Документы и их классификация

Основные данные о работе

Версия шаблона	2.1
ЦДОР	Астраханский
Вид работы	Творческое эссе
Название дисциплины	Делопроизводство
Тема	Документы и их классификация
Фамилия	Гаранин
Имя	Владимир
Отчество	Евгеньевич
№ контракта	04561100601009

 

Основная часть

Документы и их классификация

Управленческая действие находит  свое отображение в документах, с  поддержкой которых осуществляются разные функции: материально-техническое  обеспечение, ценообразование, организационно-распорядительные и другое.

Документ - это деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт либо право на что-либо; это то, что официально удостоверяет фигура предъявителя; это письменное свидетельство о чем-либо.

С научной точки зрения, документ - это метод закрепления различными методами на особом материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и умственной деятельности человека.

Согласно Закону Украины "Об информации" от 02.10.02, "документ - предусмотренная  законом физическая форма приобретения, хранения, применения и распространения информации путем фиксации ее на бумаге, магнитной, кино-, видео-, фотопленке либо ином носителе".

Организационные документы

Действие учреждений фиксируется  в документах различного вида. Согласно действующему праву органы законодательной и исполнительной власти Русской Федерации издают такие документы, как решения, указы, распоряжения, постановления, приказы, указания, инструкции.

Организации, учреждения, частные  предприятия создают уставы, расположения, инструкции и так дальше.

Должностная инструкция - организационно-распорядительный документ долгого либо непрерывного срока действия (до вступления новой), в котором определены научно-технические, технологические, финансовые и другие стороны деятельности организации, ее подразделений и должностных лиц.

Расположение - правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию  работы предприятия в целом и  его структурных подразделений.

Распорядительные документы

Распорядительные документы играют дюже значимую роль в управлении учреждениями, предприятиями, организациями.

Издание распорядительных документов непременно: по организационным вопросам, вопросам планирования, производства, строительства, материально-технического снабжения  и сбыта, финансов и кредита, труда и заработной платы.

Во  всех случаях, когда действующими нормами  не установлено непременное издание  документа, выбор письменной либо устной формы управленческих действий лежит  на органе управления (должностном  лице).

Распорядительные  документы носят административный нрав. Они обращены к нижестоящим либо подчиненным организациям; группам либо отдельным должностным лицам.

К распорядительным документам относятся: постановления, указания, приказы, решения, распоряжения.

Информационно-справочные документы

Множество документов, создаваемых учреждениями, являются информационно-справочными. Эти документы содержат информацию о фактическом расположении дел, что служит основанием для принятия решений и издания распорядительных документов.

К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные и объяснительные записки, акты, письма, телеграммы и др. Они носят вспомогательный нрав по отношению к организационно-распорядительной документации и не являются непременными для исполнения. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию, но может быть только принята к сведению.

Документы по личному составу

Специальную группу документов в делопроизводстве составляют документы по личному  составу, отражающие правовую, трудовую и служебную действие работников учреждений, организаций.

Документы по личному составу создаются  в итоге трудовых отношений, возникающих  между учреждениями и работниками. К таким документам относятся: приказы  по личному составу, заявления, трудовые книжки, собственные карточки и т. д Рогожин М.Ю. «Документы кадровой службы предприятия" / Изд. ГРОСС МЕДИА, РОСБУХ, 2008г., 281 с. .

Непременное ведение кадровой документации на предприятиях предусмотрено КЗОТом, Инструкцией  по ведению трудовых книжек и так  далее.

Приказ  по личному составу фиксирует данные о кадрах:

оформление  на работу;

повышение по работе;

сокращение  с работы;

определение должностных окладов;

отпуска;

командировки;

смена фамилии;

поощрения;

взыскания и т.д.

Представление "классификация" применяется Почаще каждого единовременно и в значении процесса, и в значении итога, т.е. воспринимается как группировка и как полученная в ее итоге схема. Для разграничения процесса систематизации и его итога предлагается употреблять два термина Кавторева Я., Кузнецов В. «Документооборот: организация и ведение" изд. Дом ФАКТОР, 2007г., 240 с. :

- классифицирование документов - процесс  упорядочения либо разделения  документов по классам с целью  отражения отношений между ними  и составления классификационной  схемы;

- систематизация (лат. classik - разряд, группа) документов - это система их соподчинения, применяемая как средство установления связей между классами документов, а также для ориентировки в их разнообразии. Конструкциясистематизации обыкновенно представляется в виде таблицы либо схемы.

Основные  знаки систематизации по информационной составляющей документа -оглавление документа; степень обобщения информации; тип  знаков, использованных для записи информации; предназначенность для  воспринятия информации человеком; канал воспринятия знаков, использованных для записи оглавления; степень распространенности информации; метод записи информации и так далее.

а) Систематизация документов по оглавлению. Систематизации, в основу которых  положен знак оглавления (смысла) документа, называют семантическими. В них производится деление на виды и подвиды в соответствии с знаком оглавления документа по отраслям познаний, темам, предметам, задачам. Систематизация документов по оглавлению осуществляется в утилитарной деятельности с поддержкой рубрикаторов, классификаторов, классификационных таблиц и т.д. Тематика, предмет, а также основные смысловые аспекты могут быть описаны при помощи лексических единиц (ключевых слов, дескрипторов), которые также могут служить основой для построения систематизации документов.

