Кадровое делопроизводство

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. КАДРОВОЕ  ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ОРГАНИЗАЦИИ НА  ПРИМЕРЕ ООО ТД «ВЛАД»

 

Организация работы с  документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности ООО ТД «Влад».

Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства ООО ТД «Влад» так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов.

Основными правилами  организации документооборота в ООО ТД «Влад» являются:

- оперативное прохождение  документа, с наименьшими затратами  времени;

- максимальное сокращение  инстанций прохождения документа  (каждое перемещение документа  должно быть оправданным, необходимо  исключить или ограничить возвратные перемещения документов);

- порядок прохождения  и процесс обработки основных  видов документов должны быть  единообразными.

Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства - возможность централизованного выполнения однородных технологических операций.

Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе в ООО ТД «Влад» согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации на каждом из носителей.

Организация документооборота - это правила, в соответствии с  которыми должно происходить движение документов. Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления ООО ТД «Влад», все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело. Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов в ООО ТД «Влад».

Порядок прохождения  документов и организация всех операций при работе с ними, регламентирован  инструкцией по делопроизводству в ООО ТД «Влад» и табелем унифицированных форм документов.

Разделяют централизованный документооборот и документооборот  уровня структурного подразделения. В  централизованный документооборот  входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения.

Как правило, централизованный документооборот представлен организационно-распорядительной документацией, а документооборот  уровня структурного подразделения - специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации (в него могут входить и организационно-распорядительные документы).

В ООО ТД «Влад» существует отдельное структурное подразделение, в задачи которого входит обеспечение централизованного документооборота.

Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот.

Входящие. Входящий документ - документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ или могут быть указанные непосредственно во входящем документе.

Исходящие. Исходящий  документ - официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например, запросы в другие организации).

Внутренние. Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей  его организации. Данные документы  используются для организации работы ООО ТД «Влад», так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительная записка), личного состава и т.д.

Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений ООО ТД «Влад» (особенно если они территориально разнесены) и приказы руководителя комбината. Через канцелярию также проходят внутренние документы, порождающие исходящие документы.

2.1. Краткая характеристика  компании и основные виды ее  деятельности ООО ТД «Влад»

ООО ТД «Влад» (сеть магазинов) является супермаркетом универсального типа и предлагает более 35 тысяч  наименований: товары для дома и  канцелярские товары‚ сувениры‚ подарки‚ косметика‚ парфюмерия‚ аксессуары. Регулярно обновляется сезонный ассортимент (подарки к праздникам‚ садово-огородный инвентарь‚ школьные принадлежности).

Контактная информация:

- юридический адрес и фактическое расположение: 392000, г. Тамбов, Советская ул., 85; г. Тамбов, ул. Коммунальная, 21а; г. Тамбов, ул. Державинская, 13; г. Тамбов, ул. Пятницкая, д. 11;

- телефон: +7(4752) 79-70-28; +7(4752) 72-25-09; +7(4752) 72-41-02

- факс: 71-03-94; 72-41-02;

- организация имеет  идентификационный номер; идентификатор: tovar_255721.

Во главе ООО ТД «Влад» стоит руководитель, генеральный директор Закопырин Михаил Владимирович. Он решает самостоятельно все вопросы деятельности, без особой на то доверенности действует от имени предприятия, представляет его интересы во всех отечественных предприятиях, фирмах и организациях. Также он распоряжается в пределах предоставленному ему права имуществом, заключает договора, в том числе по найму работников. Издает приказы и распоряжения, обязательные к исполнению всеми работниками. Директор несет в пределах своих полномочий полную ответственность за деятельность предприятия, обеспечение сохранности товарно-материальных ценностей, денежных средств и другого имущества предприятия. Выдает доверенности, открывает в банках счета, пользуется правом распоряжения средствами.

Сфера деятельности: косметика, парфюмерия, бытовая химия.

Продажа декоративной косметики Lancome и Christian Dior и парфюмерии. В ООО  «Торговый магазин Влад» так  же огромный выбор косметических  товаров немецких и израильских фирм.

В своей деятельности Общество руководствуется Гражданским  Кодексом Российской Федерации, Федеральным  Законом «об обществах с ограниченной ответственностью», учредительным  договором и настоящим Уставом.

В соответствии с Уставом Общество создано для осуществления хозяйственной деятельности в целях удовлетворения общественных потребностей в его продукции, товарах, работах, услугах и реализации на основе полученной прибыли экономических интересов участников и членов трудового коллектива Общества.

Организационно-правовая форма: Общества с ограниченной ответственностью.

Вид собственности: Частная собственность.

Тип компании: Организации, учрежденные гражданами.

