Классификация управленческой документации

Третья стадия — обсуждение материалов на заседании  — включает два этапа:  

— вспомогательный, заключающийся в подготовке обсуждения; 

— основной —  непосредственно обсуждение вопросов на заседании. 

На первом этапе  проводятся ознакомление председателя коллегиального органа с представленными материалами и организация мероприятия по подготовке  заседания — членам  коллегиального органа  рассылаются приглашения, повестка дня, материалы к заседанию.  На  самом  заседании  обсуждаются  представленные  материалы,  высказываются мнения по проекту решения, предложения по его изменению и дополнению. В результате дискуссии могут быть сделаны поправки к проекту, которые признаются принятыми, если за них проголосует большинство членов  коллегиального органа. 

Четвертая  стадия отражает специфику  деятельности коллегиального органа — это фиксация хода заседания в протоколе. Во время заседания ведутся  черновые рукописные записи хода заседания. 

Пятая стадия —  составление протокола  заседания.

Шестая стадия — издание распорядительного документа по решению коллегиального  органа.  Решения  коллегиальных  органов  оформляются  постановлениями и решениями.  Постановления издаются высшими органами государственной власти и управления, представительными и  коллегиальными  исполнительными  органами  власти  субъектов  РФ.  Коллегиальные  органы  организации, учреждения издают решения (Решение совета директоров).  Решения информационного характера, как правило, не оформляются в виде  распорядительного документа и фиксируются только в протоколе. В практике учреждения такие решения называются протокольными, доведение их до  исполнителей осуществляется выпиской из протокола.

Требования к оформлению делового письма и состав его реквизитов.

5. Деловое  письмо  —  одно  из средств  оперативного информационного  взаимодействия  учреждений,  организаций,  предприятий,  фирм.  Деловое  письмо — лишь один из видов документов, используемых в наше время для ин- формационного обмена между организациями.  Наряду с письмом для этой цели используют и другие виды документов: телеграммы, телексы, телефонограммы, электронные сообщения, все вместе и  составляющих понятие «переписка».   Разновидности переписки выделяются в отдельные виды документов в зависимости  от того, какие средства используются для их передачи адресату. В  отличие от других видов переписки на текст делового письма не накладывается  никаких  ограничений,  диктуемых  техническими  средствами,  используемыми  для  передачи,  но  как  и  любой  другой  вид  документов,  деловое  письмо имеет свои особенности составления.  Преимущества деловых писем заключаются в следующем:  —  они являются документом длительного хранения;  —  они позволяют планировать, отбирать и правильно оформлять Ваши мысли;  —  дают возможность вести довольно сложные и трудоемкие дела;  —  представлять письменные свидетельства в судопроизводстве;  —  могут быть средствами передачи конфиденциальной информации.  По  содержанию  и  назначению  письма  могут  быть: инструктивные (директивные), гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, письма- запросы, письма-приглашения, письма-ответы и др.  Письма  инструктивные  исходят  из  государственных  или  муниципальных  органов управления и содержат, как правило, рекомендации, указания, разъяснения по вопросам отчетности, налогов, экологии и т. п.  Гарантийные письма содержат гарантии оплаты, сроков поставки или качества продукции.  К  информационным  условно  относятся  письма,  содержащие  сообщения,  просьбы, напоминания, предложения.  Сопроводительное  письмо  составляется для  сообщения  адресату  о  направлении  каких-либо  документов,  материальных  ценностей  и др.  Эти  письма  выполняют важную функцию контроля за прохождением документов и грузов, выполняя вместе с тем функцию ярлыка. Сопроводительные письма не  имеют заголовка, в конце текста делается отметка о наличии приложения.  Рекламные письма содержат рекламу, цены предлагаемых товаров, услуг.  Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении контрактов. Они представляют собой обращения покупателей к продавцам с просьбой  дать подробную информацию о товарах, услугах и / или направить предложения (оферту)  на поставку  товара, ответы  продавцов, рекламации (претензии  по качеству товара), ответы на рекламации, кредитные письма и т. п.   Оформляются письма, факсы  на  бланке письма. Обязательными реквизитами являются: 

—  наименование организации-автора; —  справочные сведения об организации;   —  дата, номер документа; —  ссылка на дату и номер входящего документа; —  адресат;  —  заголовок к тексту; —  подпись; —  отметка об исполнителе; —  в сопроводительных письмах; — отметка о наличии приложений.  

