Контрольная работа по «Делопроизводству»

Третьим этапом развития письма стало слоговое или силлабическое письмо (от греч. «sullabe» — слог), в котором каждый графический знак обозначает слог. Слоговые системы появились во 2-1 тыс. до н.э. Древнейшими слоговыми системами являлись шумерская, критская, письменность майя. Более поздними — японская слоговая азбука «кана» и корейское письмо. В настоящее время силлабические системы письма наиболее широко распространены в Индии и Юго-Восточной Азии.

Из слогового письма во 2 тыс. до н.э. возникло буквенно-звуковое (алфавитное) письмо. Здесь каждый графический знак обозначает, как правило, отдельный звук — фонему (от греч. «phonema» — звук), поэтому его нередко называют фонемографическим.

Буквенно-звуковые системы письма могут быть подразделены на два основных вида:

1) на консонантно-звуковые системы (финикийское, угаритское, древнееврейское, арамейское, арабское письмо и др.), в которых письменные знаки обозначают в основном только согласные звуки речи; гласные звуки в этом письме или совсем не указываются, или указываются при помощи близких к ним согласных букв (так называемый способ matres lectionis), либо при помощи особых надстрочных и подстрочных значков;

2) на вокализованно-звуковые системы (греческое, латин-ское, русское письмо  и др.), в которых письменные  знаки обозначают в равной  мере как согласные, так и гласные  звуки речи.

Различные буквенно-звуковые системы письма могут быть подразделены на группы также по преобладанию в них того или иного основного орфографического принципа.

Однако, если говорить действительно об основных орфографических принципах, т.е. о принципах, определяющих большинство частных орфографических правил, то число их можно свести, как нам представляется, к трем.

Такими основными принципами являются:

1) фонетический, т.е. написание слов  в соответствии с их современным  произношением (в чистом виде  различные системы фонетической  транскрипции, в современном русском языке — правило разного написания приставок «раз», «без», «воз» перед глухими и звонкими согласными);

2) фонематически-морфологический (т.е. одинаковое написание фонем, а  также морфем слов, даже когда  произношение их в различных грамматических формах изменяется по фонетическим причинам (основной орфографический принцип русского письма);

3) историко-традиционный, т.е. написание  слов в соответствии с их  происхождением или с их произношением  в прошлом (орфографический принцип, преобладающий в английском и французском письме и частично сохранившийся в современном русском письме, например, написания слов «пчел», «жен» с буквой е).

В зависимости от преобладания в системе буквенно-звукового письма того или иного орфографического принципа, знаки этого письма имеют разное значение. Так, при последовательном применении фонетического принципа каждому звуку языка должна соответствовать особая буква. При фонематически-морфологическом принципе особой буквой должна обозначаться каждая фонема. При историко-традиционном принципе одна и та же буква нередко применяется для обозначения нескольких фонем и, наоборот, одна и та же фонема нередко передается несколькими разными буквами.

Понятие делопроизводства базируется на понятии «документирование». Под документированием понимается процесс закрепления (фиксация) информации на материальном носителе. Документирование — это запись информации на различных носителях по установленным правилам. В свою очередь правила документирования определяются как «требования и нормы, устанавливающие порядок документирования». Правила документирования устанавливаются либо правовыми нормативными актами, либо вырабатываются традицией. Создание документов или документирование может производиться на естественном языке — возник стихийно на определенном этапе развития человеческого общества, или на искусственных языках — специально разработанного человеком для конкретных целей (язык формальной логики, математическая язык, языки программирования) с использованием новых носителей информации. 
        При документировании на естественном языке создаются текстовые документы — документы, содержащие речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. 
         Текстовый документ, созданный с помощью письма, — это традиционный документ на бумажном носителе или видеограмма документа — изображение документа на экране. 
          При документировании на искусственных языках создаются документы на машинных носителях — документы, созданные с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку информации.

Документирование — процесс подготовки и создания документов, совокупность работ по документированию деятельности предприятия и по организации в нем документооборота.  

