Документирование трудовых отношений

 

1.5. Заполнение личной карточки  работника

Личная карточка сотрудника Т-2 заполняется кадровой службой  на всех работников, принимаемых на работу по трудовому договору, включая  лиц, работающих по совместительству. Она ведется на протяжении всего периода трудовой деятельности работника у данного работодателя, начиная с приема на работу, и закрывается только при увольнении. После ее заполнения работник должен ознакомиться с ней под роспись.

Значимость личной карточки заключается  в том, что при утрате трудовой книжки она является единственным документом, прямо подтверждающим трудовой стаж работника.

Личная карточка сотрудника изготавливается на бланке формата 2А4 в одном экземпляре и имеет  код по ОКУД 0301002. ²⁸ Данный документ хранится в течение 75 лет отдельно от личных дел, поэтому целесообразно для его изготовления использовать обложечную бумагу (тонкий картон).

Удаление отдельных  реквизитов из унифицированных форм не допускается. К сожалению, в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации, утвержденных названным Постановлением № 1, специалистами не было дано достаточных разъяснений по заполнению личных карточек (кроме раздела II "Сведения о воинском учете"). При ведении карточек рекомендуется руководствоваться отраслевым стандартом ОСТ 4.071.034-82 "Автоматизированные системы управления. Управление кадровой деятельностью. Система первичных документов учета кадров", который был разработан в соответствии с государственными стандартами (ГОСТ 6.13.1-75, ГОСТ 6.13.2-75, ГОСТ 6.10.1-80).

Сведения в личную карточку заносятся в соответствии с данными из личных документов работника:

• Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
• Трудовая книжка или иной документ, подтверждающий трудовой стаж;
• Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
• Документы воинского учета (для военнообязанных лиц);
• Документы об образовании, квалификации, наличии специальных знаний;
• Трудовой договор, заключенный с работником,
• Приказ (распоряжение) о приеме на работу.

Также в личную карточку могут вноситься сведения, сообщенные о себе работником. В отдельных  случаях, предусмотренных законодательством, может предусматриваться необходимость  предъявления дополнительных документов.

Вносить сведения в личную карточки необходимо от руки (желательно печатными буквами) или с помощью средств вычислительной техники.

Унифицированная форма  личной карточки № Т-2 состоит из четырех листов и содержит следующие  разделы:

I.     "Общие сведения";

II."Сведения о воинском учете";

III. "Прием на работу и переводы на другую работу";

IV. "Аттестация";

V. "Повышение квалификации";

VI. "Профессиональная переподготовка";

VII. "Награды (поощрения), почетные звания";

VIII. "Отпуск";

IX. "Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством";

X. "Дополнительные сведения";

XI. "Основание прекращения трудового договора (увольнения)".

«При заполнении личной карточки не рекомендуется использовать такие символы, как двоеточие (:), знак равенства (=), косая черта (/), а в зоне кодирования их использование запрещается. При заполнении формы текст записей (описаний) не должен заходить на поле кодирования; в противном случае форма считается испорченной и при первичном заполнении документа подлежит переписыванию.

Если отсутствует часть  записей в описательной части  реквизитов личной карточки или ответы на вопросы отрицательны, кодируемая часть этого реквизита остается пустой. Для обеспечения возможности внесения изменений в сведения о работнике запрещается проставлять прочерки в пустых строках или графах.

Первичное заполнение личной карточки может производиться различными способами (на компьютере, на пишущей машинке, вручную). Внесение последующих записей осуществляется на пишущей машинке или вручную, так как работник должен быть ознакомлен с каждой записью под расписку, а каждый раз нельзя заново распечатывать форму № Т-2. Вместе с тем ведение электронных копий личной карточки значительно сокращает трудозатраты при составлении различной отчетности». ²⁹

В раздел "Прием на работу, переводы на другую работу" личной карточки вносятся записи на основании соответствующих приказов (распоряжений), с каждой записью администрация обязана ознакомить работника под роспись.

После того как работник ознакомился с записью в трудовой книжке, он должен расписаться в личной карточке N Т-2 в разд. III "Прием на работу и переводы на другую работу", графа 6 "Личная подпись владельца трудовой книжки". Кадровая служба обязана с каждой записью, вносимой в разд. III "Прием на работу, переводы на другую работу", ознакомить работника под роспись в графе 6 раздела.

Если сведения о работнике  меняются, то в его личную карточку также вносятся соответствующие данные, которые заверяются работником кадровой службы.

Раздел II "Сведения о воинском учете" личной карточки заполняется:

- на граждан, пребывающих  в запасе, - на основании военного  билета;

- на граждан, подлежащих  призыву, - на основании удостоверения  гражданина, подлежащего призыву  на военную службу.

Сведения об итогах аттестации, повышении квалификации, профессиональной переподготовке указываются в разд. IV "Аттестация", V "Повышение квалификации", VI "Профессиональная переподготовка" на основании документов об образовании работника.

Почетные звания работников отражаются в разд. VII личной карточки вместе с наградами и поощрениями.

На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска  отметки в личной карточке делаются в разд. VIII "Отпуск", в котором ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации. Если по каким - либо причинам работника отзывают из отпуска, то на основании приказа вносится соответствующая запись в разд. VIII "Отпуск" личной карточки работника, то есть учет всех отпусков, которые предоставляются работнику в период работы в организации, ведется в разделе "Отпуск" личной карточки.

