Классификация документов и их особенности

4. Вид документа по характеру знаковых средств: Текстовой; Иконографический; Идеографический; Звучащий; Матричный; Комплексный. Отличительной особенностью документа является то, что содержащаяся в нем информация передается посредством тех или иных знаков. Знаковость — обязательное свойство документа, т.к. только в закодированной знаками форме можно передать информацию.

Различают текстовые и нетекстовые документы. В текстовом документе знаком служит алфавит (буквы) естественного языка (книга, журнал, газета, патент, стандарт, бюллетень и т.п.). Текстовые документы часто называют вербальными или словесными. Благодаря словесному способу кодирования информации обеспечивается наиболее точная передача смысла.

Одним из основных видов текстового документа, в котором информация воплощена любым способом письма, является письменный документ — это чаще всего литературный документ, содержание которого выражено словесно в письменно зафиксированной форме. К письменным документам могут быть отнесены рукописный, машинописный и печатный документы, поскольку в них речевая информация зафиксирована посредством письменных знаков.

Нетекстовой документ оформлен в виде записи с  помощью нотных, картографических и других неречевых знаков. Сюда можно отнести: иконический, идеографический, звучащий и матричный документы. Их часто называют невербальными (неречевыми). Иконический документ — тот, в котором знак подобен отражаемому объекту (картина, рисунок, фотография, кинофильм, диафильм, видеодиск и т.п.). Идеографический документ — тот, в котором знаком служит условное обозначение, не отражающее реальных предметов или явлений (карта, ноты, чертеж). Звучащий документ фиксирует и передает информацию звуками. Это так называемый фонодокумент (грампластинка, магнитная запись, музыкальный компакт-диск).

Матричный документ исполнен средствами «матричного  языка», т.е. состоит из кодовых ячеек-матриц, с помощью которых производится кодирование информации в форме, доступной для «прочтения» машиной (перфокарты, перфоленты, магнитные и оптические диски).

Комплексный документ сочетает два или более  знаковых средства фиксации информации (журнал с музыкальным приложением в виде грампластинки; фонетико-разговорный курс иностранного языка, состоящий из учебника и кассеты со звуковой записью текста и др.).

5. Вид документа по мерности записи  информации: Одномерный; Двумерный; Трехмерный. Особенностью носителя информации есть и такой признак, как мерность записи информации. По этому признаку различают одно-, двух- и трехмерные (объемные) документы. В одномерной среде запись информации осуществляется азбукой Морзе (двоичный код) «в строчку» или в линейной последовательности. Однако абсолютное большинство документов — двухмерные, имеющие размер (формат) и объем (количество страниц). Запись информации на этом носителе представляет собой два измерения. Это буквы, цифры, ноты, графическое и художественное изображение, штриховое кодирование, звуковые бороздки магнитной ленты. В трехмерной среде записываются голограммы и частично растровая печать (календарики с мигающим изображением).

6. Вид документа по предназначенности  для восприятия: Человекочитаемый; Машиночитаемый. Информация, зафиксированная в документе с помощью определенных знаковых средств, может быть воспринята человеком как непосредственно, так и опосредованно.

7. Вид документа по каналу восприятия: Визуальный; Тактильный ; Аудиальный; Аудиовизуальный. Информация, содержащаяся в документе, может восприниматься с помощью различных органов чувств (зрение, слух, осязание).

Визуальный  — это документ, содержание которого человек воспринимает зрением (письменные тексты, графики, рисунки, фотографии, и т.д. на любом носителе, включая экран диапроектора, телевизора или ЭВМ). Содержание тактильного документа воспринимается через прикосновение (осязание) (книга, журнал для слепых). Аудиальный — это звуковой или слышимый документ, содержание которого может быть воспринято только слухом (грампластинка, магнитная фонограмма, музыкальный компакт-диск).

8. Вид документа по степени его распространенности: Опубликованный; Неопубликованный; Непубликуемый.

Документ, предназначенный для широкого и  многократного использования, имеющий тираж (независимо от способа тиражирования), а также выходные данные, называют опубликованным. Неопубликованный документ содержит информацию, не предназначенную для широкого распространения, поэтому он, как правило, не тиражируется и существует в ограниченном числе машинописных экземпляров. Представителями этого класса документов являются диссертация, информационная карта, депонированная рукопись, репринт и др. К непубликуемому относят документ однократного использования, необходимый для принятия конкретных управленческих решений (административно-хозяйственная, планово-экономическая, финансово-бухгалтерская, технологическая, коммерческая и прочая подобная документация).