Способ документирования информации — это прием или совокупность приемов фиксирования информации на материальном носителе с помощью знаковых систем. Обязательным условием является кодирование информации, основными элементами которого является код, язык, знак. Код — это набор символов упорядоченных по определенным правилам того или иного языка для передачи информации. Существуют алфавитный, цифровой, буквенно-цифровой, рельефно-точечный коды. Язык — это система знаков, каждый из которых имеет определенное значение. Знак — это оценка, которой обозначается буква, точка, линия. Вместе они образуют письмо. С помощью письма фиксируют текстовую информацию. Таким образом, материальная основа документа, его форма и средства документирования — это материальная составляющая документа с помощью которого информация передается в пространстве и времени. 
          В зависимости от характера знаковых средств фиксирования информации можно выделить текстовое документирование. В результате текстового документирования возникает текстовой документ. Это документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Текстовое документирование получила самое широкое распространение. 
       Обеспечение документирования — это лишь одна составляющая делопроизводства, вторая его составляющая — это организация работы с документами. 
         Организация работы с документами предполагает организацию документооборота учреждении, хранение документов и их использование влекущее деятельности учреждения.

     

История организации делопроизводства в Московском государстве (“приказное делопроизводство”).

 

Приказное делопроизводство как система начинает складываться после образования в конце XV в. Русского централизованного государства и активно развивается на протяжении XVI-XVII вв.

Образование Русского государства потребовало создания специальных органов для реализации властных полномочий. Во главе государства стоял царь. Высшим органом управления в XVI-XVII вв. стала Боярская дума, представлявшая собой собрание представителей старинных боярских фамилий и позднее, в XVII в., выслужившихся приказных чинов — дьяков. Местные органы в лице воевод, городовых приказчиков, губных и земских старост, целовальников осуществляли свою деятельность в избах (губной, приказной, земской). Во главе приказной избы стоял воевода, ему подчинялись дьяки и подьячие, которые вели делопроизводство в избе.

Наиболее четкая система делопроизводства в XVI-XVII вв. сложилась в центральных учреждениях — приказах, поэтому делопроизводство этого периода называют приказным.

Для приказного делопроизводства характерно появление штата «служилых» людей, обязанностью которых была работа с документами. Во главе приказов стояли судьи из думных чинов, а при них дьяки (их могло быть несколько). В подчинении у дьяков находились подьячие, подразделявшиеся на «старых» (старших), «средней руки» (средних) и «молодших» (младших). Структурными подразделениями приказов были столы или повытья. [8]

Ответственность за всю работу с документами, т.е. за делопроизводство, возлагалась на дьяка. Старшие подьячие заведовали структурными частями приказов, готовили проекты документов (черновики), средние подьячие делали выписки и наводили справки по рассматриваемому вопросу, хранили дела в сундуках и ларях, опечатывали их, младшие — переписывали документ набело.

В приказном делопроизводстве складывается система видов и разновидностей документов, в которых фиксируются и передаются решения по управлению государством.

От верховной власти в лице царя и Боярской думы подчиненным направлялись грамоты, указы и приговоры Боярской думы. Для переписки между приказами применялся такой документ, как «память». Также памяти направляли подчиненным, например воеводам. Из местных учреждений в приказы посылали «отписки». Формой письменного обращения частных лиц в государственные учреждения были челобитные. В зависимости от назначения документ имел разновидности. Например, были грамоты: вестовая, бессудная, отказная, окружная; памяти: высолочная, наказная, указная и др.

Перечисленные виды документов составляли систему делопроизводства, предназначавшуюся для общения государственных учреждений между собой, а также частных лиц с государственными учреждениями. Наряду с ней существовали системы документации, в которых фиксировались отдельные функции управления: военная, дипломатическая, статистики, бухгалтерского учета, хозяйственного учета и др.

