Комплексы документов

Огромный массив ресурсов сети Интернет специалисты классифицируют по разным основаниям. В частности, по видовому составу различают:

• электронные библиотеки;
• службы баз данных;
• персональные странички;
• коммуникативные ресурсы (чаты, форумы) и другие.

Мощным и  быстро растущим ресурсом Интернета являются электронные библиотеки – крупные распределённые комплексы разнородных документов в электронной форме, в рамках которых документы находятся безотносительно к их физическому местонахождению и юридической принадлежности. Эти собрания электронных документов определенным образом упорядочены, структурированы.

Электронные библиотеки позволяют сохранить разнообразные  коллекции электронных документов (текстовых, изобразительных, звуковых, видео и т.д.). Они обеспечивают широкий доступ как к собственным электронным ресурсам, так и к ресурсам других организаций через телекоммуникационные сети.

Стремительное пополнение электронных библиотек  осуществляется, во-первых, путём широкомасштабного  перевода накопленной человечеством  информации в электронную форму и, во-вторых, за счёт создания огромного количества принципиально новых информационных ресурсов, доступных только в электронной форме (библиографические, реферативные, полнотекстовые и фактографические базы данных, электронные газеты и журналы и т.п.). При этом удельный вес изначально создаваемых в электронной форме документов в мировом информационном потоке с каждым годом быстро нарастает²³.

Вслед за появлением первых электронных библиотек в 1980 – начале 1990-х гг. в США, а  затем в Великобритании подобного рода ресурсы стали создаваться и в других развитых странах – в Германии, Японии и т.д. Причём в течение короткого времени эти ресурсы получили широкое распространение, выйдя за национальные границы.

С середины 1990-х  гг. электронные библиотеки стали возникать и в нашей стране. Одной из первых была, в частности, библиотека М.Мошкова, появившаяся в ноябре 1994 г. На рубеже столетий началось формирование Научной электронной библиотеки, в которой уже к 2003 г. было аккумулировано 1900 тыс. статей и свыше 2100 журналов в полнотекстовом  виде. Тогда же появилась фундаментальная электронная библиотека «Русская литература и фольклор». С 1998 г. при активной государственной поддержке реализуется программа «Российские электронные библиотеки». В национальной электронной библиотеке России предусмотрено размещение значительного количества учебной, справочной, художественной, научной и другой литературы, включая кандидатские и докторские диссертации, которых ежегодно в стране защищается 25 тыс. Доступ к основной части её ресурсов, представленных прежде всего большим каталогом, бесплатный. С 1998 г. издаётся электронный журнал «Электронные библиотеки».

Огромное количество информации размещено на серверах федеральных  и региональных органов власти, производственных предприятий, разного рода коммерческих фирм, политических партий и общественных объединений, средств массовой информации и т.д. Например, в каталоге Yandex зарегистрированы Интернет-версии 543 газет, издающих в РФ, в том числе 101 общероссийской²⁴.

Одним из крупнейших распределённых электронных ресурсов являются, в частности, электронные  базы правовой информации, создающиеся  в России с середины 1990-х гг. под  эгидой Министерства юстиции РФ. Наряду с государственными, всё более  широкое распространение получают коммерческие автоматизированные документные ресурсы правового характера. Они сосредоточены, в частности, в таких информационных системах, как «Консультант-Плюс», «Кодекс», «Гарант», «Консультант-Бухгалтер». Электронные банки данных одной только сети «Консультант-Плюс» насчитывают около 1 млн. документов правового характера.

Богатым информационным наполнением характеризуются корпоративные Web-серверы провайдеров Интернета. В частности, на серверах региональных провайдеров размещается обширная информация о различных сторонах жизни конкретной области, края, республики, города.

Вместе с  тем для распределённых электронных  ресурсов характерны не только огромные объёмы, оперативность наполнения, но также и недостаточная упорядоченность, слабая управляемость. Многие ресурсы Интернета эфемерны. По некоторым оценкам, средний веб-сайт изменяется, архивируется или удаляется каждые 75 дней. В России отсутствуют пока даже полный реестр созданных и действующих распределённых ресурсов.

