Все эти особенности документа, как сложной
социально-ориентированной системы, делают
его пригодным в качестве мнемонической
основы социальной коммуникации. Однако
огромное разнообразие документов, как
следствия отражения в нем сложностей
социальных процессов в обществе, требуют
систематизации и классификации документов
в зависимости от их особенностей.
6. Документированная информация
и её свойства
Документированная информация - это зафиксированная на материальном
носителе путем документирования информация
с реквизитами, позволяющими определить
такую информацию или в установленных
законодательством РФ случаях ее материальный
носитель.[9]
Свойства документной информации можно разделить на внешние и внутренние,
а среди внешних свойств выделить три
группы в зависимости от объекта взаимодействия:
источника информации, её приёмника и
объекта или явления, которое она отражает.
Однако, наряду с общими свойствами, документированная
информация обладает и рядом специфических
свойств, отличающих её от всех других
видов и разновидностей информации. К
их числу следует отнести, прежде всего,
фиксированный характер документированной
информации, вытекающий уже из самого
понятия документа.
Свойствами документированной
информации выступают:
• Релевантность - (от англ.
"relevant"- уместный, относящийся к делу)
способность информации соответствовать
запросам, нуждам, требованиям потребителя.
• Ценность - потребительская
значимость, которая выражается, как правило,
в соответствии информации своему целевому
назначению; ценность информации может
быть реализована только в рамках определённой
информационной системы, в качестве элемента
этой системы, связанного с другими её
структурными элементами и блоками; ценность
документированной информации может быть
измерена степенью приближения к цели
или же величиной сэкономленных ресурсов;
в управлении ценность информации определяется
степенью воздействия на результат, на
уровень достижения поставленной цели;
ценностью может обладать и дезинформация,
но лишь для её источника; для потребителя
же дезинформация обладает отрицательной
ценностью, так как увеличивает исходную
неопределённость, уменьшает вероятность
достижения цели.
• Полнота - оптимальное соотношение
между необходимой и полученной информацией;
от полноты информации зависит качество
принимаемых на её основе управленческих
или иных решений; документированная информация
никогда не бывает полной, так как невозможно
зафиксировать на материальном носителе
даже те события, свидетелями и участниками
которых мы являемся; тем более невозможно
иметь полную информацию о минувших эпохах;
поэтому всегда можно говорить лишь о
степени полноты информации; следует различать
полноту и избыточность информации; избыточная
информация - это повторяющаяся, дублирующая
информация; она отнимает время у потребителя,
отрицательно сказывается на эффективности
управления; излишним является в среднем
около трети всего объёма информации,
предназначенной для потребления в управленческих
подразделениях разного уровня; подсчитано,
что в среднем 60% научных и административных
документов потребителю не нужно прочитывать
целиком; мало того, он попросту не успеет
прочитать всё для выполнения его профессиональных
обязанностей, если будет читать всё подряд;
в русском языке избыточность информации
составляет 40 %, во французском - 55 %.[10]
• Полезность информации -
ценность информации в определённых конкретных
условиях.
• Достоверность информации -
отражает степень объективности в процессе
фиксации и передачи информации; с увеличением
полноты достоверность увеличивается;
однако происходит это лишь до тех пор,
пока не наступает сверхизбыточность
информации, которая уже перестаёт влиять
на степень её достоверности; достоверность
зависит от источника информации, прежде
всего от уровня его компетентности, от
субъективизма в процессе сбора, обработки,
оформления информации; поскольку документ
создаётся человеком, постольку содержащаяся
в нём информация всегда субъективна;
каждому конкретному документу присуща
своя, большая или меньшая, степень субъективности;
проблема достоверности информации нередко
бывает связана с преднамеренным её искажением
- дезинформацией (фальсификацией); она
может выражаться в предоставлении заведомо
ложных либо неполных сведений, в сознательно
искажённой интерпретации каких-либо
фактов; таким образом, достоверность
относится к числу наиболее значимых свойств
документированной информации, поскольку
любые её отклонения могут отрицательно
сказаться на качестве принимаемых управленческих
решений.
• Со временем информация, даже самая
полезная, стареет; поэтому важнейшим
её свойством является новизна; понятие новизны
относительно; одна и та же информация,
утратив новизну в оперативной среде,
может оказаться новой при реконструкции
событий прошлого, т.е. в процессе реализации
функции документа как исторического
источника.
• Своевременность информации -
её способность соответствовать запросам
потребителя в нужный момент времени.
• Доступность - возможность
получения информации потребителем.
• Защищённость - свойство
документированной информации, которое
характеризует невозможность несанкционированного
доступа и изменения, искажения её со стороны
других лиц.
