МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ
И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ОБНИНСКИЙ ИНСТИТУТ АТОМНОЙ
ЭНЕРГЕТИКИ - филиал |
федерального государственного автономного
образовательного учреждения
высшего профессионального образования |
«Национальный исследовательский
ядерный университет «МИФИ»
(ИАТЭ НИЯУ МИФИ) |
Реферат
Классификация документов и
изданий
Выполнила:
Студентка группы А-С10
Мартьянова Е.С. Проверила:
к.т.н., доцент
Цыкунова С.Ю.
Обнинск, 2014
Реферат
19 стр., 5 ист.
ДОКУМЕНТ, КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ,
ВИДЫ КЛАССИФИКАЦИЙ.
Целью работы является изучить
принципы классификации, а так же рассмотреть
различные виды классификаций.
Содержание
Введение
Для того чтобы разобраться
в многообразии документов, разработаны
определенные правила их составления,
оформления, формы и методы работы с документами,
а так же различные классификации. Классификация
очень важна – она отображает объективные
закономерности различных процессов и
выделяет конкретные признаки объекта.
1 Понятие о классификации
документов
Под документом понимается
материальный объект, содержащий закрепленную
информацию, предназначенную для ее передачи
во времени и пространстве.
Разработка общей классификации
документов представляет собой одно из
ведущих, но недостаточно разработанных
теоретических направлений документоведения.
В последние годы в разработку этой проблемы
значительный вклад внесли работы С.Г.
Кулешова, Ю.Н. Столярова, а именно удалось
создать многоаспектную классификацию,
базирующуюся на учете информационной
и материальной составляющих документа1.
Понятие «классификация» используется
чаще всего одновременно и в значении процесса, и
в значении результата, т.е. понимается
как группировка и как полученная в ее
результате схема.
Для разграничения процесса
классификации и его результата предлагается
употреблять два термина: «классифицирование»
и «классификация».
Классифицирование документов —
процесс упорядочения или распределения
документов по классам с целью отражения
отношений между ними и составления классификационной
схемы.
Классификация (лат. classik — разряд,
группа) документов — это система их соподчинения,
используемая как средство установления
связей между классами документов, а также
для ориентировки в их многообразии. Структура
классификации обычно представляется
в виде таблицы или схемы.
Классификация является одним
из методов познания. Правильно составленная
комплексная классификация отражает закономерности
развития документов, раскрывает связи
между ними, помогает сориентироваться
в любом их множестве, служит основой для
их упорядочения в документных системах.
Для проведения классификации
документов особенно важно иметь в виду
следующие положения:
- признак, по которому производят
деление, называется основанием деления,
а образующиеся при этом понятия — членами
деления;
- одно и то же деление должно
осуществляться на одном и том же основании
(требование непересекаемости);
- сумма всех членов деления должна
быть равна общему объему делимого понятия,
т.е. деление должно быть исчерпывающим;
ни недостаточность, ни избыточность делений
недопустимы (требования соразмерности);
- члены деления должны взаимно
исключать друг друга (требования взаимоисключаемости);
- члены деления должны быть ближайшими
к делимому понятию, не допускается перескакивать
из следующего в ряду подкласса в отдаленный
выше- или нижележащий (требование непрерывности).
2 Классификация документов
по обстоятельствам их функционирования
во внешней среде
Общим признаком классификации,
не относящимся ни к содержанию, ни к форме
документа, является признак деления совокупности
документов по обстоятельствам их функционирования
во внешней среде, то есть во времени и
пространстве. Сюда относят: регулярность
выхода в свет, место и время появления
документа во внешней среде и другие.
а) Классификация документов
по регулярности выхода в свет выделяют
периодические и непериодические документы.
Периодические документы – это документы,
выходящие через определенные промежутки
времени нумерованными или датированными,
однотипно оформленными выпусками (газета,
журнал, сериальное и продолжающееся издание).
Непериодические документы – документы,
выходящие в свет однократно и не имеющие
продолжения (книги, карты, афиши, перфоленты,
оптические диски, дискеты и т.д.). Кроме
того, по регулярности выхода в свет различают
ежегодник, ежемесячник, еженедельник,
ежедневник и т.д.
б) Классификация документов
по времени появления во внешней среде.
По времени появления документа во внешней
среде различают подлинник, оригинал,
копию, дубликат. Подлинник официального
документа – это первый (или единичный)
экземпляр документа, обладающий юридической
силой. Синонимом подлинника является
оригинал. Копия документа – документ,
воспроизводящий информацию другого документа
и все его внешние признаки или часть их.
Дубликат – это копия официального документа,
имеющая юридическую силу подлинника.
в) Классификация документов
по месту происхождения различают местный
документ (в пределах одной области, города,
предприятия, учреждения); региональный
документ – вышедший и распространяемый
в пределах одного или нескольких субъектов
Федерации; национальный или общегосударственный
(в масштабах страны) и зарубежный или
иностранный (вышедший или напечатанный
за рубежом).
3 Классификация документов
по информационной составляющей
Основные признаки классификации
по информационной составляющей документа
- содержание документа; степень обобщения
информации; тип знаков, использованных
для записи информации; предназначенность
для восприятия информации человеком;
канал восприятия знаков, использованных
для записи содержания; степень распространенности
информации; способ записи информации
и т.д.
а) Классификация документов
по содержанию. Классификации, в основу
которых положен признак содержания (смысла)
документа, называют семантическими. В
них производится деление на виды и подвиды
в соответствии с признаком содержания
документа по отраслям знаний, темам, предметам,
проблемам. Классификация документов
по содержанию осуществляется в практической
деятельности с помощью рубрикаторов,
классификаторов, классификационных таблиц
и т.д. Тематика, предмет, а также основные
смысловые аспекты могут быть описаны
при помощи лексических единиц (ключевых
слов, дескрипторов), которые также могут
служить основой для построения классификации
документов.
