Законодательная регламентация документирования кадровой деятельности, организационные документы в кадровой службе

В случае внесения в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника, если такая формулировка увольнения лишила работника законной возможности трудиться, работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок.

В соответствии с пунктом 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек при увольнении работника  все записи, внесенные в его  трудовую книжку за время работы в  данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации и подписью самого работника..

Работнику при увольнении должны быть выплачены:

1)   заработная плата за время, фактически отработанное в месяце увольнения;

2)   компенсация за неиспользованный отпуск (за все неиспользованные отпуска);

3)   выходное пособие (в определенных законодательством случаях).

Увольняемым работникам заработная плата выплачивается  в сроки, установленные статьей 140 ТК РФ, а именно, не позднее дня их увольнения. Если в последний рабочий день работник не работал, то соответствующие суммы должны быть выплачены не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования об окончательном расчете. В случае спора о размерах сумм, причитающихся работнику при увольнении, работодатель обязан в установленный в статье 140 ТК РФ срок выплатить не оспариваемую им сумму.

При увольнении работника  согласно статье 127 ТК РФ выплачивается  денежная компенсация за все неиспользованные отпуска, в том числе за все прошлые годы. Право на получение компенсации не зависит от причины увольнения работника. При этом взамен выплаты компенсации по письменному заявлению работника неиспользованные отпуска могут быть предоставлены ему с последующим увольнением (за исключением случаев увольнения за виновные действия). В этом случае днем увольнения считается последний день отпуска (статья 127 ТК РФ). Выдача всех сумм, причитающихся работнику от работодателя, а также трудовой книжки с внесенной в нее записью об увольнении производится перед уходом работника в отпуск. За время болезни в период отпуска с последующим увольнением работнику выплачивается пособие по временной нетрудоспособности, однако отпуск на число дней болезни не продлевается.

Возникает спорный вопрос: всегда ли обязан работодатель по требованию работника в обязательном порядке предоставлять отпуск при увольнении, или же он вправе самостоятельно решать - выплатить компенсацию или же предоставить оплачиваемый отпуск с дальнейшим увольнением.

Слова «могут быть» в  статье 127 ТК РФ фактически означают, что окончательное решение о предоставлении неиспользованного отпуска с последующим увольнением принимает работодатель на основании поданного работником письменного заявления. Данный вывод подтверждается Определением Конституционного Суда РФ от 5 февраля 2004 года №29-О «Об отказе в принятии к рассмотрению жалобы гражданки Новиковой Инны Ивановны на нарушение ее конституционных прав положениями статьи 127 Трудового кодекса Российской Федерации»:

«В соответствии с  частью второй статьи 127 Трудового кодекса Российской Федерации при наличии возможности работодатель по письменному заявлению работника предоставляет ему неиспользованные отпуска с последующим увольнением».

Кроме того, увольнение за виновные действия, исключает возможность  предоставления работнику при его увольнении ежегодного отпуска в натуре, в данном случае возможна только денежная компенсация за неиспользованный отпуск.

Необходимо помнить, что  согласно статье 124 ТК РФ запрещается  непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд, а также непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска работникам в возрасте до восемнадцати лет и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

Количество дней, подлежащих оплате при увольнении, рассчитывается, исходя из количества месяцев, отработанных в рабочем году. То есть исчисление срока на право получения отпуска начинается с даты, когда сотрудник приступил к работе, а не с начала календарного года.

В случае, если увольняющийся  работник не отработал период, предоставляющий право на полную компенсацию неиспользованного отпуска, компенсация выплачивается пропорционально дням отпуска за отработанные месяцы. При этом не полностью отработанный месяц не учитывается, если количество отработанных дней составляет менее половины месяца. Если отработано более половины месяца, то он учитывается как целый.

 

Командировка

 

При направлении работника  в командировку оформляются следующие  документы:

– служебное задание для направления работника в командировку и отчёт о его выполнении (по форме № Т-10а). При этом графу 12 «Краткий отчёт о выполнении задания» командированный работник заполняет только после возвращения из командировки;

– приказ (распоряжение) руководителя о направлении работника в командировку (по форме № Т-9 (форме № Т-9а – применяется при направлении в командировку двух и более работников одновременно));

– командировочное удостоверение (по форме № Т-10). Данный документ нужно оформлять только при направлении работника в командировку по России и в страны СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения. При условии, что на основании данных соглашений в документах для въезда и выезда отметки о пересечении российской границы не делаются. В остальных случаях при направлении работника в загранкомандировку удостоверение оформлять не нужно (п.7, 15 Положения, утверждённого Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г., Письма Минфина России № 03-03-04/1/469 от 17 мая 2006 г., № 03-03-04/1/660 от 8 сентября 2006 г.).