9. Вид документа по способу документирования: Рукописный; Печатный; Механический; Магнитный; Фотографический; Оптический; Лазерный; Электронный. Рукописный — это письменный документ, при создании которого знаки письма наносятся от руки. Печатный — это документ, изготовленный полиграфическим или другим способом (наборным, средствами оперативной полиграфии, копировально-множительной техникой, средствами печати ЭВМ и др.). Механический — это документ, запись информации на котором осуществляется механическим способом: путем вырезания резцом канавки на поверхности движущегося носителя (грампластинки, фонографические валики) или путем пробивки отверстий (перфораций) и т.п. Магнитный — это документ, запись информации на котором осуществляется путем изменения магнитного состояния поверхности носителя под влиянием магнитного поля. Фотографический — это изобразительный документ, созданный фотографическим способом, основанным на изменении оптической плотности участков фотоматериала (фото-, кинопленка, фотобумага) под воздействием светового или электронного луча, интенсивность и форма которого изменяются в соответствии с записываемым сигналом (фотографии, диафильмы, диапозитивы, кинофильмы, микрофильмы). Оптический — это документ, запись информации на котором осуществлена сфокусированным пучком электромагнитного поля оптического излучения (компакт-диск, CD-ROM). Лазерный — это документ, запись и считывание информации на котором осуществлены посредством лазерного луча (оптический диск, CD-ROM, компакт-диск, голограмма).⁷

Формируется еще один самостоятельный класс  документов — электронный документ как совокупность данных в памяти ЭВМ.

Классификация по физической (материальной) составляющей документа

Вторая составляющая документа — материальная основа носителя информации, особенности которого составляют вторую группу оснований деления документов по материалу носителя информации, по материальной конструкции и др.

1. Классификация документов по материалу носителя информации: Бумажный; Пленочный; Пластиночный (пластмассовый). Бумажный документ выполнен на бумаге или на других материалах, по своим свойствам схожих с бумагой. К классу бумажных документов относят книги, журналы, газеты, карты, нормативные документы и др. виды изданий, а также перфокарты, бумажные перфоленты, фотографии и т.п. Пленочный документ создан на пленочной основе (кино-, диапозитив, магнитная фонограмма, документ с записью информации для ЭВМ). Пластиночные документы созданы на пластмассовой основе (грампластинки, диски). В отдельных случаях они создаются на металлической или стеклянной основе.

2. Классификация по материальной конструкции или форме носителя информации: Листовой; Кодексовый; Карточный; Ленточный; Дисковый; Комбинированный. Листовой — это документ в виде одного или нескольких листов любого формата без их скрепления (листовка, газета, плакат, географическая карта и т.п.). Кодексовый или блочный документ создан в форме блока — кодекса, т.е. скрепленных между собой по одному краю листов — страниц (книжный блок, альбом, атлас, журнал). Карточный — это документ, состоящий из совокупности карточек или перфокарт установленного формата (каталожная, почтовая, игральная, перфорированная карты, открытка). Ленточный — это документ, представляющий собой непрерывную полосу материала с записью информации. Дисковый документ — носитель записи информации в форме диска, т.е. скрученный в спираль последовательный ряд знаков (пластинка, диск, дискета, компакт-диск, CD-ROM, видеодиск). Комбинированный документ соединяет в себе две или более форм носителей информации (комплект, состоящий из книги и кассеты, набора слайдов и грампластинки и т.п.).

Классификация документов по обстоятельствам их бытования  во внешней среде. Общим признаком классификации, не относящимся ни к содержанию, ни к форме документа, является признак деления совокупности документов по обстоятельствам их бытования во внешней среде, т.е. во времени и пространстве. Сюда относят: регулярность выхода в свет, место и время появления документа во внешней среде и др.

1. Классификация документов по регулярности выхода в свет: Периодический; Непериодический. По регулярности выхода в свет выделяют периодические документы, выходящие через определенные промежутки времени нумерованными или датированными, однотипно оформленными выпусками, и непериодические документы, выходящие в свет однократно и не имеющие продолжения. По регулярности выхода в свет различают ежегодник, ежеквартальник, ежемесячник, еженедельник, ежедневник и т.п. К периодическим документам относятся: газета, журнал, бюллетень, календарь, сериальное и продолжающееся издание. Непериодические документы составляют книги, брошюры, альбомы, карты, афиши, плакаты, перфоленты, перфокарты, оптические диски, дискеты, грампластинки и т.п.

