Контрольная работа по «Делопроизводству»

1.Национальные  особенности делового общения: Германия.

Деловое общение  — это сложный процесс развития и поиска деловых контактов. Существуют определенные ограничения, которые  определяются национальными и культурными  традициями. 
Общение с иностранцем как в деловых, так и в межличностных отношениях обязательно предполагает осведомленность о традициях и привычках народа вашего собеседника, которые невозможно понять, не имея представления об истории данной страны. Это поможет быть готовым к возможным «непредвиденным» действиям.

Немцы, как и французы, расчетливы и бережливы, более надежны  и пунктуальны, но уступают французам  в чувстве юмора и сердечности. Хорошо известны такие черты немецкого  характера, как трудолюбие, прилежание и рационалистичность, любовь к организованности и порядку. Они педантичны и скептичны, отличаются серьезностью, немногословием и сдержанностью. 
Как и французы, немцы гордятся своей страной, ее национальными традициями, уважают ее историю. 
В Германии при знакомстве первым полагается назвать того, кто находится на более высокой служебной ступени. В официальной обстановке используется слово "представлять": "Герр Шмидт, я хочу представить фрау такую-то". 
В других ситуациях говорят: "Герр Шмидт, хочу познакомить вас с фрау..." Менее значительное лицо положено представлять более значительному. 
В Германии принято называть титул каждого, с кем вы разговариваете. Поэтому следует еще до начала переговоров уточнить все титулы деловых партнеров. Если титул неизвестен, то можно обращаться так: "Herr Doktor". Ошибка здесь минимальна, слово "доктор" употребляется в стране довольно широко. Когда разговариваете с немцем, не держите руки в карманах - это считается верхом неуважения. 
Отличительная особенность немцев вести дела - это высокая степень официальности. Спешка у них вызывает неодобрение. Все встречи назначаются заблаговременно. Весьма косо смотрят на предложение быстро "провернуть" какое-то внезапно подвернувшееся дело, например, экспромтом познакомиться. В таких случаях у них складывается впечатление, что вы действуете наобум, без всякого плана. Планы на отпуск, например, они обдумывают за полгода - год. В Германии нельзя затрагивать тему Второй Мировой войны. 
Немцы одеваются строго. От мужчин не требуется непременно темный костюм, как в иных странах, но брюки для женщин все равно исключаются.

2.Основные  правила современного этикета.

Термин «этикет» (фр. —  l’etiquette) означает форму, манеру поведения, правила учтивости и вежливости, принятые в том или ином обществе.

Требования современного этикета складывались на протяжении многих столетий истории цивилизации. Правила этикета — результат  опыта многих поколений. В основе своей они являются международными, поскольку соблюдаются более  или менее одинаково во всех странах. В то же время этикет каждой страны может иметь свои и довольно существенные особенности, что обусловлено историческими, национальными, религиозными и другими  традициями и обычаями.

Основы этикета достаточно просты. Это: культура речи, которая предполагает не только ее грамматическую и стилистическую правильность, но и отсутствие вульгарных слов, нецензурных выражений, слов-паразитов и элементарная вежливость, которая предполагает умение здороваться, прощаться, говорить «пожалуйста», «будьте добры», «будьте любезны», «извините», благодарить за помощь, услугу, желать спокойной ночи, доброго утра, хорошего аппетита, здоровья и пр.

 Большое значение для  общения людей имеет их внешний  вид, одежда, умение правильно  вести себя в общественных  местах, в различных ситуациях.  Благоприятное впечатление производит  хорошо, со вкусом одетый вежливый  человек, который знает, как  держаться в любых обстоятельствах,  и всегда ведет себя соответственно.

Манера разговаривать, умение поддерживать беседу имеют также  немаловажное значение при общении  людей друг с другом. Для того, чтобы быть хорошим собеседником, нужно знать то, о чем говоришь, и уметь выразить свои мысли в такой форме, чтобы они были интересны и не выглядели как назидание или нравоучение.

