Комплексный анализ дела

 

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

 

1.  ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………………..…......2

      2. Комплексный анализ дела ГАВО. «Циркуляры» Ф.457. Оп. 1. Д. 68 1886 год…........................................................................................................................................4

2.1.Архивоведческий анализ………………………………………………………..…...4

2.2. Документоведческий  анализ………………………………………………..............9

2.3. Делопроизводственный  анализ……………………………………………............14

3. Заключение…..……………………………………………………………..........16

Список используемой литературы……………………………………………….........17

Приложения……………………………………………………………………..............18

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. ВВЕДЕНИЕ

 

 

В традиционном понимании  архив – это организация, осуществляющая прием и хранение документов с целью ретроспективного их использования.

Юридическое закрепление  архива как самостоятельного структурного подразделения было оформлено Петром Первым в Генеральном регламенте 1720 г. С тех пор, вот уже почти  три столетия, архивы разных уровней  накапливают информацию, закрепленную в документах.

Также хотелось бы сказать  немного о Федеральной архивной службе России. В систему Федеральной архивной службы России входят федеральные государственные архивы, научные и другие организации, подчиненные непосредственно Федеральной архивной службе России, а также органы управления архивным делом субъектов Федерации и подчиненные им учреждения (240 государственных архивов и центров хранения документации).

Так как я  пишу курсовую работу во Владимирском областном государственном архиве, хотелось бы рассказать немного о нем.

Владимирский областной  государственный архив – это  одно из старейших научных учреждений Российской Федерации. Этот архив начал  свое существование с 1918 года. Он был  создан на основании ленинского декрета «О реорганизации и централизации архивного дела в РСФСР». Основной базой создания архива послужили документальные материалы бывших губернских учреждений и организаций дореволюционного периода, документальные материалы и печатные издания Владимирской ученой Архивной комиссии.

В век инновационных технологий, когда все автоматизировано, а  электронный носитель стал главным  символом коммуникаций, архивные документы  обрели новую роль. Сегодня это  и раритет, и источник уникальной информации, исторических данных, причем, зафиксированных, как правило, на бумажном носителе, что еще более усиливает его ценность.

Решив писать курсовую работу в архиве, я поставила перед собой следующие  цели:

• углубить свои знания по дисциплинам «Архивоведение», «Документоведение» и «Документационное обеспечение управления»,
• научиться работать в читальном зале Владимирского областного архива в качестве пользователя,
• научиться пользоваться научно-справочным аппаратом архива,
• научиться делать архивоведческий, документоведческий и делопроизводственный анализы архивных дел.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.  КОМПЛЕКСНЫЙ  АНАЛИЗ ДЕЛА ГАВО.

(«ЦИРКУЛЯРЫ» Ф. 457. ОП. 1. Д. 68. 1886 год)

 

 

1.   Архивоведческий анализ

 

 

Не все документы, образующиеся в деятельности  учреждения, должны поступать на хранение в архив. Документы организации в соответствии с перечнем документов имеют различные сроки хранения. В архив должны поступать документы в упорядоченном состоянии, срок хранения которых составляет 10 и более лет.

Документы, имеющие временный срок хранения, хранятся в соответствующих структурных подразделениях по месту их заведения (например, в кадровой службе, бухгалтерии и др.) в специально отведенных для них местах (отдельных комнатах или запирающихся шкафах) до истечения срока их хранения согласно перечням, после чего эти документы уничтожаются в установленном порядке.

Документы внутри дела располагаются  сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить  необходимое количество копий этого  документа в соответствующие  дела с указанием номера дела, в  котором подшит подлинник этого документа.

Протоколы и документы к ним  формируются в разные дела. Протоколы  в деле   располагаются в  хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные  в отдельные дела, систематизируются  по номерам протоколов. Положения, 

инструкции, утвержденные распорядительными  документами, являются приложениями к  ним и группируются вместе с указанными документами.

 Приказы по основной деятельности  группируются отдельно от приказов  по личному составу. Утвержденные  планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

 

Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организации  и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется  в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом.

При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием  индекса дела предыдущего года.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное  оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление обложки дела по установленной форме; нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела; составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела; подшивку или переплет дела.

Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых  вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела. Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной  форме, которая содержит сведения о  порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах  листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Документы, составляющие дело, подшиваются  на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать,  заверительные надписи не составлять.

На обложке дела (Приложение 1) указываются следующие реквизиты:

- наименование организации (фондообразователя); 

- наименование структурного подразделения;

- заголовок дела; дата дела (тома, части);

- количество листов в деле; срок хранения дела;

- архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке  дела, оформляются следующим образом:

- наименование организации указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;

- наименование структурного подразделения - записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой;

- заголовок дела – переносится из номенклатуры дел организации;

            - дата дела – указывает год заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты регистрации самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами;

- архивный шифр дела (состоит  из номера фонда, номера описи  и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется черными чернилами только после включения этих дел в описи.

Работая с делом, я заметила что в начале имеется лист пользователя дела (Приложение 2).

В конце дела имеется лист-заверитель дела (Приложение 3) в нем указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.

Лист-заверитель дела подписывается  его составителем. Все последующие  изменения в составе и состоянии  дела (повреждения, замена подлинных  документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт. Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.

Вносят также информацию о наличии в деле документов с неразборчивым текстом, склеенных листов (если большие схемы и т.п.), порванных листов, вклеенных фотографий, если имеются в деле конверты, а в них вложения и т.д. Лист-заверитель дела должен подписать его составитель, при этом делается расшифровка должности и подписи, проставляется дата. В процессе использования архивных документов при необходимости в дальнейшем в листе-заверителе делаются нужные отметки. Если дело подшито без листа-заверителя, то его следует наклеить за верхнюю часть на внутреннюю сторону обложки дела. Но обычно он помещается после последнего документа и в таком виде дело прошивается.

В целях обеспечения сохранности  и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно. Фотографии, диаграммы и другие иллюстрированные документы, представляющие самостоятельный лист, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, билетами, фотографиями и другими включениями) нумеруется как один лист. При нумерации конвертов с вложениями сначала нумеруется конверт, а затем очередными номерами каждое вложение в конверт. Чистые листы не нумеруются, так как не несут информации. Листы внутренней описи имеют самостоятельную нумерацию и не включаются в общее количество листов в деле, а указываются через плюс. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая  располагается в конце дела.  Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле. Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью.

Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых  вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела. Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.