Документоведение

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Необходимость фиксировать информацию появилась у людей в глубокой древности. До нашего времени дошли «документы» различных эпох, созданные на глиняных табличках, бересте, каменных стелах и т.д. Способы нанесения информации также были разными: рисунок, графика, письмо.

В настоящее время в управленческой деятельности используют главным образом документы, созданные каким-либо способом письма - рукописным, машинописным, типографским, компьютерным, а также с использованием графики, рисунка, фотографии, звуко-видеозаписи и на специальном материале (бумаге, кино- и фотопленке, магнитной ленте, диске и др.). Изучением развития способов документирования и носителей информации занимается научная дисциплина - документоведение.

 Из этого  можно сделать вывод, что вопросы, связанные с оформление, подготовкой  распорядительных документов очень  важная и актуальная тема, так  как не одно предприятие не  обходиться без документов, в  которых определяется основная  деятельность организации (предприятия).

Цель данной курсовой работы: показать роль документов, необходимость их взаимодействия на организации. На организации существует управленческая документация, применяемая при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности и играющая особую роль среди всех других систем.

 Задачи:

- рассказать историю возникновения  и развития делопроизводства;

- показать  историю развития  служб документации в России;

- раскрыть понятие документ  как  о носитель информации;

- донести описание распорядительного документа – приказа, на какие группы делятся приказы, какое содержание обязательно  для приказов по личному составу и приказав по общей деятельности организации или предприятия;

- выделить  три этапа разработки  распорядительных документов, которые используются на предприятиях (организациях);

- показать, как правильно составлять  и оформлять приказы;

- продемонстрировать, как должен проходить учет распорядительных документов, контроль за их исполнением и текущее хранение.

 

При написании своей первой курсовой я прочитала много разной литературы и разных источников. В какой-то литературе рассказывались исторические факты очень интересно, понятно и доступно, а в каких-то на оборот сложно было найти суть и смысл. Когда я изучала источники, а точнее ГОСТы, то очень многое почерпнула для себя и для своего развития. Но самое главное возьму себе на заметку, для того что бы на работе объяснить почему должны быть именно такие поля в документах, а ни какие не будь другие узенькие или на оборот широкие. 

Почему я выбрала данную структуру работы? Просто потому, что таким образом можно получить хороший обзор на затрагиваемую тему, так как сначала ты узнаешь какие-то установленные понятия, а потом ты дополняешь их доступными объяснениями. И всегда правильно начинать работу, любую письменную работу с введения в историю развития какого либо предмета или сферы деятельности, в данном случае речь идет об истории развития делопроизводства в целом и совершенствование формы такого распорядительного документа как приказ.

 

 

 

 

 

 

 

 

1. История возникновения и развития делопроизводства

Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Первоначально термин появился в устной речи (предположительно в XVII в.) и означал процесс решения (производства) дела: «дело производить» - решать вопрос. В ходе решения возникала необходимость закрепления результата, например, достигнутой договоренности. Для этого издревле и создавали документы, так как устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято. Уже в XVI в. Употребляется слово дело как собрание документов, относящихся к какому-либо делу, вопросу. Впервые в этом понятии слово «дело» зафиксировано в документах в 1584.

Современное делопроизводство включает:

- обеспечение  своевременного и правильного  создания документов (документирование);

- организацию  работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка  документов для сдачи в архив, уничтожение).

Документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам (определение ГОСТ).

Организация работы с документами - это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения. Документооборотом государственный стандарт называет движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. В технологию работы с документами входит:

- прием и  первичная обработка документов;

- их предварительное  рассмотрение и распределение;

- регистрация  документов;

- контроль исполнения  документов;

- информационно-справочная  работа;

- исполнение  документов;

- их отправка;

- систематизация (формирование дел) и текущее хранение  документов.

 

ВЫВОД: История делопроизводства многовековая, не все этапы становления отражены в этой главе, но из нее можно почерпнуть самую главную информацию: в каком веке первоначально мы сталкиваемся с возникновением делопроизводства, что в себя включает современное делопроизводство, как организовывается работа с документооборотом. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. История развития служб документации  в России

С древнейших времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы узнаем историю своей страны, особенности быта и различных отношений, складывающихся в те далекие времена.

