Документационное
обеспечение управления (ДОУ).
Задания (14, 23, 36,59).
Вопрос 14: Содержание
и особенности оформления трудового договора.
Договор о полной индивидуальной материальной
ответственности, порядок его заключения
и оформления.
Согласно Трудовому кодексу РФ, трудовым
договором является соглашение, заключенное
между работником и работодателем, в соответствии
с которым работодатель берет на себя
обязанность предоставить работнику обусловленную
работу, обеспечить соответствующие условия
труда, вовремя и полностью платить работнику
зарплату, а работник берет на себя обязанность
лично выполнять работу и соблюдать правила
внутреннего трудового распорядка, принятые
у данного работодателя.
В содержание трудового договора должны
входить следующие пункты:
- фамилия, имя, отчество работника
и наименование работодателя;
- данные об удостоверяющих личность
работника документах;
- ИНН работодателя;
- сведения о представителе работодателя,
который подписывает трудовой
договор, и информация о документе,
наделившем его данными полномочиями;
- место и дата заключения
трудового договора;
- место работы;
- сущность работы, выполняемой
работником;
- дата начала работы;
- условия оплаты труда;
- режим времени работы и отдыха;
- условие об обязательном социальном
страховании работника.
Трудовые договоры могут быть заключенными
на неопределенный срок или так называемые
срочные трудовые договоры, которые заключаются
на определенный срок, не превышающий
пяти лет.
Трудовой договор вступает в силу со
дня его подписания работником и работодателем,
или со дня фактического начала работы
с ведома работодателя.
В соответствии с Трудовым кодексом РФ,
заключаться трудовой договор может с
лицами, достигшими шестнадцати лет. Также
с согласия одного из родителей может
быть подписан трудовой договор с учащимся,
если он достиг возраста четырнадцати
лет с целью выполнения в свободное от
учебного процесса время легкого труда,
который бы не причинял вреда его здоровью
и не нарушал процесса обучения.
При подписании трудового договора будущий
работник должен предъявить работодателю:
- паспорт или иной удостоверяющий
личность документ;
- трудовую книжку, кроме случая,
когда трудовой договор заключается
впервые или будущая работа
является для работника работой
по совместительству;
- страховое свидетельство о
государственном пенсионном страховании;
- документы воинского учета (в
случае необходимости);
- документ об образовании.
Трудовой договор составляется в письменной
форме, заключается в двух экземплярах,
которые подписываются работником и работодателем.
Один экземпляр трудового договора получает
работник, второй остается у работодателя.
Факт получения работником его экземпляра
договора должен быть подтвержден его
подписью на экземпляре трудового договора
работодателя.
Также при подписании трудового договора
в нем стороны могут предусмотреть условие
об установлении испытания работника
для проверки его способности выполнять
поручаемую работу. Этот срок не может
быть больше трех месяцев, а для руководителей
организаций и лиц, их замещающих, главных
бухгалтеров и также лиц, их замещающих,
руководителей филиалов, представительств
- шести месяцев.
Таким образом, на основании вышеизложенного,
становится понятной суть трудового договора
и определяется порядок оформления трудового
договора, правила и особенности его оформления.
В дополнение к трудовому
договору может быть заключен договор
о полной индивидуальной материальной
ответственности, требования к которому
определены в ст. 244 ТК РФ:
заключается в письменной форме;
заключается с работниками
не моложе 18 лет;
работник, занимает должность
или выполняет работы, непосредственно
связанные с обслуживанием или использованием
денежных, товарных ценностей или другого
имущества (при этом стоит обратить внимание:
данный договор не может заключаться с уборщицами, сторожами и бухгалтерами складов, которым материальные ценности непосредственно не вверяются);
перечень таких должностей
и работ, а также типовой договор, предусматривающий
индивидуальную материальную ответственность,
утверждаются в порядке, определяемом
Правительством РФ.