Текст документов писался на узких полосках бумаги (шириной 15-17 см) на одной стороне; оборотная сторона использовалась для проставления помет, резолюций, написания адреса. Если текст занимал несколько листов, их склеивали по узкому краю в ленту, иногда очень большой длины (например, Соборное уложение 1649 г. имело длину около 309 м), которая скатывалась в свиток, получивший название «столбец». Поэтому и система делопроизводства этого периода называется «столбцовой». Если документ состоял из нескольких склеенных листов, дьяк проставлял свою подпись (называемую «припись») по слогам на оборотной стороне документа по всем местам склейки листов так, чтобы буквы захватывали оба конца склеенных листов.

Такой способ подписания обеспечивал охрану документов и затруднял их фальсификацию. Он был узаконен Судебником 1550 г.

Удостоверение документа было весьма своеобразным. Ни царь, ни бояре свои подписи на них не ставили. Официальные документы могли удостоверяться печатью. В этот период применялись две государственные печати — большая и малая. В XVII в. существовал печатный приказ, ведавший приложением печати.

Формуляр документов периода приказного делопроизводства представлял сплошной текст, реквизиты из него практически не выделялись, однако в зависимости от вида документа они располагались в строго определенной последовательности.

Сложившиеся правила составления и оформления документов, придававшие им устойчивую форму, привели к появлению «образцовых книг», включавших образцы некоторых видов документов.

В делопроизводстве приказов зарождается организация архивов. Появляется описание и учет документов. Начинают составляться описи документов.

Главная особенность делопроизводства приказов заключалась в том, что его организация в своей основе не регулировалась законодательством, а основывалась на традициях, обычаях, передаваемых из поколения в поколение приказными служилыми людьми. Однако в середине XVI в. усиливается законодательная деятельность государства В 1550 г. был издан Судебник, представлявший акт кодификации правовых отношений; в 1649 г. Земским собором утверждается выдающийся памятник русского права — Соборное уложение. Устанавливая законодательным порядком организацию деятельности судебных органов, они регламентировали состав документов, правила оформления некоторых из них, порядок рассмотрения, а также, что представляется очень важным и необходимым для делопроизводства, устанавливает ответственность должностных лиц за недобросовестную работу с документами и меру ответственности за допущенные нарушения.

В делопроизводстве приказов зарождаются традиции хранения документов. Появляется описание и учет документов. Начинают составляться описи документов.

Помимо приказных дьяков и подьячих составлением документов занимались так называемые «площадные подьячие», которые за определенную плату составляли челобитные и другие документы от частных лиц в государственные учреждения. Деятельность «площадных подьячих» регулировалась Соборным уложением 1649 г.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Адресования документов. Оформление реквизита адресат.

 

Документы направляют в адрес организаций, их структурных подразделений, конкретным должностным или физическим лицам. От точного написания адресата зависят движение документа, скорость доставки его непосредственному исполнителю, минуя лишние инстанции [2].

При адресовании документов необходимо соблюдать следующие правила:

1. Адресат располагается в правом  верхнем углу документа.

2. Документы адресуются учреждению, его структурному подразделению или должностному лицу. Наименование учреждения и его структурного подразделения указывается в именительном падеже. 

Например:

  Министерство юстиции

  Республики Беларусь 

или:

Министерство юстиции

Республики Беларусь

Экономический отдел

 

3. При направлении документа  должностному лицу указывается  название учреждения в именительном  падеже, а должность и фамилия  адресата в дательном.

Например:

Министерство экономики

Республики Беларусь

Начальнику отдела кадров

 

Суханкину С. П.

 

При адресовании документа руководителю организации наименование организации должно входить в состав наименования должности адресата

Например:

Директору

Национального архива

Республики Беларусь

 

Шаповалову А. И.

 

Таким же образом адресуется документ иным должностным лицам, отнесенным к категории руководителей  (заместителям, главным специалистам и т.п.).

Например:

Заместителю главного редактора

журнала «Секретарь-референт»

 

Дробову А.А.

или:

Главному инженеру Минского

Электромеханического завода

 

Пулихову В.И.

 

 

Если документ адресуется лицу, имеющему воинское звание, ученое звание или ученую степень, то в адресате можно указывать соответствующее звание или степень в сокращенном виде непосредственно перед фамилией.