Перечень этих документов одинаков для всех командируемых работников, в том числе и при направлении в командировку руководителя организации (Письмо Роструда № 1143-ТЗ от 11 марта 2009 г.).

Подтверждение: Указания по применению и заполнению форм по учёту труда и его оплаты (№ Т-9 и № Т-9а, № Т-10, № Т-10а), утверждённых Постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г.

По возвращении из командировки нужно завершить оформление некоторых документов, выписанных при направлении работника в командировку, а также заполнить авансовый отчёт.

Дооформить нужно следующие  документы: командировочное удостоверение (если оно оформлялось), отчёт о выполненной в командировке работе (оборотная сторона служебного задания). Также потребуется приложить к авансовому отчёту работника ряд других документов (например, документы, подтверждающие время нахождения в загранкомандировке, проездные документы и т. д.).

Авансовый отчёт нужно составить по унифицированной форме № АО-1. Данный отчёт вместе с документами, подтверждающими командировочные расходы (в частности, проездные билеты, счета за гостиницу и т. п.), работник должен представить работодателю в течение трёх рабочих дней по возвращении из командировки. Указанный срок распространяется как на внутренние, так и на зарубежные командировки. При этом если работник вернулся из командировки в выходной (или праздничный) день, то трёхдневный срок нужно отсчитывать с первого рабочего дня, следующего за днём возвращения.

Подтверждение: п. 4.4 Положения  о порядке ведения кассовых операций, Указания по применению и заполнению формы № АО-1, утверждённого Постановлением Госкомстата России № 55 от 1 августа 2001 г., Указания по применению и заполнению форм по учёту труда и его оплаты (№ Т-10, № Т-10а), утверждённого Постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г.  

Работнику, направленному  в командировку, нужно компенсировать расходы, которые связаны со служебной  поездкой. В частности, к ним относятся:

– расходы по проезду;

– расходы по найму  жилья;

– суточные;

– другие расходы, которые  работник произвёл с согласия работодателя.

Конкретные размеры, а  также порядок возмещения командировочных  расходов нужно закрепить в коллективном договоре или ином локальном нормативном документе, например, в Положении о командировках (ст. 168 Трудового кодекса РФ).  

Подтвердить понесённые работником командировочные расходы (в т. ч. в целях налогообложения прибыли) можно документами, которые обоснуют тот или иной вид расходов: на проезд, проживание, суточные.

Законодательством не определён  конкретный перечень подтверждающих документов, которые организация может использовать, чтобы обосновать расходы на командировки работников.

При этом наличие таких  документов, как служебное задание (форма № Т-10а) и приказ о направлении  работника в командировку (форма  № Т-9, форма № Т-9а), для подтверждения расходов не обязательно.

В связи с тем, что  командировочное удостоверение  оформляется только при командировках по территории России и в страны СНГ, при направлении работника в загранкомандировку в иные иностранные государства в наличии должны быть копии страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы (п. 7, 15 Положения, утверждённого Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.).

Для обоснования затрат в виде суточных необходимы документы, оформляемые при направлении работника в командировку (в частности, командировочное удостоверение – при командировке по России, странам СНГ). Дополнительно предъявлять различные чеки и квитанции не нужно.

Трудовой кодекс РФ в  статьях 192 -195 устанавливает порядок  привлечения работников к дисциплинарной ответственности. При этом нормы, касающиеся порядка применения дисциплинарных взысканий, могут быть конкретизированы в локальных нормативных актах. Например, в правилах внутреннего трудового распорядка могут быть определены виды документов и порядок их предоставления при наложении на работника дисциплинарного взыскания, конкретизированы лица, имеющие право затребовать от работника объяснения по факту совершенного проступка. 

