Генезиси становление понятия документ

Позднее на смену символической  пришла условная сигнализация, в которой предметы использовались как условные знаки по предварительной договорённости людей о том, что будет означать определённый предмет. В результате появились системы мнемонических знаков для ведения счёта при помощи предметов, а также более сложное "узелковое письмо": у древних инков (кипу), в Древнем Китае, у монголов. Вероятно, подобного рода "письмо" имелось и у славян. Не случайно в русском языке сохранилось выражение "завязать узелок на память", т.е. сохранить в памяти какую-либо информацию. В качестве условных знаков использовались также бирки (дощечки) с зарубками - в торговых, финансовых, кредиторских операциях. У славян такие бирки назывались "носами", так как их обычно носили с собой, закрепляя какую-либо информацию с помощью различных насечек, зарубок. Отсюда произошло выражение "зарубить на носу", т.е. запомнить крепко-накрепко.

Для закрепления и передачи информации во времени использовались могильные холмы, курганы, кресты, надгробия, знаки собственности (геральдические знаки, межевые камни, знаки клейма для скота и т.п.).

Предметные способы общения  сохранились и в наши дни: преподнесение  хлеба и соли как знак гостеприимства, букетов цветов и сувениров как  знак внимания, знаки различия у  военных, флаги государств, система  сигнализации светофорами и семафорами и т.п.

Появление письменности ознаменовало переход человечества к новой  информационной технологии. С помощью  графических знаковых систем стало  возможным отделить информацию от субъекта и зафиксировать её на каком-либо материале с целью последующей  передачи во времени и пространстве. В результате появилась документированная  информация, т.е. документ.

Информация, зафиксированная  на материальном носителе, выполняла  в древности роль свидетельства, доказательства. Именно на эту важнейшую  функцию документа первоначально  обращалось основное внимание. Важно  заметить, что термин "документ" более старый, нежели термин "информация". К тому же до начала 20 века понятие  информации было связано прежде всего с сообщением, осведомлением, с передачей сообщений, их интерпретацией.

В России термин "документ" был переведён Петром Первым именно как "письменное свидетельство". На всём протяжении 18 столетия в определении  понятия "документ" выделялось прежде всего его правовое назначение. Между тем сам этот термин в течение длительного времени почти не употреблялся. Вместо него в делопроизводственной практике обычно использовались другие термины: "акт", "дело", "бумага".

Однако понятия постоянно  изменяются, совершенствуются, уточняются, наполняются новым содержанием. Почему? Прежде всего потому, что углубляются представления об изучаемых явлениях и предметах, их сущности, их наиболее значимых сторонах. Постепенное накопление знаний о документах привело в 19 в. к выделению, помимо правового, также и управленческого аспекта документа, что нашло отражение в знаменитом словаре В.И. Даля, где документ определялся как "всякая важная деловая бумага, так же диплом, свидетельство".

К середине 20 века получил  определённость ещё один важнейший  аспект документа - исторический, т.е. его значение как носителя ретроспективной информации. Так, авторы "Словаря современного русского литературного языка", изданного в 1954 г., выделили "исторические документы - летописи, хроники, записи и т.п., свидетельствующие о каком-либо историческом событии, лице, эпохе и т.п.".

В первой половине 20 столетия было существенно пересмотрено содержание понятия "информация", которое  стало связываться с категорией отражения, как всеобщим свойством  материи, первичным по отношению  к информации. А во второй половине 20 в. с развитием кибернетики, информатики, вычислительной техники развернулось активное изучение социальной сущности и информационной природы документа, что привело к дальнейшему  расширению и, самое главное, к углублению его понятия. Именно в этот период было дано теоретическое обоснование  неразрывной связи понятий "документ" и "информация". Однако незавершённость  научных представлений и, как  следствие, наличие многочисленных и разнообразных суждений о сущности, природе, содержании понятия "информация" не могли не отразиться также и  на определении понятия "документ". Каким образом?

