Информационно-справочные документы, их назначение и основные виды

Письмо-приглашение - документ, содержащий приглашение  на заседание, совещание, конференцию  и т.д.

Письмо-приглашение  может содержать:

полную повестку дня мероприятия;

фамилии докладчиков  по вопросам повестки дня;

фамилию и телефон  ответственного за проведение мероприятия;

способ проезда  и другую информацию.

Например:

ПРИГЛАШАЕМ ВАС  НА ЗАСЕДАНИЕ ...

Информационное  письмо - документ, в котором сообщается о каких-либо фактах или мероприятиях, пропагандируются деятельность организаций, продукция.

Рекламное письмо - документ, содержащий описание рекламируемых услуг, товаров.

Цель письма - побудить воспользоваться предложенными  услугами, заказать товар.

Текст рекламного письма должен содержать полную, четкую, конкретную информацию.

Письмо-извещение - документ, являющийся ответом на запрос.

Письмо-извещение  составляется для конкретного адресата, начинается словами: “Ставим Вас  в известность...”.

Письмо-подтверждение - документ, уведомляющий отправителя  о получении документов, ценностей, подтверждающий факты, действия.

Направление письма-подтверждения  относится к обязательной части  деловых отношений.

Письмо-подтверждение  начинается словами: ПОДТВЕРЖДАЕМ УСЛОВИЯ  ПОСТАВКИ ...

Письмо-напоминание - документ, сообщающий о приближении, ускорении, истечении срока исполнения какого-либо действия. (См. приложение 18).

Письмо-напоминание  направляется адресату тогда, когда  не удается получить ответ с помощью  личного контакта или телефонных переговоров.

Например:

НАПОМИНАЕМ, ЧТО  СРОК АРЕНДЫ ЗАЛА ИСТЕКАЕТ 16.02.98.

Гарантийное письмо - документ, в котором гарантируется оплата выполненной работы или предоставление чего-либо (работы, помещения и т.д.).

В гарантийном  письме организация-адресат берет  на себя определенные обязательства, поэтому  такое письмо имеет правовую нагрузку.

Например:

ПРОСИМ ИЗГОТОВИТЬ И ВЫСЛАТЬ КОМПЛЕКТ МЕБЕЛИ. ОПЛАТУ ГАРАНТИРУЕМ.

Такие письма подписывает  директор и главный бухгалтер  предприятия. (См. приложение 19).

Письмо-претензия - документ, в котором указываются  требования, предъявляемые автором  претензии, основания требований.

Письмо-претензия  подписывается руководителем организации  и визируется главным бухгалтером.

Пример письма-претензии  см. в приложении 20.

Письмо-ответ - документ, являющийся реакцией и обусловленный  содержанием инициативного документа.

Ответа требуют письма-запросы, просьбы, обращения, требования, предложения, претензии.

Письмо-ответ  должно содержать ссылку на индекс и дату инициативного письма. В  тексте излагается решение, принятое по инициативному документу:

принятие предложения;

отказ от предложения;

выполнение просьбы;

ответ на запрос.

Ответ должен быть изложен в конкретной, четкой форме.

Отказ должен быть убедительно аргументирован.

Письмо иностранному партнеру должно иметь четкую структуру.

Структура письма иностранному партнеру:

1) эмблема и  наименование фирмы (возможно  указание рода деятельности);

2) адрес фирмы  (почтовый, телеграфный, номера телефона(ов), факса, название банка, адреса  представительств и филиалов);

3) номер документа  в цифровой или буквенной форме;

4) дата в буквенно-цифровой форме;

5) адрес получателя;

6) вступительное  обращение;

7) заголовок;

8) текст;

9) заключительная формула  вежливости;

10) личная подпись автора  письма;

11) ниже подписи - её  расшифровка;

12) на следующей строке - должность лица, подписавшего документ.

Факс - документ, полученный с помощью специального аппарата (телефакса) по телефонным каналам связи.

Факс всегда будет являться копией переданного документа.

Оформление факса осуществляется аналогично оформлению делового письма.

Дополнительными данными, которые проставляет сам аппарат, являются:

указание (код) отправителя;

дата и время передачи;

длительность передачи;

номер телефакса, с которого передана информация;

количество страниц.

Если полученные факсы  имеют важную информацию и предназначены  для длительного пользования, их необходимо скопировать, так как факсовая бумага недолговечна.

В дорогих факсимильных аппаратах  при использовании обычной бумаги копирование не обязательно. (См. приложение 21).

Модем - средство передачи информации с помощью электронной почты между двумя адресатами - пользователями ПК.

Документы, полученные с помощью  модема, всегда будут являться копией переданного документа.