Документ: понятие и классификация

Курсовая  работа 
  
На тему: Документ: понятие и классификация 
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
ОГЛАВЛЕНИЕ 
  
  
Введение………………………………………………………………………...3 
Глава 1. Понятие о документе  и его функции 
           1.1. Понятие «документ» и его развитие……….…..……………….....4 
           1.2. Социальная сущность и функции  документа………………….....7 
Глава 2. Классификация документов 
           2.1. Понятие о классификации документов……………………….…16 
           2.2. Развитие классификации документов…………………………...18   
           2.3. Классификация документов по  различным признакам………...19 
           2.4. Типологическая классификация документов…………………...26 
Заключение……………………………………………………………………29 
Библиография…………………………………………………………………30  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
Введение  
  
Важный  носитель управленческой информации –  документ. Организация работы с документами  внутри органа управления влияет на оперативность  функционирования аппарата управления, на эффективность принятия управленческих решений и доведения их до исполнителей.  
Работа  с документами – это важная часть деятельности всех структурных  подразделений и организации  в целом. Каждый документ отражает определенную управленческую функцию, и работа с  ним требует максимума внимания, четкости и оперативности. В деятельности любой организации, учреждения, предприятия создается множество разнообразных по видам и назначению документов.  
Объектом  данного исследования является документ, представляющий собой единство информации и материального (вещественного) носителя.  
Предметом исследования является социальная значимость документа, выполняющая ряд взаимосвязанных  социальных функций.  
Цель  данной работы – выяснить сущность документа. 
Для реализации цели курсовой работы необходимо решить ряд основных задач: 

рассмотреть основные этапы  развития понятия «документ»; 
определить социальную сущность и функции документа; 
рассмотреть классификацию документов по различным признакам.

Структура данной работы подчинена  указанным цели и задачам, позволяет  получить профессиональные знания по широкому кругу данных задач. 
  
  
  
  

Глава 1.  Понятие о документе и его функции 

 
1.1. Понятие «документ» и его  развитие  
Понятие «документ» является основным и фундаментальным понятием в документоведении. Оно отражает признаки реальных предметов, являющихся продуктом практической деятельности людей, которые предназначены для сбора, целевой обработки, хранения, поиска, распространения и использования информации в человеческом обществе.  
Понятие «документ» используется во всех сферах человеческой деятельности, имеет отдельную  версию его понимания в каждой из этих областей в соответствии с  их спецификой. 
В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 (2) документ или документированная информация – это «зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать». Таким образом, документ имеет двойственную природу. С одной стороны, он является неким носителем информации, с другой стороны, он является материальным объектом или комплексом таких объектов. Любой документ должен содержать ряд идентификаторов, позволяющих однозначно его обозначить. Такие идентификаторы носят название реквизитов, которые трактуются в ГОСТ Р 51141-98 (2) как обязательный элемент оформления каждого документа. 
Для разных групп документов существуют и применяют  свои специфические наборы реквизитов. Существуют нормативные правовые акты, которые регламентируют состав реквизитов в таких группах документов, как  организационно-правовые документы, нормативные  правовые акты, документы по кадровому  делу, распорядительные документы, документы  в области строительства, документы  в области персонального учёта  граждан и др. 
Для того чтобы объект человеческой деятельности мог именоваться документом, он должен обладать следующими признаками: 

наличие информации;

информация должна быть семантической (смысловой) и являться продуктом  человеческой деятельности;

информация должна обладать знаковой природой, т.е. должна быть представлена (закодирована) в виде, доступном  для восприятия человеком; 
наличие материальной основы для фиксации информации, которая обеспечивает хранение и использование этой информации человеком; 
наличие идентификаторов – «реквизитов», которые позволяют однозначно отнести рассматриваемый объект к некоему конкретному классу объектов, именуемому «документ»; 
перечень идентификаторов, придающих рассматриваемому объекту статус документа определённого типа, определён заранее и однозначно.

