Документы по личному составу

Министерство  образования и  науки Российской Федерации

Федеральное государственное образовательное  учреждение высшего профессионального

образования

«МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  УНИВЕРСИТЕТ ТЕХНОЛОГИЙ И

УПРАВЛЕНИЯ  ИМЕНИ К.Г. РАЗУМОВСКОГО»

Филиал  ФГОУ ВПО «МГУТУ им. К.Г. Разумовского» в г. Мелеуз 
 
 
 

Институт  Экономики и бизнеса 

Кафедра «Бухгалтерский учёт и финансы» 
 
 
 
 
 

РЕФЕРАТ 
 

По дисциплине «Документирование управленческой деятельности»

на тему:

«Документы  по личному составу» 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Студент 4 курса

Шифр:474-080105-08                                                                      Хисамова Р.Р.   

                                                                                                        
 
 

Мелеуз - 2011 
 

      Содержание 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение 
 

    Вся управленческая деятельность любой  организации обязательно документируется. Но особенно строго следует подходить  к документированию трудовых правоотношений. Правильность составления и оформления кадровой документации, напрямую влияющая на ее юридическую силу, касается каждого гражданина лично.

    Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока. Вследствие этого, составление и оформление приказов по личному составу, организация работы с ними регламентированы законодательными и нормативно-методическими актами, знание и выполнение которых обязательны для каждого, имеющего дело с документами.

    Цель  реферата – рассмотреть процесс проектирования, оформления, регистрации и хранения приказа в кадровом делопроизводстве.

    Задачи:

    1)рассмотреть виды и формы приказов по личному составу;

    2)выявить этапы подготовки проекта приказа и описать процедуру оформления различных приказов по личному составу;

    3)описать системы регистрации приказов и порядок их хранения. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Документы по личному составу и их  основные виды

 

1. Работа  кадровой службы.

 

Задачи  управления трудовым коллективом, формирования и качественного улучшения его состава можно решать только при наличии совершенной системы информационного обеспечения работы с кадрами, которая включает многочисленные информационные показатели, постоянно совершенствуется и обновляется на основе применения современных информационных технологий.

Информационные  показатели, используемые в кадровых службах, включены в общероссийские классификаторы технико-экономической  информации, позволяющие кодировать анкетно - биографические данные о работниках, сведения об образовании и т.д.

Важнейшей функцией кадровой службы является документирование трудовых правоотношений. В состав документации, оформляемой кадровой службой, входят первичные учетные, распорядительные, личные, по социальному обеспечению и другие документы.

Самой значительной по объему и важности является документация, связанная с  процессом движения кадров в организации. Речь, прежде всего, идет о приеме, переводе и высвобождении (увольнении) персонала. В состав этой документации входят также документы по оформлению трудовых отпусков, командированию, оценке деятельности кадров и некоторые другие.

При подготовке кадровой документации необходимо руководствоваться  статьями Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ).

При подготовке организационно - распорядительных документов необходимо руководствоваться требованиями государственного стандарта на эту систему документации - ГОСТ Р.6.30 - 2003.

Указания  ГОСТа Р.6.30-2003 по оформлению ОРД дополняются  рекомендациями общегосударственной инструкции по ведению делопроизводства - "Государственной системы документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Основные положения", включающей две составные части: общие требования к документам и службам документационного обеспечения и альбом с образцами форм основных организационно - распорядительных документов. 

1.2 Виды документов  по личному составу 

Наиболее  многочисленной является документация, сопровождающая процессы движения кадров на предприятии. Под движением кадров условно понимается: прием, перевод и увольнение работников; предоставление отпусков; командирование.

При приеме на работу фиксируются основные анкетно - биографические данные работника, условия  его приема и оплаты труда. Вся эта информация может в дальнейшем меняться, поэтому к документации, оформляющей процессы движения кадров, можно отнести документы об изменении анкетно - биографических данных, условий и оплаты труда.

Прием на работу не допускается без предъявления трудовой книжки и паспорта. Для военнообязанных предусмотрено предъявление военного билета.

Основанием  приема на работу является заключенный  письменно трудовой договор (контракт). Поступающие на работу пишут личное заявление с просьбой о приеме. При необходимости заполняется личный листок по учету кадров (анкета) и составляется автобиография.

Приказ  по личному составу фиксирует  сведения о кадрах:

      прием на работу; перемещение по работе; увольнение с работы; установление должностных  окладов; отпуска; командировки; изменение фамилии; поощрения; взыскания и т.д.

Заявление - документ, адресованный организации  или должностному лицу, с просьбой о приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска.

Пишется от руки в произвольной форме, на трафаретном бланке, разработанном на данном предприятии.

Реквизиты заявления: название вида документа; дата; адресат; от кого направлено; текст; подпись.

Трудовой  контракт (договор) - соглашение между  трудящимся и предприятием, по которому трудящийся обязуется выполнять работу по определенной специальности с подчинением трудовому распорядку, а предприятие обязуется выплачивать заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством. Основные условия договора включают соглашения:

о работе по одной или нескольким специальностям; квалификации; месте работы;

сроке действия;

виде  трудового договора; об условиях оплаты труда.

