Виды информационных документов архива и их назначение

Самофотография рабочего времени − это регистрация рабочего времени, проводимая самим работником с обязательным указанием потерь рабочего времени и причин их вызывающих.

Для проведения фотографии (самофотографии) рекомендуется  использовать форму наблюдательного  листа фотографии (самофотографии) рабочего времени.

Фотография (самофотография) рабочего времени заключается в  записи в соответствующих графах наблюдательного листа этапов работы (операции), отвлечений, затрат времени  на отдых, личные надобности, выполнение вспомогательных операций, а также подготовительно-заключительное время.

При проведении фотографии (самофотографии) целесообразно  провести не менее 3-х замеров на выбранные работы, операции; на наблюдательном листе указать должность и  стаж работы исполнителя.

При проведении фотографии (самофотографии) должно быть учтено рабочее время по следующим  категориям затрат: время оперативной  работы (Топ), время подготовительно-заключительной работы (Тпз), время обслуживания рабочего места (Тобс), время перерывов.

При проведении фотографии (самофотографии) по каждому виду работы определяется время начала работы, её окончание и продолжительность. В наблюдательном листе фотографии (самофотографии) указываются все действия исполнителя и перерывы в работе в том порядке, в каком они происходят фактически. Одновременно фиксируется время окончания каждого вида затрат, которое является, в свою очередь, началом следующего вида затрат. Продолжительность каждого вида затрат рабочего времени определяется путем вычитания из последующей записи затрат предыдущей записи.

Хронометражное  наблюдение − это изучение затрат рабочего времени путем наблюдения и измерения затрат времени нормировщиком. Число замеров при проведении хронометражного наблюдения составляет, как правило, не менее 3 и не более 5. При хронометраже для фиксирования замеров времени применяется наблюдательный лист хронометража.

 

6. Обработка  исходных данных для расчета  норм

 

Расчет норм времени и норм выработки производится на основе обработки исходных данных, полученных в результате проведения фотографии, самофотографии, хронометражных наблюдений.

На начальном  этапе исходные данные, полученные в результате проведения замеров  рабочего времени, проверяются: устанавливается  точность выполнения работы, операции, соответствие организационно-технических условий работы нормативным, соответствие технологии выполнения работы или операции методическим разработкам, определяется фактический объем выполненной работы. В случае нарушения оформления наблюдений замер считается дефектным и исключается из расчета норм.

На следующем  этапе осуществляется обработка  листов фотографии, самофотографии, листов хронометража. Обработка листов предусматривает  выявление одноименных видов  работ или операций, определение  времени, затраченного на них. На каждый замер рассчитываются затраты времени: подготовительно-заключительное, оперативное, отдых и личные надобности и т .д. Из общего времени замера исключается время на обеденный перерыв и время, не связанное с выполнением конкретной работы.

В качестве примера заполнения и обработки произведенных замеров предлагается наблюдательный лист фотографии (самофотографии) рабочего времени на работу «Подготовка дел к микрофильмированию с целью создания страхового фонда и фонда пользования (с выявлением дублетных экземпляров документов)».

Наблюдательный  лист фотографии (самофотографии) рабочего времени.

Наименование  работы (операции): «Подготовка дел  к микрофильмированию с целью  создания страхового фонда и фонда  пользования (с выявлением дублетных  документов)».

Структурное подразделение – отдел обеспечения сохранности

Исполнитель (должность) – специалист 2-й категории

Стаж работы – 1 год 3 месяца

« »____________ 20…  г.

 

№ п/п	Наименование  работы или операции	Индекс категории затрат	Текущее время		Продолжитель-ность, мин.	Объем выполненной работы
			час	мин
1.	Начало работы		8	00
2.	Подготовка  рабочего места	Тобс	8	05	5
3.	Получение дел  в архивохранилище	Тпз	8	20	15
4.	Консультация  у руководителя	Топ	8	25	5
5.	Подготовка  дел к микрофильмированию	Топ	10	15	110	300
6.	Физкультурная пауза	Тотд	10	25	10
7.	Продолжение работы	Топ	12	00	95	210
8.	Личные надобности	Тотд	12	10	10
9.	Обеденный перерыв		13	10
10.	Продолжение работы	Топ	15	30	140	400
11.	Отдых	Тотд	15	35	5
12.	Продолжение работы	Топ	16	50	75	375
13.	Уборка рабочего места	Тобс	17	00	10
	ИТОГО:				8 час. 00 мин. (480 мин)	1350 листов

 

Из примера  видно, что подготовительно-заключительное время и время обслуживания рабочего места (подготовка рабочего места, получение  дел из архивохранилища, уборка рабочего места) составило 30 минут; оперативное время – 425 минут; отдых и личные надобности – 25 минут. Всего 480 минут. Объем выполненной работы по данному замеру составил 1350 листов.

Аналогичным образом  анализируются и рассчитываются затраты рабочего времени по другим замерам.

Расчет норм времени или норм выработки производится на основе результатов, полученных при  обработке исходных данных, путем  определения средних величин. Эти  величины подразделяются на: средние  арифметические, средние геометрические, средние квадратические и средние гармонические.

В настоящее  время в экономике труда считается  наиболее прогрессивным производить  расчет норм времени или норм выработки  на основе средних гармонических  величин. Такой расчет позволяет  установить оптимальную напряженность затрат физической и нервной энергии работника в процессе его деятельности. Архивам рекомендуется производить расчет норм времени и норм выработки на основе средних гармонических величин.