Этимология  современного слова «документ», вплоть до настоящего времени, не исследована  полностью и однозначно. 
Сам термин «документ» (documentum) латинского происхождения, производный от слова «docere» – учить, извещать. Из латинского языка это слово перешло впоследствии во все европейские языки, а в  начале XVIII века – и в русский язык.   
На разных этапах истории и в разных странах  термину «документ» приписывалось  разное содержание.  
В Древнем  Риме словом documentum первоначально обозначались предметы, которые использовались для обучения. Затем под этим термином стали понимать письменное свидетельство, поскольку информация, зафиксированная на материальном носителе, выполняла в древности и в эпоху Средневековья роль свидетельства, доказательства. Именно на эту важнейшую функцию документа в дальнейшем стали обращать основное внимание. Таким образом, термин «документ» приобрёл правовое значение и в этом смысле используется вплоть до XIX века. 
В Россию он был переведён Петром I именно как «письменное свидетельство», и на всём протяжении XVIII столетия в определении понятия «документ» выделялось прежде всего его правовое назначение. Правда, сам этот термин в течение длительного времени почти не употреблялся. Вместо него в российской делопроизводственной практике обычно использовались другие термины: «акт», «дело», «бумага». 
Постепенное накопление знаний о документах привело  в XIX веке к выделению, помимо правового, также и управленческого аспекта, что нашло отражение в знаменитом словаре В.И. Даля, где документ определялся как «всякая важная деловая бумага, также диплом или свидетельство». 
С начала XX века в оборот вводится более широкое толкование понятия «документ». Его ввёл известный бельгийский учёный Поль Отле, основоположник теории документации как науки о совокупности документов и области их практического применения. Он писал, что «документом называется всё то, что служит для регистрации, передачи и сохранения воспоминания о каком-либо предмете, или же для того, чтобы представить этот предмет в виде, пригодном для исследования. Так, документами являются: книги, журналы, газеты, письма и вообще корреспонденция; доклады, заметки, письменные наброски всякого рода; карты, планы, статистические материалы, синоптические таблицы, фотографии, рисунки, диаграммы; документами в широком смысле слова будут также пробы, образчики, модели предметов, в натуральную величину или в уменьшенном виде».  
Начиная со второй половины XX века в официальной терминологии слово «документ» поэтапно начинает трактоваться всё боле широко. Если в 50-х годах XX века значение слова «документ» ещё понималось как деловая бумага и письменное удостоверение чего-либо или как исторический источник и юридическое решение, то в 70-е годы XX века это слово уже определялось как материальный объект, содержащий информацию для её распространения в пространстве и времени. Документ стал рассматриваться как информация, закреплённая на материальном носителе. С начала 90-х годов прошлого века слово «документ» принимает современное значение и используется в самом широком смысле. 
Научный анализ понятия «документ» и связанных  с ним понятий нашёл свою практическую реализацию при разработке нормативных  правовых актов в области документоведения и делопроизводства. Этот длительный путь трансформации понятия «документ» хорошо прослеживается на том, как это  понятие, в его историческом развитии, сформулированное в ГОСТ Р 51141-98 (2), определяется в ранее действующих нормативных правовых актах. Так ГОСТ 16487-70 (17) трактует это понятие как «средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека», а ГОСТ 16487-83 (18) трактует это понятие как «материальный объект с информацией, закреплённой созданным человеком способом для её передачи во времени и пространстве». Международный стандарт ИСО 5127-83 (20) определяет это понятие как «записанную информацию, которая может быть использована как единица в документационном процессе». 
На сегодняшний  день документом можно считать любой  материальный объект созданный человеком, несущий информацию, участвующий  в социальной коммуникации и имеющий  определённые элементы, позволяющие  его однозначно идентифицировать. Тщательный исторический анализ термина «документ» приводит в своей специализированной работе Г.Н. Швецова-Водка (16). 
Таким образом, за длительный исторический период значение понятия «документ» постоянно менялось. И до настоящего времени применяются  определения, то придающие ему самый  широкий смысл, то сужающие его понимание до одного какого-нибудь вида документа. Поэтому, оперируя понятием «документ», необходимо всякий раз уточнять, какое именно значение в него вкладывается. Любой документ является записью (информационным материалом), но не всякая запись (информационный материал) – документом. Главные особенности документа – его неизменность и способность служить доказательством деятельности лиц и организаций. 

