Классификация документов и информации

– фотодокументы (изобразительные документы, содержание которых передано фотографическим способом);

– аудиовизуальные, видедокументы (содержат изобразительную и звуковую информацию);

– электронные документы, в которых информация представлена в электронной форме, с реквизитами, необходимыми для признания их действительности.

2. По месту составления:

– внутренние документы, составленные и используемые в самой организации;

– входящие документы, поступившие в организации;

– исходящие документы, отправляемые из организации.

3. По содержанию:

– простые документы, в которых рассматривается один вопрос;

– сложные документы, охватывающие несколько вопросов.

4. По степени гласности:

– обычные (открытые, несекретные);

– секретные документы с грифом ограничения доступа;

Секретные документы могут иметь следующие грифы:

– для служебного пользования (ДСП) – служебная информация, предназначенная только для работников конкретной организации или отрасли;

– конфиденциально – информация, доступ к которой ограничен законодательством РФ;

– коммерческая тайна (КТ) – информация, используемая для достижения коммерческих целей. Разглашение может нанести ущерб обладателю информации.

5. По форме изложения:

– индивидуальные, содержание которых излагается в свободной форме;

– трафаретные – структура, часть документа, стандартные фразы

заранее подготовлены, а другая часть заполняется при составлении (например, справка с места работы);

– типовые, созданные для документирования стандартных ситуаций, (например, командирования), используемые во всех организациях).

6. По стадиям создания:

– черновик – предварительная редакция документа;

– беловик – чистовик;

– отпуск – копия исходящего документа, остающаяся в учреждении;

– автограф – документ, написанный рукой автора.

7. По юридической значимости:

– подлинник или оригинал – документ в окончательной редакции, оформленный с учетом требований государственных стандартов;

– копия документа – точное воспроизведение подлинника (копии бывают факсимильные и свободные; факсимильная копия содержит все реквизиты документа и отражает особенности их изготовления – ксерокс, факс, фотокопия);

– дубликат – копия, которая выдается в случае утраты подлинника или оригинала, обладает той же юридической силой, что и подлинник.

8. По наименованию: приказ, справка, служебное письмо, акт, протокол, договор и другие виды документов;

9. По срокам хранения:

– документы постоянного (бессрочного) хранения, представляющие интерес для науки, истории (планы, отчеты, протоколы, постановления, решения и др.);

– документы, имеющие длительные сроки хранения – свыше 10 лет (личные дела, истории болезни, техническая документация и др.);

– документы временного хранения – до 10 лет;

10. По происхождению:

– служебные документы (затрагивают интересы организации, предприятия);

– личные документы (касаются интересов конкретного лица и являются именными).

11. По срокам исполнения:

– срочные документы, требующие исполнения в определенный срок;

– несрочные документы, для которых срок исполнения не установлен.

 

Развитие классификации  документов

Классификация документов — одна из наиболее давних и до сих  пор окончательно нерешенных проблем. Начальные этапы ее связаны с  организацией и систематизацией  собраний, созданием перечней единиц хранения, т.е. с функционированием первых библиотек и архивов, в частности древнеегипетских и ассирийских.

Исторически первым практическим способом деления документов в логической последовательности — классы, подклассы  и более дробные части —  являются классификации, базирующиеся на признаках содержания документа, в частности, его тематике^2. Тематический признак, положенный в основу библиотечно-библиографических классификаций, в итоге привел к разработке Десятичной классификации М. Дьюи и ее модификаций, используемых подавляющим большинством библиотек мира.

Подобно классификациям произведений печати, рукописей и других документов, на основе предметизации базировались и первые классификации описаний изобретений: английская (1852—1855 годы), немецкая (1906 г.) и др. Первые классификации строились с учетом информационной составляющей документа.

Комплексный подход к  классификации документов, учитывающий  особенности его содержания и  формы, берет свое начало в XX в. одновременно с введением в научный оборот понятий «документ» и «документация». Первая попытка такой классификации осуществлена П. Отле в его «Трактате о документации» (1934 г.), где заложены основы классификации, учитывающей не только некоторые признаки текста, в частности особенности знаковой природы информации, но и характеристики формы документа, т.е. материального носителя.

Активно проблема классификации  документов начинает разрабатываться  лишь в конце 1960-х — начале 1970-х  годов в рамках информатики, книго- и архивоведения, а в конце 1980-х  — библиотеке- и библиографоведами. Большинство подходов было обусловлено спецификой дифференциации документов, принятой в той или иной науке либо области деятельности. Лишь в последние годы, благодаря работам А.В. Соколова, Ю.Н. Столярова, Г.Н. Швецовой-Водки, С.Г. Кулешова, удалось создать многоаспектную классификацию, базирующуюся на учете информационной и материальной составляющих документа.

 

Классификация документов по содержанию

Классификации, в основу которых положен признак содержания (смысла) документа, называют семантическими. В них производится деление на виды и

подвиды в соответствии с признаком содержания документа  по отраслям знаний, темам, предметам, проблемам.

Классификация документов по содержанию осуществляется в практической деятельности с помощью рубрикаторов, классификаторов, классификационных таблиц и т.п. Тематика, предмет, а также основные смысловые аспекты могут быть описаны при помощи лексических единиц (ключевых слов, дескрипторов), которые также могут служить основой для построения классификации документов.