Трудовая  книжка - основной документ, подтверждающий стаж работы. Трудовые книжки ведутся  на всех работников, проработавших свыше 5 дней. Законом запрещается иметь несколько трудовых книжек. Лица, поступающие на работу, обязаны предъявить администрации предприятия трудовую книжку, сдать её в отдел кадров. Поступающие на работу впервые, представляют документ о последнем занятии, уволенные из рядов ВС - военный билет.

В трудовые книжки вносятся следующие данные: сведения о работнике; сведения о  работе; сведения о награждениях и  поощрениях; сведения об открытиях, на которые выданы дипломы; взыскания  в трудовую книжку не вносятся.

Личное  дело - совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике  и его трудовом стаже. Личные дела оформляются после издания приказа  о приеме на работу.

Личная  карточка - основной учетный документ, использующийся для анализа состава  и учета движения кадров. 
 
 
 
 
 

2. Распорядительные  документы

2.1 Распорядительная  документация 

К наиболее распространенным видам распорядительных документов, издаваемых в организациях различных форм собственности, относятся  постановления, решения, приказы, указания.

Приказы и распоряжения – необходимые  инструменты руководителя, с помощью  которых он осуществляет свои полномочия по управлению организацией. Важность правильного оформления этих документов трудно переоценить, ведь они всегда затрагивают интересы конкретных людей.

Все распорядительные документы должны строго соответствовать  закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих законодательным актам.

Подготовка  основных видов распорядительных документов в целом аналогична. Она представляет собой достаточно сложный процесс, имеющий различия в конечной стадии оформления документов, отражающей результат коллегиальной деятельности (постановления и решения) и единоначалия (приказ, распоряжение).

Можно выделить следующие стадии подготовки распорядительного документа: изучение существа вопроса, подготовка проекта  документа, согласование документа, подписание. Для постановлений и решений добавляется стадия обсуждения и принятия этих документов на заседании коллегиального органа.

Текст распорядительного документа чаще всего состоит из взаимозависимых  двух частей - констатирующей и распорядительной.

Констатирующая  часть является введением в существо рассматриваемого вопроса, призвана объяснять, чем вызваны распоряжения. В ней  могут быть перечислены факты, события, дана оценка. Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ (чаще всего приказ). В этом случае указываются вид акта, его автор, дата, номер, полное название (заголовок), т.е. приводятся все поисковые (ссылочные) данные.

В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил"). 
 

2.2 Приказы по личному  составу 

Приказы по личному составу имеют свои особенности. Они оформляются отдельно от приказов по основной деятельности в соответствии с новыми унифицированными формами, утвержденными Постановлением Госкомстата России от 30.10.87 № 7141.Приказ по личному составу фиксирует сведения о кадрах: прием на работу; перемещение по работе; увольнение с работы; установление должностных окладов; отпуска; командировки; изменение фамилии; поощрения; взыскания и т.д. Допустимы разные варианты оформления приказа (оговоренные в инструкции). Номер (индекс) пишется с буквой "к", что значит приказ по кадрам. Заглавие - "По личному составу". Констатирующей части в приказе может не быть. Распорядительные пункты оформляются в последовательности - прием на работу, перевод и перемещения, установление разрядов, предоставление отпусков и т.д. Каждому пункту приказа дается основание (заявление сотрудника, докладная записка).

В приказе (пункте) о приеме на работу следует  указывать на какую должность, в  какое подразделение, с какой  оплатой и с какого числа оформляется  работник, при необходимости - вид  работы (постоянная, временная, по совместительству и т.д.), особые условия работы (материальная ответственность и т.п.). При переводе сотрудника на другую работу в приказе указываются вид и причина перевода, устанавливаемый оклад; в случае временного перевода на вышестоящую должность дается ссылка на представление руководителя структурного подразделения. При поощрении сотрудника в основании к приказу дается ссылка на представление руководителя структурного подразделения; при наложении взыскания - ссылка на докладную записку руководителя структурного подразделения. При предоставлении отпуска в приказе следует указать общее количество рабочих дней, дату ухода и возвращения, за какой период предоставлен отпуск. При увольнении - причина (со ссылкой на статью ТК) и дата.

Фамилии, имена и отчества пишутся полностью. Благодарности и взыскания оформляются отдельными приказами. К тексту приказа по личному составу предъявляются особые требования: формулировки должны быть четкими, точными, так как они отражают трудовые права работников. Приказы по личному составу готовятся отделами кадров или должностными лицами, которым поручено вести документы по кадрам, если нет отдела кадров. Приказы вступают в силу с момента их подписания. Вместе с тем в распорядительной части текста приказа встречаются пункты со своими сроками вступления в силу приказа. Например, приказ подписан 13 сентября, а назначение работника на должность произведено 5 октября. Нумеруются приказы в течение календарного года. Приказы визируются юристом, заместителем директора по кадрам. Начальник ОК должен ознакомить каждого сотрудника с приказом, в котором тот должен поставить свою визу: "С приказом ознакомлен", подпись работника, дата ознакомления. Срок хранения приказов по личному составу обусловлен рациональными соображениями продолжительности работоспособности и самой жизни человека и составляет 75 лет. Приказы оформляются на бланках формата А4. Состав реквизитов приказа по личному составу: наименование министерства или ведомства; название организации; наименование вида документа; место составления; дата, номер; заголовок; текст; подпись; визы; подписи сотрудников, ознакомленных с приказом; отметка о направлении в дело.