1.2.  Социальная сущность и  функции документа

Зарождение, становление и развитие социальной системы возможно только с помощью  информационных связей, которые находят материальное воплощение в документированной информации. Документы содержат самую разнообразную информацию о протекающих в обществе процессах, поэтому социальная информация изначально определяет социальную природу, сущность любого документа. Вне общества и независимо от него документ не может ни возникнуть, ни существовать. 
Именно  общество непосредственно или через  своих представителей (государство, организация, группа, семья) в рамках сложившегося менталитета, в соответствии с обычаями и нормами общественного  поведения, определяет как формальные, так и неформальные правила создания, движения, восприятия документа. 
Человек в сфере документальной деятельности предстаёт как интеллектуальный исполнитель, действующий в пределах довольно жестких общественных предписаний. Текст документа должен удовлетворять  многочисленным правилам языка и  письменности, стиль изложения –  соответствовать неформальным этическим  ограничениям профессиональной среды, оформление должно быть выполнено на основе действующих стандартов. Даже объём и содержание документа ограничены достаточно жесткими рамками его функционального назначения. 
Документ, будучи продуктом общественного  развития, одновременно оказывает влияние  на формирование и характер общественных отношений, тормозит или стимулирует  их развитие. Поэтому изучение любого документа невозможно вне той  социальной среды, в которой этот документ появился и где он функционирует.  
Социальна природа документа самым тесным образом связана с функциями документа. Под функцией документа понимается внутренне присущее ему целевое назначение, социально выработанный способ его употребления. Функции документа непосредственно связаны с функциями информации, которые документ принимает на себя после фиксации этой информации на материальном носителе.   
Совокупность  функций является средством достижения цели и реализации задач, для решения  которых документ предназначен. Функции  оказывают непосредственное влияние  на виды, разновидности, структуру документов. Знание функций является необходимой  предпосылкой для классификации  документов и дальнейшего более  глубокого их изучения. 
Различные функции документа тесно взаимосвязаны  и переплетены между собой, поэтому  изучение их возможно только с помощью  мысленного разграничения и временного выделения отдельных функций. 
Функции документа можно разделить на общие или сущностные и прикладные, функции первичного и вторичного порядка, на явные и скрытые (латентные). При этом, удовлетворяя какую-либо определённую потребность, т.е. реализуя одну функцию, человек может не задумываться либо даже не подозревать о наличии в документе других функций.  
Возникновение документа было обусловлено вполне конкретными общественными потребностями, а именно – необходимостью закрепления, сохранения и передачи (трансляции) информации. Именно эти функции являются важнейшими в документе и присущи  всем документам. Названные функции  тесно связаны с особенностями  и способами документирования, хранения, передачи, использования информации. Нередко документы объединяют их в некую единую информационную функцию. 
Одной из важнейших функций любого документа  является функция закрепления, запечатления информации. Именно она в решающей степени предопределяет создание документа. В процессе реализации этой функции происходит как бы материализация информации, создающая необходимые предпосылки для выполнения документом ряда других функций. 
Коммуникативная функция предназначена не только для решения задач трансляции информации в социальном пространстве, но также и для организации, упорядочения и поддержания информационных связей в обществе. 
Передача  информации охватывает все уровни социальной системы и различных её подсистем. Она может быть интерактивной, т.е. вестись в диалоговом режиме; может  осуществляться в каком-либо одном  направлении: сверху – вниз или снизу  – вверх. Соответственно возникают  и различные категории документов: 

двухстороннего действия (деловая и личная переписка, договорные документы); 
многостороннего действия, рассчитанные на информирование всего человеческого сообщества (например, Всеобщая декларация прав человека) или адресованные неопределённому множеству получателей (произведения художественной литературы, изобразительного искусства и т.п.); 
документы ориентированные сверху вниз, т.е. от управляющей системы к управляемой, от органа власти, руководителя к исполнителю (законы, постановления, распоряжения, приказы, инструкции и т.д.); 
документы, ориентированные снизу вверх – от исполнителя и подчинённого к руководителю (жалобы, донесения, докладные записки, рапорты и т.д.).