Среди философов, естествоиспытателей, представителей технических наук вот  уже в течение нескольких десятков лет идёт спор вокруг двух различных  подходов к понятию "информация". Одни из них рассматривают информацию как свойство, как атрибут, присущий всем материальным объектам, в том  числе и неорганической природе. Эта концепция информации получила название атрибутивной. Другие полагают, что информация появилась лишь с  возникновением жизни и связывают  её с функционированием самоорганизующихся систем, не признавая наличия информации в неживой природе. В свою очередь, среди сторонников второго подхода  есть кибернетики, считающие, что информационные процессы протекают во всех самоуправляемых  системах, и антропоцентристы, которые относят информацию лишь к человеческому обществу и сознанию.

Результатом научных споров является отсутствие точного определения  понятия информация. Так, в Словаре  основных терминов в области информатики  представлено четыре наиболее распространённых толкования этого понятия:

- "Информация - это смысл полученного сообщения, его интерпретация";

- Информация - это "содержание сообщений", а также "само сообщение, данные";

- "Информация - это третья составляющая трёх основ мироздания (материя, энергия и информация)";

- "Информация - это то, что уменьшает неопределённость события".

Однако в конечном счёте  все авторы сходятся на том, что социальная жизнь невозможна без информации, выступающей в качестве двигателя  общественного и технического прогресса. При этом важнейшая роль отводится  социальной информации, которая подразделяется на массовую (мировоззренческую, эстетическую, бытовую), специальную (научную, деловую, корпоративную) и личную. Именно социальная информация связывается с понятием документа.

Неоднозначное толкование понятия "информация" вызывает в ряде случаев  необходимость более чёткого  его определения и фиксации в  отдельных нормативных актах. Так, в ст. 2 действующего с 1995 г. Федерального Закона РФ "Об информации, информатизации и защите информации" информация рассматривается как "сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления".

Таким образом, к настоящему времени понятие "документ" вобрало  в себя такие наиболее существенные характеристики, как информационное предназначение, материальный носитель, а также ряд функциональных аспектов.

Вместе с тем определение  понятия "документ" в различных  науках имеет существенные отличия. Это зависит, во-первых, от более  или, напротив, менее широкого толкования понятия информации и, во-вторых, от выдвижения на первый план какой-либо одной составляющей документа, от акцентирования внимания на каком-либо отдельном его  функциональном аспекте. В информатике, например, документ нередко определяется как "материальный объект, содержащий информацию в закреплённом виде". В результате под это определение подпадает необъятное множество объектов, так как в природе нет материальных объектов, которые не содержали бы какую-либо информацию. В документалистике - одной из наук об информации - под документом понимается "любая семантическая информация, выраженная на любом языке и зафиксированная любым способом на любом носителе с целью её обращения в динамической информационной системе". Это определение значительно сужает понятие документа, но тем не менее включает в него одновременно и книги, и журналы, и газеты, и служебные документы и т.п.

Для общественных наук, в  зависимости от их предмета, целей  и задач, в определении понятия  документа характерно выделение  каких-то отдельных его сторон. Так, в юридических науках акцентируется внимание на правовом аспекте. В результате документ фигурирует преимущественно как средство документирования и доказательства правовых отношений. В сфере управления документ исследуется главным образом как средство фиксации и передачи управленческих решений. В исторической науке документы рассматриваются прежде всего как исторические источники, т.е. носители ретроспективной информации.

В этой связи перед документоведением, изучающим в историческом развитии все категории, виды и разновидности  документов, стоит важная задача - дать наиболее точное, обобщающее определение  понятия "документ". Однако решить такую задачу непросто, о чём свидетельствует  и отмеченное выше многообразие дефиниций, и продолжающиеся дискуссии на эту  тему. Ярким отражением трудного процесса выработки оптимального определения  понятия документа являются отечественные  Государственные стандарты на термины  и определения.