Для реализации целей  и задач Общество осуществляет следующие  виды деятельности:

1. Торгово-закупочная  деятельность, в том числе оптовая  торговля товарами народного  потребления, продуктами питания,  продукцией производственно-технического  назначения;

2. Внешнеэкономическая  деятельность;

3. Организация пунктов  общественного питания (кафе, баров, ресторанов);

4. Производство и реализация  продовольственных товаров, товаров  народного потребления;

5. Производство и реализация  канцелярских товаров и предметов  интерьера;

6. Организация сервисных  центров по обслуживанию продаваемого  товара;

7. Производство медицинской  техники и изделий медицинского  назначения, лекарственных средств,  реализация лекарственных препаратов, сырья;

8. Посредническая, дилерская,  дистрибьюторская;

9. Проведение строительных, ремонтно-строительных, монтажных,  пусконаладочных работ, изготовление стройматериалов;

10. Полиграфическая деятельность, тиражирование и реализация печатной  продукции;

11. Оптовая, розничная  и комиссионная торговля;

12. Бытовые услуги;

13. Организация выставок, ярмарок, аукционов.

Высшим органом управления является один Учредитель, доля которого в уставном капитале составляет 100 %. Все решения по вопросам, относящимся  к компетенции общего собрания Участников Общества, принимаются Учредителем Общества единолично и оформляются в письменном виде.

Руководство текущей  деятельностью Общества осуществляется единоличным исполнительным органом  в лице директора, который назначается Учредителем на срок до 5 лет и подотчетен Учредителю Общества.

Трудовые отношения  работников Общества строятся на контрактной  основе. Трудовые доходы каждого работника  определяются его личным вкладом  с учетом конечных результатов работы Общества, регулируются налогами и максимальными размерами не ограничиваются.

Минимальный размер оплаты труда работников Общества устанавливается  законодательными актами РФ[7, С. 81].

Форма, система и размеры  оплаты труда, а также другие виды доходов работников устанавливаются Обществом самостоятельно, в зависимости от профессии, квалификации работников, сложности и условий выполняемой работы.

Работники, работающие по контракту, могут получать вознаграждения, как в форме заработной платы, так и в форме доли прибыли  при наличии взаимной договоренности между работником и Обществом.

Работники Общества подлежат социальному, медицинскому страхованию, социальному обеспечению в порядке  и на условиях, установленных для  рабочих, служащих государственных  предприятий РФ.

Общество обеспечивает работникам безопасные условия труда и несет ответственность в установленном законе порядке за ущерб, причиненный их здоровью и трудоспособности. Работник несет ответственность за причиненный Обществу ущерб, в случае нарушения работником правил технической безопасности.

Трудовые отношения  работников Общества, включая их социальное и пенсионное обеспечение, а также  вопросы социального развития Общества, определяются во внутренних документах Общества, включая коллективный договор.

Структура ООО «ТД  «Влад» имеет линейно-функциональный принцип построения, основанный на единоначалии (см. Приложение 1). Численность персонала 300 человек.

Отдел кадров представлен  Директором по персоналу, Менеджером по развитию персонала, Менеджером по подбору  персонала, Специалистом по кадровому делопроизводству.

Директор по персоналу  является руководителем Отдела кадров и осуществляет следующие функции[21, С. 47]:

1. Обеспечение конкурентных  преимуществ компании за счет  создания эффективной кадровой  политики, позволяющей формировать команду высококвалифицированных специалистов;

2. Разработка и внедрение  кадровой политики организации;

3. Разработка стандартов  и регламентов по подбору, адаптации,  расстановке, закреплению персонала;

4. Координация внедрения  технологий в области HR всеми сотрудниками Отдела;

5. Постановка целей  и организация практики исполнения  задач в области управления  человеческих ресурсов во всех  подразделениях;

6. Повышение профессионального  уровня сотрудников;

7. Мотивация персонала;

8. Обеспечение эффективного использования персонала;

9. Постановка и контроль  системы учета движения персонала;

10. Обеспечение здоровых  и безопасных условий труда;

11. Обеспечение соблюдения  норм трудового законодательства.

Менеджер по развитию персонала:

1. Проводит фокус-группы с персоналом компании по вопросам определения потребности в обучающих программах;

2. Разрабатывает специальные  тренинги для персонала;

3. Планирует, сопровождает  и контролирует специальные курсы;

4. Изучает, оценивает  и отбирает программы сторонних  разработчиков;

5. Осуществляет руководство  при разработке и поставке  программ;

6. Совершенствует учебные пособия  и ресурсы;

7. Осуществляет руководство ведением  документов, касающихся обучения  служащих;

8. Исполняет типовые обязанности  руководителя при планировании, оценке, организации, подведении итогов и контроле;

9. Также может нести ответственность  по надзору за кадровым обеспечением, проведением оценки производительности  труда, обучением и профессиональным  развитием подчиненных, продвижением  по службе, увеличением заработной платы, увольнениями, дисциплинарными мерами и т.п.