Делопроизводство – инструмент руководства в учреждении культуры клубного типа

Тема: «Делопроизводство – инструмент руководства в учреждении культуры клубного типа».

План:

1. Введение.
2. Делопроизводство.

2,1-документ

2,2-Акт

2,3-Автобиография

2,4-приказ

2,5-заявление

2,6-протокол

2,7-постановление

2,8-объяснительная

2,9-докладная

3. Вывод.
4. Список используемой литературы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение.

Конечный  результат управленческой деятельности государственного аппарата  зависит от  множества промежуточных  звеньев,  одним из которых является  делопроизводство, позволяющее обеспечить оперативность и гибкость в принятии решений. Делопроизводство координирует все этапы работы - от проектирования  до практической реализации решений.

Процесс управления включает следующие основные  типовые  документируемые операции: сбор и  обработку  документной  информации; подготовку решения; принятие и документирование решения; доведение решений до исполнителей; исполнение решения; контроль исполнения; сбор информации об исполнении; передачу информации по вертикальным и горизонтальным связям; хранение и поиск информации.

Делопроизводство – это деятельность , охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе управленческих действий. Она включает в себя все операции по составлению и оформлению документов, так и весь комплекс работ с документами (ведение переписки, исполнение и контроль), учет документов, их систематизация, хранение, использование , порядок сдачи законченных производством документов в архив и так далее.

Составной частью делопроизводства является документирование – процесс  составления и оформления документов. Документирование развивается по двум направлениям:

--документирование по  общим вопросам;

--документирование специальных  сторон управленческой деятельности.

Документирование по общим  вопросам управления охватывает основную оперативную деятельность учреждения. Комплекс документов , возникший при документальном оформлении этой деятельности , получил название общей документации. Отдельные, специальные стороны деятельности учреждений находят отражение в системах специальной документаций (бухгалтерской, статистической, военной, технической и так далее). Выделение системы специальной документации было вызвано особенностями содержания документов, входящих в эту систему , и отличными от других правилами их составления и работы с ними.

Основным объектом в делопроизводстве является документ , а также процесс  работы с ними. Документ – это материальный объект с информацией , созданной человеком для ее последующей передачи. Документ созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке, называется официальным (управленческим).

В состав каждого документа  входит ряд элементов (реквизитов): текст, название вида, автор, адресат, дата, подпись и так далее. Основным реквизитом документа является его  текст.

Все документы  могут быть разделены на несколько  групп:

--по времени  исполнения – срочные, долгосрочные;

--по происхождению – внутренние и внешние;

--служебные и личные;

--по содержанию – на простые и сложные;

--по воспроизведению – на подлинники (оригиналы) и копии.

Документы делятся  на:

--организационные  документы  (устав организации, положение о организации , структура и штатное расписание, должностные инструкции);

--распорядительные  документы –  ( приказ, распоряжение, указание, решение, постановление, протоколы).

--справочно-информационные  документы  (акт, письмо, докладная и объяснительная записка, письма, телефонограммы и таму подобное.)

В отдельную группу документов надо выделить бухгалтерские документы  – приходно-расходные ордера, товарно-транспортные накладные, сметы, командировочные удостоверения.

Документы имеют определенную форму заполнения.

Акт – документ, который составляется несколькими лицами и подтверждает установленный факт , событие, действие. Чаще всего акты составляются комиссиями как постоянно действующими, так и назначенными распорядительными документами руководителя.

Текст акта делится на три  части:

--введение;

--констатирующую часть;

--выводы.

Во введении указывается  основание составления акта, пересчисляются лица, которые составляют акт. В констатирующей части указываются цели, задачи  и содержание работы, выполненной  комиссией , ее итоги. В заключении пишутся  выводы и возможно даются рекомендации.

Завершают текст акта подписи  комиссии.

Автобиография – пишется от первого лица, в ней указываются официальные факты: год и место рождение, социальное положение, указываются важные вехи жизни человека.

В автобиографии не сказываются  черты характера , привычки и так  далее.

Приказ – правовой акт, который издается органом власти, руководителем учреждения, предприятия и так далее, с целью решения основных и оперативных задач. В зависимости от содержания приказы делятся на:

--по общим вопросам;

--по личному составу.

Текст приказов содержит две части:

--констатирующая;

--распорядительная.

  Приказ является самым  распространенным видом распорядительного  документа, применяемого в практике  управления. Он издается по вопросам  создания, ликвидации, реорганизации  учреждений или их структурных  частей; утверждения положения, инструкций, правил и т. п. документов, требующих  утверждения; по всем вопросам  внутренней жизни учреждения, организации,  предприятия,  а также по кадровым  вопросам приема, перемещения, увольнения  работников и т.д. Посредством  приказа руководитель ставить  основные задачи перед работниками,  указывает пути решения принципиальных  вопросов. Приказ обязателен для  всех работников данной организации  или отрасли. В отдельных случаях  приказ может касаться широкого  круга организаций и должностных  лиц независимо от их подчиненности.  Все распорядительные документы  должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих закону.

