Делопроизводство, его законодательное и нормативно-методическое регулирование

Типовая инструкция предназначена  для федеральных органов исполнительной власти, однако, службы делопроизводства организаций любых форм собственности  и направлений деятельности могут  использовать ее как нормативную  основу при создании системы делопроизводства конкретной организации.

Методика и технология хранения документов в делопроизводстве в архиве разработана также архивными  органами. В общих чертах она сложилась  в середине 1960-х гг. С 1987 г. много лет действовали основные правила работы ведомственных архивов, которые представляли собой базовый нормативно-методический определявший правила хранения документов в делопроизводстве (оперативное хранение) и в ведомственном архиве. В 2002 г. Федеральная архивная служба России подготовила новый нормативный документ, устанавливающий нормы и технологию работы архива организации. Этот норматив не меняет кардинальным образом сложившуюся и действующую многие годы технологию хранения документов, т.е. определенная преемственность по сравнению с Правилами 1987 г. сохраняется. Однако пересмотр основных правил был необходим в связи с изменениями, во-первых, правовых основ архивного дела в РФ, во-вторых, практически повсеместным внедрением в делопроизводство информационных технологий, а также с учетом того, что возникла масса организаций различных организационно-правовых форм. Основные правила работы архивов организаций содержат целый ряд разделов, направленных на регламентацию хранения документов в делопроизводстве организаций.

 

Среди них:

• требования к номенклатурам дел, их виды, порядок составления, согласования, утверждения, заполнения, ведения и хранения;

• правила формирования дел в делопроизводстве;

• организация и порядок  проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве;

• подготовка дел к  передаче в архив: оформление дел (нумерация, подшивка, оформление обложки и т. д.), составление и оформление описей, передача дел в архив;

• порядок выделения  документов к уничтожению;

• оформление уничтожения документов с истекшими сроками хранения;

• порядок передачи дел из делопроизводства в архив. Весьма существенные изменения в Основных правилах (по сравнению с редакцией 1987г.) связаны с экспертизой ценности документов. Помимо управленческой документации (в основном на бумажных носителях) в Правила включены нормативно-методические основы экспертизы ценности электронных документов.

В состав Основных правил включены унифицированные формы  документов (номенклатура дел, опись, обложка  дела, лист-заверитель и др.), которыми оформляется хранение документов в  делопроизводстве организации и осуществляется их учет и передача в архив. Они содержат порядок оформления, утверждения, согласования и являются обязательными при создании конкретной системы делопроизводства.

Также правила содержат методику работы с документами в архиве организации. Существенное значение в вопросах организации хранения документов имеют сроки хранения. Основными нормативными документами, на основе которых определяются сроки хранения документов, являются перечни с указанием сроков хранения.

 Различают типовые и ведомственные перечни. Типовые перечни разрабатываются и утверждаются Росархивом, они являются нормативным Документом общего действия и устанавливают сроки хранения документов, которые возникают в результате документирования однотипных функций (например, таких, как организация системы управления, планирование деятельности, финансирование деятельности, учет и отчетность, информационное обслуживание, кадровое обеспечение и др.).

Организации, не имеющие  ведомственных перечней, при определении сроков хранения своих документов пользуются типовым перечнем.

Одновременно с развитием  работ по унификации и стандартизации начались работы по классификации и  кодированию технико-экономической  и социальной информации, созданная  в настоящее время система  классификаторов является языком формализованного описания данных, используемых в процессах управления. Для делопроизводственных служб особое значение имеет Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), который представляет собой номенклатуру унифицированных систем документации и унифицированных форм документов. Классификатор содержит наименование видов документов и их коды, которые являются идентификаторами форм документов и обязательно составляются в бланках. В состав унифицированных управленческих документов входят следующие системы документации.

 

Унифицированная система банковской документации:

 

• платежная документация по безналичным расчетам через банки;

• документации по кредитным  операциям банков;

• документация по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых ресурсов;

• документация по операциям  банков, связанная с международными расчетами;

• выходная документация банков;

• документация по безналичным  расчетам через банки - внутрибанковские формы документов;

• документация по эмиссионно-кассовым и бюджетным операциям банков — внутрибанковские формы документов;

• документация по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых

 

Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций:

 

• финансовая документация;

• отчетная бухгалтерская  документация, бюджетных учреждений и организаций;

• учетная бухгалтерская  документация.