2. Классификация документов по времени появления во внешней среде: Оригинал; Копия. Оригинал — это подлинный документ, подвергающийся воспроизведению или размножению. Копия документа — документ, воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки или часть их.

3. Классификация документов по месту происхождения: Местный; Региональный; Общегосударственный (национальный); Зарубежный (иностранный).

Особое  место занимает классификация организационно-управленческих документов, которая служит для повышения  эффективности делопроизводства.

1. Классификация организационно-управленческих документов по видам деятельности: Документы по общим и административным вопросам. Такие документы могут составлять работники всех подразделений предприятия; Документы по функциям управления. Эти документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, функциональных подразделений.

2. Классификация по сфере использования: Организационно-распорядительные; Финансово-бухгалтерские; Научно-технические; Документы по труду; Отчетно-статистические.

3. Классификация по месту составления: Внутренние (разработанные и используемые внутри организации); Входящие (поступившие в организации); Исходящие (отправляемые из организации).

4.По грифу  ограничения доступа (степени  гласности): Открытые (несекретные документы); С грифом ограничения доступа.

Документы могут иметь следующие грифы (по возрастанию секретности): - «для служебного пользования» (информация, предназначенная только для работников данной организации)

-«коммерческая  тайна» (информация, разглашение которой  может нанести ущерб ее обладателю)

-«конфиденциально»  (информация, доступ к которой  ограничен законодательством РФ)

-«секретно», «совершенно секретно», «особой  важности» (информация, составляющая государственную тайну).

5. Классификация по происхождению: Официальные или служебные (составленные юридическим или физическим лицом и оформленные в установленном порядке документы, отражающие интересы организации); Личные (затрагивающие интересы определенного лица, именные документы).

6. Классификация по юридической силе: Оригиналы или подлинники (первые или единственные экземпляры официальных документов, подписанные автором); Копия (документы, полностью воспроизводящие информацию подлинников и все его внешние признаки, не имеющие юридической силы); Отпуск (копия, изготовленная под копирку при оформлении подлинника и остающаяся в делах предприятия, как правило, подписью не заверяется); Заверенные копии (копии с необходимыми реквизитами, придающими им юридическую силу); Выписки (части документа с указанием, из какого документа сделана выписка, заверенные должностным лицом и имеющие печать); Дубликаты (повторные экземпляры подлинника документа, имеющие такую же юридическую силу, как и подлинник) – выдаются при утере или уничтожении подлинника.

7. Классификация по форме изложения (степени унификации): Индивидуальные (разовый документ, содержание которого излагается в свободной форме); Трафаретные (когда структура и часть содержания документа заранее подготовлены, а другая часть заполняется при его составлении); Типовые (документы, описывающие стандартные процессы и явления – например, типовой технологический процесс); Примерные (используются для составления и оформления документов по аналогии); Унифицированные (входящие в какую-либо унифицированную систему документации).

8. Классификация по срокам исполнения: Срочные (с указанным сроком исполнения документа); Несрочные.

9. Классификация по срокам хранения: Временного хранения (до 10 лет); Долговременного хранения (свыше 10 лет); Постоянного хранения.

10. По степени обязательности: Информационные (содержащие сведения и факты); Директивные (обязательные для исполнения документы, юридические или технические нормы).

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

В заключении хотелось бы отметить, что документ отображает события, предметы, явления  объективной действительности и  мыслительной деятельности человека. Документ, зафиксировав информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

Различные функции документа тесно взаимосвязаны  и переплетены между собой, поэтому изучение их возможно мысленного разграничения и временного выделения каких-либо отдельных функций.

Как носитель информации, документ выступает в  качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.

Классификация документов позволяет установить специфику  каждого вида и типа документа, помогает ориентироваться во всем многообразии документной информации. Поэтому очень важно научиться определять вид того или иного документа по различным признакам, анализировать его по содержанию, форме и др. Знание классификации и типологизации документов необходимо для осуществления эффективной управленческой деятельности.

 

 

 

 

 

 

СПИСОК  ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