениями к конфиденциальным документам.

Таким образом, конфиденциальными следует считать такие сведения (информацию), не содержащие государственную тайну, доступ к которым ограничен в силу закона или которые имеют признаки, определенные законом.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Выводы по I главе 

Таким образом в процессе работы над поставленными задачами были сделаны следующие выводы: под документами, отнесёнными законом к категории конфиденциальной подразумевается информация, используемая предпринимателем в бизнесе и управлении предприятием, банком, компанией или другой структурой, является его собственной, или частной информацией, представляющей значительную ценность для предпринимателя. Эта информация составляет его интеллектуальную собственность. Такая информация в законодательстве именуется конфиденциальной.

Учет конфиденциальных документов включает в себя присвоение и проставление в учетных формах и на документах регистрационных номеров и запись учетных и поисковых данных о документах следовательно учету подлежат все без исключения изготовленные на предприятии и полученные им конфиденциальные документы. Ответственным за учет и хранение конфиденциальных документов назначает руководитель организации, оборудуются специальные помещения вход в которые строго регламентирован.

Если помещения расположены  на первом или последнем этаже  или рядом с ними находятся  пожарные лестницы, балконы, водосточные  трубы, другие пристройки, с помощью  которых можно проникнуть в помещения, то окна дополнительно защищаются распашной  металлической решеткой с замком.

Кроме руководителя предприятия и сотрудников, имеющих  прямое отношение к обработке  и хранению конфиденциальных документов, в помещения могут допускаться лица, обслуживающие их. Следовательно конфиденциальными следует считать такие сведения (информацию), не содержащие государственную тайну, доступ к которым ограничен в силу закона или которые имеют признаки, определенные законом.

 

 

 

Глава II. Анализ  ведения и хранения конфиденциальных документов

2.1 Краткая характеристика  организации

Федеральное Государственное Учреждение Филиал №2 «1409 Военно-Морской Клинический Госпиталь Балтийского Флота» размещён на территории  водо-грязе лечебницы постройки до 1945 г. расположен по адресу 238150, Калининградская область г. Черняховск, ул. Московская 7.

В состав Филиала №2 входит стационар на 150 койка мест, 11 отделений, военная поликлиника на 100 посещений, клинико-диагностическая лаборатория.

Квалифицированную помощь оказывают 34 врача, 185 средних медицинских работников, 91 младших медицинских и прочих работников.

В госпитале функционируют: рентгеновский кабинет, кабинет УЗИ, кабинет функциональной диагностики, биохимическая лаборатория, ведётся прием по 14 специальностям.

Задачами лечебно-профилактического  учреждения являются оказание квалифицированной  медицинской помощи в рамках государственной  гарантии:

- оказание медицинской помощи  военнослужащим Черняховского гарнизона , военным пенсионерам и членам их семей;

- расширение профилактической  помощи, просвещение пациентов

- проведение медицинских осмотров

- работа по снижению заболеваемости  и болезненности

- снижение смертности

- продление жизни населения

Часы работы учреждения:

поликлиника: с 8.00 до 18.45

стационар: круглосуточно

Филиал № 2 ФГУ «1409 ВМКГ БФ» возглавляет  начальник филиала – подполковник мед. службы Басистый В.Ф.

В своей повседневной деятельности он подчиняется начальнику Военно-Морского клинического госпиталя 1409,  находящегося в Калининграде.

Начальник филиала № 2 является прямым и непосредственным начальником для всего личного  состава филиала № 2;

В состав филиала входит 11 отделений:  терапевтическое, приемное, инфекционное, хирургическое, физиотерапевтическое, травматологическое, операционное, лабораторное, кожно0венерологическое, неврологическое  и отделение реанимации и анестезии, так же имеются кабинеты узких  специалистов.

Начальники отделений являются прямыми  начальниками личного состава  отделений, старшая медицинская  сестра руководит средним и младшим  медицинским персоналом отделения, сестра-хозяйка – руководит работой  санитарок.

Часть должностей старшего медперсонала является аттестованной то есть начальники отделений являются действующими офицерами  ВС РФ, в случае объявления военных действий госпиталь переходит на военное положение и весь личный состав становится аттестованным личным составом с присвоением воинских званий согласно штатного расписания.

• Сержантский состав  младший сержант, сержант, старший сержант, старшина, прапорщик.
• Младший офицерский состав – лейтенант медицинской службы, старший лейтенант медицинской службы, капитан медицинской службы.
• Старший офицерский состав – майор медицинской службы, подполковник медицинской службы, полковник медицинской службы.
• Высший офицерский состав – генерал-майор медицинской службы, генерал – лейтенант медицинской службы, генерал – полковник медицинской службы.

