Виды бланков документов
В любой организации создается,
как минимум, два вида бланков: для
писем (который используется в большинстве
случаев общения организации
с внешним миром) и так называемый
общий бланк (применяется для
оформления документов, используемых
внутри организации).Для организации,
ее структурного подразделения, должностного
лица устанавливают следующие виды бланков
документов:
- общий бланк;
- бланк письма;
- бланк конкретного вида документа.
Общий бланк. Общий бланк используют
для изготовления любых видов документов,
кроме письма.В зависимости от учредительных
документов организации он может содержать
следующие реквизиты:
01-Государственный герб Российской
Федерации;
02-герб субъекта Российской Федерации;
03-эмблема организации или товарный
знак (знак обслуживания);
04-код организации;
06-наименование организации;
12-место составления или издания
документа.
Кроме того, на общем бланке предусмотрена
нанесение меток для размещения
реквизитов 09 - дата и 10 - регистрационный
номер документа.
Бланк называется общим, так как содержит
одинаковый набор реквизитов для всех
видов документов, которые на нем создаются.
Пример общего бланка с угловым
расположением реквизитов:
Бланк документа - это лист
бумаги с заранее воспроизведенными
реквизитами, содержащими постоянную
информацию об организации - авторе документа.
На бланках изготавливают только
первую страницу документа, для всех
следующих страниц используют стандартные
листы бумаги.
Для изготовления бланков используют
в основном два формата бумаги:
А4 (210х297 мм) и А5 (210х148 мм), меньший формат
используется для документов небольшого
(до семи строк) объема. Допускается использование
бланков форматов А3 и А6 по ГОСТ 9327.
Бланки документов должны быть изготовлены
с учетом размеров полей, установленных
государственным стандартом.
При изготовлении бланков рекомендуется
использование типографских шрифтов
размером от 6 до 16 кегля по ГОСТ 3489.2,
ГОСТ 3489.6, ГОСТ 3489.10 и ГОСТ 3489.33. Реквизит
«наименование организации»допускается
печатать разными шрифтами от 6 до 24
кегля. Размер шрифта выбирается в зависимости
от «длины» (т.е. количества знаков в названии
организации - автора).
Наиболее распространенный
способ изготовления бланков - типографский.
Бланк может быть изготовлен также
с помощью средств оперативной
полиграфии или воспроизведения
с помощью компьютера. В памяти
компьютера хранят шаблон бланка, в
котором и печатают текст конкретного документа.
Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих
автора официального письменного документа.1
Бланк
документа представляет собой лист
бумаги стандартного формата, на котором
различными техническими средствами нанесены
реквизиты, содержащие постоянную для
данного вида документа информацию.2
Большинство
организационно-распорядительных документов:
письма, справки, протоколы, приказы, распоряжения,
положения, инструкции и т.д. – должны
создаваться на бланках документов.*
Понятие
бланка в полной мере применимо только
к бумажным документам, однако, при
автоматизации делопроизводства практикуется
создание электронных файлов, содержащих
электронные образы бланков, использование
или заполнение которых позволяет создавать
юридически полноценные документы, соответствующие
современным правилам и действующим бумажным
формам.
Вопрос
о способе изготовления бланков
каждая организация вправе решать самостоятельно, то есть бланки могут
быть отпечатаны типографским способом,
средствами оперативной полиграфии или
компьютерной техники непосредственно
при изготовлении документа. Исключение
составляют бланки с воспроизведением
Государственного герба Российской Федерации,
которые в соответствии с постановлением Правительства
Российской Федерации от 27 декабря 1995
г. № 1268 "Об упорядочении изготовления,
использования, хранения и уничтожения
печатей и бланков с воспроизведением
Государственного герба Российской Федерации" должны изготавливаться
только полиграфическими и штемпельно-граверными
предприятиями, имеющими сертификаты
о наличии технических и технологических
возможностей для изготовления указанного
вида продукции на должном качественном
уровне.