ВедомственнЫЙ архив

ОГЛАВЛЕНИЕ

• ВВЕДЕНИЕ
• ГЛАВА 1. Понятие, сфера деятельности и статус ведомственного архива
• 1.1 Понятие «ведомственный архив» и его виды
• 1.2 Основные задачи и функции ведомственного архива
• 1.3 Права и ответственность ведомственного архива
• 1.4 Нормативно - правовая основа работы ведомственных архивов
• 1.5 Современное состояние и перспективы развития ведомственных архивов
• ГЛАВА 2. Организация работы ведомственных архивов (на примере Центрального архива Министерства обороны РФ (ЦАМО))
• 2.1 Архивы вооруженных сил Российской Федерации и их задачи
• 2.2 Экспертиза ценности документов в ЦАМО
• 2.3 Использование документов в архивах
• ЗАКЛЮЧЕНИЕ
• СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
• ВВЕДЕНИЕ
• Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к архивному хранению. Документы организации, образовавшиеся в процессе делопроизводства, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки, а затем выделяются к уничтожению. Архив - это научное учреждение, выполняющее задачу формирования долговременной социальной памяти общества.

Конечная  цель организационной, методической и  практической работы сотрудников архивных учреждений с организациями, учреждениями и предприятиями - это количество и качество документов, поступивших  на государственное хранение. Документы, подлежащие приёму на государственное  или муниципальное хранение временно, в течение установленных законодательством  сроков, хранятся в ведомственных  архивах. Таким образом, качественное комплектование государственных и  муниципальных архивов напрямую зависит от сохранности документов на стадии ведомственного хранения.

Документы министерств, ведомств Российской Федерации, входящих в их состав комитетов и  департаментов, а также подведомственных им государственных учреждений, организаций  и предприятий, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое  и политическое значение, составляют часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства  и подлежат постоянному хранению в государственных архивах Российской Федерации.В своей практической деятельности ведомственные архивы руководствуются законодательством, приказами и указаниями министерств (ведомств) и других вышестоящих организаций, Росархива, правилами, положениями об организациях и структурных подразделениях, в состав которых входят ведомственные архивы.

Под ведомственным хранением архивных документов понимается хранение их в  ведомственных архивах, осуществляемое государственными и муниципальными организациями в течение периода, установленного нормативными документами  ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения..

Для обеспечения сохранности архивного  наследия требуется слаженная работа архивных учреждений, архивных и делопроизводственных служб организаций. В связи с  этим работе по взаимодействию архивистов и работников организаций уделяется особенно большое внимание.

Актуальность  данной работы заключается в том, что вся работа архива (комплектование, экспертиза ценности, учет) направлена в конечном счете на обеспечение всестороннего использования обществом информации архивных документов. Важно помнить - каждый, кто обращается в архив организации, имеет право на максимально полное, точное и исчерпывающее исполнение своих информационных запросов. Архив вправе защищать авторские права на архивные справочники и базы данных. Но архивные документы принадлежат обществу в целом. Незнание правды о прошлом лишает общество социальной памяти и может стать причиной катастрофы. Документальное наследие нации складывается из крупиц. Сохранение архивного фонда - часть важной работы по собиранию и концентрации в ведомственных архивах наиболее ценной части документов.

Целью курсовой работы является изучение современной  организации и перспектив развития ведомственных архивов в Российской Федерации.

На  основе поставленной цели можно выделить ряд задач:

1) дать определение понятию «ведомственный  архив», рассмотреть виды ведомственных  архивов;

2) определить функции, задачи, права  и ответственность ведомственных  архивов;

3) проанализировать нормативно - правовую  базу деятельности ведомственного  архива;

4) определить перспективы развития  ведомственных архивов.

5) рассмотреть организация работы  ведомственных архивов на примере  Центрального архива Министерства  обороны РФ (ЦАМО)

Курсовая  работа состоит из двух глав. В первой главе «Понятие, сфера деятельности и статус ведомственного архива»  рассматриваются общие вопросы  по организации хранения документов, законченных делопроизводством, в  том числе статус, функции, задачи, права и ответственность ведомственных  архивов. Во второй главе «Организация работы ведомственных архивов на примере ЦАМО» последовательно  изучается комплекс мероприятий, которые  проводятся в ведомственных архивах  ЦАМО при работе с архивными документами.

При написании курсовой работы были использованы федеральные и республиканские  законы в области архивного дела, нормативно-методические документы, регламентирующие порядок работы архивов организаций, а также журналы «Делопроизводство», «Секретарь-референт», «Справочник  секретаря и офис-менеджера» и  учебные пособия по архивоведению.