Бланки с  продольным расположением постоянных реквизитов для подготовки писем, как правило, не применяются.  Существует несколько общих требований, предъявляемых к письмам:

—  четкость и краткость изложения;

—  полнота информации; 

—  конкретность предложений; 

—  убедительность и вежливость; 

—  грамотное оформление; 

—  деловое  письмо  должно  быть  посвящено  одному  вопросу (оно  должно  быть однопредметным по содержанию); 

—  письмо не должно быть большим по объему, основная масса  писем — до  одной страницы текста (в исключительных случаях, когда речь идет о сложных проблемах, требующих детального  описания и анализа, письмо  может содержать до 5 страниц текста); 

—  не следует текст  письма начинать с названия организации, так как письма оформляются на бланке; 

—  не  следует  также  начинать  текст  письма  со  ссылки  на  поступившее  письмо-просьбу или  запрос, поскольку для записи сведений  об инициатив- ном  документе  есть  самостоятельный  реквизит «Ссылка  на  регистрационный номер и дату документа». 

В письмах, факсах название вида документа не указывается, за исключением  гарантийного письма. Прежде чем приступить к составлению письма, автор должен детально продумать, с какой целью он составляет письмо, на что рассчитывает в результате  рассмотрения  письма, должен  четко  прояснить для  себя, что адресату  уже известно о предмете письма, на что можно опереться, как на исходную  точку,  и  какова та новая  информация, еще не  известная адресату, ради  сообщения которой и составляется письмо.  От целевой установки  письма  будет зависеть и  характер приводимой  аргументации, и композиция текста.  Композиция текста — последовательность, схема расположения отдельных  смысловых частей текста. Деловые письма с точки зрения композиции принято подразделять на простые и сложные. Простые письма составляются в  достаточно тривиальных управленческих ситуациях, не требующих изложения  сложных  в  событийном,  административном  или  правовом  отношении  коллизий. Сложные в композиционном плане письма, как правило, создаются в случаях, требующих детального описания управленческой ситуации, ее  серьезного анализа, изложения различных мнений, доказательств.  Простые письма обычно имеют одну или две смысловые части. Письмо, состоящее из одной части,— это просьба без пояснения, сообщение без обоснования и т. п.

Если письмо состоит из двух композиционных частей, то первая часть — это  обоснование письма, изложение причин его написания, мотивировка, а вторая часть — заключение — просьба или отказ. В качестве обоснования письма может выступать либо ссылка на документ,  в  соответствии  с  которым  действует  адресат  или  адресат  и  корреспондент одновременно (нормативный  акт,  распорядительный  документ,  договор  и т. п.),  либо  констатация  факта — описание  конкретных  обстоятельств,  сложившейся ситуации или поставленной цели. Как минимум, из двух композиционных частей должны состоять письма-отказы. Независимо от ситуации, послужившей поводом для составления такого письма, отказ  должен быть объяснен, мотивирован. Этого требует этика  деловых отношений.  Наряду с отказом желательно сообщить корреспонденту о том, чем Вы можете компенсировать отказ, что можете предложить взамен или кто, какая организация, по Вашему мнению, сможет положительно решить данный вопрос. В выборе наиболее предпочтительной композиционной структуры текста следует руководствоваться тем, что любое сообщение в условиях делового общения (а его нормой является нейтральный тон изложения, а в основе лежит логическая форма речи) должно начинаться с того, что известно и автору письма, и его корреспонденту, с того, что является для них в информационном плане общим, а заканчиваться тем, что является  новым,  неизвестным адресату,  т. е. той информацией, ради  сообщения которой и составляется письмо. Исходя из этого, можно сказать, что наиболее удачным в условиях делового общения является первым вариант письма.  К  типу  простых  писем  относятся  сопроводительные  письма,  приглашения,  извещения, напоминания, гарантийные письма и др.  Сложные в композиционном плане письма — это письма, состоящие из трех  или более самостоятельных смысловых частей: вступление, основная часть,  заключение.  Сложные письма, как правило, посвящены вопросам, требующим подробно- го  изложения  ситуации,  ее  анализа,  оценки,  аргументации,  формулировки  выводов, мнений, предложений, просьб.  Вступление — это  формулировка темы письма, объясняющая  причины или  повод его написания. В условиях делового общения тема может быть в той  или  иной  степени  известна адресату,  поэтому  задача автора — установить  связь между тем, что уже  известно корреспонденту,  и тем,  что автор  намерен ему сообщить.  Основная часть письма  включает, во-первых,  раскрытие  темы, которое дается, как  правило,  через  описание  сложившейся  ситуации,  и,  во-вторых,  ее  анализ. Раскрытие темы и ее анализ  являются  смысловым центром письма.  Обычно события, факты, раскрывающие тему письма, излагаются в их исторической последовательности, т. е. так, как они происходили в действительности.  Предмет  письма  может  быть  подвергнут  детальному  анализу,  рассмотрению по частям, во взаимоотношении частей и в целом. В этой же части письма приводятся доказательства-аргументы, позволяющие автору в заключительной части сделать вывод, высказать предложение, мнение, сформулировать просьбу или отказ относительно предмета письма.

