Деловая корреспонденция

Приказ оформляется на бланке, где указаны название данного  учреждения (организации, предприятия), его вышестоящего органа, вид документа (приказ), место его издания, предусмотрено  место для проставления индекса  документа, даты, заголовка к тексту.

По содержанию и способам оформления приказы делятся на приказы по основной деятельности и по личному составу. Последние используются для документирования приема, перевода, увольнения и другого движения кадров. Правила оформления приказов по личному составу существенно отличаются от оформления приказов по основной деятельности.

Текст приказа по основной деятельности состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Приказы могут издаваться как инициативные, так и во исполнение распорядительных документов вышестоящих организаций, органов власти и управления. В инициативных приказах в констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых приказом управленческих действий, дается объяснение необходимости издания приказа. В приказах, издаваемых во исполнение распорядительных документов вышестоящих организаций, констатирующая часть содержит название вида документа, автора, дату, номер и заголовок этого документа. Если предписываемое действие не нуждается в разъяснении, констатирующая часть может не составляться.

Распорядительная часть  приказа начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами  с новой строки (без абзаца). Текст приказа обычно делится на пункты, которые номеруются арабскими цифрами. Пункты приказа формулируют различные по характеру исполнения действия. Каждый пункт распорядительной части начинается с указанием исполнителя (им может быть организация, структурное подразделение или отдельное должностное лицо). Предписываемое действие формулируется в тексте приказа глаголом в неопределенной форме (осуществить, обеспечить, подготовить, отгрузить и т.д.). Срок исполнения приводится либо в каждом пункте приказа, либо выделяется в один обобщенный пункт для всех предписываемых действий. В отдельном пункте приказа называются лица, на которых возложен контроль за его исполнением: «Контроль за исполнением приказа возложить на…». В случае, если издаваемый документ отменяет ранее изданный приказ, в последнем пункте указывается: «Приказ от 00.00.00 № 00 считать утратившим силу (считать недействительным)». Если приказ отменяет только один (или несколько) пунктов ранее изданного, то отменяются соответствующие пункты.

Пример оформления приказа  см. в Приложении 2.

В управленческой практике принято согласовывать проект приказа  с заинтересованными структурными подразделениями и юрисконсультом, который, визируя проект документа, проверяет его соответствие действующим  нормативным, законодательным и  распорядительным актам.

Приказ вступает в силу с момента его подписания и  регистрации, которая проводится отдельно от других документов. Регистрационные  индексы присваиваются приказам в пределах календарного года.

Указание, правила оформления.

 

УКАЗАНИЕ – правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным  с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного  или вышестоящего органа управления. Право издания указаний принадлежит  также руководителям организаций, учреждений и предприятий при  оформлении решения оперативных  производственных и административных вопросов.

Наиболее распространенный вариант оформления указаний – распечатка их на ПК на чистом листе бумаги с угловым расположением постоянных реквизитов. Указание может оформляться на общем бланке организации подобно приказу по основной деятельности. Однако указание должно иметь конкретных адресатов (исполнителей), а его распорядительная часть начинается со слова «ПРЕДЛАГАЮ».

Указание как вид документа  введено в действие с 1970-х годов  вместо применявшихся с той же целью служебных записок, служебных писем, служебных распоряжений.

Пример оформления указания см. в Приложении 3.

 

Распоряжение, требования к оформлению.

 

РАСПОРЯЖЕНИЕ – распорядительный документ, издаваемый руководителем  коллегиального органа для единоначального решения оперативных вопросов.

Распоряжения издают также  заместители первого руководителя, главные специалисты, руководители структурных подразделений по оперативным  вопросам хозяйственной, производственной, административной деятельности. Как  правило, распоряжение имеет ограниченный срок действия и распространяется на узкий круг исполнителей (структурных подразделений).

Распоряжения организации  составляют в основном по вопросам:

– информационно-методического  характера;

– повседневной административной, производственно-хозяйственной деятельности;

– связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, правил и других документов, например:

– о распределении обязанностей между заместителями руководителя компании;

– о передаче дел и  документов увольняемыми сотрудниками;

– о применении правил работы с конфиденциальными документами;

– о сроках предоставления авансовой отчетности;

– о порядке использования  служебного автотранспорта;

– о проведении ежегодной  диспансеризации работников и т. п.

Распоряжение государственного или муниципального органа управления – правовой акт, обязательный для исполнения организациями и гражданами, которым распоряжение адресовано.

Распоряжения, затрагивающие  права и интересы граждан, должны быть опубликованы в течение двух недель в официальных изданиях.

По составу реквизитов и их расположению распоряжение не отличается от приказа, однако часто  не содержит констатирующей части. В  таком случае текст распоряжения начинается непосредственно с пунктов, формулирующих распорядительные действия. Если необходимость объяснения издания  распоряжения все-таки существует, то текст распорядительной части начинается со слова «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ». (См. Приложение 4).

 

 

 

Решение, правила  составления и оформления.

   

РЕШЕНИЕ – распорядительный документ, издаваемый органами, действующими на основе коллегиальных принципов  управления (муниципальные органы управления, ученые и методические советы, советы директоров, правления кооперативов, общие собрания акционеров и др.)

Решения оформляются, как  правило, на бланках, включающих следующие  реквизиты: название органа управления, вид документа (решение), место для  проставления даты, индекса документа, место его издания, место для размещения заголовка к тексту.

Текст решения состоит  из двух частей: констатирующей и распорядительной. Если решение издается по инициативе данного органа управления, то в констатирующей части указывают причины издания и цели, которые должны быть достигнуты при его выполнении. Если решение издается на основании распорядительного документа вышестоящего органа управления, то в констатирующей части дается ссылка на него.

Распорядительная часть  решения начинается с названия органа, его принимающего, и слова «РЕШИЛ», которое пишется прописными буквами. Распорядительная часть, как правило, состоит из нескольких пунктов, в  каждом из которых указываются исполнитель (организация, должностное лицо), предписываемое действие и срок исполнения. В последнем  пункте решения называют лицо, на которое  возлагается контроль за исполнением. (См. в Приложении 5).

Юридическую силу решение  обретает после его подписания председателем  и секретарем коллегиального органа, присвоения документу номера (т.е. регистрации) и проставления даты. Датой решения  является дата проведения заседания  коллегиального органа, на котором  оно было принято.

 

 

  

Литература

 

1. Басаков М. И. Приказ и деловое письмо. Требования к оформлению и образцы документов согласно ГОСТ Р6.30-2003. – М., 2005.

2. ГОСТ Р6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

3. Делопроизводство (Организация  и технологии документационного  обеспечения управления). Под. ред. проф. Т. В. Кузнецовой. – М., 2003.