ГЛАВА 1. Понятие, сфера деятельности и статус ведомственного архива

1.1 Понятие «ведомственный архив» и его виды

Понятие «ведомственный архив» довольно широкое. Это и центральный архив министерства, и архив подведомственной организации, и специально выделенная комната, шкаф, стеллаж для хранения документов постоянного и долговременного сроков хранения. ГОСТ Р 51114-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» дает следующее определение: ведомственный архив - это часть государственного Архивного фонда РФ, однако не входящая в систему государственной архивной службы. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

В зависимости от состава документов, которыми комплектуется ведомственный  архив, и государственных обязанностей организаций по осуществлению ведомственного хранения могут создаваться ведомственные  архивы следующих видов:

· архив организации, хранящий документы  только данной организации;

· центральный архив министерства, ведомства, центрального органа общественной организации, хранящий документы центрального аппарата министерства, ведомства, центрального органа общественной организации, а  также документы организаций  непосредственного подчинения, и, при  необходимости, других организаций  в соответствии со списком организаций  источников комплектования архива, утвержденным руководителем министерства, ведомства, центрального органа общественной организации;

· центральный отраслевой архив министерства, ведомства, центрального органа общественной организации (при министерстве, ведомстве, центральном органе общественной организации), хранящий документы организаций  отрасли (системы) всех уровней подчиненности (независимо от их территориальной  расположенности) в соответствии со списком организаций - источников комплектования архива, утвержденным руководителем  министерства, ведомства, центрального органа общественной организации;

· объединенный ведомственный архив, хранящий документы нескольких организаций  министерства (ведомства), связанных  определенной системой соподчиненности  или однотипных по профилю деятельности;

· объединенный междуведомственный архив, хранящий документы организаций  нескольких отраслей (систем).

Ведомственные архивы исполняют роль связующего звена  между организацией и государственным  архивом. Даже если в штатном расписании организации не предусмотрена должность  архивного работника, руководитель обязан назначить приказом ответственного за архив из числа штатных сотрудников.

1.2 Основные задачи и функции ведомственного архива

Основными задачами ведомственного архива являются Основные правила работы архивов  организаций, одобр. решением коллегии Росархива от 06.02.2002 - М., 2002.:

ь комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;

ь обеспечение сохранности, учета, качества обработки, отбора и использования документов, хранящихся в архиве, а также подготовка и передача документов на государственное хранение;

ь осуществление методического руководства и проверок состояния организации документов в делопроизводстве организации, а также архивного дела и организации документов в делопроизводстве в подведомственных организациях.

Ведомственный архив в целях выполнения своих  главных задач осуществляет следующие  основные функции:

· Учитывает и обеспечивает сохранность  принятых в архив дел и документов;

· Осуществляет фондирование принятых в  архив дел и документов;

· Составляет научно - справочный аппарат  к хранящимся в архиве документам с учетом его преемственности  с научно - справочным аппаратом  к документам, переданным в государственный  архив;

· Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, ежегодно представляет на рассмотрение организации годовые  разделы сводных описей дел, подлежащих хранению, и акты на дела, выделенные к уничтожению в связи с  истечением сроков их хранения;

· Осуществляет или организует ежегодное  составление и представление  годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения;

· Осуществляет по согласованию с соответствующим  государственным архивом выявление  и учет особо ценных документов, организует создание и хранение страхового фонда копий этих документов, ведет  учет данных копий;

· Оказывает методическую и практическую помощь службе делопроизводства организации (канцелярия, секретариат) в розыске  дел, заведенных в соответствии с  номенклатурой дел, но своевременно не поступивших в ведомственный  архив;

· Представляет ежегодно по утвержденным ЦСУ СССР формам в соответствующий  государственный архив сведения о составе и объеме фондов, хранящихся в архиве;

· Осуществляет использование документов, хранящихся в архиве: информирует  руководство и работников организации  о составе и содержании документов архива; выдает в установленном порядке  документы или копии документов; исполняет запросы организаций  и заявления граждан по вопросам социально - правового характера, ведет  учет использования документов, хранящихся в архиве.

· Осуществляет проверку сохранности, правильности формирования и оформления дел в  организациях - источниках комплектования и в соответствующих подведомственных организациях);

· Участвует в разработке нормативно - методических документов (инструкций, рекомендаций, положений и т.п.) по архивному делу и организации  документов в делопроизводстве;

· Участвует в проведении мероприятий  по повышению квалификации работников архива и службы делопроизводства организации (центральный (центральный отраслевой), объединенный ведомственный или  междуведомственный архивы проводят аналогичные  мероприятия для работников организаций - источников комплектования и соответствующих  подведомственных организаций).

Ведомственному  архиву для выполнения его задач  и функций предоставляется право:

- Давать в установленном порядке  указания структурным подразделениям  организации и архивам соответствующих  подведомственных организаций по  вопросам, входящим в компетенцию  архива;

- Запрашивать от структурных подразделений  организации и от архивов соответствующих  подведомственных организаций сведения, необходимые для работы архива.