Источники комплектования и списки источников комплектования

Практическая работа №7

Тема: Комплектование АФ РФ

Задание: Составить схему комплектования государственной и негосударственной частей Архивного фонда Российской Федерации

 

 

Практическая работа №8

Тема: Источники комплектования и списки источников комплектования

Задание: Составить технологическую цепочку разработки, оформления, утверждения списков источников комплектования и внесения изменений в списки.

 

 

Тема: Источники пополнения Архивного фонда Российской Федерации

 

 Комплектование  архива – это систематическое  пополнение архива документами  Архивного фонда Российской Федерации.

Систематическое пополнение архива документами Архивного фонда Российской Федерации (комплектование архива) включает:

-   определение  источников комплектования архива;

-   определение  состава архивных документов, подлежащих  приему в архив;

-   прием-передачу  архивных документов в архив.

Источник комплектования - юридическое или физическое лицо, документы которого поступают или могут поступить на хранение в архив. Каждое учреждение (предприятие, организация), в деятельности которого образуется документальный фонд, можно рассматривать в качестве потенциального источника комплектования Архивного фонда Российской Федерации.

Однако далеко не все они в одинаковой степени пополняют своими документами архивные фонды. В деятельности взаимосвязанных между собой учреждений в той или иной системе управления образуются документы с повторяющейся информацией. Например, в фондах вышестоящих учреждений может найти свое отражение деятельность подведомственных учреждений. Это обстоятельство создает возможность для исключения определенных категорий учреждений из числа источников комплектования государственных архивов.

Современное архивоведение к числу источников комплектования относит учреждения, организации и предприятия, в деятельности которых образуются документы, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое, политическое значение, подлежащие передаче на государственное хранение в обязательном порядке (для организаций и предприятий государственной и муниципальной форм собственности) и на основании договора, соглашения (для организаций и предприятий других форм собственности).

 

Комплектование архива осуществляется в соответствии с принципами:

-   принадлежности  документов к составу Архивного  фонда РФ;

-   соблюдения  прав собственности на документы;

-   происхождения  и территориальной принадлежности  документов;

-   недробимости фондов.

Сложность работы, связанной с пополнением архивных фондов новыми документами, требует введения определенных процедур, соблюдение которых позволяет архивам отобрать на хранение наиболее ценную документацию, а именно:

1) изучения  учреждений и их документов (на  предмет установления их возможности  выступать в качестве источника  комплектования государственных  архивов или возможности исключить  их из числа сдающих свои  документы на государственное  хранение);

 

2) оценки возможности  выборочного приема фондов и  документов;

3) определения  очередности в проведении экспертизы  документов при передаче их  в государственные архивы.

В период существования Советского Союза Главным архивным управлением СССР были составлены четыре списка учреждений, организаций и предприятий, материалы которых подлежат или не подлежат приему в государственные архивы. В настоящее время, в силу высокой динамики изменений, которые происходят как в структуре управления экономикой, так и в системе государственного и местного управления, подобные списки утратили свое значение.

Однако критерий значения учреждения, организации, предприятия в той или иной сфере жизни общества, который играл ведущую роль в советском архивоведении при определении учреждения в качестве возможного источника пополнения государственного архивного фонда, сохраняет свое влияние и в современных условиях.

Установлены нормы по включению учреждений, организаций, граждан в списки источников комплектования и определены критерии, на основании которых производится отнесение организаций к источникам комплектования. Государственные органы и органы местного самоуправления включаются в списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов в обязательном порядке.

Источниками комплектования архива выступают также организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации.

Негосударственные организации, а также граждане включаются в списки источников комплектования архива на основании договора.

 

Отнесение к источникам комплектования архива производится на основании критериев:

1) для организаций:

-   функционально-целевого  назначения организации (для группы  организаций, выполняющих аналогичные  функции, используется форма выборочного  приема);

-   полноты  отражения информации о деятельности  организации в архивных фондах  других организаций;

 

2) для граждан:

-   вклад  гражданина в развитие науки, культуры и других областей  деятельности;

-   его  роль в качестве участника, очевидца  выдающихся событий в жизни  общества;

-   родственные, дружеские, творческие связи гражданина, место работы, занимаемая должность;

-   типичность  его архивных документов для  эпохи (документы «рядовых» граждан);

-   состав  и содержание собранных гражданином  архивных документов.

Критерий значения учреждения (лица) позволяет распределить все учреждения, предприятия и организации в зависимости от тех задач и функций, компетенции, масштаба деятельности и других наиболее отличительных признаков примерно на три группы. Значение документов каждой из этих групп учреждений определяет организацию работы и методы отбора документов в государственные архивы.

 

Первая группа источников комплектования государственных архивов.

В ее состав входят:

-   центральные  органы законодательной власти  и государственного управления  Российской Федерации, а также  субъектов Российской Федерации;

-   органы  суда и прокуратуры;

-   органы  местного самоуправления;

-   научные, научно-исследовательские, проектно-конструкторские  учреждения, государственные промышленные, научно-производственные и производственные  компании (предприятия);

-   высшие  учебные заведения, отдельные издательства  и редакции, наиболее крупные  культурно-просветительные учреждения (театры, музеи, филармонии, киностудии  и др.), научно-технические общества;

-   профсоюзные  и другие общественные организации  и т. д.

