История управления и делопроизводства в ХХ вв

13. Примерное положение  о ЦЭК министерства, ведомства  Российской Федерации. Утверждено  приказом Росархива РФ № 19 от17 марта 1998 года.

14. «Основные правила  работы архивов организаций», утвержденные  Росархивом в 2002 году.

15. «Примерное положение  о постоянно действующей экспертной  комиссии учреждения, организации,  предприятия», утвержденное Приказом  Росархива № 2 от 19 января 1995 года.

Вместе с тем значительная часть вопросов организации и  технологии работы с документами  не регламентируется, да и не должна регламентироваться на государственном  уровне. Эти вопросы составляют область  корпоративного регулирования ДОУ. Корпоративное регулирование ДОУ отвечает социально-экономическим преобразованиям в нашей стране за последнее десятилетие.

Понятие «корпоративное регулирование ДОУ» используется в  широком смысле применительно к:

• отдельному учреждению, предприятию или организации с достаточно развитой организационной структурой;
• группе предприятий, объединенных отношениями собственности или корпоративным соглашениями;
• ведомству.

С одной стороны, корпоративное  регулирование ДОУ в качестве основы и одного из условий своего успеха должно опираться на продуманную систему государственного регулирования. С другой стороны, корпоративное регулирование ДОУ дополняет формы и методы государственного регулирования с учетом отраслевой специфики, конкретных условий деятельности и возможностей организации, доводя реализацию установленных норм до уровня конкретных процедур работы.

Практически в каждой организации проявляются различные  тенденции, связанные как с необходимостью закрепления существующих общегосударственных  правил работы с документами, так и с выработкой новых подходов, а иногда и с отступлением от установленных правил.

Под влиянием многих одновременно действующих факторов внешнего и  внутреннего порядка (квалификация работников, проявление корпоративной  культуры, индивидуальная управленческая культура работников) существует постоянная необходимость оптимизировать состав применяемых методов и приемов работы, устранять устаревшие и неэффективные методы. Корпоративное регулирование призвано создать систему работы с документами, учитывающую особенности документирования деятельности конкретной организации, характеристики ее структуры, персонала, технической базы, финансовые возможности, а также управленческие традиции и другие существенные факторы.

Уже с середины 90-х  годов ХХ началось бурное внедрение корпоративных систем автоматизации делопроизводства (автоматизированной системы управления (АСУ), общегосударственной автоматизированной системы сбора и обработки информации для учета, планирования и управления народным хозяйством (ОГАС)). Особенностью корпоративных информационных систем является то, что они функционируют на основе компьютерной сети (приложение 3) и объединяют информационные ресурсы в рамках всей организации и ее подразделений (в том числе и территориально обособленных), а возможно и нескольких организации, объединенных корпоративным соглашением.

Анализ практики корпоративного регулирования ДОУ последних  лет позволяет выделить ряд новых  черт и моментов методологического  характера:

1. Корпоративное регулирование  ДОУ отличается возросшим уровнем системности в решении вопросов управления, включающим:

• документированную информацию;
• персонал;
• технические и программные средства обеспечения информационных процессов;
• нормативно установленные процедуры форматирования и использования информационных ресурсов.

2. В условиях корпоративной  системы появляется возможность,  неосуществимая при традиционной  технологии – вести централизованный  контроль за документооборотом  во всех подключенных к системе  подразделениях, в том числе территориально удаленных.

3. Возрастает оптимизация  работы с документацией в учреждении  в целом, то есть на корпоративном  уровне. Современный подход к  управлению документацией не  ограничивается только организационно-распорядительными  документами, а предполагает отношение к документам как к информационному ресурсу управления организации в целом.

4. Внедрение корпоративных  систем автоматизации (система  «Дело-96», система «Золушка-WIN. Служебная корреспонденция», система «БОСС- Референт».)  документооборота создает новые предпосылки для возрастания роли служб ДОУ. На первый план выступают организационные и методические функции службы ДОУ, а не только ведение регистрации документов и выполнение других функций традиционного делопроизводства.