По мере совершенствования способов и средств  передачи информации, развития информационных технологий возрастали скорость и объёмы передаваемой информации, и коммуникативные  возможности документа. 
Зафиксированная на материальном носителе информация может быть многократно востребована, поэтому сохранение информации является одной из важнейших функций документа. Не случайно реализацией этой функции занимается значительное число специальных учреждений и организаций – архивов, библиотек, информационных центров, музеев и др. 
Хранение  информации не является самоцелью. Дело в том, что необходимым условием существования человеческого общества является знание своего прошлого, накопление информации о жизни предшествующих поколений с последующей её передачей во времени. Сохранённая документированная информация, оказавшись в ретроспективной среде, в дальнейшем активизируется и актуализируется усилиями исторической науки. В результате происходит реализация функции исторического источника, которая, будучи разновидностью функции хранения информации, до поры до времени существует в латентном состоянии, но которой документы потенциально обладают с момента своего появления. 
Документ, выполняющий функцию исторического  источника, обладает сложной информационной структурой. Он содержит как открытые, так и сокрытые слои информации. Со временем, в связи с постоянными  изменяющимися условиями жизни  общества, возрастающими потребностями  людей, скрытая информация может  актуализироваться и всё более  проявляться. К тому же постоянно  совершенствуются и методы извлечения ретроспективной информации. Таким  образом, функция документа как  исторического источника не может  быть исчерпана.  
Одной из важнейших является культурная функция документа. Фактически любой документ может рассматриваться как своеобразный культурный феномен, в той или иной степени отражающий уровень материальной, научной, технической, языковой культуры, уровень образования, морально-нравственного состояния общества. С помощью документа осуществляется не только закрепление, но и передача от поколения к поколению культурных традиций, системы ценностей, нравственных норм, приумножение и развитие этих традиций, накопление интеллектуальных ресурсов, культурного потенциала в обществе. 
Помимо  рассмотренных выше общих функций, изначально присущих практически всем документам, существует ряд функций, которыми документы наделяются в  рамках той или иной конкретной сферы  человеческой деятельности. К их числу, прежде всего, следует отнести управленческую функцию документа. Этой функцией обладает значительный массив документов, специально создающихся для целей управления и выступающих в качестве инструмента управленческого труда. Они функционируют преимущественно в оперативной среде. 
Поскольку процесс управления выступает в  разных формах, имеет различные уровни, стадии, циклы, постольку и документы, выполняющие управленческую функцию, чрезвычайно разнообразны: организационно-распорядительные, плановые, отчётные и т.д. 
С управленческой функцией тесно связана правовая функция документа. Она заключается в закреплении правовых норм и правоотношений в обществе. Этой функцией обладают, прежде всего, документы, которые устанавливают, закрепляют либо изменяют правовые нормы и правоотношения или прекращают их действие, а также иные документы, которые могут повлечь за собой определённые юридические последствия (правовые акты органов государственной власти; судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты; документы, фиксирующие договорные отношения; удостоверительные документы – паспорта, дипломы об образовании, командировочные удостоверения и т.п.). Кроме того, правовую функцию на время могут приобрести и другие документы, например, для использования в качестве судебного доказательства. 
Исторически одной из первых была востребована функция учёта (статистическая), поскольку усложнение социальных связей, развитие экономических отношений вызвало к жизни уже на стадии аграрного общества потребность в документировании информации, т.е. регистрации, учёте населения, земли, урожая, скота, долгов и т.п. Выполняющие функцию учёта документы необходимы не только для решения многообразных хозяйственно-экономических задач, но также и для управления в целом социально-политическими, демографическими и другими процессами в обществе. Эта функция находит отражение, прежде всего, в бухгалтерской, статистической, плановой, отчётной документации. 