Преодолению этих недостатков призвана помочь, в частности, специально разработанная Концепция управления государственными ресурсами информационными ресурсами РФ. В ней предусмотрено формирование целостного информационного ресурса общества на основе единой правовой базы и единого технологического фундамента. В перспективе предполагается создание многоцелевой распределенной системы без метаданных об информационных ресурсах. На добровольной основе в эти базы могут быть включены описании информационных ресурсов и негосударственных организаций, учреждений, предприятий. Конечной целью такой работы является обеспечение максимально широкого доступа пользователей к имеющимся документным ресурсам.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В настоящее  время для многих государственных  и коммерческих организаций является характерным отсутствие упорядоченной системы ведения документации, несмотря на то что именно рациональное и грамотно организованное делопроизводство, определяющее документационное обеспечение управления организацией, существенно влияет на эффективную деятельности предприятия.

Основными задачами документационного обеспечения являются:

• сокращение информационных потоков до оптимального минимума;
• упрощение и удешевление процессов формирования, обработки и передачи информации с применением новейших технологий автоматизации этих процессов.

Таким образом, на основании этих задач становится понятной насколько актуальна эта  тема, а значит для организации  любого типа жизненно важно постоянное совершенствование  документационного  обеспечения управления, так как от этого еще зависит своевременность и  качество принятия управленческих решений. А от качества управления зависит успешная деятельность всего предприятия или организации.

Документоведение – сравнительно молодая научная дисциплина. Возникшие в 90-х годах прошлого столетия проблемы в этой области послужили дальнейшим толчком к научным исследованиям, анализу этих проблем, и как следствие начало развиваться и документоведение, как научная и учебная дисциплина.

Для упорядочивания работы с документацией  необходимо организовать работу службы делопроизводства, в  соответствии с правилами служб ДОУ. Согласно решений, которые освещены в современной литературе, где исследуются и решаются вопросы по устранению проблем,  необходимо разработать комплекс нормативных и организационных документов, регламентирующих правовое положение, статус, функции, ответственность и организацию работы службы или отдела делопроизводства.

Положение о  функциональной службе - это документ, предназначение которого в нормативно–правовой регламентации деятельности службы и определяющий ее роль и место в системе управления организацией.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

 

Федеральный Закон  «Об информации и защите информации»  от 20.02.1995 (в ред. От 10.01.2003) // Собрание Законодательства Российской Федерации (СЗ РФ). 1995. № 8.С.609; СЗ РФ. 2003. № 2. Ст. 167.

Федеральный закон  «Об Архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 // Российская газета. 2004. 27 окт.

ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Госстандарт  России, 1998.

Афанасьева  Л.П. Ресурсы Интернета как объект архивного хранения: проблемы экспертизы ценности // Секретарское дело. 2004. №8-9. С. 86-93.

Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. Архивоведение. М.: ПрофОбрИздат, 2002. 271 с.

Информационные  ресурсы России: Научно-практический журнал. 2000-2005.

Книга: Энциклопедия. М.: Большая Российская энциклопедия, 1999. 800 с.

Рысков О.И. Базы данных как особая группа электронных  документов организаций и важнейший  информационный ресурс страны // Делопроизводство. 2004. №2. С. 40-43.

Столяров Ю.Н. Документный ресурс: Учеб. Пособие. М.: Изд-во «Либерея», 2001. 152 с.

Основные правила  работы с научно-технической документацией  в организациях и на предприятиях от 12 октября 1988 г. № 71. 

Волкова К.А. и  др. структура производственного  объединения. Положение об отделах и службах. Должностные инструкции: Справочное пособие. М.: Экономика 1987.

Сельченкова С. Автоматизированные системы управления документами // Секретарь-референт. 2005. - №1. C. 12-15.

Федеральный закон  от 29 декабря 1994 г. № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» (с изменениями на 23 июля 2008 г.)

Андреева В.И., «Делопроизводство»: М-1996.

Марков В.Н. Справочник по делопроизводству. Санкт Петербург, "Альфа", 2002.

Кузнецова Т.В. Документационное обеспечение управления. Учебно-справочное пособие. М.: ИМПЭ, 1998, 96 с.

