Документирование. Организационные документы в управленческой деятельности

1. Документирование

 

Документирование - это фиксация информации на материальном носителе, т.е. процесс создания документа. В  случае, если этот процесс регламентируется, возникают официальные документы. Поэтому в делопроизводстве термин "документирование" и определение этого понятия стандартизованы. Согласно «ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (М., 1998. С.2)», документирование - это "запись информации на различных носителях по установленным правилам". В свою очередь, правила документирования определяются как "требования и нормы, устанавливающие порядок документирования". Правила документирования устанавливаются либо правовыми нормативными актами, либо выработаны традицией.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3

2. Организационные документы в управленческой деятельности

 

Организационная функция - одна из основных управленческих функций. В  содержание этой функции входит:

 

• создание, реорганизация, ликвидация организации;

• формирование структуры;

• определение штатной численности и номенклатуры должностей;

• регламентация деятельности структурных подразделений;

• формирование коллегиальных и совещательных органов управления;

• регламентация деятельности аппарата управления;

• установление режима работы и системы охраны;

• организация и оценка труда работников и некоторые другие виды работ.

 

К организационным документам относятся учредительные документы  организации, структура и численность  аппарата управления, штатное расписание, правила внутреннего распорядка, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции и др. документы.

Устав организации утверждается в установленном порядке. В нем излагаются правила, регулирующие деятельность организации, взаимоотношения ее с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере деятельности. Устав закрепляет организационно-правовую форму организации, ее название, адрес, органы управления, контроля, порядок распределения прибыли, условия реорганизации и ликвидации.

Учредительный договор содержит характеристику предмета, целей и принципов деятельности организации, права и обязанности учредителей, состав и компетенцию органов управления, срок действия и порядок прекращения договора.

На основании устава организации разрабатывается ее структура, определяется штатная численность. В штатном расписании закрепляется должностной, численный состав организации и указывается фонд заработной платы. Документ входит в УСОРД и имеет унифицированную форму.

При наличии в организации  нескольких структурных подразделений  разрабатываются положения о структурных подразделениях, в которых определяются правовой статус, задачи, функции, права и обязанности, ответственность подразделения.

Обязанности администрации  по организации труда работников обычно четко выражаются в правилах внутреннего трудового распорядка. Этот документ разрабатывается на основе типовых правил внутреннего трудового распорядка с учетом специфики деятельности, формы собственности и других особенностей конкретной организации. Текст правил внутреннего трудового распорядка готовит администрация организации, согласовывает его с выборным профсоюзным органом, а после обсуждения документа на общем собрании трудового коллектива правила утверждаются руководителем организации.

 

4

В некоторых организациях существуют положения о персонале, которые определяют трудовые правоотношения работников с организацией, взаимоотношение персонала с руководством организации и другие вопросы.

Должностные инструкции определяют функции, права и обязанности сотрудников организации. При разработке должностных инструкций следует учитывать названия должностей, предусмотренных для этих служб Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.

 

В соответствии с действующим  законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: приказы, инструкции, указания, решения, постановления, распоряжения.

Постановление - правовой акт, принимаемый высшими и центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов РФ в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач и установления стабильных норм и правил. Руководящие коллегиальные органы (президиум, советы и др.) также принимают постановления.

Решение - правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Решения издают муниципальные органы управления, советы директоров, правления кооперативов, общие собрания акционеров, ученые, методические, педагогические советы и др. Решениями также называют совместные распорядительные документы, принимаемые двумя и более органами.

Ко второй группе относятся  документы, создаваемые в условиях единоличного принятия решений должностным  лицом. К таким документам относятся  приказ, распоряжение, указание.

Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителем коллегиального органа управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, оно имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций и должностных лиц.

Указание - правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а так же по вопросам, связанным с организацией использования приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления. Указания также как и распоряжения имеют ограниченный срок действия и касаются узкого круга организаций и должностных лиц и в силу этого в эти документы не вносятся изменения и дополнения по отдельным пунктам, как в другие распорядительные документы.

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных оперативных задач, стоящих перед организацией.

 

5

3. Роль экспертной комиссии при подготовке и передаче документов в архив

 

Архив предприятия создается  для долговременного хранения документов.

 

Задачи архива:

1) прием, учет, хранение  документов, законченных делопроизводством;

2) информационно-справочная  работа по архивным документам предприятия;

3) организационно-методическая  помощь по ведению делопроизводства.

 

Оптимальный срок использования  документов в делопроизводстве - 3 года.

 

ЭК (экспертная комиссия) создается для определения сроков хранения документов, их подготовки к архивному хранению и отбора документов для уничтожения.

 

Экспертная комиссия состоит из трех человек, назначаемых  руководителем предприятия.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

6

СОДЕРЖАНИЕ

 

1. Документирование………………………………………………………………………….3
2. Организационные документы в управленческой деятельности………………………..4

3. Роль экспертной комиссии при подготовке и передаче документов в архив……………6

Резюме…………………………………………………………………………………………….7

Список используемой литературы……………………………………………………………8

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Делопроизводство: Учебник для вузов / Т.А. Быкова [и др.] – М.: МЦФЭР, 2004.

 

2. Делопроизводство. Документационное обеспечение управления на основе ГОСТ Р 6.30-2003: учебное пособие. М.И. Басаков. – 6-ое изд., перераб. и доп. – М., 2008.

 

3. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

8