• Эргономичность - оптимальность
формы или объёма информации для конкретного
потребителя.
• Адекватность (определённость) -
соответствие отражённых в документе
фактов, событий, показателей самому объекту
или явлению, а также задаче конкретного
документа; но можно говорить лишь о степени
адекватности, поскольку любая информация
содержит элемент неопределённости, особенно
информация о будущем (планы, прогнозы).[11]
Таким образом, свойства документированной
информации - это качества, признаки которые
присущи документу вне зависимости от
того, осознаются они человеком или нет.
2.Классификация
документов
Управление организацией обеспечивается
огромным количеством документированной
информации. Все документы, обращающиеся
в организации, подразделяются на документные
образования (системы, подсистемы документации),
виды и разновидности документов. Документные
образования обеспечивают осуществление
определенных функций управления или
видов деятельности организации. Системы,
подсистемы документации включают десятки
видов документов, характерных для данного
документного образования, которые в свою
очередь могут состоять из многих разновидностей
документов. Так, например, управленческая
деятельность, фиксируемая главным образом
организационно-распорядительными документами
(ОРД), подразделяется на три подсистемы
документов: организационную, распорядительную
и справочно-информационную; протокол
как вид документа справочно-информационной
подсистемы ОРД имеет разновидности —
протокол заседания, протокол разногласий,
протокол допроса. К ОРД относится также
подсистема кадровой документации с соответствующими
видами и разновидностями документов.[12]
Следует отметить, что прямо, как ОРД,
или косвенно, как, например, документация
по бухгалтерскому учету или даже технологическая
документация, все виды документов так
или иначе имеют отношение к вопросам
управления. Каждый из них требует принятия
соответствующего решения или непосредственного
исполнения содержащегося в документе
указания.
Ниже приведена классификация документов,
которая используется каждой организацией
независимо от ее масштабов и отраслевой
специфики.
По наименованию. Существует множество разновидностей
документов, классифицированных по этому
признаку. Приведем лишь некоторые: приказы,
распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы,
договоры, уставы, инструкции, справки,
докладные, объяснительные записки, служебные
письма, телеграммы, стандарты, технические
условия, платежные требования и поручения,
доверенности и т. д.
По способу фиксации
информации документы бывают письменные
(рукописные, машинописные, типографские,
подготовленные на множительных аппаратах,
напечатанные на персональных компьютерах),
графические и фото-, фоно-, кинодокументы.
По степени сложности документы классифицируют на
простые и сложные.
Простые — это документы, в которых
рассматривается один вопрос, в сложных
документах освещается несколько вопросов.
По степени гласности различают документы открытые
(несекретные) и документы с ограниченным
доступом (бывают разной степени секретности:
совершенно секретные, секретные, документы
для служебного пользования (ДСП), с грифом
«конфиденциально»).
По юридической силе документы подразделяют на
подлинные (бывают действительные и недействительные)
и подложные.
Недействительным документ
становится в результате истечения срока
действия или отмены его другим документом.
По срокам исполнения документы классифицируются
на срочные и несрочные.
Срочными являются документы
со сроками исполнения, установленными
законом и соответствующими правовыми
актами, а также телеграммы и другие документы
с грифом «срочно».
По происхождению документы классифицируют на
служебные (подготовленные на предприятиях,
в организациях) и личные (письма граждан
с изложением жалоб, предложений, просьб).
По срокам хранения делят на документы временного
хранения (в свою очередь подразделяются
на документы со сроком хранения до 10 лет
и свыше 10 лет) и документы постоянного
срока хранения.
По степени обязательности документы бывают информационные,
содержащие сведения и факты о производственной
и иной деятельности организаций, и директивные
— обязательные для исполнения, носящие
характер юридической или технической
нормы.
По степени унификации различают документы индивидуальные,
типовые, трафаретные, примерные и унифицированные
в виде анкеты и таблицы.
Индивидуальные документы разрабатываются
конкретными организациями для внутреннего
пользования.
Типовыми являются документы, которые
создаются вышестоящими органами для
организаций с однородными функциями
и носят обязательный характер.
Трафаретные документы имеют заранее напечатанный
текст с пробелами, которые заполняются
при окончательном оформлении документа
в зависимости от конкретной ситуации.
Такие документы перспективны, т. к. экономят
время на подготовку.
Примерные документы носят ориентировочный характер
и используются для составления и оформления
документов по аналогии.
Анкета — способ представления
унифицированного текста, при котором
постоянная информация располагается
в левой части листа, а переменная вносится
в документ в процессе его составления
в правую часть листа.