В настоящее время действует постановление
Минтруда России от 31.12.2002 № 85, которым
утвержден Перечень должностей и работ,
замещаемых или выполняемых работниками,
с которыми работодатель может заключать
письменные договоры о индивидуальной
или коллективной материальной ответственности
(далее — Постановление Минтруда России
№ 85).
Список не может быть расширен работодателем,
хотя в нем перечислены не все виды должностей
и работ, связанных с материальными ценностями.
Однако материальная ответственность
могут вменяться сотрудникам, если их
основная работа (должность) не входит
в названный перечень, а совмещаемая работа
(должность) входит.
Постановлением Минтруда России № 85 также
утвержден типовой договор о полной индивидуальной
материальной ответственности, в котором
определены порядок его заключения, а
также права и обязанности работника и
администрации организации.
Вопрос 23: Цель и технологии
контроля исполнения документов. Установление
сроков исполнения. Правила оформления
реквизитов “Отметка об исполнении и
направлении документа в дело” ”Отметка
о контроле”. Система автоматизированного
контроля исполнения документов (АСКИД).
В российской системе управления контроль за исполнением
документов всегда проводился руководителями
структурных подразделений по направлению
"снизу - вверх", т. е. результаты передавались
от начальства мелких подразделений в
крупные. Делопроизводственные службы
в этом процессе принимали лишь косвенное
участие.
Впервые контроль за исполнением
документов был нормативно закреплен
как типовая делопроизводственная функция
за службами делопроизводства в Основных
положениях ЕГСД в 1974 г. В этом документе
были установлены организационные основы
и функции контрольных подразделений
и разработана технология операций по
контролю за исполнением документов. Практически
в этом же объеме требования к организации
контроля и роль делопроизводственной
службы были определены в Государственной
системе документационного обеспечения
управления.
Делопроизводственный
контроль стал первой функцией, которая
выполнялась в автоматизированном режиме.
В 1 970-е и 1 980-е гг. для целей контроля
использовались АСУ (автоматизированные
системы управления), в составе которых
разрабатывались специальные подсистемы
АСКИД, АКИД, АСК и др.
Дальнейшее развитие делопроизводственного
контроля связано с внедрением новых информационных
технологий.
В современных организациях любая автоматизированная
система делопроизводства имеет функцию
контроля за сроками исполнения.
Таким образом, технология контроля
прошла значительный путь развития и сегодня
позволяет контролировать огромные массивы
документов без значительного увеличения
штата. При этом проблема контроля по-прежнему
остается во многих организациях нерешенной.
Современная проблема
контроля
На наш взгляд, проблема заключается
в слабой правовой и нормативной регламентации
и, конечно, в организации работы в службе
делопроизводства.
Любому специалисту в области
делопроизводства известно, что нормативно-методические
документы межотраслевого действия, установившие
правила делопроизводства, принимались
в начале 1990-х гг. Трижды выходившие в последующие
годы Типовые инструкции по делопроизводству
разрабатывались для федеральных органов
исполнительной власти. Они не являлись
нормативными документами для фирм, созданных
в какой-либо организационно-правовой
форме, кроме государственного учреждения.
Да и требования к организации контроля
изложены там в самом общем виде.
Федеральный закон от 27.07.2006
№ 149-ФЗ "Об информации, информационных
технологиях и защите информации" в
ст. 11 установил: "В федеральных органах
исполнительной власти документирование
информации осуществляется в порядке,
устанавливаемом Правительством Российской
Федерации. Правила делопроизводства
и документооборота, установленные иными
государственными органами, органами
местного самоуправления в пределах их
компетенции, должны соответствовать
требованиям, установленным Правительством
Российской Федерации в части делопроизводства
и документооборота для федеральных органов
исполнительной власти".
К числу требований, установленных
Правительством РФ, относятся положения
ряда документов, которые затрагивают
вопросы контроля за сроками исполнения.