5. Возникает потребность  в издании специальных документов по регламентации документационных процессов в условиях применения корпоративных технологий документооборота. Эти вопросы могут быть отражены либо в специальном едином для организации документе, либо в отдельных документах, регламентирующих работу службы ДОУ и структурных подразделений.

6. Корпоративное регулирование  ДОУ связано не только с  использованием методов организационного  нормирования и регламентации,  но и компонентов корпоративной  культуры.

Все большее число  организаций уделяет внимание своему фирменному стилю и даже  заказывает его профессиональную разработку. В частности, элементы фирменного стиля могут присутствовать в оформлении документации, использоваться в фирменных бланках, конвертах.

 

 

 

Заключение

 

В заключение работы можно сделать следующие выводы: документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Документ обладает множеством свойств (отличительных качеств). Принято выделять несколько основных свойств документа, которые характеризуются соответствующими признаками: юридическая сила, оригинальность, подлинность, копийность.

Многие формы управленческой деятельности выражаются посредством  соответствующих документов:

• распорядительная деятельность – изданием различных распорядительных документов;
• планирование – посредством подготовки различных планов;
• учет – в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской и оперативно-технической документации;
• контроль -  путем сбора сведений в письменном виде и т.д.

Поэтому документы можно  классифицировать в соответствии с  их назначением как средства:

• регламентации деятельности (уставы, положения, регламенты и др.);
• распорядительной деятельности (приказы, указания, решения и др.);
• накопления и обобщения информации (отчеты, акты, доклады и др.);
• передачи информации (письма, телеграммы, телефонограммы и др.).

Кроме того, важную роль в сфере управления играют документы, отражающие деятельность коллегиальных органов (протоколы), которые могут выступать и средством осуществления распорядительной деятельности, и средством накопления и обобщения информации.

Документы сопровождают человека уже несколько веков. За это время они неузнаваемо изменились.

В результате революции 1917 года в России было формально  ликвидировано прежнее делопроизводство. Был произведен коренной слом старого  управленческого аппарата. Уровень  документационного обеспечения понизился. Все дореволюционные способы письмоводства и делопроизводства были отменены, а новые не созданы.

Постепенно положение  дел в делопроизводстве стабилизировалось  и со временем стало развиваться. Развитие делопроизводства в советский  период положило основу для дальнейшего формирования современного делопроизводства в Российской Федерации. Многие нормативные документы, созданные и принятые в этот период, действуют и в настоящее время.

Деятельность учреждения, организации, предприятия отражаются в различных документах, которые взаимосвязаны и составляют системы документации, применяемые в определенной сфере. Можно назвать множество систем документации, которые классифицируются по различным признакам. Выделяют функциональные системы документации – организационно-распорядительная, плановая, отчетно-статистическая и другие, т.е. присущи всем органам управления. Можно выделить различные подсистемы документации по уровням управления, они между собой тесно связаны и их трудно разграничить.

С развитием автоматизации управленческих процессов у нас в стране   разработаны унифицированные системы документации. Определение, назначение, состав унифицированной системы документации устанавливаются ГОСТами.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы

 

1. Кудряев В.А. Организация работы с документами: Учебник. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. (Серия «Высшие образование»).

2. Румынина  Л.А. Документационное обеспечение  управления: учебник для студ. учреждений  сред. проф. образования. – 2-е  изд., перераб. и доп. – М.: Издательский центр «Академия», 2004.

3. Кузнецова   Т.В., Санкина Л.В. и др., Делопроизводство: Учебник для вузов - М.: МЦФЭР, 2004.

4. Лившиц Я.З., Цикулин В.А. История  делопроизводства в СССР: Учебник  – М: МГИАИ, 1974.

5. Ватолина М.В. Организация работы с документами: Учебник – Ростов н/Д: Феникс, 2004. (Серия «Высшее образование»).

6. Митяев К.Г. История  и организация делопроизводства  в СССР: Учебник – М: 1959.

7. Пшенко А.В. Делопроизводство: документационное обеспечение работы  офиса: Учебник – М: Издательский центр «Академия», 2003.

8. Научно-практический журнал  «Отечественные архивы».

9. Специальный выпуск  журнала «Секретарское дело»  М.,1996.

10. Сайт  www.termika.ru.

11. Сайт www.document.ru.