Организационная структура управления военным госпиталем  направлена, прежде всего, на установление четких взаимосвязей между отдельными подразделениями. Разделения между ними прав и ответственности.

 

 

Таким образом, такая структура  имеет ряд достоинств:

• Четкие системы взаимосвязи между руководителем и подчиненными;
• Быстрота реакции в ответ на прямые указания;
• Личная ответственность руководителя за конечные результаты.

При всё этом требования к руководителю очень высокие. Такая структура управления представляет госпиталь как совокупность взаимосвязанных элементов, каждый элемент имеет свои цели и задачи, делая в то же время общее дело. Начальник госпиталя управляет своими прямыми заместителями, имея при этом представления о действиях нижестоящих подчиненных.

2.2.Организация  работы с  конфиденциальными  документами и их хранение

в организации

Организация конфиденциального делопроизводства означает создание необходимых условий для изготовления и получения конфиденциальных документов, организации работы с ними и предотвращения утраты и утечки документированной конфиденциальной информации.

Для защиты конфиденциальной информации госпиталя  создаются собственные службы безопасности, важной предпосылкой создания которых  является разработка их структуры, состава, положений о подразделениях и  должностных инструкций для руководящего состава и сотрудников.

Служба  безопасности (СБ) является самостоятельной организационной единицей, подчиняющейся непосредственно командиру части. Такая структура управления системой безопасности, имеющая четкую вертикаль, характерна для области обеспечения безопасности, где требуется определенность, четкие границы, регламентация отношений на всех уровнях – от рядового до командующего состава. Как показывает практика, только в организации, где проблемы безопасности находятся под постоянным контролем начальника организации, достигаются наиболее высокие результаты.

Таким образом, Службой Безопасности госпиталя был создан отдел защиты информации.

Отдел специальной  защиты предназначен для организации  и обеспечения эффективного функционирования системы защиты информации. Основными задачами отдела являются:

1) организация  работ по защите документальных  материалов;

2) разработка  и организация защиты автоматизированных  систем обработки информации  и электронного документооборота;

3) распределение  между пользователями необходимых  реквизитов защиты;

4) обучение  пользователей автоматизированных  систем правилам безопасной обработки  информации;

5) принятие  мер реагирования на попытки  Несанкционированного Доступа к  Системе (НДС) и нарушения правил  функционирования системы защиты;

6) тестирование  системы защиты и контроль за ее функционированием;

7) устранение  слабостей в системе защиты  и совершенствование механизмов  обеспечения безопасности.

При хранении документов в  Госпитале приняты следующие  правила:

По степени важности документы  делятся на три категории, для  каждой из которых сформированы собственные  требования к организации хранения.

К первой категории относятся документы, крайне необходимые для ведения  дел организации или важные для  ознакомления с ее прошлым. Их потеря повлияет на связи с общественностью, отношения со служащими; документы  также могут быть запрошены по юридическому, законодательному или  экологическому требованию.

Ко второй категории относятся  документы, имеющие определенный период хранения и важные для совершения ежедневных операций, они могут быть конфиденциальными.

К третьей категории относятся  документы, не требующие особого  хранения. Их отсутствие не повлияет на работу организации. Они не являются важными для ознакомления с прошлым  организации, не являются конфиденциальными, не затрагивают вопросы частного характера. Не имеют особой важности для выполнения ежедневных операций.

Наивысшие требования к организации  хранения предъявляются к хранению документов первой категории, в соответствии с которыми:

• доступ к этим документам должен быть строго ограничен;
• необходимо контролировать температуру и влажность в помещении с хранящимися документами;
• система с документами должна иметь резервную копию, которая может быть необходима при восстановлении потерянной информации.

Также разработаны общие  требования к хранению документов первой и второй категории, которые соответствуют  общепринятым и законодательно установленным  требованиям к хранению документов.

Для документов третьей категории  никаких требований к хранению не установлено.

В соответствии с утвержденным положением о разрешительной системе доступа  к конфиденциальной информации после  учета документов осуществляется их рассмотрение и передача для исполнения.

При большом объеме поступающих  документов целесообразно осуществлять их предварительное рассмотрение и распределение по уровням принятия решений по ним.

С этой целью разрабатывается перечень поступивших документов, направляемых на исполнение без доклада руководителю предприятия. В этом перечне полномочия по принятию решений по исполнению документов делегируются на соответствующий уровень управления. В перечень включаются конкретные наименования поступающих документов, имеющих, как правило, типовой и повторяющийся характер, которые адресуются заместителям руководителя предприятия, руководителям подразделений или непосредственным исполнителям без рассмотрения этих документов начальником организации.