Заключение  письма может содержать несколько  выводов, которые могут находиться  в отношении  дополнения  друг  друга  или, напротив,  исключения,  если автор предлагает адресату самому выбрать вариант поведения или  раз- решения ситуации.  Текст  письма  может  дополняться  еще  одной  частью,  которую  в  риторике  принято  называть  опровержением,  т. е.  доказательством «от  противного».  Автор использует опровержение в тех случаях, когда, по его мнению, у адресата,  может  возникнуть  ощущение  неубедительности  приведенных  аргументов. Давая опровержение, автор тем самым предупреждает возможность  возникновения у адресата противоположной точки зрения на предмет письма. Чаще всего опровержение следует за заключением.  При составлении текстов писем большое значение имеет выбор конкретных  языковых средств, иначе говоря, язык и стиль делового письма.   Языком делового общения является официально-деловой стиль — функциональная разновидность языка, предназначенная для общения в сфере управления.  Под  функциональной  разновидностью  языка  понимается  система  языковых единиц, приемов их отбора и употребления, обусловленных социальными задачами речевого общения. Основными особенностями официально-делового стиля являются:   — нейтральный тон изложения;  — точность и ясность изложения;  — лаконичность, краткость текста.  Для большинства деловых писем характерна повторяемость одних и тех же  оборотов, освоив которые, можно составлять тексты различных писем. 

Если в заголовочной части  письма-ответа заполнен реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа», то не следует повторять ссылку на  документ в тексте письма. 

В простом с  точки зрения композиции письме излагайте  содержание письма,  по  возможности, в одном  предложении, если это не противоречит  логике и не наносит ущерба смыслу. Одно распространенное предложение в  деловом стиле всегда лучше, чем два и более простых. Это правило касается  любого документа, но деловых писем особенно.

Назначение и  виды номенклатуры дел.