Средняя гармоническая  величина рассчитывается по формуле:

 

h = n/(1/ Х₁+1/ Х₂+…+1/ Х_n)

 

где h = средняя гармоническая величина;

n = общее количество замеров;

x = величина конкретного замера.

Предлагается  пример определения средней гармонической  величины для расчета нормы времени  на условную работу.

В результате фотографии рабочего времени получены числовые показатели по четырем замерам времени. Они составляют - 5, 7 ,8 ,9 минут.

Используя вышеуказанную  формулу получаем, что:

h = 4/(0,2 (1: 5) + 0,14 (1:7) + 0,125 (1:8) + 0,11 (1:9))= 4/(0,2 + 0,4 + 0,125 + 0,11 0,58)=6,9=7

Следовательно, средняя гармоническая величина на разрабатываемую норму времени  составляет 7. Таким образом, норма  времени на единицу условной работы составляет 7 минут.

Аналогичным образом  определяются средние гармонические  величины на все подлежащие нормированию виды работ и операции.

 

7. Организация  работы по разработке и уточнению  норм. Апробация и внедрение норм  в архивах

 

Разработка  норм времени и норм выработки  на работы и услуги, выполняемые  в архиве, производится в несколько  этапов: подготовительный; изучение затрат рабочего времени исполнителей; обработка исходных данных, полученных в результате фотографии (самофотогорафии) рабочего времени, хронометражных наблюдений; расчет норм; апробация или обсуждение проекта норм по принятой в архиве форме; доработка и внедрение норм.

Работа по подготовке норм (или их уточнению) включается в план архива и осуществляется структурным  подразделением, в функции которого входит проведение организационной  и методической работы.

В ходе подготовительного этапа проводится изучение планово-отчетной документации, дневников учета работы исполнителей и выявляются работы и операции, на выполнение которых затрачивается значительное количество рабочего времени, составляется перечень предлагаемых к нормированию (или уточнению) работ или операций. Последовательность и технология выполнения нормируемой работы или операции сверяется с нормативно-методическими материалами и Правилами работы архивов. Затем устанавливается способ наблюдения (фотография, самофотография, хронометраж) для изучения затрат рабочего времени; определяется единица учета времени (рабочий день, час, минута); выбираются измерители единицы работы (единица хранения, лист, карточка, описательная статья описи и др.); определяется число и длительность наблюдений; выбираются исполнители, проводится их инструктаж. На основании этого архив может подготовить рабочую инструкцию, в которой определяется последовательность и методы разработки норм, порядок их апробации, внедрения, предлагаются формы наблюдательных листов фотографии (самофотографии), хронометража рабочего времени.

Рассчитанные  методом определения средних  гармонических величин нормы  включаются в нормативные таблицы, имеющие необходимые графы: наименование работы (операции), исполнитель, описание содержания работы (операции), единица измерения работы (операции), норма времени или норма выработки.

Если разработаны  нормы на несколько работ или  операций составляется нормативный  сборник, к которому целесообразно  подготовить пояснительную часть, раскрывающую методику создания и порядок применения норм.

Нормативный сборник  или отдельная норма рассматриваются  на заседании Дирекции или методической комиссии и рекомендуются к апробации  в соответствующих подразделениях архива.

Уточнение отдельных  действующих норм проводится в архиве в результате выявления устаревших или ошибочно установленных норм, в случае проведения организационно-технических мероприятий, изменения условий труда работников. Уточнение норм проводят методом фотографии (самофотографии) или опытно-статистическим путем. В последнем случае анализируются действующая норма, выявляются статистические данные по трудозатратам на данную работу за определенный период, определяются работники, перевыполняющие и не выполняющие норму, изучаются условия их труда. На основании такого анализа норма уточняется.

Апробация является необходимым элементом внедрения  разработанных или уточненных норм в практику архива. Целью апробации  является установить возможность выполнения работником предложенных норм, их соответствие реальным (фактическим) затратам труда и т.д. Апробация показывает соответствие предложенных норм достигнутому уровню организационно-технических условий труда в архиве.

В ходе апробации  может возникнуть значительный разрыв между действующими в архиве и  проектируемыми нормами. В таких случаях проводится повторное изучение затрат рабочего времени, анализируются организационно-технические условия работы, уточняется соответствие квалификации исполнителя выполняемой им работе. После этого могут быть проведены дополнительные замеры рабочего времени, на основе анализа которых проектируемая норма пересматривается.

Доработанные  по результатам апробации нормы  согласовываются с профсоюзной  организацией архива. Нормы внедряются в практику приказом директора архива. Внедрение норм времени или норм выработки предполагает точное соблюдение режимов работы оборудования, выполнение работы или операции в той последовательности и теми способами, которые предусматривались при установлении нормы, а также обязательный инструктаж исполнителей.

 

 

8. Список используемых  источников и литературы

 

1. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
2. Постановление Правительства Российской Федерации от 17.06.2004 № 290 «О Федеральном архивном агентстве».
3. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук» (утверждены приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 г. № 19, зарег. Минюстом России, рег. № 9059 от 06.03.2007 г.)
4. Нормы времени на работы и услуги. Выполняемые государственными архивами/Росархив, ВНИИДАД, сост.: З.В. Бушмелева, В.Е. Соболев, Л.П. Шотина. М., 2008.-144 с.
5. Методические рекомендации по разработке и уточнению нормативов по труду в государственных архивах/Росархив, ВНИИДАД, сост.: З.В. Бушмелева, В.Е. Соболев, М.Л. Нагорная. М., 2011.-27 с.
6. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М., Архивоведение. Учебник. М.: Издательский центр «Академия», 2005.