Классификация документов

– гриф утверждения описи руководителем организации;

– название описи, в которое включается: номер описи, крайние даты документов, включенных в опись;

         Название описи может быть общим, если в опись включены разные виды документов: «Архивная опись №___ дел по личному составу за ____ годы»; или, если в опись включен один вид документов, указывается конкретный вид документов: «Архивная опись №___ лицевых счетов за ____ годы».

– срок хранения документов на титульном листе может быть указан, если в опись включены документы одного срока хранения.

         Титульный лист может не составляться на годовой раздел описи дел по личному составу.

         Пример оформления титульного листа описи и форма годового раздела описи приведены в приложениях №№ 5, 6

         Оглавление (содержание) описи отражает ее состав и построение, а также показывает на каких листах начинаются ее составные части. В оглавлении указываются номер листа, на котором находится предисловие, список сокращенных слов, название разделов (групп дел), включенных в опись, указатели, переводные таблицы шифров (если имеются). К описям, содержащим небольшой объем дел, оглавление можно не составлять. Оглавление помещается за титульным листом или за списком переименований организации (если имеется).

       Предисловие к описи является важным элементом справочного аппарата. Предисловие включает: историю фондообразователя; историю фонда; аннотацию состава, содержания документов и особенности формирования дел; состав справочного аппарата к описи.

        Обычно в предисловии к описям по личному составу история фондообразователя дается кратко: дата образования, переименования организации, название организации-предшественницы, подведомственная сеть, основные функции. Основной акцент в предисловии делается на описание состава документов описи и особенности их формирования. Однако, при описании документов ликвидированных организаций в предисловии приводятся наиболее полные сведения по истории фондообразователя, а также истории фонда: при написании предисловия используются законодательные источники, устав, положение организации, официальные издания организации. В том случае, если сведения по истории фондообразователя были установлены по косвенным источникам (угловые штампы, печати, бланки и т.д.), то это следует оговорить в данном разделе предисловия.

         В список сокращенных слов вносятся все сокращения слов и понятий, употребляемых в описи, кроме общепринятых. Названия учреждений, организаций и предприятий при внесении их в опись в первый раз пишутся полностью, и в круглых скобках дается их сокращенное название. При повторном внесении названия организации в опись оно приводятся в сокращении.

        К описям документов по личному составу могут быть составлены указатели: именные, профессий, учреждений, предприятий, видов документов. Целесообразность составления указателей зависит от объема документов, их разновидностей, от количества описей, составленных на документы фонда и принципа их систематизации.

                                          Передача документов по личному составу  на государственное хранение

Особенности приема дел на государственное хранение  от ликвидированных организаций

        В соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ документы по личному составу с долговременным сроком хранения поступают на государственное хранение при ликвидации организации.

        Документы передаются в упорядоченном состоянии, с необходимым комплектом описей, актом о необнаружении дел в случае отсутствия какой-либо части документов по личному составу.

        Кроме общепринятых документов по личному составу, на государственное хранение передаются учредительные и ликвидационные документы (или их копии в случае, когда подлинные документы передаются на постоянное государственное хранение в составе управленческой документации), историческая справка организации.

        На документы по личному составу малочисленных организаций может составляться одна опись на все виды документов. На документы крупных организаций могут создаваться отдельные описи на группы различных видов документов или на каждый вид документов.

       При проведении первичной обработки документов работниками самой организации нередко встречаются отступления от правил формирования дел, а также составления описи.

        Если дела переплетены, целесообразнее их не переформировывать, особенности группировки документов оговорить в предисловии. Однако, если в одно дело объединены документы, которые будут передаваться в разные архивы (например: приказы по личному составу и приказы по основной деятельности организации), требуется переформирование дела. В предисловии и в листе-заверителе дела оговариваются особенности его формирования.

        Описи, в которых отсутствует схема систематизации дел, заголовки дел не в полной мере отражают их содержание, должны быть доработаны или пересоставлены. Исключение могут составить описи документов крупных организаций, сложных по структуре, имеющих подведомственную сеть, то есть описи, требующие значительных затрат времени на их полную переработку. В таких случаях целесообразнее к описи составить указатель, обеспечивающий оперативность поиска нужной информации.

       Описи документов по личному составу ликвидированной организации утверждаются экспертной комиссией Центрального государственного архива документов по личному составу. В случае утраты документов по личному составу составляется акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны. Акт согласовывается ЦЭПМК Архивного комитета.

        Основным критерием, определяющим качественный уровень подготовки документов к передаче на государственное хранение, является полнота их видового состава.

        В Санкт-Петербурге помимо Центрального государственного архива документов по личному составу действуют отраслевые объединенные архивы, принимающие на хранение документы по личному составу учреждений и предприятий, подведомственных соответствующим отраслевым Комитетам Правительства Санкт-Петербурга: Объединенный архив Комитета по здравоохранению, Объединенный междуведомственный архив культуры Комитета по культуре, Объединенный архив Комитета по образованию.

         В случае ликвидации данных учреждений, предприятий их документы по личному составу поступают на хранение в профильный объединенный архив.

         Документы ликвидированных общественно-политических организаций и объединений поступают на государственное хранение в Центральный архив историко-политических документов.

              Передача на государственное хранение документов  по личному составу постоянного срока хранения

        Документы по личному составу, имеющие постоянный срок хранения, в соответствии с Перечнями, а также отобранные организацией  в процессе проведения экспертизы ценности документов с отметкой "ЭПК", передаются на государственное хранение.

        Опись документов по личному составу, имеющих постоянный срок хранения, в соответствии с Перечнями, согласовывается с ЭПК государственного архива,  источником комплектования которого является организация.

         Опись дел, в которую включены документы по личному составу постоянного срока хранения по итогам экспертизы ценности документов с отметкой "ЭПК", проведенной  в организации, утверждаются ЦЭПМК Архивного комитета по представлению государственного архива, источником комплектования которого является организация.

         В предисловии к описи в обязательном порядке обосновываются результаты экспертизы ценности и отбора документов на государственное хранение.

         Документы по личному составу постоянного срока хранения[1] и документы, отобранные организацией на постоянное хранение по результатам экспертизы ценности документов с отметкой "ЭПК", передаются   в Центральный государственный архив документов по личному составу. 

         Однако, существует ряд документов по личному составу, которые целесообразнее передавать на хранение в другие государственные архивы. К таким документам относятся: документы по личному составу лидеров и членов общественно-политических организаций и объединений, документы по личному составу работников творческих профессий,  а также истории болезней, судебно-следственные дела, пенсионные дела.  Связано это с рядом причин: уже со сложившейся  практикой отбора документов на государственное хранение в определенный государственный архив  или в силу специфики  их научного использования. Данные документы передаются на государственное хранение в соответствии с профилем архива.

Центральный государственный архив: судебно-следственные дела, пенсионные дела.

Центральный государственный архив научно-технической документации: истории болезней.

Центральный государственный архив историко-политических документов: документы общественно-политических организаций и объединений.

Центральный государственный архив литературы и искусства: документы работников творческих профессий.