6. Совершенствование работы аппарата управления, оперативность и качество  решения вопросов, содержащихся в документах, в  значительной мере зависят от организации хранения документов, т. е. от методов их классификации.  Единый  порядок  классификации  документов  в  организации  обеспечивает  номенклатура дел — «систематизированный перечень наименований дел с  указанием сроков их хранения, заводимых в организации, и оформленный в  установленном порядке».   Номенклатура дел — документ многоцелевого назначения.  Во-первых,  как  следует  из  определения,  ее  главным  назначением  является  систематизация  документов,  т. е.  она  служит  планом  распределения  документов после  их исполнения в  дела и, таким  образом,  определяет  систему  хранения документов в учреждении. Во-вторых, каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока  хранения документов, помещенных в него. Распределяя документы в дела в  соответствии с номенклатурой, одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов.  В-третьих, номенклатура, закрепляя индексацию дел, используется при регистрации  документов — индекс  дела  по  номенклатуре  входит  составной  частью в регистрационный индекс входящего и исходящего документов.  В-четвертых, классификационная схема номенклатуры может быть использована как  схема  построения  справочной  картотеки  на  исполненные  документы.  В-пятых,  номенклатура  дел используется  вместо  описи  как учетный  документ при сдаче в архив учреждения дел со сроком хранения до 10 лет включительно.  В-шестых,  номенклатура  дел  служит  основой  при  составлении  описей  на  дела постоянного хранения свыше 10 лет.  В-седьмых,  номенклатура  дел  имеет  и  справочное  значение  при  изучении  структуры учреждения.  Основное  требование,  предъявляемое  к  номенклатуре,—  охват  всех  документов,  получаемых  и  создаваемых  в  процессе  деятельности  организации.  Работник документационной службы с помощью номенклатуры дел должен  найти место для любого документа учреждения. В номенклатуру дел включаются все справочные журналы и картотеки, электронные документы и базы данных. Не включаются в номенклатуру дел только заголовки печатных  изданий (книг, буклетов, брошюр и т. д.).  Общие требования к номенклатуре дел изложены в основных нормативных  документах  по  организации  делопроизводства  и  архивного  дела:  ГСДОУ,  Основных  правилах  работы  ведомственных  архивов,  Типовой  инструкции  по  делопроизводству в министерствах и ведомствах  РФ, Основах законодательства РФ об Архивном фонде и архивах. В этих документах содержится  определение  номенклатуры  дел,  устанавливаются виды  номенклатуры дел,  порядок их составления, оформления и использования. Номенклатура дел бывает трех видов:   — конкретная (номенклатура дел организации);   — примерная (устанавливающая примерный состав дел, заводимых в  дело- производстве);  — типовая (содержащая унифицированные заголовки  дел, образующихся в  делопроизводстве однородных учреждений).   В  номенклатуре  дел крупных  организаций  выделяют  номенклатуры структурных  подразделений  и  номенклатуру  дел  всего  учреждения,  в  которой  сведены номенклатуры структурных подразделений.  Типовые  и  примерные  номенклатуры  дел  позволяют  установить  единую  систему  формирования  дел,  унифицировать заголовки  дел  однородных  документов, установить для них единые сроки хранения. Разрабатывают такие  номенклатуры  дел  документационные  службы  и  архивы  центральных  ведомств для своей системы подведомственных организаций. Они одобряются  центральной экспертной комиссией или экспертными комиссиями учреждения,  обязательно  рассматриваются  экспертно-проверочными  комиссиями  соответствующего архивного органа, согласовываются с ним и затем утверждаются руководителями.   Каждая  организация  обязана  иметь  свою  конкретную  номенклатуру  дел.  При  наличии  типовой  или  примерной  номенклатуры  дел  конкретная  номенклатура  составляется  на  их основе. При этом заголовки дел могут быть  конкретизированы  с  учетом  специфики данной  организации.  Сроки  хранения дел,  предусмотренные  типовой или примерной номенклатурой дел,  переносятся в конкретную номенклатуру дел без изменений.  При  ее составлении следует руководствоваться уставом организации, штатным  расписанием,  планами  и  отчетами  о  работе,  перечнями  документов  с  указанием сроков их хранения.  Схема построения номенклатуры дел  Номенклатура дел состоит из разделов, соответствующих структурным подразделениям или направлениям деятельности организации. Первым разделом, независимо от его места в штатном расписании, должна быть канцелярия (общий  отдел, служба ДОУ). Это связано с тем, что именно в службе ДОУ создаются и  хранятся  документы,  фиксирующие  организационно-распорядительную  деятельность  руководства организации.  Можно  рекомендовать  следующий поря- док расположения разделов в номенклатуре организации:  Канцелярия.  Плановый отдел.  Производственный отдел.  Коммерческий отдел.  Информационно-аналитическое управление.  Правовое управление (юридический отдел).  Отдел маркетинга.  Финансовый отдел (бухгалтерия).  Служба безопасности.  Отдел кадров (управление персоналом).  Общественное бюро экономического анализа.  Профсоюзный комитет.  В номенклатуру дел следует включать также разделы, содержащие заголовки дел временно действующих  органов и учреждений, документы которых  служат для подтверждения полномочий организации.