Семантические классификации
документов имеют большое практическое
значение в подразделениях документно-коммуникационной
сферы и потому являются наиболее разработанными.
К ним относятся пять вариантов Библиотечно-библиографической
классификации (ББК), Универсальная десятичная
классификация (УДК), Десятичная классификация
Дьюи, Единая классификация литературы
для книгоиздания и другие. Существуют
содержательные классификации и для отдельных
видов документов: например, классификатор
государственных стандартов, Международная
классификация изобретений. На этих классификациях
основана организация большинства информационно-поисковых
систем и документных массивов.
б) Классификация документов
по уровню обобщения информации. По уровню
обобщения информации документы делят
на первичные и вторичные.
Первичный документ содержит
информацию, которая является изложением
(описанием) результатов изучения, исследования,
разработок и оригинальна по своему характеру.
Такой документ представляет собой результат
непосредственного отражения научной,
производственной, управленческой, творческой
и другой деятельности (официальный, научный,
учебный, справочный, рекламный, литературно-художественный
и т.д.). Его задача состоит в обеспечении
общества первичной информацией.
Вторичный документ является
результатом аналитико-синтетической
переработки одного или нескольких первичных
документов. Вторичный документ (иначе
- информационный) содержит сведения о
первичных документах, полученные путем
их информационного анализа (библиографический,
реферативный, обзорный). Его назначение
– обеспечение общества вторичной информацией.
в) Классификация документов
по характеру знаковых средств фиксации
информации. Отличительной особенностью
документа является то, что содержащаяся
в нем информация передается посредством
тех или иных знаков. В классификациях,
учитывающих особенности знаковых средств
фиксирования, передачи и восприятия человеком
информации, различают текстовые и нетекстовые
документы.
В текстовом документе знаком
служит алфавит (буквы) естественного
языка. Текстовые документы часто называют
вербальными или словесными. Вербальный
документ, как правило, существует в письменном
виде – слова (речь) закреплены на материальном
носителе условными знаками письма. Благодаря
словесному способу кодирования информации
обеспечивается наиболее точная передача
смысла.
Одним из основных видов текстового
документа, в котором информация воплощена
любым способом письма, является письменный
документ – это чаще всего литературный
документ, содержание которого выражено
словесно в письменно зафиксированной
форме. Т.е. синонимами термина "текстовой
документ" могут выступать "письменный"
или "литературный документ". К письменным
документам могут быть отнесены рукописный,
машинописный и печатный документы, поскольку
в них речевая информация зафиксирована
посредством письменных знаков. А способ
нанесения этих знаков на носители – это
их видовое отличие.
Нетекстовой документ оформлен
в виде записи с помощью нотных, картографических
и других неречевых знаков. Сюда относятся:
иконографический, идеографический, звучащий
и матричный документы. Их часто называют
невербальными (неречевыми).
Иконографический документ
– документ, в котором знак подобен отражаемому
объекту (рисунок, фотография, кинофильм).
Разновидностью этого класса документов
является изографический документ, в котором
изображение передано системой изобразительных
средств живописи, графики, фотографии.
Идеографический документ – документ,
в котором знаком служит условное обозначение,
не отражающее реальных предметов или
явлений (карта, ноты, чертеж). К этому классу
документов относятся картографический
и нотный документы: картографический
содержит изображения особых объектов
– поверхности Земли или других небесных
тел – выполненные в особой знаковой системе;
а нотный документ - это запись музыкального
произведения графическими (начертательными)
знаками, представляющими собой особую
систему - нотную запись.
Звучащий документ фиксирует
и передает информацию звуками. Это так
называемый фонодокумент (грампластинка,
магнитная запись).
Матричный документ исполнен
средствами "матричного языка", то
есть состоит из кодовых ячеек-матриц,
с помощью которых производится кодирование
информации в форме, доступной для "прочтения"
машиной (перфокарты, магнитные и оптические
диски). Звучащие и матричные документы
относятся к классу технически-кодированных,
содержащих запись, доступную для воспроизведения
только с помощью технических средств,
в том числе звуковоспроизводящей, проекционной
аппаратуры или компьютера.
Комплексный документ сочетает
два или более знаковых средства фиксации
информации (журнал с музыкальным приложением
в виде грампластинки; книга с электронной
нотной клавиатурой и т.д.).
г) Классификация документов
по мерности записи информации. Мерностью
записи информации определяется место,
занимаемое документом (его материальной
основой) в пространстве. По этому признаку
различают одно-, двух- и трехмерные (объемные)
документы. В одномерной среде запись
информации осуществляется азбукой Морзе
(двоичный код) "в строчку" или в линейной
последовательности.
Однако абсолютное большинство
документов - двухмерные, имеющие размер
(формат) и объем (количество страниц).
Запись информации на этом носителе представляет
собой два измерения. Это буквы, цифры,
ноты, графическое и художественное изображение,
штриховое кодирование. В трехмерной среде
записываются голограммы и частично растровая
печать (календарики с мигающим изображением).
д) Классификация документов
по предназначенности для восприятия
информации. По субъекту восприятия семантического
содержания все документы делят на человекочитаемые
– они могут быть "прочитаны" непосредственно
человеком, без специальных технических
средств - и машиночитаемые, предназначенные
для автоматического воспроизведения
информации, находящейся в документе,
с помощью магнитофона, телевизора, принтера,
дисплея и т.д. Запись машиночитаемых документов
осуществляется путем изменения структуры
носителя. По их внешнему виду человек
ничего не может сказать о характере записи
в таких документах, потому что она выполнена
каким-либо техническим способом.