Умение управлять своими отрицательными эмоциями свидетельствует  о воспитанности и хороших  манерах. В соответствии с этикетом, лучшее средство победить в себе и  в других раздражение и недовольство — это человеческая улыбка. В  этикете высоко ценятся внимательность, умение выслушать говорящего, оказать услугу нуждающемуся в ней.

3.Распорядительные документы, их составление и оформление.

Распорядительные  документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации.¹ Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.

С учетом сферы своего действия распорядительные документы  делятся на:

• правовые акты федерального уровня – акты, издаваемые Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, органами федеральной исполнительной власти (министерствами, комитетами, агентствами, службами и др.);
• правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации - республик, краев, областей, городов республиканского значения Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов, а также и территориальных образований;
• правовые акты организаций, учреждений, предприятий.

Процедура составления  и оформления 
распорядительных документов

Процедуру составления и  оформления распорядительного документа  желательно описать в инструкции по делопроизводству. В ней излагаются последовательность работ над проектом документа и те требования, соблюдение которых обеспечивают юридическую  полноценность документа.

Подготовка распорядительного  документа может быть поручена одному или нескольким структурным подразделениям или отдельным должностным лицам. При разработки проектов сложных и больших распорядительных документов могут создаваться рабочие группы (комиссии), привлекаться ученые или квалифицированные специалисты из числа практических сотрудников.

Первая стадия разработки проекта распорядительного документа, как и всякого другого - определение  круга вопросов, которые предстоит  в нем отразить. В зависимости от важности управленческого действия приступают, прежде всего, к изучению законодательных актов и решений правительства, ведомственных нормативных актов, предшествующих распорядительным документам по данному или аналогичным вопросам.

Изучение законодательных  актов и правительственных документов обеспечит не только правовую основу документа, но и его направленность, государственную постановку проблем. Пересмотр ранее издававшихся по данному вопросу распорядительных документов позволит поставить в случае необходимости вопрос об их замене, отмене отдельных пунктов и т.д. подготовка проекта распорядительного документа требует сбора необходимой информации по существу поставленного вопроса. Только собрав и изучив необходимые материалы, получив полную явность по предмету изучения, четко определив цель издания распорядительного документа, приступают к составлению его проекта. Основное внимание следует сконцентрировать на формулировании основных положений конкретного решения. Сначала нужно сделать это вчерне, а затем отредактировать и уточнить части в порядке согласования.

Завершающим этапом работы с проектами распорядительных документов является их согласование и подписание. Проект до подписания подлежит согласованию с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями или  должностными лицами, которых он касается. Согласование осуществляется путем  визирования или постановления  грифа согласования. Так, проект приказа, решения, распоряжения визируется составителем проекта и руководителем структурного подразделения, вносящего проект, всеми  указанными в проекте исполнителями, должностными лицами, ответственными за исполнение документа в целом, юрисконсультом. Проекты документов, выполнение которых требует финансового  обеспечения, обязательно согласовываются  финансовыми органами или службами.

Виза юрисконсульта свидетельствует  о соответствии документа законодательным  и нормативным актам, а так  же о соответствии отдельных формулировок специальным требованиям некоторых  органов (например, суда, прокуратуры, здравоохранения). Согласование проводит структурное подразделение или  лицо, готовившее проект распорядительного документа. Визы или гриф согласования, как правило, проставляют на первом экземпляре проекта. В случае несогласия с проектом пишется мотивированное заключение проекта. Перед подписанием проект документа тщательно выверяется. При этом особое внимание следует обратить на проверку цифровых данных, фамилий, имен и отчеств.

Полностью подготовленные проекты  представляются на подпись. Приказы  и распоряжения подписываются руководителем  или его заместителем. Постановления  и решения имеют две подписи - председателя и секретаря (управляющего делами) коллегиального органа. Подписывается  первый экземпляр документа, изготовленный  на бланке. Распорядительные документы  вступают в силу с момента их подписания или доведения до сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в  силу и срок действия акта управления указывается в самом документе.