В случае если работник в  соответствии с действующим законодательством  имеет право на социальные льготы, то в разд. IX вносятся записи о льготе, на которую работник имеет право, а также указываются номер и дата выдачи документа, удостоверяющего право работника на льготу.

Раздел X "Дополнительные сведения" заполняется для полноты учета сведений о работниках, обучающихся в учебных заведениях, и другого.

В случае увольнения работника  на основании приказа кадровая служба делает запись в личной карточке, а  работник расписывается в карточке N Т-2.

 

1.6. Оформление личного дела работника.

Личное дело – это  совокупность документов персонального  учета, которые содержат наиболее полные сведения о работнике и его  трудовой деятельности.

Личное дело оформляют  на каждого работника в течение  семи дней с момента приема (то есть после издания приказа о приеме на работу) и ведут в течение всей трудовой деятельности на этом месте работы.

Все документы подшивают  в папку. На ней указывают фамилию, имя, отчество работника (строго посередине лицевой обложки папки), дату принятия на работу (дату, когда заведено личное дело), номер личного дела.

Записи в документах личного дела производят от руки перьевой или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета, без исправлений и разборчиво. Если исправления необходимы, кадровый работник должен заверить их своей подписью и печатью фирмы.

Личное дело включает в себя следующие документы:

• Внутреннюю опись документов дела, имеющую унифицированную форму;
• Личную карточку работника;
• Личный листок по учету кадров или анкета и дополнение к нему;
• Автобиографию (составляется собственноручно);
• Копии документов об образовании;
• Копии других личных документов работника;
• Копии документов (или выписок из них) об избрании (назначении) на должность;
• Характеристики, рекомендательные письма, резюме (при их наличии);
• Трудовой договор, дополнительные соглашения;
• Копию приказа (распоряжения) о приеме на работу.

Все документы, помещаемые в личное дело, должны быть надлежащим образом заверены.

При оформлении личного  дела работника руководствуются  хронологическим принципом, т.е. документы  помещаются по мере их появления. ³⁰

Самыми типичными ошибками являются неправильно записанные даты, номера страниц, лишние пробелы в  начале строки, лишние абзацы в конце строк, несоответствие количества открытых и закрытых кавычек, лишние пробелы между инициалами и фамилией и т.д.

Данные ошибки могут  быть исправлены путем заполнения пропущенных  сведений или при помощи внесения изменений в уже имеющиеся данные. Грамматические ошибки исправляются человеком, ответственным за ведение и хранение личных дел, от руки. 

Таким образом, чаще всего  при оформлении личного дела допускаются  ошибки в оформлении обложки и  в заполнении. Сложно уследить на за всеми нюансами. Можно, например, неправильно написать дату, пропустить номер дела при ручной нумерации, сделать опечатку, т.к. здесь большую роль играет человеческий фактор. Но также может сбиться и автоматическая нумерация в компьютере. Поэтому целесообразно все-таки не исправлять уже допущенные ошибки, а стараться не допускать их вообще.

 

2. Документирование совмещения и совместительства.

С письменного согласия работника ему может быть поручено в течение установленной продолжительности  рабочего дня (смены) наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительной работы по другой или такой же профессии (должности) за дополнительную оплату. ³¹

С работодателем в письменной форме  заключается соглашение, на основании  которого издается приказ о поручении  работнику соответствующей работы и установлении доплаты.

«Поскольку дополнительная работа выполняется в течение  установленной продолжительности  рабочего дня, она не фиксируется  отдельно в табеле учета рабочего времени. Сведения о совмещении профессий  не вносятся в трудовую книжку работника и его личную карточку Т-2». ³²

Совместительство - это выполнение работником другой регулярной оплачиваемой работы в свободное от основной работы время на условиях трудового договора. Возможно как у одного работодателя (внутреннее совместительство), так и у разных (внешнее совместительство). ³³

Т.е. при совместительстве оформляется отдельный трудовой договор. При этом обязательно согласие обеих сторон договора. Трудовой договор о работе по совместительству может быть срочным и на неопределенный срок. ³⁴

Документы необходимые при оформлении на работу по совместительству: паспорт, копия трудовой книжки (при внешнем совместительстве), документы об образовании, если должность совместителя требует наличия специальных знаний и умений.

 

 

3. Документирование изменения трудового  договора.

Изменение определенных сторонами условий трудового  договора допускается только по соглашению сторон трудового договора, за исключением  случаев, предусмотренных ТК РФ. ³⁵ Соглашение об изменении условий трудового договора заключается в письменной форме.

Без согласия работника  условия трудового договора могут  быть изменены только по причинам, связанным  с изменением организационных или  технологических условий труда. ³⁶

О предстоящих изменениях и о причинах, вызвавших эти изменения, работодатель обязан уведомить работника в письменной форме не позднее, чем за два месяца. ³⁷ Уведомление составляется в произвольной форме и предоставляется работнику для ознакомления под роспись.

Если работник согласен продолжать работу в новых условиях, в общем порядке оформляется дополнительное соглашение к трудовому договору, включающее все эти условия.

Если после истечения  срока о предупреждения об изменении  условий трудового договора работник отказывается продолжать работу в новых условиях, он должен сообщить об этом работодателю в письменной форме в виде личного заявления.

После получения от работника  заявления об отказе работодатель обязан в письменной форме предложить работнику  другую имеющуюся у него работу, которую работник может выполнять.  При согласии работника оформляется документация, необходимая для перевода на другую работу (приказ Т-5), а при отказе – увольнение работника по п. 7 ч.1 ст. 77 ТК РФ.