Дисциплинарные  взыскания 

 
        Статьей 193 ТК РФ определен порядок применения дисциплинарных взысканий. Этот порядок предполагает составление определенного набора кадровых документов. 
         Порядок оформления привлечения работника к дисциплинарной ответственности начинается с фиксации факта нарушения работником трудовой дисциплины. 
          После подписания акта работнику предлагают под расписку ознакомиться с содержанием акта. Если работник отказывается от подписания акта, об этом делается соответствующая отметка, а составитель акта и присутствующие при его составлении еще раз проставляют свои подписи. Отказ работника от ознакомления с актом о дисциплинарном проступке может оформляться отдельным актом. 
          Согласно ст. 193 ТК РФ до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение(см. приложение 2). 
           Объяснительная записка адресуется либо руководителю организации, либо его заместителю по управлению персоналом, либо начальнику отдела кадров, либо руководителю структурного подразделения, в штат которого входит работник. 
           Взыскания, определяемые ст. 192 ТК РФ, может наложить только уполномоченное лицо. Как правило, это руководитель, имеющий право приема работника на работу. Руководители структурных подразделений, как правило, не наделяются такими полномочиями. Если, по мнению руководителя подразделения, к работнику следует применить дисциплинарное взыскание, он должен направить руководителю представление о наложении дисциплинарного взыскания. 
          В случае отказа работника дать объяснение своему проступку составляется соответствующий акт. 
          Текст докладной записки включает в себя следующую информацию: фамилию, имя, отчество, должность работника, структурное подразделение. Указывают также на вид и дату нарушения, отмечают наличие письменного объяснения. 
          Решение работодателя о применении дисциплинарного взыскания отражается в резолюции на докладной записке (см. приложение 3). 
           На основании объяснительной записки или объяснительной и доклад- ной записок с резолюцией руководителя организации инспектор отдела кадров оформляет проект приказа о наложении дисциплинарного взыскания. Если в делопроизводстве предусмотрена процедура согласования проектов приказов, то проект может визироваться в следующей последовательности: отдел кадров, руководитель структурного подразделения, в подчинении которого находится работник, заместитель руководителя организации, курирующий работу данного подразделения. 
          После подписания руководителем организации проекта приказа, он регистрируется в службе документации, и работник, нарушивший дисциплину, должен быть ознакомлен с приказом под роспись. 
           Отказ работника удостоверить своей подписью факт ознакомления с приказом не имеет юридического значения и не влияет на действенность объявленного взыскания. Такой отказ должен быть оформлен актом. 
 
 
Отпуск 

1. Составление и утверждение графика отпусков.  График отпусков должен быть утвержден не позднее чем за две недели до начала календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ.

2. Письменное уведомление работника под роспись о времени начала отпуска не позднее, чем за 2 недели до его начала.

3. Издание приказа о предоставлении отпуска работнику или приказа о предоставлении отпуска работникам.

4. Регистрация данного  приказа в установленном у работодателя порядке, например, в журнале регистрации приказов.

 5. Ознакомление работника с данным приказом под роспись.  
Если работник отказывается ознакомиться с приказом под роспись, то целесообразно составить соответствующий акт (акт об отказе ознакомиться с приказом), а на самом приказе можно сделать соответствующую надпись об отказе в ознакомлении с приказом.  Составление акта и надпись на приказе в данном случае законом не предусмотрены, но могут быть обязательны, если работодателем установлен такой порядок действий (например, инструкцией по кадровому делопроизводству).   
6. Оформление записки-расчета о предоставлении отпуска работнику.  
7. Выплата работнику отпускных. Согласно ч. 9 ст. 136 ТК РФ, оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала..  
8. Время нахождения работника в отпуске отмечается в табеле учета рабочего времени.  
9. Занесение сведений о предоставлении отпуска в личную карточку работника. Рекомендуется это делать после возвращения работника из отпуска, так как в процессе использования отпуск может быть продлен или прекращен досрочно.  
10. Занесение в график отпусков сведений о фактически использованных работником днях отпуска.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Этапы развития стратегического менеджмента Тема 2. Организационные документы в кадровой службе

 

Задание 2.

 

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Отдел кадров (далее  – Отдел) является обособленным  структурным подразделением организации (далее – Организация). 
1.2. Отдел создается и ликвидируется приказом генерального директора Организации. 
1.3. Отдел непосредственно подчиняется генеральному директору Организации. 
1.4. Отдел в своей деятельности руководствуется Трудовым кодексом Российской Федерации, другими нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, а также нормативными методическими документами по ведению кадрового делопроизводства, уставом Организации, а также настоящим Положением. 
1.5. Кадровую службу возглавляет руководитель кадровой службы (далее – Руководитель), назначаемый на должность и освобождаемый от должности приказом генерального директора Организации. 
1.6. На должность Руководителя назначается лицо, имеющее высшее юридическое или экономическое образование и стаж работы в должности руководителя кадровой службы не менее 3 лет. 
1.7. Структура и штат Отдела утверждается генеральным директором Организации. 1.8. Должностные обязанности работников Отдела устанавливаются должностными инструкциями.