Басаков М.И. Делопроизводство (ДОУ). М., 2002.

Документированная процедура СМК ДП 4.2-1-2007  Управление документацией.

Ларьков Н.С. Документоведение: учебное пособие

Бабарихин А.Б. Делопроизводство на предприятии. М., 2003.

Белов А.Н. Трудовые ресурсы. М.,1981.

Богатеев Р.Х. Основы делопроизводства. Казань, 1989.

Бондырева Т.Н. Секретарское дело. М., 1989.

Давыдова Э. Делопроизводство. М., 2002.

Камышев А. Основы документного обеспечения управления. М., 2000.

Стенюков М. В. Делопроизводство. М., 2002.

Делопроизводство [Документационное обеспечение управления]: учебник/ О.И.Замыцкова, М.И.Басаков. – Изд. 8-е. – Ростов н/Д: Феникс, 2009. – 375, [1] с. – (Среднее профессиональное образование).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

¹ Ожегов С.И. и Шведова Н.Ю. Толковый словарь русского языка. М.,1997. С. 677

² Колин К.К. Социальная информатика. М.,2003. С.99.

³ Федеральный Закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 25 янв. 1995 г. Ст. 6.

⁴ Национальный доклад «Информационные ресурсы России» // Информационные ресурсы России. 2002. №4. С. 4; Столяров Ю.Н. Документный ресурс. М.,2001. С. 36; Колин К.К. Социальная информатика. М., 2003. С. 103.

⁵ Антопольский  А.Б. Информационные ресурсы России // Научные и технические библиотеки. 2000. №1.     С. 44-45.

⁶ ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Госстандарт России, 1998.

⁷ Козлов В.П. Документ в состоянии покоя: архивный, источниковедческий, археографический аспект // Теоретические основы археографии с позиций современности: Материалы дискуссии. М., 2003. С. 98.

⁸ Антопольский А.Б. Информационные ресурсы России… С. 47.

⁹ ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., 1998.

¹⁰ Майстрович Т.В. Единство документного пространства в историческом ракурсе в библиотековедческой мысли прошлого [Электронный ресурс]: Докл. На науч. конф. «EVA 2002  Москва» (2-7 дек. 2002 г.) – Режим доступа: http://www. evarussia. ru/eva2002/Russian/sod_547.html, свободный.

¹¹ Столяров Ю.Н. Документный ресурс. М ., 2001. С. 127-132.

¹²  ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Госстандарт России, 1998.

¹³ Соболев В.Е. Мировая информационная индустрия: производство информации по гуманитарным и социальным наукам // Вестник архивиста. 2001. №4-5. С.80

¹⁴ Вестник архивиста. 2002. №6. С. 45.

¹⁵ Книга: Энциклопедия. М., 1999. С. 44,85, 88.

¹⁶ Электронные библиотеки. 2001. Т. 4. Вып. 6; Столяров Ю.Н. Документный ресурс… С. 76,92; Национальный доклад «Информационные ресурсы России» // Информационные ресурсы России. 2002. №4.

¹⁷ Национальный доклад «Информационные ресурс…» // Информационные ресурсы России. 2002. № 4.

¹⁸ Столяров Ю.Н. Документный ресурс… С. 99-101.

¹⁹ Соболев В.Е. Мировая информационная индустрия… С. 77,79.

²⁰ Национальный доклад «Информационные ресурсы России»// Информационные ресурсы России. 2002. №4; Столяров Ю.Н. Документный ресурс…С. 114-115.

²¹ Соболев В.Е. Мировая информационная индустрия… С.74-76.

²²Бородко А.В., Яковлева Р.Б. Об основных принципах формирования и использования государственного картографо-геодезического фонда Российской Федерации // Геодезия и картография. 2004.  № 9. С. 8-11.

²³ Максимович Г.Ю. Электронные библиотеки // Делопроизводство .2001 .№ 1. С. 85.

²⁴ Афанасьева Л.П. Ресурсы Интернета как объект архивного хранения: проблемы экспертизы ценности // Секретарское дело. 2004. № 8-9. С. 88.