В наибольшем объеме эти требования изложены
в Типовом регламенте взаимодействия
федеральных органов исполнительной власти,
утв. постановлением Правительства РФ
от 19.01.2005 № 30, и Типовом регламенте внутренней
организации федеральных органов исполнительной
власти, утв. постановлением Правительства
РФ от 28.07.2005 № 452.
Каким образом разработчики
этих документов регламентируют действия
по контролю?
Эти документы детализируют
и конкретизируют давно сложившиеся операции
по контролю за исполнением документов.
Попробуем рассмотреть положения регламентов
в сравнении с типовыми операциями по
контролю.
Для организации контроля за
сроками исполнения в структуре службы
ДОУ должно быть создано специализированное
подразделение со штатом 3-4 работника.
Оно может носить название:
контрольно-инспекторская группа, группа
контроля, инспекция по контролю и т. д.
Их названия не унифицированы.
В небольших организациях
контроль выполняется одним из сотрудников
службы ДОУ, чаще всего ее руководителем.
Там, где служба не создавалась, обязанности
по контролю выполняют секретари. Однако
на практике существует множество служб
делопроизводства, в которых подобные
подразделения (или отдельные сотрудники)
отсутствуют, а контроль ведется эпизодически
или не ведется вовсе.
Типовой регламент внутренней
организации федерального органа исполнительной
власти предусматривает обязательное
создание в его структуре специализированного
структурного подразделения, которое
и обеспечивает контроль за исполнением
документов.
Наличие контрольных структур
или поручение контрольных функций одному
из работников службы ДОУ не освобождает
руководителей от непосредственного контроля
за исполнением документов, заданий, поручений,
а также за повседневной деятельностью
подчиненных. Более того, именно от руководителя
зависит эффективность контроля.
Руководитель ставит на контроль
только выборочные документы, контроль
применяется как "пожарная" мера,
ведется время от времени или только в
отношении отдельных сотрудников. Специалисты
управленческой структуры не оценивают
как большой недостаток в своей работе
задержку исполнения задания или нарушение
установленных сроков исполнения документов.
Как правило, у всех есть на то "объективные"
причины.
Руководитель обязан контролировать
все направления деятельности, все вопросы
в пределах своих функций и полномочий,
но не доводить контроль до мелочной опеки
подчиненных. Руководитель контролирует,
как правило, общее состояние работы, качество
ее выполнения, суть решаемых управленческих
задач. Однако в практике управления большинства
коммерческих организаций этот важнейший
принцип управления не закреплен никаким
локальным актом, контроль реализуется
руководителем в том объеме, который ему
кажется наиболее целесообразным.
В контрольных операциях важна
резолюция, которая определяет исполнителя
(или исполнителей), суть задания, срок
исполнения. Само исполнение зависит от
того, насколько четко поставлена задача
исполнителю. Через резолюции и устные
поручения руководителя регулируется
загрузка и распределение работы между
специалистами аппарата управления. Для
исполнителя резолюция равносильна приказу
на исполнение документа. Для службы ДОУ
резолюция - необходимая информация, используемая
при регистрации документов и контроле
за их исполнением.
Типовые регламенты особо подчеркивают
роль руководителей всех уровней в контроле
за исполнением, практически устанавливая
эту функцию как одну из обязательных
должностных обязанностей.
Например: контроль за рассмотрением
поступивших в федеральный орган исполнительной
власти обращений осуществляется руководителями
структурных подразделений и структурным
подразделением, обеспечивающим контроль
за исполнением поручений. Контроль за
исполнением поручений, содержащихся
в протоколе совещаний у руководства федерального
органа исполнительной власти, осуществляется
структурным подразделением, ответственным
за проведение совещания, и структурным
подразделением, обеспечивающим контроль
за исполнением поручений.
Какие документы
необходимо контролировать?
Согласно действующим правилам
делопроизводства, контролю подлежат
все документы, требующие исполнения.
Кроме того, по указанию руководства организации
или структурного подразделения на контроль
могут быть поставлены любые документы,
отдельные пункты из них, устные или письменные
распоряжения руководителя.