 

Унифицированная система отчетно-статистической документации:

 

• документация по статистике национальных счетов и экономических  балансов;

• документация по статистике научно-технического потенциала и инновационного прогресса;

• документация по статистике труда;

• документация по статистике финансов;

• документация по социальной статистике;

• документация по статистике промышленности;

• документация по статистике сельского хозяйства и заготовок  сельскохозяйственной продукции;

• документация по статистике капитального строительства;

• документация по статистике внешнеэкономических связей;

• документация по статистике потребительского рынка и его  инфраструктуры;

 

Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской  документации предприятий:

 

• отчетная бухгалтерская  документация;

• регистры бухгалтерского учета;

 

Унифицированная система документации по труду:

 

• документация по состоянию  рынка труда;

• документация по трудовым отношениям;

• документация по повышению  квалификации работников органов по труду;

• документация по охране труда;

• документация по минимальным потребительским бюджетам;

• документация по обращениям в органы по труду.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Нормативно-методическое регулирование делопроизводства

 

Взаимоотношения организаций, учреждений, деловое документное  общение на всех уровнях должно осуществляться по единым общепринятым правилам. Работа с документами в любой организации, независимо от ее организационно-правовой формы, должна строиться на основе законодательно-правовых и нормативно-методических актов, касающихся вопросов документирования и работы с документами. В настоящее время в Российской Федерации действует ряд общегосударственных нормативно-правовых актов, регламентирующих общие правила подготовки, оформления и организации работы с документами в организациях и учреждениях. Нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления разрабатываются различными органами государственной власти и управления в соответствии с их компетенцией.

 

Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует правила  оформления документов; правила работы с документами; обеспечение сохранности  документов; порядок передачи документов на архивное хранение; работу службы делопроизводства; внедрение новых информационных технологий в работе с документами; работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа; юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

         Высшей правовой значимостью обладают законы Российской Федерации.

         Правовые акты несут властную функцию и обязательны к применению в той области деятельности, на которую они распространяются.

         Гражданское законодательство регулирует правовое положение юридических и физических лиц. Основу гражданского законодательства составляет Гражданский кодекс Российской Федерации.

        Ряд законодательных актов содержит нормы, которые учитываются при составлении и оформлении документов.

        В Российской Федерации разработана национальная система стандартизации, определяющая порядок разработки и использования стандартов и объединяющая все государственные стандарты, действующие на территории России. Законом установлен статус стандарта, принципы стандартизации, виды документов по стандартизации и принципы их применения.

       В 1990-е гг. создана правовая основа хранения документов (Архивный фонд Российской Федерации)

       К нормативным правовым актам постановлением Правительства РФ отнесены постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения.

       Для делопроизводственных служб особое значение имеет Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), который представляет собой номенклатуру унифицированных систем документации и унифицированных форм документов.

       Работа с документами в любой организации, независимо от ее организационно-правовой формы, должна строиться на основе законодательно-правовых и нормативно-методических актов, касающихся вопросов документирования и работы с документами.

       В настоящее время в Российской Федерации действует ряд общегосударственных нормативно-правовых актов, регламентирующих общие правила подготовки, оформления и организации работы с документами в организациях и учреждениях.

       Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует правила оформления документов; правила работы с документами; обеспечение сохранности документов; порядок передачи документов на архивное хранение; работу службы делопроизводства; внедрение новых информационных технологий в работе с документами; работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа; юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.

 

 

Список использованной литературы

 

1.  Государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 года 28). (http://www.gosthelp.ru/text/GOSTR5114198Deloproizvods.html)

2. Государственная система  документационного обеспечения  управления (ГСДОУ). Основные положения.  Общие требования к документам  и службам документационного  обеспечения. - М.: Главархив СССР, 1991. (http://pravo.levonevsky.org/baza/soviet/sssr1589.htm)

3. Типовая инструкция  по делопроизводству. Утверждена  приказом Росархива от 27 ноября 2000 года 68. - М.: Росархив, 2001.

(http://zakon.kuban.ru/nd2/2000/68p.shtml)

4. Делопроизводство и  архивное дело. Термины и определения. - М.: Госстандарт,1998.

(http://www.mdi.ru/encycl.php?RubricID=3071)

5. Закон Российской Федерации от 25 октября 1991 г. № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (с изм. и доп. от 24 июля 1998 г.).

(http://www.consultant.ru/online/base/?req=doc;base=LAW;n=31813)