Значение и роль документирования управленческой деятельности. Основные виды управленческой документации

Управленческие документы составляют ядро управленческой документации. Именно они обеспечивают управляемость объектов, как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Управленческие документы составляют объект делопроизводства.

 

1.5. Документирование  и документооборот.

 

Понятие делопроизводства базируется на понятии документирования. Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам. При документировании на естественном языке создаются текстовые документы. При документировании на искусственных языках создаются документы на машинных носителях.       

Средства документирования – орудие используемые человеком для создания документов:           

- простые средства (ручки, карандаши);       

- механические и электромеханические (пишущие машинки, магнитофоны, фоно  кино и видео техника);       

- средства автоматизации (компьютерная техника).

Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации, специфических для каждого типа документов. Соблюдение этих правил придает юридическую силу создаваемым документам.        Организация работы с документами – предполагает организацию документооборота учреждения, хранение документа и их использование в текущей деятельности учреждения. Документооборот организации – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Вся документация учреждения делится на три документопотока:  

•          входящие (поступающие) документы;    

•          исходящие (отправляемые) документы;   

•          внутренние документы.     

Характеристикой документооборота является его объем, под которым понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. Данный показатель является важным, он должен использоваться в качестве критерия при выборе организационной формы делопроизводства (традиционная, автоматизированная), а также влиять на структуру службы делопроизводства и ее штатный состав.  Одна из важнейших функций в организации работы с документами – это их учет, который обеспечивается регистрацией. Регистрация документа – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. Кроме этого регистрация позволяет осуществлять контроль исполнения документов, а также вести их поиск.         Наряду с организацией документооборота в понятие "организация работы с документами" входит хранение документов и их использование в текущей деятельности учреждения. Под системой хранения документов в данном случае подразумевается совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности.         Подытожив вышесказанное, можно выделить две составные части делопроизводства (или ДОУ): 

• документирование деятельности;
• организация работы с официальными документами.

Эти составные части взаимосвязаны и для создания эффективной системы делопроизводства в организации необходимы они обе, причем функционирующие в тандеме. 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2

2.1. Порядок составления  и использование устава, приказа, акта, договора.

 

 

Организационно-распорядительная документация классифицируется на три группы:         

- распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания);       

- информационно-справочная  документация (письма, телеграммы, телефонограммы, факсы, акты, протоколы, докладные и служебные записки); 

- организационная документация (уставы, положения, правила, инструкции, штатные расписания).  

Устав – это правовой акт, определяющий структуру, функции, права предприятий, организаций и учреждений. Это организационный документ, рассматриваемый как свод правил, регулирующий деятельность организаций, учреждений, сообществ, граждан, и взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере управления, познания или иной деятельности.

Устав обязательно утверждается.

1)Устав акционерного общества  утверждается протоколом или  решением собрания акционеров.

2)Протокол учреждения  ГУП, МУП утверждается вышестоящей  организацией.

3)Устав общественной организации  утверждается собранием (протоколом) общественной организации либо  съездами и конференцией.

Устав подлежит обязательной государственной регистрации.

Устав включает такие реквизиты:

• гриф утверждения высшей организации или органа управления;
• наименование вида документа (устав);
• заглавие;
• текст;

Текст включает такие разделы:

• общие положения, в которых раскрываются цель, задания и функции, устава по объектам и субъектам и др;
• главная деятельность, ее содержание. Планирование и учет работ;
• предназначение вспомогательных служб;
• взаимодействие с другими органами, аналогичными по деятельности;
• специфическая особенность деятельности;
• ответственность организации за надлежащее выполнение обязанностей  и порядок решения споров, предъявление претензий. Обычно, текст устава разбивают на статьи (пункты), которые группируются в разделы (отмечаются римскими цифрами).

Приказ – это правовой акт, который издаётся для исполнения действующих законов, указов, постановлений и решений правительства, приказов и инструкций высших органов.

Директор может издать приказ по всем вопросам его компетентности.

Этот документ является актом внутреннего управления, действия которых не распространяется вне предприятия, объединения, учреждения.

Различаются приказы по особенности состава и приказы по общим вопросам.

Приказы по вопросам основной деятельности               

Эти приказы включают такие реквизиты:

• название вида документа (приказ);
•      дата;
• индекс;
• место издания или составления;
• заглавие к тексту;
• текст;
• подпись управляющего;
• отметка про согласование.

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части: цель, и задание распорядительных действий и причины издательства приказа.

Текст распорядительной части имеет властную форму изложения и начинается словом «ПРИКАЗываю», которое печатается большими буквами на отдельной строке.

Распорядительная часть делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Каждый пункт начинается с обозначения исполнителя конкретного действия, которое передаётся глаголом неопределённой формы. Исполнителями могут быть отмечены организации или структурные подразделения.

Должностная особа отмечается в том случае, если приказ касается конкретной особы.

Исполнитель записывается в дательном падеже (фамилия, должность, наименование организации или структурного подразделения).

В последнем пункте распорядительной части указываются особы на которых возлагаются контроль за исполнение приказа. Этот пункт записывают таким образом: «Контроль за исполнение приказа возлагается на ...» (полное наименование должности и фамилия в винительном падеже).

Приказы особенного состава.                      

Такие приказы составляются отдельно от приказов по вопросам главной деятельности и имеют некоторые особенности.

Текст заголовка пишется так:

• о принятии на работу;
• о переводе на другую работу;
• о увольнении;
• о предоставлении отпуска;
• о наградах;
• о нарушении;
• о дисциплинарном взыскании.

Констатирующая часть может отсутствовать.

Распорядительная часть обязательно делится на пункты.

Каждый пункт приказа начинается глаголом, который означает действие: назначить; перевести; уволить; объявить благодарность и т.д. (пишутся большими буквами от нулевой позиции).  Потом с абзаца большими буквами пишут фамилию, а маленькими буквами – имя и отчество особы для которой издаётся приказ, её должность, структурная часть, куда она назначается. Изложение содержания таких приказов, должно быть унифицировано.

Акт— это документ, составляемый группой лиц (преимущественно комиссией), подтверждающий установленные ими факты или события.

Акты составляются при ревизиях и обследованиях, инвентаризации, передаче товарно-материальных ценностей, передаче дел при смене должностных лиц, проведении испытаний новых изделий, оборудования, при сдаче в эксплуатацию законченных объектов и т. д.

 Акты документируют  деятельность как постоянно действующих  комиссий, так и созданных на  какое-то время.                

Реквизиты акта:

• название вида документа;
• дата;
• индекс;
• место составления или издания;
• заглавие к тексту;
• текст;
• отметка о наличие дополнений;
• подпись;
• гриф утверждения.

Требования для оформления текста:

Заглавие к тексту включает название или короткое содержание актированного факта или действия.

Текст составляется из двух частей: вступительной и констатирующей.

Вступительная часть строится по схеме:

а) Основание.

б) Составленный комиссией в составе.

в) Председатель.

г) Члены комиссии.

При перечислении особ, которые принимали участие в составлении акта, указываются их должности, адреса, фамилии, инициалы. Если акт составляется комиссией, первым указывают председателя комиссии, его должность, фамилию и инициалы. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке, нумеруют арабскими цифрами и печатают через полтора интервала.

В констатирующей части указывается цель и задание, содержание и характер сделанной работы, фиксируются установленные факты.

Текст акта, должен содержать сведенья о количестве копий и месте их нахождения.

Дата акта должна соответствовать дню факта, что актируется.

Договор – Договор – это документально оформленное соглашение двух и более сторон об установлении определенных отношений между ними, фиксирующее права, обязанности и ответственность договаривающихся сторон.

Договор может заключаться как между юридическими, так и физическими лицами.

Разновидности договора:

1) Гражданско-правовой договор  – это соглашение между физическим  лицом (физическими лицами) с другим  физическим лицом (физическими лицами) или юридическим лицом (юридическими  лицами), либо между юридическим  лицом (юридическими лицами) с другим  юридическим лицом (юридическими  лицами), определяющее порядок возникновения, изменения, прекращения обязательств  между ними.(договор купли-продажи, поставки, аренды, залога)

2)  Трудовой договор  — в трудовом праве договор  между работником и работодателем, устанавливает их взаимные права  и обязанности. Соглашение между  работником и работодателем, в  соответствии с которым работник  обязуется лично выполнять работу  по определённой должности, соответствующей  его квалификации. Работодатель  обязуется предоставлять работнику  работу, обеспечивать условия труда, своевременно выплачивать заработную  плату.

3) Коллективный договор - правовой акт, регулирующий социально-трудовые  отношения в организации или  у индивидуального предпринимателя  и заключаемый работниками и  работодателем в лице их представителей (по определению статьи 40 ТК РФ).

Реквизиты договора:

• название вида документа (Договор);
• дата;
• индекс;
• место составления или издания;
• заглавие к тексту;
• вступительная часть (наименование сторон, которые заключают договор:
• должности, фамилии, инициалы особ, которые подписывают договор и обозначения их полномочий);
• предмет договора;
• изложения порядка рассмотрения споров;
• общая сумма договора;
• общие сроки действия договора;
• юридические адреса сторон (наименование учреждения, почтовый адрес,
• расчетные счета;
• подписи и печати сторон;
• дополнения.