Учреждения этой группы играют первостепенную роль в жизни современного российского общества, их документы имеют большое научное и народнохозяйственное значение. Поэтому документы учреждений этой группы поступают в государственные архивы в сроки, установленные законодательством или в исключительных случаях, по согласованию с архивными органами.

Помимо основной документации в составе фондов этих учреждений на постоянное хранение могут быть оставлены документы подчиненных, соподчиненных или вышестоящих учреждений, особенно те из них, которые своим содержанием способны существенно дополнить содержание документов, уже хранящихся и архивных фондах учреждения.

С этой целью в рамках архивов дополнительно изучаются материалы сводного, обобщающего характера, которые могут содержать конкретные сведения о работе учреждения, а также материалы, присылаемые для сведения. Осуществляется их сопоставление с основной документацией фондообразователя, что позволяет более объективно подойти к решению вопроса об их последующем хранении или уничтожении.

 

Вторая группа источников комплектования государственных архивов.

 

Ее составляют те учреждения, организации и предприятия, от которых документы принимаются выборочно. К этой группе относят:

-   некоторые  учреждения областного (республиканского) и даже федерального значения (некоторые управления и комиссии, действующие при министерствах, издательства, редакции и др.);

-   учреждения  местного значения (районного и  городского подчинения): предприятия, средние общеобразовательные и  специальные учебные заведения, учреждения культуры (концертные  залы, библиотеки), учреждения здравоохранения (диспансеры, санатории, курорты) и другие  учреждения, предприятия и организации.

Отличительная черта этой группы - однородность учреждений по функциям и целевому назначению. Документы этой группы имеют практическое и научное значение, но в силу своей массовости и однородного характера прием их на государственное хранение в полном составе и от всех учреждений нецелесообразен. Как правило, они принимаются в государственные архивы выборочно: или один-два фонда (по усмотрению эксперта) из группы фондов однородных учреждений, или только определенные категории документов из всех фондов однородных учреждений.

Однако в фондах многих учреждений местного масштаба могут храниться документы большой научной ценности и народнохозяйственного значения, не попадающие в вышестоящие учреждения. Такая документация должна быть выявлена и своевременно взята па государственное хранение. Как правило, подобного рода документы включаются в состав или объединенного архивного фонда, или в состав архивной коллекции.

 

Третья группа источников комплектования государственных архивов.

 

Ее составляют учреждения вспомогательного и обслуживающего характера, являющиеся, как правило, низовыми в ведомственной системе и выполняющие функции в узких, строго ограниченных территориальных границах. Кроме того, их деятельность находит достаточно полное отражение в фонде вышестоящего учреждения. Именно поэтому документы такого учреждения могут быть исключены из состава материалов, принимаемых на государственное хранение.

Определение учреждений, документы которых должны поступать в государственные архивы, является одной из наиболее серьезных и ответственных задач экспертизы. Экспертиза, проводимая путем сопоставления документов, позволяет установить, в какой мере деятельность подведомственного учреждения нашла свое отражение в фонде вышестоящего учреждения. Только после проведения экспертизы может быть вынесено решение об исключении тех или иных материалов из состава документов, принимаемых на государственное хранение, или о выборочном их приеме.

Проведение экспертизы ценности документов, принимаемых в выборочном порядке, усложняется тем, что предварительно необходимо установить параметры, в соответствии с которыми будет осуществляться отбор, т.е. установить критерии проведения выборочного приема фондов, количество принимаемых фондов и ряд других. Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов.

Первый этап осуществляется на стадии делопроизводства:

а) при разработке номенклатуры дел;

б) при регистрации поступающих в учреждение документов;

в) при направлении документа в дело;

 

Второй этап проводится на стадии подготовки дел для передачи в ведомственный архив после завершения их делопроизводством.

 

Третий этап — на стадии подготовки дел для передачи на государственное хранение.

 

Важным принципом отбора документов на хранение является принцип историзма, который требует рассматривать явления в их развитии и дает ключ к раскрытию закономерностей развития тех или иных явлений, отношений.

Принцип всесторонности и комплексности изучения документов предполагает оценку документов в комплексе, так как одни документы дополняют другие, третьи повторяют первые, а четвертые полностью поглощены вторыми.

 

При отборе фондов принимаются во внимание характеристики учреждения, в соответствии с которыми определяется ценность его документального фонда, а именно:

-   уровень  производственной, научной, учебной  и другой работы учреждения, предприятия, организации;

-   стиль  работы руководства и предприятия  в целом;

-   внедрение  в деятельность учреждения новых  образцов техники, разработка и  использование новых технологий;

-   специализация  учреждения;

-   местонахождение  учреждения;

-   особые  условия его возникновения;

-   географическая  среда и т. д.

 

Таким образом, к учреждениям второй группы (от которых документы принимаются выборочно) применяется дифференцированный подход. Одни учреждения попадают в число источников комплектования и от них архивные фонды принимают на хранение в полном объеме, от других могут приниматься только определенные категории документов (из всех фондов или в силу полного отражения их информации в фондах вышестоящих учреждений. Выборочный прием возможен только при условии всестороннего изучения деятельности учреждений, ознакомления со специфическими особенностями их работы и составом и содержанием их документации.

Негосударственные организации обеспечивают отбор и передачу в упорядоченном состоянии в государственные и муниципальные архивы находящихся в их владении архивных документов, отнесенных к федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности.

Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в частной собственности, поступают в государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, организации Российской академии наук на основании договоров между этими архивами, музеями, библиотеками, организациями Российской академии наук и собственниками указанных документов.