Документооборот в организации

 

ФГБОУ ВПО «БАШКИРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  АГРАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

 

 

 

                         Факультет    ИТУ

                         Кафедра ГМУ

                                                                                      Специальность  ГМУ

                                                                                     Форма обучения  очная

                         Курс, группа  3,303

 

 

Ахметзянов Ильмир Маратович

 

 

  РЕФЕРАТ

 по дисциплине: «Основы делопроизводства и документооборота»

 

на  тему: «Документооборот в организации»

 

 

      «К защите допускаю» 

                                                                                                        Руководитель:

                                                                                                 ассистент

      (ученая степень, звание, Ф. И.О.)

       Фархутдинова Л.Н.

     

                                    (подпись)

           «___»_____________ 2013г.

 

 

 

 

 

 

Оценка при защите:

(подпись)

«___»                              2013 г.

 

 

 

                                                      

 

УФА  2013

ОГЛАВЛЕНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ 3

1 ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕТООБОРОТА  В ОРГАНИЗАЦИИ 4

1.1 Понятие документооборота 4

1.2 Этапы работы с документами 5

2 СОВЕРШЕСТВОВАНИЕ  ДОКУМЕНТООБРОТА В ОРГАНИЗАЦИИ  И НОРМАТИВНО-ПРАВОВАЯ БАЗА 11

2.1 Нормативно-правовое регулирование документооборота 11

2.2 Автоматизация документооборота 13

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 15

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК 17

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 
       Документооборот - это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность предприятия и позволяющий оперативно управлять им. Длительный поиск нужного документа, потери, дублирующие документы, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала могут сильно затормозить, а то и парализовать работу предприятия, особенно если оно имеет в своем составе территориально удаленные подразделения - организовать сквозной документооборот, а значит и централизованное оперативное управление в данном случае крайне затруднительно.

Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления предприятием. Документооборот  исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого  учета, его нельзя рассматривать  в отрыве от специфических бизнес-процессов  конкретного предприятия.

Цель данной работы – рассмотреть документооборот  в организации

Задачи работы:

• определить понятие документооборота;
• рассмотреть этапы работы с документами;
• изучить нормативно-правовую базу документооборота в организации;
• предложить пути совершенствования системы документооборота в организации.

Объектом  исследования в данной работе является организация.

Предметом изучение является документооборот в данной организации.

 

 

1 ОРГАНИЗАЦИЯ  ДОКУМЕТООБОРОТА В ОРГАНИЗАЦИИ

1.1 Понятие документооборота

 

Документооборот - движение документов с момента  их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Документооборот  является важным звеном делопроизводства, определяет инстанции и скорость этого движения. Главное правило  документооборота - оперативное движение документов по наиболее перспективному пути с минимальными затратами времени  и труда. Основу документооборота дают организационные документы: Устав, положения о структурных подразделениях, положения о службе ДОУ, приказы  о распределении обязанностей, инструкции по работе с документами, инструкции по делопроизводству, схемы документопотоков, пути прохождения отдельных видов  документов. Документооборот как  технологический процесс делится  на несколько частей- потоков. Они  осуществляют прямую и обратную связь  в управлении. Они различаются  по направлению и по отношению  к управленческому объекту.

По направлению:

– горизонтальные - связывают организации одного уровня;

– вертикальные - нисходящие, восходящие - связывают организации. различных уровней (восходящие - входные, поступающие в вышестоящие организации от подчинённых организаций. Нисходящие - направляются вышестоящими органами власти подчиненным организациям).

По отношению  к управленческому объекту документооборот образуют потоки входящих (поступающих из других организаций), исходящих (отправляемых в другие организации) и внутренних (созданных и действующих в пределах организации) документов.

Основными задачами, стоящими перед бухгалтерской службой  любой организации, являются[3]:

-формирование полной и достоверной информации о хозяйственных процессах и финансовых результатах деятельности организации, необходимой для оперативного управления, а также для ее использования инвесторами, кредиторами, налоговыми и финансовыми органами, банками и иными заинтересованными лицами;

-обеспечение контроля за наличием и движением имущества, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;

-своевременное предупреждение негативных явлений в финансово - хозяйственной деятельности, выявление и мобилизация внутрихозяйственных резервов.

Выполнение  этих задач напрямую зависит от полноты  и своевременности отражения  на счетах бухгалтерского учета хозяйственных  операций, осуществляемых организацией в процессе своей деятельности, что, в свою очередь, является следствием документального оформления совершенных  операций. От правильности его выполнения зависит достоверность учетной  информации, представляемой бухгалтерией организации ее пользователям.

При расчете  объема документооборота учитываются  только подлинники документов или их заверенные копии.

1.2 Этапы работы с документами

 

Организация работы с документами – это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами (с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение). На предприятии должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними. Руководитель предприятия несет персональную ответственность за организацию делопроизводства, соблюдения правил работы с документами на предприятии. В структурных подразделениях назначаются ответственные за ведения делопроизводства сотрудники. 

Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства  предприятия документированной информацией [20].

В документационном обеспечении предприятия можно выделить три группы документов:

• поступающие (входящие) документы;
• внутренние документы;
• отправляемые (исходящие) документы.

Каждая из этих групп имеет свои особенности  обработки и прохождения.

Работа с  входящими документами начинается со стадии приема документов, предшествующей процедуре регистрации.

Алгоритм  работы с исходящими документами  не имеет существенных отличий от схемы организации работы с внутренними  документами, кроме того, что работа с оригиналами исходящих документов заканчиваются на стадии отправки документа  адресату после его регистрации. Копии исходящих документов после  подшивки в дела проходят те же стадии обработки, что и внутренние документы.

Регистрация может проводиться для всех групп  документов, прежде всего, для входящих документов. Многие предприятия не проводят регистрацию внутренних документов.

Со стадии формирования дел все группы документов проходят одни и те же операции: использование  в справочно-информационной работе в течение 1 – 3 лет и определение  дальнейшей «судьбы» документа (архивное хранение, дальнейшие использование или уничтожение)[20].

Инструкция по делопроизводству разрабатывается для установления единого порядка составления документов и организации работы с ними на конкретном предприятии. 

В организации  работы с документами и в инструкции по делопроизводству необходимо предусмотреть:

• образцы правильно оформленных документов с указанием имен файлов. При этом на компьютерах работников должны быть установлены шаблоны различных документов предприятия с примерами их заполнения;
• номенклатуру (список) дел предприятия и порядок ее составления, утверждения и пересмотра;
• правила хранения файлов (на каком компьютере, в какой папке следует хранить файлы конкретных документов);
• сроки хранения документов и файлов;
• порядок регистрации документов;
• сроки, порядок и ответственных за исполнение и рассылку документов;
• правила формирования и оформления дел;
• методическое руководство работой с документами, информирование руководства предприятия о состоянии исполнения документов. 

Прием и обработка входящих документов осуществляется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства. Входящие документы могут быть доставлены почтой, курьером, поступить в виде факсимильного или электронного сообщения.

Поступившие документы проходят следующие этапы:

• первичную обработку;
• предварительное рассмотрение, разметку;
• регистрацию;
• рассмотрение документов руководством;
• направление на исполнение;
• контроль исполнения;
• исполнение документов.

Входящие  документы образуют три направления  движения: руководству организации, руководству структурных подразделений, непосредственно специалистам. Соотношение  этих потоков неравномерно: значительная часть документов поступает руководству, которое поэтому испытывает большие  информационные перегрузки. Вместе с  тем большая часть информации не соответствует их уровню и информационным потребностям и может быть направлена сразу в структурные подразделения. Ожидание результатов рассмотрения документов руководством значительно  увеличивает время исполнения и  удлиняет путь к исполнителям

Маршрут движения входящих документов зависит и от принятой в учреждении технологии работы с документами, например регистрации. Нерациональная система регистрации  и (или) контроля может ощутимо увеличить  время движения документа от получения  до поступления к исполнителю [19].

Отправляемые  предприятием документы называют исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:

• составление проекта документом исполнителем;
• проверка правильности оформления проекта документа;
• согласование проекта документа;
• подписание документа руководителем (в необходимых случаях утверждение);
• регистрация документа;
• отправка документа адресату.

Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его оформления проверяется  секретарем-референтом или работником делопроизводства.

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. В ряде случаев проект исходящего документа должен быть согласован с другими специалистами предприятия. Такое согласование оформляется визой. Подготовленный проект исходящего документа предоставляется на подпись руководителю организации. Вместе с ним могут быть предоставлены другие документы, на основании которых составлен проект исходящего документа (инициативные письма, рекламации, контракта, акты, нормативные документы).

Руководитель  предприятия вправе внести изменения  и дополнения в подписываемый  документ или вернуть его на доработку  исполнителю. После подписания руководителем  двух экземпляров исходящий документ передается секретарю-референту для  регистрации. Отправляемые документы  регистрируются в «Журнале регистрации  исходящих документов».

После регистрации  и присвоения исходящему документу  номера необходимо проставить его рукописным способом или нумератором на обоих  экземплярах.

Затем исходящие  документы в то же день отправляются адресату. 

Внутренний  документопоток составляют документы, не выходящие за пределы организации. Происхождение документов совпадает со сферой их применения: они создаются и обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одного учреждения, организации.

К внутренним, прежде всего, относятся организационные документы, определяющие задачи, функции предприятия в целом, а также ее структурных подразделений, компетенцию, права и обязанности должностных лиц, правила выполнения отдельных видов деятельности - положения, уставы, учредительные договоры, должностные инструкции, регламенты, правила, штатные расписания и др.

Функцию оперативного регулирования деятельности учреждений выполняют распорядительные документы, издаваемые руководством, - приказы, указания, распоряжения, решения. Самостоятельные группы внутреннего документопотока составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы и т.д. [19].