Документ и способы документирования

3.   Протокольная группа создается в органах местного самоуправления в составе учреждений, имеющих в своей структуре постоянно действующий коллегиальный орган.

Выполняет следующие функции:

o   подготовка проектов нормативно-распорядительных документов для руководства органа местного управления, писем, справок, их согласование со структурными подразделениями;

o   анализ справок и документов структурных подразделений, подготовка заключений по ним;

o   организация и проведение заседаний органа управления, документирование их деятельности;

o   прием, регистрация, организация хранения и справочно-информационной работы, рассылка принятых документов и их доведение до управляемых объектов.

4.   Отдел рационализации делопроизводства (центр совершенствования документации (ДОУ), бюро НОТ или НОУТ, методический сектор и др.):

o   разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию технологии делопроизводства;

o   разработка документов;

o   организация и проведение мероприятий по совершенствованию квалификации работников службы делопроизводства и специалистов аппарата управления.

5.   Экспедиция – специализированный участок, осуществляющий прием и отправку поступающих по почте и курьерской связи документации и корреспонденции.

6.   Подразделение по учету и регистрации документов выполняет:

o   регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов;

o   формирование и ведение справочно-информационного материала;

o   контроль за оформлением и составление исходящих внутренних документов.

7.   Группа контроля (бюро, отдел, инструкция) выполняет:

o   контроль за сроками исполнения документов и за сроками исполнения устных распоряжений руководителя;

o   анализ исполнительной дисциплины;

o   информирование руководства о ходе выполнения документов и поручений.

8.   Группа писем (бюро жалоб, отдел обращений населения) ведет прием и учет предложений, заявлений и жалоб граждан, анализ и обобщение результатов рассмотрения документов в организации и причин обращения и осуществляет организацию приема граждан по личным вопросам руководством организации.

9.   Машинописное бюро выполняет:

o   перепечатку документов с черновиков;

o   очистку и правку текстов документов;

o   учет выполняемой работы.

10.Копировально-множительное  бюро выполняет:

o   перепечатку документов с черновиков;

o   тиражирование документов;

o   подготовку рекламной продукции, буклетов, брошюр и т.д.

11.Архив осуществляет:

o   прием от структурных подразделений обработанных и подготовленных к хранению дел, оказание им методической помощи;

o   учет, систематизацию, хранение и организацию использования документов;

o   подготовку дел к передаче на государственное хранение.

Таким образом, служба делопроизводства берет на себя весь комплекс работы по информационно-документационному обслуживанию управленческой деятельности.

В настоящее время основным нормативным документом, регламентирующим наименование должностей работников службы делопроизводства, является общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих. Эти же наименования включены в Квалификационный справочник.

Согласно этим нормативным документам по характеру труда работники службы делопроизводства делятся на три категории: руководители, специалисты и технические исполнители.

В регламентации деятельности делопроизводственной службы значительную роль играет Устав организации – правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Положение о службе делопроизводства создается с той же целью, что и положения других структурных подразделений. Они разрабатывается на основе типовых положений, которые содержат максимальный набор функций службы.

 

 

Организация документооборота  

 

Движение документа с момента их получения или создания до завершения исполнения решений по ним, отправки или сдачи в дело образует документооборот организации.

Порядок движения документов в организации закрепляется в схемах прохождения документов, которые разрабатываются службой документационного обеспечения и утверждается руководством организации. При функционировании системы автоматизированной обработки информации в схемы должны быть включены вычислительные центры и все пункты обработки документов с помощью средств вычислительной техники.

Организация документооборота в условиях применения средств вычислительной техники должна обеспечивать совместимость ручной и автоматизированной обработки документов.

Организация документооборота – это правила, в соответствии, с которыми происходит движение документов в учреждении.

Организация документооборота предусматривает рациональное движение документов, включающее как операции с документами, так и все их перемещения в аппарате управления, т.е. их получение, рассмотрение, передачу на исполнение, организацию исполнения, удостоверения, оформления и отправки.

Главное правило документооборота – оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда.

В основные положения ГСДОУ включены правила приема и обработки поступающих и отправляемых документов, их передачи и учета. Направления движения документов и инстанции закрепляются в схемах прохождения документопотоков или отдельных категорий документов, которые включают все пункты обработки документов. Схемы разрабатываются службой делопроизводства и утверждаются руководством организации. Эти схемы могут существовать как приложение и инструкции по работе с документами или в виде приказа руководителя.

При организации движения документов необходимо выполнение следующих правил:

·     максимальное сокращение инстанций прохождения документов (за счет исключения технологических операций и обработке документов и управленческих звеньев, не обусловленных деловой необходимостью;

·     исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов (при их обработке – регистрация и доставка, при их подготовке – визирование и согласование и т.д.;

·     максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов, исходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным.

Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства – специализацию, возможность централизованного выполнения однородных технологических операций, эффективного использования средств оргтехники и персонала.

Служба делопроизводства периодически (ежеквартально, ежегодно) составляет сводки данных об объеме документооборота, где помимо количественных данных приводится анализ объема документооборота. Такие сведения позволяют установить определенные закономерности роста и состояния документооборота, его изменений. Установлено, что плотность существенно меняется в пределах года, квартала, месяца, недели. В начале этих временных отрезков резко возрастает количество поступающих документов, в конце отправляемых.

Учет документооборота позволяет:

·     определить загрузку организации в целом, ее структурных подразделений и отдельных исполнителей;

·     определить соответствие маршрутов движения тех или иных документов задачам и функциям структурных подразделений или должностных лиц;

·     разработать мероприятия по совершенствованию процессов обработки документов в целом или их отдельных операций;

·     установить оптимальное количество информации, необходимой и достаточной для функционирования аппарата управления;

·     рассчитать численность службы делопроизводства. 

 

 

Регистрация документов и организация информационно-справочного аппарата управления 

 

Документы, поступающие в организацию, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

На полученном документе проставляется регистрационный штамп. Документы с грифом «лично» или адресованные общественным организациям в экспедиции не вскрываются, а передаются по назначению.

Предварительно рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на не требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Предложения, заявления и жалобы граждан передаются в подразделения по рассмотрению писем граждан.

На рассмотрение руководства передаются документы, полученные из правительственных органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации и требующие решения руководства. Остальные документы после предварительного рассмотрения службой ДОУ направляются исполнителям. Документы, решения по которым исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяются лицом, организующим исполнение.

При необходимости безотлагательного решения по поступившему документу допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством организации.

Учет должен производиться в комплексе с другими мероприятиями по совершенствованию работы с документами. Осуществляется как полный, так и выборочный учет документов организации (по структурным подразделениям или группам документов). Отдельно учитываются предложения, заявления и жалобы граждан. При подсчете количества документов за единицу учета принимается каждый экземпляр, в том числе размноженный и машинописный.

Результаты учета документов обобщается службой документационного обеспечения, и представляются руководству организации для выработки мер по совершенствованию работы с документами.

Согласно ГОСТ Р.6.30-97 учету подлежат полиграфически исполненные бланки документов с воспроизведением Государственного герба РФ и гербов субъектов РФ. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера. Учет бланков ведется отдельно по всем видам (в карточке или журнале).

Контроль за изготовлением и использованием гербовых бланков возлагается на службу документационного обеспечения управления. Регистрационно-учетные формы включают в номенклатуру дел организации.

Допускается тиражирование документов на бланках для рассылки, при условии заверения каждой копии печатью организации.

 

 

 

Контроль исполнения документов 

 

Контроль за документами осуществляют:

·     служба ДОУ (следит за временем исполнения документа, соответствием экземпляров, подписей);

·     руководители всех рангов (отвечают за содержание документа);

·     исполнители документов (работают над структурой текста, формой бланков).

Документы классифицируют на подлежащие контролю за исполнением и на те, контроль которых необязателен. Руководство организации, исходя из специфики и опыта работы, составляет и утверждает перечень документов, подлежащих контролю и методику его организации. К документам, подлежащим обязательному контролю, относятся:

·     документы вышестоящих органов;

·     распорядительные документы данной организации;

·     важные специфические документы, свойственные этой системе управления, с конкретными сроками исполнения.

Снятие документов с контроля состоит из следующих этапов:

·     принятие руководителем решения о снятии документа с контроля и передача распоряжения об этом службе ДОУ;

·     постановки отметки об исполнении в РКК (регистрационно-контрольной карточке) и на документе информирования контрольной службы организации об исполнении документа, находящегося на централизованном контроле;

·     перестановка РКК из контрольной картотеки (раздела) в справочную карточку (раздел);

·     подшивка документа, имеющего отметку об исполнении, в дело.

Документы считают выполненными и снимаются с контроля после исполнения предписанных заданий, поручений. Снять документ с контроля может должностное лицо, которое поставило его на контроль.

Сроки исполнения документов бывают типовыми и индивидуальными.

Типовые сроки устанавливают с помощью законов РФ и других стран, указами Президента, правительственными нормативными актами. Это касается рассмотрения жалоб, заявлений и предложений граждан, депутатских запросов. Сюда относятся подписанные документы, дожидающиеся окончательного введения в силу через заранее оговоренный срок, а также документы, подготовленные к переходу в архив и т.п. Некоторые сроки исполнения документов зафиксированы в Государственной системе документного обеспечения управления (ГСДОУ).