Документы возникли вместе с письменностью, вначале как средство закрепления имущественных отношений, а затем стали средством общения, передачи информации. Документы являются одним из важнейших хранилищ человеческой памяти.

В России к началу XVII века первым сложилось приказное делопроизводство. Приказами в то время именовались органы государственной власти.

Документы имели форму свитка, составлявшего в длину от 10 до 100 метров.

При Петре первом было введено коллежское делопроизводство. Коллегиями назывались центральные учреждения, ведавшие отдельными отраслями государственного управления.

В начале XIX века коллегии были заменены министерствами, коллегиальность в руководстве сменилась единоличием. Сложилось исполнительское делопроизводство. Появились бланки служебных документов, началось внедрение механизации конторского труда.

В годы Советской власти было выработано делопроизводство, характерное для централизованного управления народным хозяйством. В практике делопроизводства был установлен единый порядок документирования, внедрены стандартные требования к форме и структуре документов. Установлен типовой состав информационных элементов документов. Была предпринята попытка введения Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД).

В настоящее время сложившаяся система обработки документов развивается с учетом специфики рыночных отношений, механизации и компьютеризации делопроизводства.

Любой документ функционирует совместно с другими документами. Совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере человеческой деятельности, называется системой документов. Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям и применяемый в определенной деятельности, называется унифицированной системой документации (УСД).

Обязательным условием организационной и управленческой деятельности на предприятиях, в учреждениях является документирование. Организация и управление характеризуется разнообразием и неповторимостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их решению. Отсюда существует большое разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации.

Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, привидение к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению.

Суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов. Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых (ОСТ) стандартов.

В разработке унифицированных систем документации накоплен большой опыт. Длительное время в стране действовал ГОСТ 6.38-72 УСД, в котором были отражены: система организационно-распорядительной документации, требования к оформлению документов. В 1990 году стандарт подвергся определенной переработке с учетом двадцатилетней практики его использования (ГОСТ 6.38-90).

С 01.07.1998 года в РФ введен в действие ГОСТ Р6.30-97. Имеется некоторый опыт в создании других систем унифицированной документации.

ВЫВОД: Все развитие делопроизводства начиналось с развития письменности. Первым в России сложилось так называемое приказное делопроизводство, затем Петром I было введено коллежское делопроизводство, в начале XIX века сложилось исполнительское делопроизводство, при советской власти делопроизводство было целиком и полностью связанно с хозяйственной деятельностью; а в настоящее время сложившаяся система обработки документов развивается с учетом специфики рыночных отношений, механизации и компьютеризации делопроизводства.

Из этого можно сделать вывод, что делопроизводство России изменялось вместе с государственной деятельностью правительства и технологиями того или иного промежутка развития инфраструктуры.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Все о документе, как о носителе информации

Документы затрагивают различные сферы деятельности человека и разделяются на текстовые и графические, традиционные (рукописные, машинописные) и на электронных носителях, научные, технические, личные и официальные и др.

Документы, которые зафиксировали информацию, обеспечивают ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу.

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая – это документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех  предприятия. Вторая группа – документы по функциям управления.  Документы классифицируются по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры. Оформление этих документов унифицировано, но они могут быть совершенно разными:

• по месту составления – внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);
• по содержанию – простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов);
• по форме – индивидуальные, когда содержание каждого имеет свои особенности (н/р: докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах;
• по срокам исполнения – срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;
• по происхождению – служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;
• по виду оформления – подлинные, копии, выписки, дубликаты;
• по средствам фиксации – письменные, графические, фотокинодокументы.

Подлинник – это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз.  Копия – повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном  порядке ставятся печать и подпись руководителя. Иногда для работы требуется выписка из того или иного раздела. При оформлении выписки обязательно указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Предприятиям и организациям предоставлено право в случае утери владельцем подлинного документа, выдать человеку дубликат (с пометкой «дубликат»), имеющий одинаковую силу с подлинником.