Таблица — документ, в котором
постоянная информация размещается в
заголовках граф и боковика (заголовки
строк), а переменная (в цифровом или словесном
выражении) — на пересечении соответствующих
граф и строк. Текст, представленный в
виде таблицы, обладает большой информационной
емкостью, позволяет строго классифицировать
и кодировать информацию и легко суммировать
аналогичные данные.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Подводя итог работы можно сделать следующие
выводы:
1. Информационные свойства документа
- это качества, признаки которые
присущи документу вне зависимости
от того, осознаются они человеком
или нет. Свойства тесным образом
связаны с содержанием понятия
документа и его основными
функциями.
Важнейшими свойствами документированной
информации, как уже отмечалось, являются
своевременность, доступность, полнота,
новизна. С этими свойствами непосредственно
связана трансляция информации, т.е. реализация
одной из основных функций документа -
коммуникативной. Дело в том, что документированная
информация практически не используется
в месте своего возникновения и в момент
создания. Более того, информация вообще
не существует ни как субстанция, ни как
функция состояния. Она реальна, объективна
только как процесс, состоящий из различных
стадий. Важную роль в этом процессе играет
поиск и сбор нужной информации.
Документ создается
для хранения и передачи социальной информации
во времени и/или пространстве. Именно
документ организует, систематизирует
информацию, дает ее в фиксированном виде.
В любом документе она подается в определенном
порядке, обобщении, взаимосвязи различных
данных.
В курсовой работе
рассматривалась характеристика документа,
охарактеризована документированная
информация и её свойства, а также описана
классификация документов.
Список литературы:
1. Документоведение: учебник / Н.Н.
Куняев, Д.Н. Уралов, А.Г. Фабри чнов;
под ред. проф. Н. Н. Куняева. — М.:
Логос, 2011. — 352 с.
2. Документирование в управленческой
деятельности: учеб. пособие / К. А. Волков
[ и др.]. – СПбГАСУ: СПб., 2009. –
140 с.
3. ГОСТ 16487-70. Документоведение и
архивное дело. Термины и определения.
4. ГОСТ 16487-83. Документоведение и
архивное дело. Термины и определения.
5. ИСО 5127-83. Документация и информация.
6. Швецова-Водка Г. Н. Определение документа
в документационно- информационной науке.
— Л.: БАН, 2008. — 42 с.
7. Гваева,
И. В. Делопроизводство : учебный справочник
/ И. В. Гваева, С. В. Собалевский. – Минск
: Тетра Системс, 2011. — 224 с.
8. Кушнаренко Н.Н. Документоведение: Учебник.
— 7-е изд., стер. — Киев: Знання, 2008. — 459
с.
9. Пшенко, А.В. Документационное обеспечение
управления. /
А.В. Пшенко - М. ИНФРА-М, 2008. – 320 с.
10. Свойства документированной
информации [Электронный ресурс]. - Режим
доступа: http://www.wikiznanie.ru/ru-wz/index.php
11. Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция.
Учебное пособие. Ростов-на-Дону, 2009. –
266 с.
12. Кузнецов И.Н. / Офисная документация:
Подготовка и оформление / Сост. И.Н.Кузнецов.
- Мн.: Книжный Дом, 2011. – 155 c.
13.Янковая В.Ф. Терминология документационного
обеспечения управления // Делопроизводство.
2009. N 1. С.41-44.
14. Организация
работы с документами: Учебник / под ред.
проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб.
и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. – 592 с.
15. Труханович, Л.В. Справочник по кадровому
делопроизводству. / Л.В.Труханович
- 2-е изд., перераб и доп. - М.: Дело и Сервис,
2012. -.392 с.
16. Бухтина, Т. П. Документоведение.
Часть 1. Сборник студенческих работ. /
Т. П. Бухтина. – М.: Студенческая наука,
2012. – 1215 с.
17. Сиганова, Т.В. Делопроизводство
и документооборот: Учебное пособие (для
студентов экономического факультета).
/ Сост. Т.В. Сиганова. – Омск: гос. ун-т,
2008. – 71 с.
18. Зиновьева, Н.Б. Документоведение. Учебно
- методическое пособие. — М.: Профиздат,
2012. — 208 с.
1 Документоведение: учебник / Н.Н. Куняев,
Д.Н. Уралов, А.Г. Фабр и чнов; под ред.
проф. Н. Н. Куняева. — М.: Логос,
2011. — 352 с.
2 Документоведение: учебник / Н.Н. Куняев,
Д.Н. Уралов, А.Г. Фабр и чнов; под ред.
проф. Н. Н. Куняева. — М.: Логос,
2011. — 352 с.