Семантические классификации документов имеют большое практическое значение в подразделениях документно-коммуникационной сферы и потому являются наиболее разработанными. К ним относятся пять вариантов Библиотечно-библиографической классификации, Универсальная десятичная классификация (УДК), Десятичная классификация Дьюи, Единая классификация литературы для книгоиздания и др. Существуют содержательные классификации и для отдельных видов документов: например, классификатор государственных стандартов, Международная классификация изобретений. На этих классификациях основана организация большинства информационно-поисковых систем и документных массивов.

Пока еще не создана  единая семантическая схема классификации  документов, общая для всех стран  мира. За рубежом в основном используется УДК — международная классификация, охватывающая все отрасли знания, построенная по десятичному принципу и используемая для индексирования и поиска документов в фондах, картотеках и т.п. Она является интеллектуальной собственностью Международной федерации по документации. Часть стран используют Десятичную классификацию М. Дьюи либо свои национальные классификации. В частности, национальной для США признана «Классификация библиотеки конгресса США» — перечислительная система библиотечно-библиографической классификации, разработанная в 1901—1941 годах. Она применяется для организации каталогов библиотеки конгресса и централизованной каталогизации. В странах СНГ, в т. ч. и в Украине, помимо УДК, используется Библиотечно-библиографическая классификация (ББК) — иерархическая комбинационная система библиотечно-библиографической классификации, разработанная в 1957—1968 годах объединенными усилиями крупнейших библиотек и др. учреждений бывшего СССР.

Среди классификационных  характеристик содержания выделяют также структуру организации материала, стиль его изложения, жанр произведения и др.

 

 

2.2. Виды информации и её свойства

Информация (от лат. informatio — осведомление, разъяснение, изложение) — в широком смысле абстрактное  понятие, имеющее множество значений, в зависимости от контекста. В узком смысле этого слова — сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления. В настоящее время не существует единого определения термина информация. С точки зрения различных областей знания, данное понятие описывается своим специфическим набором признаков. Информация — совокупность данных, зафиксированных на материальном носителе, сохранённых и распространённых во времени и пространстве.

Понятие информации, классификация и свойства.

В литературе можно найти достаточно много определений термина «информация», отражающих различные подходы к толкованию этого понятия. В «Федеральном законе Российской Федерации от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ Об информации, информационных технологиях и о защите информации» дается следующее определение этого термина: «информация — сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления». Толковый словарь русского языка Ожегова приводит 2 определения слова «информация»:

1. Сведения об окружающем мире и протекающих в нем процессах, воспринимаемые человеком или специальным устройством.
2. Сообщения, осведомляющие о положении дел, о состоянии чего-нибудь.³

Информация и ее свойства являются объектом исследования целого ряда научных дисциплин, таких как  теория информации (математическая теория систем передачи информации), кибернетика (наука о связи и управлении в машинах и животных, а также в обществе и человеческих существах), семиотика (наука о знаках и знаковых системах), теория массовой коммуникации (исследование средств массовой информации и их влияния на общество), информатика (изучение процессов сбора, преобразования, хранения, защиты, поиска и передачи всех видов информации и средств их автоматизированной обработки), соционика (теория информационного метаболизма индивидуальной и социальной психики), информодинамика (наука об открытых информационных системах), информациология (наука о получении, сохранении и передаче информации для различных множеств объектов) и т. д.

В информатике наиболее часто используется следующее определение этого термина: Информация — это осознанные сведения об окружающем мире, которые являются объектом хранения, преобразования, передачи и использования. Сведения — это знания, выраженные в сигналах, сообщениях, известиях, уведомлениях и т. д. Каждого человека в мире окружает море информации различных видов.

Информация содержится везде. Дерево содержит собственную  генетическую информацию, и только благодаря этой информации от семечка  берёзы вырастает только берёза. Для  деревьев источником информации является воздух, именно по уровню состояния воздуха дерево может определить время распускания почек. Перелетные птицы знают свой маршрут перелёта, и каждая стая идёт только своим заданным в генах маршрутом.

Стремление зафиксировать, сохранить надолго свое восприятие информации было всегда свойственно человеку. Мозг человека хранит множество информации, и использует для хранения ее свои способы, основа которых — двоичный код, как и у компьютеров. Человек всегда стремился иметь возможность поделиться своей информацией с другими людьми и найти надежные средства для ее передачи и долговременного хранения. Для этого в настоящее время изобретено множество способов хранения информации на внешних (относительно мозга человека) носителях и ее передачи на огромные расстояния.

Основные виды информации по ее форме представления, способам ее кодирования и хранения, что имеет наибольшее значение для информатики, это:

• графическая или изобразительная — первый вид, для которого был реализован способ хранения информации об окружающем мире в виде наскальных рисунков, а позднее в виде картин, фотографий, схем, чертежей на бумаге, холсте, мраморе и др. материалах, изображающих картины реального мира;
• звуковая — мир вокруг нас полон звуков и задача их хранения и тиражирования была решена с изобретением звукозаписывающих устройств в 1877 г.; ее разновидностью является музыкальная информация — для этого вида был изобретен способ кодирования с использованием специальных символов, что делает возможным хранение ее аналогично графической информации;
• текстовая — способ кодирования речи человека специальными символами — буквами, причем разные народы имеют разные языки и используют различные наборы букв для отображения речи; особенно большое значение этот способ приобрел после изобретения бумаги и книгопечатания;
• числовая — количественная мера объектов и их свойств в окружающем мире; особенно большое значение приобрела с развитием торговли, экономики и денежного обмена; аналогично текстовой информации для ее отображения используется метод кодирования специальными символами — цифрами, причем системы кодирования (счисления) могут быть разными;
• видеоинформация — способ сохранения «живых» картин окружающего мира, появившийся с изобретением кино.