Документні потоки і масиви

Інші ознаки структурування ДП та М належать до формальних і відбивають видові, мовні, географічні, видавничі характеристики документів, технологічні особливості носіїв інформації та її документування.

Видова структура - це співвідношення у ДП та М документів різних видів. Наприклад, у 1998 р. видова структура ДП видань України мала такі особливості: авторефератів дисертацій - 2601 назва, що становить 25,8% ДП некнижкових видань; образотворчих видань - 222 назви (2,2%); нотних видань - 26 назв (0,2%); 844 назви журналів та продовжуваних видань (8,4%); 2509 газет (24,9%).

Мовна структура ДП та М - це співвідношення кількості документів, опублікованих певними мовами. Так, у вітчизняному ДП книг політичної тематики у 1998 р. видання українською мовою склали 85,2%, російською мовою -13,9%, англійською мовою - 0,3%, двома мовами - російсько-українською - 0,6%.

Географічна структура ДП та М - це розподіл документів за місцем видання. Наприклад, географічна структура вітчизняного ДП політичної тематики за 1998 р. представлена 20 містами України. Майже 90% складають документи, видані у Києві (70,9%), Львові (11%) та Харкові (4,8%). Аналіз показників географічної структури ДП книг і брошур України за 1998 р. дозволяє зробити висновок, що книговидавнича діяльність найрозвиненіша у Київській (там видано 50,3% загального ДП), Харківській (9,7%) та Донецькій (8,6%) областях. Одночасно в кризовому становищі перебувають книговидавці Херсонської (видано 0,02% річного обсягу загального ДП книг і брошур) та Миколаївської (0,03%) областей.

Видавнича структура ДП та М - це кількісне співвідношення документів за ознакою належності до видавничих установ, до яких входять державні й приватні видавництва, органи державної влади та управління, вищі навчальні заклади, науково-дослідні установи та ін. Уміння орієнтуватися в сукупності видавничих установ та їх продукції дозволяє правильно, оперативно, повно комплектувати документні фонди, розшукувати потрібні користувачам нові видання.

Авторська структура ДП та М - це співвідношення документів за ознакою наукових колективів чи індивідуальних авторів. В залежності від основного профілю розробок первинні наукові колективи (кафедри, лабораторії, відділи, інститути та ін.) поділяються на дві групи: перша - профільні колективи, тобто ті, чия діяльність повністю укладається в межі комплексної наукової проблеми; друга - непрофільні, які крім даної проблеми проводять свої основні дослідження і розробки по інших напрямах. Вивчення організаційно-фірменної та авторської структури результативне, тому що дозволяє визначити коло наукових шкіл та їх лідерів, перелік авторів, яких найчастіше цитують та ін.

Хронологічна структура ДП та М - це співвідношення документів за роком видання. її вивчення результативне при встановленні рівня та швидкості оновлення або старіння документів у документних системах.

ДП та М можна структурувати за будь-якими формальними ознаками документних класифікацій, визначаючи співвідношення документів, що відрізняються знаковою природою інформації, способом документування, матеріальною конструкцією документів, призначеністю для сприйняття інформації користувачем та ін. Так, останнім часом у ДП та М зростає питома вага електронних документів, що свідчить про активне впровадження новітніх інформаційних технологій у сферу документних комунікацій.

У документалістиці поширені інші ознаки структурування ДП: за рівнями та спрямованістю функціонування відокремлюють вхідні, вихідні та внутрішні потоки; за складністю напрямів ДП поділяють на два види: симплексний (спрямований від одного створювача до одного користувача) та мультиплексний (від кількох створювачів до одного або кількох користувачів).

Таким чином, ДП та М як системні об'єкти мають структуру, що відображає концентрацію та розсіювання документів, їх кількісне зростання і старіння залежно від конкретних ознак: належності документів конкретним авторам, темам, місцю та року видання тощо. З появою нових наукових напрямів, носіїв, засобів документування інформації та ін. інновацій, що відбуваються в інфосфері, структура ДП та М змінюється. Наприклад, у розвинутих країнах світу в 1990-х рр. електронні форми інформування про нові публікації та доставки їх копій користувачам змінили співвідношення основних видів наукових документів у потоці: швидко зростає кількість наукових журналів на оптичних носіях, збільшується питома вага публікацій з проблем нових інформаційних технологій та ін.

Стеження за змінами структури ДП та М дозволяє прогнозувати закономірності розвитку документних комунікацій суспільства, здійснювати науково обґрунтоване управління документними системами.