Семантические систематизации документов имеют огромное фактическое значение в подразделениях документно-коммуникационной сферы и потому являются особенно разработанными. К ним относятся  пять вариантов Библиотечно-библиографической  систематизации (ББК), Универсальная десятичная систематизация (УДК), Десятичная систематизация Дьюи, Цельная систематизация литературы для книгоиздания и другие. Существуют обстоятельные систематизации и для отдельных видов документов: скажем, классификатор государственных эталонов, Интернациональнаясистематизация изобретений. На этих систематизациях основана организация большинства информационно-поисковых систем и документных массивов.

б) Систематизация документов по ярусу  обобщения информации. По ярусу обобщения  информации документы делят на первичные и вторичные.

в) Систематизация актов сообразно  обычаю знаковых имуществ фиксации информации.Знаменательной спецификой акта является то, Сколько  вмещающаяся в нем информация передается через тех либо некоторых  сигналов. В систематизациях,осматривающих редкости знаковых имуществ фиксирования, передачи и воспринятия человеком информации, распознают текстовые и нетекстовые акты.

г) Систематизация документов по мерности записи информации. Мерностью записи информации определяется место, занимаемое документом (его физической основой) в пространстве. По этому знаку различают одно-, 2-х - и трехмерные (объемные) документы. В одномерной среде запись информации осуществляется азбукой Морзе (двоичный код)"в строчку" либо в линейной последовательности.

д) Систематизация актов сообразно  предназначенности чтобы воспринятия  информации. Информация, зафиксированная  в акте с помощью известных  знаковых имуществ, может являться воспринята человеком точно свободно, беспричинно и опосредованно. Сообразно субъекту воспринятия семантического содержания всетакиакты дробят для человекочитаемые - они могут являться "прочитаны"беспрепятственно человеком, без особых технических имуществ - и машиночитаемые, предуготовленные длямеханического воссоздания информации, находящейся в акте, спомощью магнитофона, телевизора, принтера, дисплея и т.д. Запись машиночитаемыхактов исполняется через метаморфозы структуры носителя. Сообразно ихиностранному лоску Индивид ничто не может говорить о характере записи в такихактах, потому Сколько она исполнена каким-либо техническим способом.

е) Систематизация документов по каналу воспринятия информации. Информация, содержащаяся в документе, может  пониматься с поддержкой разных органов  чувств (зрение, слух, осязание). По каналу воспринятия знаков, используемых для записи оглавления, различают визуальный, тактильный, аудиальный и аудиовизуальный документы.

ж) Систематизация документов по степени  их распространенности выделяет опубликованный, неопубликованный и непубликуемый  документы.

и) Систематизация документов по методу документирования. По методу документирования (либо закрепления информации на носителе) выделяют рукописный, печатный, механический, магнитный, фотографический, оптический, лазерный и электронный документы.

Вторая атрибутивная составляющая документа его вещественная (субстанциональная) форма, физическая основа носителя информации, особенности которого составляют вторую группу касательно независимых оснований деления документов на виды и подвиды по материалу носителя информации, по физической конструкции и другое.

Общим отпечатком систематизации, не касающимся ни к содержанию, ни к  выкройкеакта, является эмблема обособления  общности актов сообразно обстоятельствам  их функционирования во видной среде, т.е. во медли и месте. Сюда относят: регулярность выхода в знать, пространство и период происхождения акта во виднойсреде и другие Румынина Л.А. «Документационное порука управления» 3-е изд., 2005 г., 224 с. .

а) Систематизация актов сообразно  регулярности выхода в сияние выделяет периодические и непериодические акты. Периодические акты - это акты, происходящиеПутем известные промежутки медли нумерованными либо датированными, однотипно оформленными выпусками (газета, книга, сериальное и простирающееся издание). Непериодические акты - акты выбывающие в знать однократно и не вмещающиепродолжения (диссертации, карты, афиши, перфоленты, оптические диски, дискеты, грампластинки и т.д.). Кроме того, сообразно регулярности выхода в аристократияраспознают ежегодник, ежеквартальник, ежемесячник, еженедельник, ежедневник ибеспричинно кроме.

б) Систематизация документов по времени  возникновения во внешней среде. По времени возникновения документа  во внешней среде различают подлинник, оригинал, копию, дубликат.

в) Систематизация документов по месту происхождения различает здешний документ (в пределах одной области, города, одного либо нескольких районов, предприятия, учреждения, хозяйства либо учебного заведения); районный документ - вышедший и распространяемый в пределах одного либо нескольких субъектов Федерации; национальный либо общегосударственный (в масштабах страны) и иностранный либо иноземный (вышедший либо напечатанный за рубежом).

Список использованных интернет-ресурсов

№ п/п	Наименование интернет-ресурса	Ссылка на конкретную используемую страницу интернет-ресурса
1	http://refoteka.ru	http://refoteka.ru/l-105706.html
2	http://doc-style.ru	http://doc-style.ru/RD/?id=1.26&
3	http://www.hr-ok.ru	http://www.hr-ok.ru/content/100prikazov/