В констатирующей части излагаются факты, послужившие основанием для  издания распорядительного документа. Если документ издается на основании  распорядительного документа вышестоящего органа, констатирующая часть должна содержать ссылку на этот документ с указанием его наименования, даты, номера и заголовка.

Если распорядительная часть  приказа не нуждается в обосновании, констатирующая часть отсутствует.

Заявление – это письменная просьба одного лица ( либо группы лиц) в учреждение, организацию. Слова «заявление» может писаться как с большой так и маленькой буквы.

Протокол – документ , который фиксирует ход обсуждения вопросов и принятие постановлений на собраниях, конференциях , заседаниях коллегиальных органов.

Датой протокола является день заседания, а номером протокола  – порядковый номер заседания  коллегиального органа. Показывается вид коллегиальной деятельности – заседание, собрание – и название самого коллегиального органа в родительном  падеже «Протокол заседания Совета колледжа».

В тексте протокола  выделяется две части.

Первая содержит определенную информацию, которая всегда идет в определенном порядке: дата, номер протокола, присутствующие (пишется цифра присутствующих и список прилагается, если присутствует большое количество людей),  повестка дня.

Вторая часть протокола  является основной. В ней записываются все выступления. Составляется она  в соответствии с рассматриваемыми вопросами. По итогам заседания и  рассмотрения вопросов составляется постановление.

Постановление состоит из двух частей: на основании чего принято решение и само решение с указанием ответственных и сроков исполнения.

Объяснительная – пишется на имя руководителя учреждения, организации от первого лица. В объяснительной указывается причина того или иного действия.

Докладная пишется на имя руководителя организации, учреждения с описанием того или иного факта.

Докладная записка - документ, адресованный  руководителю  данного  или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившийся ситуации,  имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий  выводы  и предложения составителя.  Докладная  записка  готовится  как  по  инициативе самого  работника,  так  и  по  указанию  руководства.   Цель   инициативной докладной записки –  побудить  руководителя  принять  определенное  решение.

Поэтому текст ее четко  делится на две части: констатирующею и предлагающею.

      В первой,  констатирующей  (описательной),  излагаются  имевшие  место факты или описывается ситуация, во второй излагаются  предложения,  просьбы.

Докладными записками  информируют руководителя о ходе  работ.  Такие  записки предоставляются регулярно.

      Тексту   докладной   записки   обязательно   предшествует   заголовок, начинающийся с предлога «о» («об»). Оформление этого вида документа  зависит от адресата.

      Докладные  записки могут быть двух видов:  внешние и внутренние.

 Внешняя докладная  записка, подписываемая руководством, печатается на общем       бланке с заполнением следующих реквизитов:

    - дата;

    - индекс;

    - место составления  или издания;

    - заголовок к  тексту;

    - адресат;

    - текст;

    - подпись.

 Внутренняя докладная  записка,  адресуемая  руководству,  подписываемая  ее составителем или руководителем структурного подразделения,  печатается на стандартном листе бумаги.  Машинописным  способом  воспроизводится       реквизиты бланка:

    - наименование  структурного подразделения;

    - вид документа  (докладная записка);

    - дата.

      Справка  – это документ, содержащий описание  и  подтверждение  тех   или иных фактов и событий. Справки бывают двух видов:

   1) с информацией  о фактах и событиях служебного  характера;

   2) учреждениям для  удостоверения того или иного  юридического факта.

      Более многочисленную  группу  составляют  справки   второго  вида.  Они выдаются ежедневно. Это – справки о подтверждении места учебы  и  работы,  о занимаемой должности и т.п.

      Форма справки  в приложении №4.

      Форма докладной  записки в приложении №5.

Все документы в обязательном порядке подписываются лицом  составившим тот или иной документ.

В делопроизводстве в учреждении, организации документы регистрируются в журнале входящей документации, в журнале исходящей документации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Вывод.

Исходя из вышеизложенного  можно сделать следующие выводы:

- для правильного документирования  любой деятельности необходимо  следовать строгим правилам ознакомления, оформления, распределения, контролем  и хранением документальной информации;

- делопроизводство необходимо  в каждой отрасли деятельности  и может быть структурно разделено;

- автоматизация делопроизводства  актуальна и перспективна, потому  что снижает человеческие и  информационные затраты.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список используемой литературы.

1. Кирсанова М. В., Аксенов  Ю. М. Курс делопроизводства:

        Документационное  обеспечение управления: Учебное  пособие. – 2-е изд.         – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 1998.