Значительная  часть документов выполняет познавательную функцию, которая отражает связь документированной информации с социальным познанием. Эта функция присуща научной документации, поскольку целью научного познания является получение новой информации. При этом фиксация знаний на материальном носителе производится не ради самого знания, а прежде всего, в практических целях, в частности, для понимания и успешного решения многообразных проблем развития общества. 
С познавательной функцией тесно связана образовательная (учебно-воспитательная, обучающая) функция, сопряжённая с распространением знаний, морально-нравственных норм, убеждений и т.п. 
Ряд документов обладает политической функцией, которая тесно связана с функцией управления, поскольку к сфере политики относится в первую очередь деятельность органов государственной власти и государственного управления. Политическая функция находит своё выражение в документах, предназначенных для информационного обеспечения и внешней политики государства.  Кроме того, политическую функцию выполняют документы политических партий, различных общественно-политических структур, партийно-политических объединений, блоков, отдельных политических деятелей и т.д. (разного рода программные материалы, манифесты, политические заявления, обращения и т.п.).  
К политической примыкает идеологическая функция документа. Уже в древности у человека возникла потребность в фиксации на материальных носителях религиозных, нравственных, эстетических, философских и иных идей, взглядов, в которых проявлялось его отношение к окружающей действительности, находили отражение интересы различных социальных слоёв и групп населения. Благодаря этому, до наших дней дошли многие замечательные памятники человеческой мысли, духовных исканий наших далёких предков (Библия, Коран, «Беседы и суждения» Конфуция и т.п.). 
Документы, выполняющие идеологическую функцию, могут оказывать весьма существенное влияние на умонастроения и социальное поведение значительных масс людей. 
Художественно-эстетическую функцию выполняют произведения художественной литературы, изобразительного искусства, фото-, кино-, видеодокументы. 
Досуговая (релаксационная) функция примыкает к художественно-эстетической, поскольку её могут выполнить те же самые документы.  
Ещё на заре документирования достаточно отчётливо  проявилась функция защиты информации. В частности, иероглифическое письмо в Древнем Египте, доступное немногим, ограничивало доступ к информации, позволяя использовать её как мощное средство в деле сохранения и укрепления власти. Эта функция находит своё проявление также в использовании различных приёмов и систем тайнописи, криптографии. 
Товарная функция. Будучи продуктом труда, документы имеют реальную стоимость и могут выступать объектом рыночных отношений. 
По мере дальнейшего развития общества, усложнения социальных связей, актуализации отдельных  направлений человеческой деятельности, а также в процессе углубления документоведческих исследований возможно выделение в качестве самостоятельных и некоторых других функций документа. Происходит это в тех случаях, когда становится известным механизм проявления уже действующих функции или проявляются ранее скрытые функции. 
Анализ  основных функций документа позволяет  выделить важнейшие их характеристики. 
Во-первых, количество функций  документа может быть огромным, поскольку эти функции предопределены его общественно-практическими целями и задачами, а число таких целей и задач неограниченно.  
Во-вторых, некоторые функции присущи документу изначально, независимо от воли и желания автора (функции закрепления, передачи, сохранения информации, культурная функция, функция исторического источника). Другими функциями документ наделяется сознательно, в зависимости от конкретных социальных потребностей. 
В-третьих, любой документ многофункционален, т.е. обладает одновременно несколькими функциями, переплетёнными между собой, поскольку в реальной действительности различные сферы и типы социальной деятельности тесно взаимосвязаны. Однако при этом обычно преобладает какая-то одна функция. 
В-четвёртых, функции документа можно разделить на: