Информационно - справочные документы: акт, протокол, докладная записка, объяснительная записка, справка, письма, телеграмма

Правила внутреннего трудового распорядка - организационный документ, в котором отражаются следующие вопросы:

1. организация работы предприятия;
2. взаимные обязанности работников и администрации;
3. предоставление отпусков;
4. командирование сотрудников;
5. внутриобъектный режим.

Правила составляются на бланке предприятия, согласовываются  путем обсуждения на собрании работников предприятия, визируются юристом и утверждаются руководителем предприятия.

 

 

Переписка

Переписка – обобщенное название различных по содержанию документов (служебное письмо, телеграмма, телекс, телефонограмма, факсограмма (факс), электронное сообщение и др.), использующихся в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями. ¹

К переписке прибегают для реализации информационных связей между организациями  – как состоящими, так и не состоящими в отношениях соподчинения. ²

Информационный обмен с помощью  переписки следует использовать только в том случае, когда затруднен  или невозможен иной способ обмена мнениями (телефонные переговоры, личная встреча и др.). ³

Переписку отличает широкое видовое  разнообразие – от имеющих нормативный  характер писем и телеграмм государственных  органов до обращений граждан  и типовых заявок. Содержанием  переписки могут быть запрос, подтверждение, напоминание, требование, извещение, просьба, гарантия, приглашение и др.

Акт

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события. ¹

В некоторых случаях акты не только фиксируют установленные факты  и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения (акты проверок, обследований, ревизий и т.п.). ²

Акты отличаются широким разнообразием  по своему назначению и содержанию:

• сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов);
• обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности; условий труда; результатов деятельности);
• испытаний (образцов, систем, технологий);
• выделения к уничтожению (материальных ценностей, документов);
• передачи (структурного подразделения из одной организации в другую);
• нарушения установленных правил;
• ревизии, инвентаризации;
• расследования аварий, несчастных случаев;
• ликвидации организации и т.д. ³

Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Нередко  акты составляются комиссиями, специально создаваемыми, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя организации. Акты могут составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе. ⁴

Главное при составлении акта –  установление фактического состояния  дел и объективное отражение  в акте. Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения. ⁵

Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом "акт", например:

Акт проверки финансово-хозяйственной  деятельности института,

Акт списания материальных ценностей.

Датой акта является дата события (проверки, обследования, экспертизы и т.п.). ⁶

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей).

Вводная часть строится по схеме: основание – составлен комиссией – председатель – члены комиссии – присутствовали (если акт составлен в чьем-то присутствии). ⁷

Основание для составления акта – договор, распорядительный документ, нормативный документ с указанием  номера и даты.

После слова "составлен" указываются наименование комиссии, должности, фамилии и инициалы лиц, составивших акт.

При перечислении лиц, участвовавших  в составлении акта, указываются  наименования должностей с обозначением организации, фамилии и инициалов (в именительном падеже). Первым указывается председатель комиссии. В необходимых случаях допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова "Основание", "Председатель", "Члены комиссии", "Присутствовали" пишутся с прописной буквы. ⁸

В основной части излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может быть разделено на пункты, материал может быть представлен в виде таблицы. При необходимости акт может иметь заключительную часть, которая представляет собой решения, выводы или заключения комиссии, составившей акт. ⁹

В конце текста акта указываются  количество составленных экземпляров  и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами.

Например:

Составлен в 3 экземплярах:

1-й экземпляр – бухгалтерия, 

2-й экземпляр – коммерческий  отдел, 

3-й экземпляр – покупатель.

После отметки о количестве экземпляров  акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются). ¹⁰

При составлении актов ревизий  и обследований их содержание согласовывается  с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт  считается принятым и вступает в  действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении.

Подписи располагаются в той  же последовательности, как и фамилии  во вводной части, но без указания должности. ¹¹

Лицо, не согласное с содержанием  акта, обязано подписать его с  оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует  оформлять на отдельном листе  и прилагать к акту.

В необходимых случаях (если этого  требуют нормативные документы) акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта. Например: акт о ликвидации учреждения, акт о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения.

Акт оформляется на общем бланке организации или на специальном бланке акта (бланк конкретного вида документа). Для актов с постоянно повторяющейся информацией следует применять бланки с трафаретным текстом.

Обязательными реквизитами акта являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления или издания, заголовок к тексту, подписи, в необходимых случаях – гриф утверждения (акты, требующие утверждения, должны быть включены в список документов, подлежащих утверждению).

 

 

Справка

Справка:

1) документ, содержащий описание  и подтверждение тех или иных фактов и событий.

2) документ, подтверждающий факты  биографического или служебного  характера. ¹

Справки, отражающие основную (производственную) деятельность организации, могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую (как правило, вышестоящую) организацию, внутренние справки – для представления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа. ²

Внешние справки оформляются на общем бланке организации (или бланке справки) аналогично внешним докладным запискам, внутренние – на стандартном листе бумаги аналогично внутренней докладной записке с теми же реквизитами. ³

Заголовок к тексту справки должен отвечать на вопрос "О чем?" и  может включать указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения.

Например:

Справка о комплектовании тематического  комплекта "Информационно-справочная система архивной отрасли" (ИССАО) в 2009 г.

Текст справки, как правило, состоит  из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие основанием или  поводом для ее составления, во второй приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. Текст справки может состоять только из одной (второй) части. Если справка содержит однородную систематизированную информацию, ее текст оформляется в виде таблицы. Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, ее текст может состоять из нескольких разделов. ⁴

Внешние справки подписывают руководитель организации или его заместитель. Справку, содержащую сведения финансового характера, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер и заверяют печатью. Внутренние справки подписываются руководителем структурного подразделения или специалистом-составителем.

Справки, составляемые для подтверждения сведений биографического или служебного характера, подписываются двумя лицами: руководителем и главным бухгалтером или руководителем и заведующим отделом кадров, – и заверяются печатью. Для таких справок в организациях используются унифицированные бланки с трафаретным текстом, и они могут составляться на бланках формата А5.

Справка, содержащая сведения о заинтересованном лице, должна иметь следующие данные:

• фамилию, имя, отчество лица, которому она выдана;
• указание, в удостоверении каких сведений выдана;
• для каких целей или в какую организацию выдана;
• подпись и указание должности лица, выдавшего справку;
• дату составления;
• оттиск печати. ⁵

Текст справки личного характера  следует начинать с фамилии, имени  и отчества работника (в именительном падеже). Не рекомендуется использовать архаичные обороты типа: "Настоящая справка дана…", "Настоящим подтверждается, что … действительно работает…" и т.д. ⁶

Обязательными реквизитами справки являются: наименование организации (для внутренней – наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления (для внешней справки), адресат, заголовок к тексту (для справки, оформленной на формате А4), подпись, оттиск печати (для справки биографического и финансового характера).

 

Заключение

Заключение – документ, содержащий мнение, вывод учреждения, комиссии, специалиста по какому-либо документу или вопросу.¹

Заключения составляются на проекты  положений, постановлений, инструкций, на научные работы (отчеты, статьи, диссертации, дипломные проекты) и др.²

Заключение должно иметь заголовок  с указанием названия документа  или вопроса, на который оно подготовлено, и текст, состоящий из двух частей. В первой части даются краткое изложение существа вопроса, анализ основных положений или предложений и общая оценка документа или вопроса. Во второй части должны излагаться конкретные замечания по существу рассматриваемого вопроса или документа. Данная часть текста заключения может состоять из нескольких пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами.³

При отсутствии замечаний и предложений  по рассматриваемому вопросу или документу в заключении указывается: "С проектом ... согласны" или "По проекту ... замечаний нет".⁴

Сопроводительное письмо к заключению не прилагается.⁵

Заключение может быть оформлено  на общем бланке организации (если оно подписывается руководителем организации или его заместителями) или на стандартных листах бумаги (если заключение подписывается специалистом организации или группой специалистов организации). Если заключение составлено не на бланке, подпись составителя заверяется печатью организации.

Обязательными реквизитами заключения являются: наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, подпись, оттиск печати (при составлении заключения на стандартном листе бумаги).

Отзыв

Отзыв – документ, содержащий мнение учреждения или специалиста по поводу какой-либо работы. ¹

Подготовка отзыва должна производиться  в соответствии с порядком подготовки и оформления заключения. ²

Обязательными реквизитами отзыва являются: наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, подпись, оттиск печати (при составлении отзыва на стандартном листе бумаги).

Сводка

Сводка – документ, представляющий собой обобщенные данные по одному вопросу (сводка предложений, сводка замечаний, сводка требований и т.д.). ¹

В сводке допускается приводить  сведения об источниках информации, перечислять  и давать характеристику фактическому материалу по одному или нескольким показателям.

Сводки могут быть внешними и внутренними. Внешние сводки составляются для представления в другую (как правило, вышестоящую) организацию, внутренние сводки представляются руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа. Внешние сводки оформляются на общем бланке организации, внутренние – на стандартном листе бумаги.

Сводка должна иметь заголовок  к тексту, кратко раскрывающий ее содержание и указывающий дату или период времени, к которым относятся изложенные в ней сведения. ²

Текст сводки допускается оформлять в  виде таблицы. ³